Qu’est ce que le Kaizen : guide de l’amélioration continue en entreprise

Le Kaizen est une approche d'amélioration continue qui est de plus en plus utilisée en entreprise. Elle a pour objectif d'optimiser les processus et de maximiser la qualité tout en réduisant les coûts.

Le terme "Kaizen" est d'origine japonaise et signifie "changement pour le meilleur" ou "amélioration continue". Cette méthode vise à encourager les entreprises à chercher constamment à améliorer leur performance, qu'il s'agisse de la qualité des produits, des services ou des processus.

Dans cet article, nous vous proposons un guide complet sur le Kaizen en entreprise, ses principes de base, ses avantages et comment le mettre en œuvre dans votre entreprise. Nous aborderons également les différents outils et techniques que vous pouvez utiliser pour intégrer l'amélioration continue dans votre organisation.

Astuce: voici un modèle gratuit pour vous aider à mettre en place et gérer le processus de Kaizen au sein de votre entreprise. Ce modèle propose une structure claire pour les réunions d'équipe, permettant d'optimiser le temps passé en réunion et de se concentrer sur les sujets les plus importants pour l'amélioration continue de l'entreprise.

Qu’est-ce que le kaizen  ?

Le mot kaizen est issu de deux termes japonais : kai et zen, qui signifient respectivement amélioration et bien-être. Réunis, ces deux mots forment le concept d’amélioration continue. C’est quoi, l’esprit kaizen ? Le kaizen désigne le processus visant à optimiser le fonctionnement d’une entreprise à tous les niveaux, des priorités stratégiques aux opérations quotidiennes. D’après le principe de l’amélioration continue, l’apport d’améliorations mineures au fil du temps peut entraîner des changements majeurs à long terme.

Le processus kaizen a été popularisé par les industriels japonais dans les années 1950, après la Seconde Guerre mondiale. L’objectif de la démarche kaizen consiste à améliorer continuellement les processus afin d’éliminer tout « gaspillage », ce terme désignant ici le fait de gâcher des heures de travail précieuses pour des futilités ou en raison de redondances dans les processus.

Le système de production de Toyota, qui repose sur un processus d’amélioration continue, est un modèle pour les industriels du monde entier. Le modèle Toyota est conçu de telle sorte que « seule la production répondant à une demande précise, à un moment donné, sort des chaînes de fabrication, sans stocks inutiles ». Depuis lors, ce modèle n’a cessé d’être repris et appliqué au sein de nombreuses entreprises, et pas seulement dans le domaine de la production.

Quels sont les 5S de la méthode kaizen?

Les 5S sont une méthode de productivité dont le nom est dérivé des cinq premières lettres de mots japonais : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke. À l'origine, cette méthode avait pour but d'organiser un espace de travail dans un souci d'efficacité.

Voyons quelle est la signification de chaque "S":

• Seiri - Ordonner. Gardez le nécessaire dans la zone de travail, éliminez ou gardez dans une zone de stockage éloignée les éléments moins fréquemment utilisés, jetez les éléments inutiles.

• Seiton - Ranger pour une récupération plus efficace et effective. Il doit y avoir une place pour chaque chose et chaque chose doit être à sa place. La place de chaque article doit être clairement étiquetée ou délimitée. Les articles doivent être disposés de manière à favoriser un flux de travail efficace, les équipements utilisés le plus souvent étant les plus facilement accessibles. Les travailleurs ne doivent pas avoir à se pencher de manière répétitive pour accéder aux matériaux.

• Seiso - Briller. Nettoyez l'espace de travail et tous les équipements, et gardez-les propres, rangés et organisés. Après le premier nettoyage complet lors de la mise en œuvre des 5S, un nettoyage de suivi quotidien est nécessaire afin de maintenir cette méthode d’amélioration. Un environnement de travail "brillant" entraînera de grands gains d'efficacité.

• Seiketsu - Normaliser. Les pratiques de travail doivent être cohérentes et standardisées. Les postes de travail pour une tâche particulière doivent être identiques. Tous les employés effectuant le même travail doivent pouvoir travailler dans n'importe quel poste avec les mêmes outils qui se trouvent au même endroit dans chaque poste. Chacun doit connaître exactement ses responsabilités.

• Shitsuke - Maintenir. Une fois que les 4 S précédents ont été établis, ils deviennent la nouvelle façon de fonctionner. Il faut rester concentré sur cette nouvelle façon de faire et ne pas permettre un retour progressif aux anciennes méthodes. L'effet de l'amélioration continue (kaizen) conduit à moins de gaspillage, à une meilleure qualité et à des délais plus courts.

Quel est le principe du kaizen ?

Le kaizen a pour objectif d’optimiser la gestion des activités qui génèrent de la valeur pour les clients, tout en se débarrassant des problèmes d’efficacité. Comme dans les processus de lean management, le principe d’amélioration continue vise à éliminer trois sources de gaspillage :

Sources de gaspillage combattues à l’aide du kaizen

Muda

Le terme japonais muda se traduit par « gaspillage » ou « inutilité ». Dans le cadre du kaizen, il s’agit de toutes les activités qui n’apportent pas de valeur et constituent donc un frein majeur à l’excellence opérationnelle.

Il est possible de distinguer deux types de mudas : les types 1 et 2.

• Type 1 : les processus qui n’apportent pas de valeur ajoutée aux clients, mais néanmoins nécessaires pour le commanditaire. Par exemple, un contrôle de sécurité ne présente aucune valeur ajoutée supplémentaire pour le produit final, mais s’avère indispensable pour fournir un produit fiable à votre commanditaire.

• Type 2 : les processus qui n’apportent pas de valeur ajoutée aux clients et sans intérêt pour le commanditaire. Il s’agit souvent de processus internes, comme établir une documentation. La méthode Kaizen vise à les limiter.

Il existe sept sources de gaspillage qui relèvent des mudas de type 2 :

1. Transports : les trop nombreux déplacements des marchandises ou produits.

2. Stocks : excès de marchandises ou de matières premières.

3. Mouvements : mouvements superflus des individus ou des machines.

4. Attente : temps d’inactivité entre une étape et la suivante.

5. Surproduction : production excessive d’un bien.

6. Opérations inutiles : étapes superflues dans le processus de production et sans valeur ajoutée.

7. Défauts : production de biens inutilisables.

Mura

Le terme japonais mura signifie « inégalité » ou « irrégularité ». Celui-ci peut vous amener à effectuer des tâches inutiles (mudas) et constitue donc une autre source de gaspillage. Pour s’en prémunir, l’objectif est de concevoir un processus équilibré et rationalisé de façon à accomplir chaque étape sans rencontrer d’obstacles.

Prenons un exemple simple de mura, en l’occurrence une chaîne de montage : si une section de cette dernière est bloquée, l’équipe peut se retrouver forcée de réduire la production d’un produit spécifique ou, au contraire, de l’augmenter, afin de surmonter les obstacles qui se présentent.

Muri

Le mot japonais muri signifie « surchargé », ou « excessif » (au-delà des capacités ou possibilités). S’agissant de la charge de travail, il indique une quantité de travail déraisonnable. Pour ce qui est des machines, le terme muri dénote une perte en raison des dégâts occasionnés et des réparations coûteuses engendrées par ces derniers. Pour les employés, ces sources de gaspillage peuvent entraîner des absences, des maladies ou encore des burnouts.

Comment appliquer la méthode kaizen?

Il existe différentes stratégies pour créer une culture d'entreprise fondée sur le kaizen. Nous allons vous présenter quelques méthodologies couramment employées pour mettre en œuvre des processus dans cette optique.

Le cycle PDCA ou roue de Deming

Le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) a été créé par Walter Shewart, puis popularisé par W. Edwards Deming.

Il est composé de quatre étapes :

• ​Planifier (Plan) : identifiez le principal objectif du projet et la façon dont vous allez mesurer votre réussite.

• Développer ou réaliser (Do) : mettez votre plan à l’épreuve et déterminez si vous serez en mesure d’atteindre vos objectifs.

• Contrôler (Check) : analysez les tests effectués pendant la phase de réalisation et relevez les éléments à améliorer.

• Agir ou ajuster (Act) : appliquez les modifications à l’ensemble du projet ou, si le test de la phase de réalisation s’est soldé par un échec, affinez votre plan jusqu’à ce que tout fonctionne.

Le cycle PDCA permet d’aborder et de résoudre les problèmes liés à la gestion de projet et à l’amélioration des processus. En raison de sa nature cyclique, cette méthodologie permet d’implémenter aisément des changements, de manière continue.

La méthode Six Sigma

Six Sigma est une méthodologie d’amélioration des processus, souvent utilisée dans le secteur de la production industrielle. Recourir à la méthode Six Sigma permet d’éliminer les irrégularités qui peuvent survenir pendant le processus de production. Pour ce faire, il convient d’effectuer un contrôle rigoureux des processus et de la qualité.

La méthode Six Sigma se compose principalement de deux méthodologies : DMAIC et DMADV.

DMAIC

La méthode DMAIC se décompose en cinq phases :

• Définir le système.

• Mesurer les aspects clés du processus en cours et recueillir des données.

• Analyser les données pour déterminer les relations de cause à effet.

• Améliorer ou optimiser le processus en cours à partir des données.

• Contrôler les évolutions du processus et pérenniser les solutions trouvées.

DMADV

Également connue sous le nom de Design for Six Sigma (DFSS), la méthode DMADV est employée lors de l’élaboration du processus de création d’un tout nouveau produit. Voici les cinq étapes qui la composent :

• Définir les objectifs de conception en fonction des demandes du client.

• Mesurer et identifier les fonctionnalités produit et les capacités de production.

• Analyser les options pour développer des alternatives de conception.

• Concevoir une alternative innovante à partir des conclusions tirées lors de l’étape d’analyse.

• Réviser le processus conçu et le tester.

La méthodologie Agile

La méthodologie Agile est un framework ou cadre de gestion de projet qui divise les projets en plusieurs phases (sprints). Le framework Agile prend bien souvent la forme d’un processus itératif : après chaque sprint, l’équipe en fait le bilan et réfléchit aux éléments qui pourraient être améliorés pour le prochain sprint.

Le tout permet de créer une culture fondée sur l’amélioration continue. Lors de la mise en œuvre du Kaizen, une attention particulière est accordée à l'amélioration continue des processus et à la satisfaction client, des principes qui s'alignent parfaitement avec les objectifs du Système de Management de la Qualité (SMQ).

Les avantages des stratégies d’amélioration continue

Voyons à présent pourquoi vous auriez tout intérêt à mettre en place une stratégie d'amélioration continue dans votre entreprise.

Des changements peu coûteux, sans risques

Dans le cadre du kaizen, les changements sont faciles à effectuer. En effet, ce principe consiste à réaliser des modifications modestes et à faire des tests pour voir si elles s’avèrent concluantes. Si vous n’obtenez pas les résultats attendus, le fonctionnement de votre processus n’en sera pas entravé pour autant.

Par exemple, sur une chaîne de montage, une équipe peut modifier deux étapes qui ne sont pas dépendantes l’une de l’autre, puis observer les conséquences sur la vitesse d’exécution du processus de production. Si la vitesse d’exécution ralentit, l’équipe peut aisément repasser à la configuration initiale, sans modifier l’ensemble du processus.

Des changements accessibles à tous

L’amélioration continue permet à chaque membre d’équipe de s’approprier ses processus. La méthode Kaizen est plus pertinente si elle est implémentée à l’échelle de l’organisation et ancrée dans la culture de l’entreprise. De plus, si un membre d’équipe rencontre des difficultés à accomplir son travail personnel, il peut décider d’apporter les changements qui lui semblent appropriés afin d’optimiser ses processus individuels.

Des processus d’équipe personnalisés

Un processus peut fonctionner pour un groupe d’individus particuliers, mais que se passe-t-il lorsque de nouvelles recrues rejoignent l’équipe ? Le processus en place peut alors ne plus être aussi adapté qu’auparavant. La méthode Kaizen permet justement aux équipes d’y apporter des modifications pour s’adapter à des environnements en perpétuelle évolution.

Vous pourriez notamment faire évoluer vos processus, auparavant adaptés à une équipe modeste, pour qu’ils puissent être efficaces pour un plus grand nombre d’individus. Une équipe qui compte deux ou trois membres seulement n’a pas de problème à suivre ses activités sur une feuille de calcul. Toutefois, si plus tard elle accueille de nouvelles recrues et passe à 20 membres, le suivi devient ingérable et tout bonnement un vrai cauchemar. Le Kaizen permet à l’équipe de trouver le processus qui lui convient le mieux et de le faire évoluer, à mesure qu’elle se développe.

L’envie d’apprendre et la curiosité

Une culture d’entreprise qui encourage les membres d’équipe à améliorer les processus opérationnels pour les adapter à leurs besoins suscite la curiosité chez les employés et donne à chacun l’envie d’apprendre, et ce, à l’échelle de l’organisation. Vos collègues peuvent ainsi tester de nouvelles choses, par tâtonnements, sans craindre de faire échouer les processus en place ou d’être jugés en cas d’échec. Vos tests ne sont pas concluants ? Pas d’inquiétude, il sera toujours possible de revenir à ce qui fonctionnait auparavant.

3 conseils pour mettre en place un processus d’amélioration continue

Si votre équipe n’a pas encore fait sien le principe d’amélioration continue, déployer de nouveaux processus au sein de votre entreprise peut prendre un certain temps.

Voici quelques conseils pour y parvenir.

1. Commencez en douceur

L’objectif de la méthode kaizen est d’apporter de petits changements progressifs. Commencez à y travailler avec quelques membres de votre équipe, pour observer les effets des changements apportés. Si tout se passe bien, mettez-vous à tester ces changements auprès d’autres équipes : cette implémentation incrémentale constitue l’essence même du Kaizen.

2. Encouragez l’ouverture d’esprit chez les leaders

Le principe du kaizen fonctionne particulièrement bien lorsque les individus reçoivent les encouragements des hauts dirigeants. Préparez les leaders et leurs équipes, et proposez-leur une formation spéciale pour les encourager à communiquer leurs nouvelles idées. Veillez aussi à supprimer tout obstacle susceptible d’entraver les efforts d’un individu particulier qui tenterait d’améliorer ses processus.

3. Ne cherchez pas la perfection

Miser sur le principe d’amélioration continue pour partir à la recherche de la perfection est une pure utopie, une entreprise vouée à l’échec. En effet, la philosophie du Kaizen consiste à apporter de petits changements pour être chaque jour un peu meilleur que la veille. Une équipe qui vise à tout prix la perfection pourrait opérer des changements superflus.