Phases de gestion de projet : 5 étapes pour réussir vos projets

La gestion de projet ne se résume pas à la gestion des délais. Pour mener un projet à bien, il est essentiel de suivre une méthodologie rigoureuse en respectant un cadre structuré. C’est là qu’intervient le cycle de vie d’un projet, qui repose sur cinq phases clés : démarrage, planification, exécution, suivi et clôture.

Chaque phase joue un rôle stratégique dans la gestion des risques, la définition des livrables, la coordination des parties prenantes et le suivi des indicateurs clés de performance (KPI). En maîtrisant ces étapes, les chefs de projet peuvent optimiser leur plan de projet, limiter les imprévus et améliorer la collaboration au sein de leur équipe de projet.

Ce modèle structuré a été défini par le Project Management Institute (PMI) dans son guide PMBOK®, une référence incontournable en management de projet. Dans cet article, nous allons explorer en détail ces différentes phases, leur importance et les meilleures pratiques pour les appliquer efficacement.

Quelles sont les 5 phases de la gestion de projet ?

1. Démarrage du projet

La phase initiale du modèle de gestion de projet est l’occasion de définir le projet dans ses grandes lignes, d’identifier ses sponsors et participants, ainsi que d’entamer la phase de recherche préliminaire. Vous pouvez aussi en profiter pour consigner tous les détails du projet par écrit de façon à présenter aisément le plan de communication au reste de l’équipe. La plupart des équipes organisent une réunion de lancement ou réalisent une étude de faisabilité pour marquer le début d’un projet. La méthode de lancement choisie devrait dépendre du style de communication privilégié par votre équipe.

Outre présenter l’idée de base derrière le projet, vous devriez également en préciser les avantages, les coûts, ainsi que les facteurs de risques associés aux livrables. Vous pouvez aussi vous intéresser à d’autres indicateurs en fonction des méthodes employées par votre organisation pour évaluer la réussite du projet.

Une fois le projet analysé, vous pourrez concevoir un business case, ou dans le cas d’un projet à plus petite échelle, une charte. Ces outils peuvent vous aider à présenter votre projet et à le décrire en détail, en précisant certaines informations : objectifs, budget, calendrier, etc. Business case et charte feront de très bons documents de référence par la suite et vous permettront d’identifier vos objectifs de projet sur le long terme.

Voici quelques exemples de données à inclure dans votre business case ou charte de projet.

• Nom de l’entreprise : Apollo Enterprises

• Nom du projet : le guide des OKR

• Chef de projet : Kabir Madan

• Objectif : ce rapport a pour objectif d’augmenter la génération de leads en proposant des ressources exceptionnelles à notre clientèle.

• Participants : Daniela Vargas, Camille Mourin, Rémi Brousse.

• Calendrier : du 1er juin au 20 juillet 2021.

• Avantages : ce rapport nous offrira notamment un avantage concurrentiel et permettra la création d’un nouveau tunnel de conversion, d’où un ROI élevé compte tenu du faible budget nécessaire au projet.

• Risques : les avantages dépassent les risques, mais nous pourrions attirer des leads non qualifiés qui ne seront pas convertis.

2. Planification du projet

Au cours de l’étape dédiée à la planification de la gestion de projet, vous établirez des objectifs précis en vous appuyant sur une feuille de route. Vous avez l’embarras du choix quant aux méthodes employées pour concrétiser la planification de vos objectifs, mais s’il ne fallait citer que trois exemples de stratégies idéales pour débuter, les voici : les objectifs SMART, les objectifs CLEAR, et les objectifs et résultats clés (OKR).

Spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini : voici à quoi correspond l’acronyme de la méthode « SMART », plébiscitée par de nombreuses équipes pour sa capacité à optimiser la communication, à les aider à établir une feuille de route concrète et ainsi à faciliter le suivi des indicateurs.

Quant à l’acronyme CLEAR, il regroupe les termes suivants : collaboratif, limité, émotionnel, appréciable et (à) raffiner. De nombreuses équipes préfèrent employer cette méthode du fait de son plus grand réalisme en pratique et de sa focalisation sur la collaboration.

Enfin, parlons des OKR, qui se distinguent davantage des deux autres méthodes. Celle-ci permet à toute l’entreprise de prendre connaissance des objectifs, d’où une meilleure visibilité générale. Au lieu de commencer par établir un projet avant de définir votre objectif, avec les OKR, vous vous fixez d’abord un objectif et concevez vos projets autour de celui-ci. Renseignez-vous sur la gestion des objectifs avec les OKR pour découvrir si cette méthode convient à votre organisation.

Assurez-vous que chaque phase de votre projet est bien planifiée et suivie grâce à notre modèle de plan de projet.

Objectifs SMART, CLEAR ou OKR :

Ces trois stratégies se basent sur des approches différentes, mais elles produisent toutes des résultats comparables. Le choix de la méthode qui correspond le mieux à votre objectif commercial vous revient.

Parmi les ressources complémentaires à utiliser au cours de la phase de planification de la gestion de projet et qui vous aideront à communiquer clairement les informations aux participants, citons les diagrammes de jalons et de Gantt, ainsi que les analyses de gestion des risques. Si ces points auront sûrement déjà été abordés au moment où vous avez défini la portée initiale du projet, la phase de planification est le moment idéal pour examiner plus en détail ses objectifs, buts et risques.

Voici un exemple détaillant les différents éléments d’un objectif à l’aide de la méthodologie de gestion de projet SMART.

Objectif initial : augmenter la génération de leads.

Objectif SMART amélioré :

• Spécifique : augmenter la génération de leads en diffusant un guide des ressources.

• Mesurable : augmenter la génération mensuelle de leads de 15 %.

• Atteignable : à la suite d’une étude récente, nous avons appris que nos clients aimeraient avoir accès à un guide des ressources.

• Réaliste : obtenir les coordonnées des clients en échange de notre guide des ressources.

• Temporellement défini : produire un guide annuel des ressources chaque mois de janvier pour maintenir notre trafic de leads.

3. Mise en œuvre du projet

La phase d’exécution est le moment où le projet prend forme. C’est ici que les livrables sont produits, que les tâches sont exécutées et que les objectifs sont poursuivis en suivant le plan de projet défini lors de la phase de planification. Cette étape repose sur une organisation efficace, une gestion proactive des ressources et un suivi rigoureux des performances.

Déployer les tâches et coordonner l’équipe

Le chef de projet joue un rôle central dans l’assignation des tâches et la coordination des membres de l’équipe. Pour assurer une exécution fluide, il est essentiel d’utiliser un outil de gestion de projet, tel qu’Asana, permettant de structurer les actions et d’assurer la mise en œuvre sans friction.

Les éléments clés à surveiller lors de cette phase :

• Gestion des ressources : s’assurer que chaque tâche est attribuée aux bonnes personnes.

• Suivi du projet en temps réel avec des indicateurs clés de performance (KPI).

• Utilisation d’un tableau de bord pour centraliser l’avancement et identifier les points bloquants.

Méthodes de gestion adaptées : Kanban, Scrum ou un diagramme de Gantt pour visualiser l’évolution du projet.

Gérer les risques et adapter la stratégie

La flexibilité est essentielle dans cette phase. En cas d’imprévus, il est important d’adapter le flux de travail, d’anticiper les problèmes et d’ajuster les délais sans compromettre la qualité des livrables.

Techniques recommandées :

• Analyse des risques en continu pour éviter les blocages.

• Suivi des mises à jour du projet et alignement avec les parties prenantes.

• Optimisation des processus pour gagner en efficacité.

4. Suivi de l’efficacité

Le suivi de projet est une étape cruciale pour s’assurer que le plan de projet est respecté et que les livrables correspondent aux attentes. Un suivi rigoureux permet d’identifier les écarts, d’optimiser les ressources humaines, et d’améliorer les indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel.

Évaluer la performance du projet

Pour mesurer efficacement l’avancement du projet, plusieurs KPI peuvent être suivis :

• Respect des délais : suivi du planning initial et des écarts éventuels.

• Utilisation des ressources : allocation optimale du budget et du personnel.

• Taux de complétion des tâches : progression des étapes définies dans le cycle de vie du projet.

• Retour sur investissement (ROI) : évaluation des bénéfices obtenus par rapport aux coûts engagés.

Outils de suivi et reporting

Un tableau de bord bien conçu permet de centraliser les données et d’analyser les performances du projet en un coup d’œil. Les outils de suivi les plus utilisés incluent :

• Diagramme de Gantt : pour visualiser l’avancement des tâches et les interdépendances.

• Tableaux Kanban : pour gérer le flux de travail et identifier les goulots d’étranglement.

• Logiciel de gestion de projet : permet d’automatiser les mises à jour et d’assurer un suivi en temps réel.

Anticiper les risques et ajuster la stratégie

Un suivi efficace repose aussi sur la gestion des risques. En analysant régulièrement les indicateurs, le chef de projet peut anticiper les blocages et ajuster le plan de communication pour maintenir l’équipe alignée.

Les actions recommandées incluent :

• Réunions d’alignement régulières pour s’assurer que le projet reste sur la bonne voie.

• Mises à jour du planning en fonction des contraintes et imprévus.

• Optimisation des ressources pour maximiser l’efficacité de l’équipe de projet.

Exemple de suivi efficace

• Nom du projet : Modernisation du système de gestion interne.

• Chef de projet : Julien Martin

• Outils utilisés : Diagramme de Gantt, logiciel de suivi de projet, KPI en temps réel.

• Objectif : Réduire le temps de traitement des demandes internes de 30 %.

• Suivi : Tableaux de bord mis à jour chaque semaine, analyse des performances mensuelles, ajustements en fonction des retours utilisateurs.

Grâce à un suivi structuré et aux outils adaptés, il est possible de garantir une performance du projet optimale et de maximiser les chances de réussite du projet.

5. Clôture du projet

La phase de clôture est essentielle pour tirer des enseignements du projet et optimiser les processus futurs. Trop souvent négligée, elle permet d’évaluer la performance du projet, d’archiver les documents essentiels et d’identifier les bonnes pratiques pour les futurs projets.

Les étapes clés pour clôturer efficacement un projet

• Organiser une réunion post-mortem avec les parties prenantes pour analyser les succès et les difficultés rencontrées.

• Évaluer les KPI et les retours d’expérience afin d’identifier les points d’amélioration.

• Archiver tous les documents clés, y compris :

• Les livrables et documents finaux.

• La charte de projet et le plan de projet.

• Les rapports de suivi et d’avancement du projet.

• Les feedbacks des équipes et parties prenantes.

• Mettre en place un plan d’action pour améliorer les processus sur les futurs projets.

• Communiquer les résultats à l’équipe et aux parties prenantes pour assurer une bonne transmission des connaissances.

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L’importance du suivi post-projet

La phase de clôture ne se limite pas à une simple validation des livrables. C’est une occasion précieuse d’optimiser les flux de travail, de capitaliser sur les leçons apprises, et d’affiner la gestion des risques pour les projets à venir.

Exemple de clôture réussie

• Nom du projet : Déploiement d’un nouveau CRM interne.

• Chef de projet : Élodie Morel

• Objectif : Améliorer la gestion client avec un outil intégré.

• Suivi : Réunion post-mortem avec analyse des KPI, rapport final partagé avec la direction, archivage des documents clés.

En intégrant ces étapes, les équipes peuvent capitaliser sur l’expérience acquise et s’assurer d’une amélioration continue des pratiques de gestion de projet.

Les avantages de la gestion de projet

Avec des équipes de plus en plus dispersées et un passage constant entre plusieurs outils, la gestion de projet est essentielle pour structurer le travail et améliorer la productivité. Elle permet de centraliser les tâches, optimiser la collaboration et harmoniser les communications.

Pourquoi adopter une approche de gestion de projet ?

• Organisation et clarté : Un outil de gestion de projet regroupe tâches et objectifs en un seul endroit.

• Efficacité accrue : Moins de confusion, plus de fluidité dans les échanges.

• Meilleure productivité : Priorisation des tâches et suivi des avancées en temps réel.

• Optimisation des ressources : Meilleure allocation du temps et des compétences.

Les outils pour aller plus loin

Des méthodes éprouvées comme Kanban, Scrum et les sprints agiles permettent d’optimiser la gestion des tâches. Les logiciels de gestion de projet offrent aujourd’hui des fonctionnalités avancées pour automatiser le suivi et maximiser l’efficacité.

En testant et adaptant les bonnes pratiques, chaque équipe peut trouver la méthodologie idéale pour atteindre ses objectifs.

FAQ : Tout savoir sur la gestion de projet

Gérer un projet efficacement nécessite une méthodologie claire et des outils adaptés. Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquentes pour optimiser votre gestion de projet.