Modèle de rapport d’avancement

Réfléchissez à la dernière fois que vous avez suivi l’état d’avancement d’un projet. Vous avez probablement dû extraire manuellement des informations de plusieurs sources, comme des feuilles de calcul, des fils de discussion par e-mail et des partenaires de projet, puis les envoyer dans un e-mail interminable en espérant que vos principales parties prenantes le liront.

Pour être efficace, un rapport d’avancement doit être facile à créer et rapidement assimilable, afin que les membres de l’équipe projet et les parties prenantes puissent voir rapidement ce qui est en cours, ce qui est bloqué et ce qui est à venir. C’est là que les modèles de rapport d’avancement d’Asana peuvent vous aider.

Avec des sections préremplies telles que l’état du projet, le résumé, les réalisations et les obstacles, les parties prenantes trouvent rapidement les informations importantes sur le projet. De plus, comme le rapport est directement lié au travail de votre équipe dans Asana, vous pouvez éviter les collectes de données fastidieuses.

Dites adieu au rapport manuel et bonjour à une nouvelle façon de travailler !

Qu’est-ce que le rapport d’avancement d’un projet ?

En gestion de projet, un rapport d’avancement est un document qui fournit des mises à jour sur l’avancement d’un projet. Les rapports d’avancement donnent à votre équipe et aux principales parties prenantes un aperçu global de la progression du projet, de sorte qu’ils peuvent voir rapidement ce qui est en cours, ce qui est en retard et ce qui est à venir.

Ils mettent également en évidence les blocages et les risques liés au projet, ce qui vous permet de faire les ajustements nécessaires pour maintenir le projet sur la bonne voie et éviter les dérapages.  

Généralement envoyés chaque semaine ou chaque mois, les rapports d’avancement permettent de tenir tout le monde au courant. Vous pouvez ainsi passer moins de temps à envoyer des mises à jour et plus de temps à accomplir des tâches essentielles.

Qu’est-ce qu’un modèle de rapport d’avancement ?

Un modèle de rapport d’avancement permet d’établir le rapport d’avancement. Il sert de cadre à vos mises à jour de l’état d’avancement du projet, en soulignant les sections et les informations clés que chaque reporting doit inclure. Comme les sections sont préremplies dans le modèle, il vous suffit de les renseigner pour les envoyer ensuite à votre équipe projet. 

Utilisez un modèle de rapport d’avancement intégré à une plateforme de gestion du travail, comme Asana. De cette façon, les mises à jour de l’état d’avancement sont directement liées au travail de votre équipe. Ce qui signifie que vous pouvez extraire des données de n’importe quel projet ou équipe sans passer d’une application à l’autre.

Au lieu de rechercher manuellement des informations ou d’extraire des chiffres de différentes sources, les modèles de rapport d’avancement vous permettent de centraliser vos informations et de tenir tout le monde au courant en un seul endroit.

Ce qu’il faut inclure dans un modèle de rapport d’avancement  

La clé pour rédiger un rapport d’état d’avancement efficace est de résumer l’avancement du projet, les réalisations récentes, les obstacles à venir et les prochaines étapes. Une mise à jour succincte de l’état d’avancement permet de tenir les principales parties prenantes et les membres de l’équipe de projet au courant et de leur fournir toutes les informations dont ils ont besoin en un coup d’œil.

Heureusement, les modèles de rapport d’avancement d’Asana sont préremplis avec des sections permettant de mettre facilement en évidence les informations importantes du projet. 

Lorsque vous créez un rapport d’avancement pour votre projet, le modèle propose des des sections pour :

• Le nom du rapport, qui doit résumer le projet sur lequel vous faites un rapport et toute information liée à la mise à jour spécifique, comme les dates que le rapport d’état couvre. 

• Les détails spécifiques du projet, tels que le nom du projet, le chef de projet, le calendrier du projet et la priorité du projet. 

• Une étiquette d’état indiquant la santé du projet, comme « en cours », « à risque », ou « hors piste ». 

• Un résumé de l’état actuel du projet, qui doit comprendre un aperçu de l’avancement du projet à ce jour.

• Les réalisations spécifiques de l’équipe depuis la dernière mise à jour, comme les étapes du projet qu’elle a atteintes ou les statistiques que vous souhaitez mettre en évidence.

• Les obstacles actuels ralentissant la progression du projet, ainsi que les obstacles à venir que vous souhaitez aborder de manière proactive.

• Les prochaines mesures que vous et votre équipe prendrez à la suite de la mise à jour du statut.

En outre, vous pouvez utiliser la section « faits marquants » du rapport d’état d’avancement pour présenter les réalisations de l’équipe depuis votre dernière mise à jour, telles que les jalons, les tâches ou les approbations achevées. Comme le modèle de rapport d’état extrait les chiffres directement d’Asana, c’est un moyen facile de tenir les parties prenantes au courant sans avoir à collecter manuellement les données.

Les avantages d’un modèle de rapport d’avancement 

Les modèles de rapports d’avancement présentent de nombreux avantages pour les membres de l’équipe et les parties prenantes transversales. En utilisant un modèle de rapport d’avancement sur Asana, vous pouvez relier directement le travail de votre équipe à vos mises à jour de statut, réduisant ainsi la collecte manuelle de données et fournissant une visibilité rapide sur les progrès réalisés vers les objectifs du projet. 

Avec le modèle de rapport d’avancement d’Asana, vous pouvez :

• Communiquer rapidement l’état du projet aux membres de l’équipe et aux parties prenantes clés.

• Offrir une visibilité en temps réel sur ce qui est en bonne voie et ce qui nécessite une attention particulière.

• Résumer l’état d’avancement du projet de manière concise, réduisant ainsi les communications inutiles tout en assurant que tout le monde reçoit les points forts et les principales mesures.

• Suivre l’état de santé du projet et garantir que toute votre équipe est confiante quant à son état d’avancement.

• Détecter et résoudre proactivement les obstacles, maintenant ainsi votre projet sur la bonne voie et en veillant à respecter les délais.

• Relier directement vos mises à jour de statut à l’endroit où le travail se déroule, réduisant les changements d’application et la collecte manuelle de données.

• Profiter des portefeuilles pour suivre les progrès de votre équipe sur plusieurs projets.

• Maintenir votre équipe alignée en partageant les prochaines étapes et les actions à entreprendre.

• Réduire les réunions et les e-mails de suivi improductifs.

Fonctions et applications à utiliser avec le modèle de rapport d’avancement d’Asana

Un salarié passe d’une application à l’autre en moyenne neuf fois par jour, et tout ce va-et-vient entraîne une distraction et une baisse de productivité. C’est là que nos intégrations et nos applications entrent en jeu. En profitant des fonctionnalités qui vous permettent de suivre les données du projet en un seul endroit et de synchroniser des applications comme Google Drive, vous pouvez créer un système centralisé d’enregistrement pour l’ensemble de vos projets dans Asana. 

Fonctionnalités intégrées

• Rapports : sur Asana, le reporting se traduit par la création de graphiques et diagrammes faciles à visualiser et à utiliser, qui regroupent toutes vos données de projet. En rendant compte de vos activités là où vous travaillez, vous évitez les tâches redondantes et les va-et-vient superflus entre applications. De plus, tout le travail de vos équipes étant réuni sur Asana, vous pouvez simplement extraire les données du projet ou de l’équipe qui vous intéresse pour suivre précisément ses évolutions, le tout au même endroit.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Approbations. Parfois, vous n’avez pas seulement besoin de terminer une tâche, vous avez besoin de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations Asana sont un type particulier de tâche avec des options pour « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche. Ainsi, les propriétaires de tâches reçoivent des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de leur travail.

• Mises à jour de statut de projet : fini le temps où, pour trouver des informations sur le statut des projets, vous deviez fouiller parmi différents outils ou assister à des réunions chronophages. En plus d’être simples à utiliser, les mises à jour de statut sont directement liées au travail de votre équipe sur Asana. Elles permettent aux membres d’équipe d’accéder à des informations complémentaires sur le projet (plan de projet, plan de communication, objectifs, jalons, livrables, etc.). À terme, ces mises à jour réduisent le travail manuel, centralisent les informations et vous aident à tenir vos équipes informées.

Applications recommandées

• Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

• Box. Joignez des fichiers directement aux tâches dans Asana avec le sélecteur de fichiers Box intégré au volet des tâches d’Asana.

• Dropbox : utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

• OneDrive : le sélecteur de fichiers Microsoft OneDrive est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement et simplement des fichiers aux tâches à partir de Word, Excel, PowerPoint, et plus encore.

FAQs