Comptabilité de projet et analyse coût-avantage : le guide

Très polyvalent, un chef de projet a plus d’une corde à son arc : il planifie, établit des calendriers, conduit des recherches ou encore crée des rapports en lien avec les projets qu’il supervise. Comme si cela ne suffisait pas, il doit également maîtriser l’art de la comptabilité de projet s’il souhaite se donner toutes les chances d’atteindre ses objectifs.

Même si votre description de poste officielle ne fait pas mention de tâches de comptabilité, être capable d’établir un budget est essentiel lors de la planification et de l’allocation des ressources d’un projet. Quelques notions en comptabilité vous aideront à évaluer les transactions et recettes quotidiennes des projets dont vous vous occupez, ainsi que d’en estimer le rapport coût/avantage. Très utile nous direz-vous, qui donc voudrait d’un projet revenant plus cher que ce qu’il ne rapporte ?

En quoi consiste la comptabilité de projet ?

La comptabilité de projet est un excellent moyen d’assurer le suivi des coûts de chaque livrable individuel d’un projet particulier, et ce, tout au long de son cycle de vie. Elle comprend des éléments de comptabilité financière et de gestion comptable vous permettant, en tant que chef de projet, d’en contrôler la santé financière et la marge bénéficiaire.

Ce type de comptabilité est très utile à tous, notamment aux parties prenantes, pour calculer la rentabilité d’un projet. En suivant ses coûts et sources de recettes potentielles, vous pourrez déterminer en amont si les résultats futurs seront à la hauteur de vos espérances. Ces informations précises pourront par ailleurs vous servir à relever les défis qui s’imposent en matière de matériaux, main-d’œuvre et gestion du temps.

Comptabilité de projet ou financière ?

En quoi la comptabilité de projet diffère-t-elle de la comptabilité financière standard ? Bonne question. Toutes deux assurent le suivi des coûts et recettes au sein d’une entreprise. Toutefois, la comptabilité de projet porte essentiellement sur les transactions liées à un projet particulier et utilise des systèmes, processus et normes bien à elle. En voici quelques exemples :

• Dates de début et de fin fixées à l’avance : votre suivi de compte commencera en même temps que votre projet.

• Rapports fondés sur les livrables : vous comparerez les dépenses par rapport aux jalons franchis ou aux produits que vous avez dû acheter.

• Ventilations simples et spécifiques des coûts en dressant la liste des coûts de chaque tâche individuelle.

• Méthodes interchangeables : quelle que soit la méthode utilisée, comptabilité analytique ou d’exercice, celle-ci n’affectera pas le processus.

• Partage des responsabilités : puisque la comptabilité de projet mélange gestion de projet et comptabilité, vous pouvez répartir les rôles ou attribuer l’ensemble des responsabilités à l’un des deux.

Quand recourir à la comptabilité de projet ?

Comprendre votre projet dans ses moindres détails vous semble capital ? Dans ce cas, la comptabilité de projet est la méthode qu’il vous faut. Assurez un suivi précis de vos recettes, dépenses, factures et coûts quotidiens, et optimisez ainsi votre budget de projet tout en gardant le cap sur vos objectifs financiers.

Ce type de comptabilité s’adapte à n’importe quel type de projet, notamment :

• La préparation d’un audit financier

• La mise en œuvre de nouveaux projets en dehors de votre champ d’action habituel

• Le développement d’un nouveau produit ou service

• La mise en place de processus d’entreprise et d’innovations techniques

• Le suivi des heures de travail dans le cadre de projets uniques

Imaginez-vous un instant travailler dans le secteur du bâtiment et devoir assurer la construction de plusieurs édifices simultanément : maisons, bureaux, immeubles et centres commerciaux. Vous devrez alors rendre compte des coûts de ces projets de construction séparément. En effet, analyser les données financières et le budget de chaque projet individuellement vous permettra de visualiser clairement les coûts et avantages de chacun d’entre eux.

Cette méthode vous permet d’attribuer des coûts et recettes à chaque projet individuel afin d’en suivre facilement la progression.

La comptabilité de projet en pratique

En intégrant la comptabilité de projet à votre processus actuel, vous optimiserez l’efficacité de vos méthodes de gestion de projet. Jetez un coup d’œil au processus de comptabilité de projet ci-dessous ; il vous aidera à suivre votre budget de projet de A à Z.

Le processus de la comptabilité de projet

Dans le cadre de la comptabilité de projet, vous pouvez employer des techniques de gestion financière pour organiser, allouer et gérer le budget de chacun de vos projets. Son processus se divise en six phases principales :

Initiation

En amont de la phase de démarrage du projet, réalisez une estimation initiale du budget ainsi qu’une analyse des coûts. La phase d’initiation est l’occasion idéale de vous poser les questions suivantes :

• Est-ce le bon moment pour entreprendre un nouveau projet ? Examinez attentivement les ressources, tarifs et finances de votre entreprise, ainsi que l’avancement des projets en cours. Ces informations vous aideront à déterminer si le jeu en vaut la chandelle.

• Les budgets de projets similaires peuvent-ils m’aider à établir plus précisément le mien ? Lorsque vous établissez votre budget et réalisez votre analyse des coûts, n’hésitez pas à consulter vos anciens projets. Véritables mines d’informations, ils peuvent vous aider à obtenir une estimation plus précise. C’est la première fois que vous menez à bien ce type de projet ? Pas de panique, utilisez la méthode de l’estimation descendante et créez une chronologie et un budget globaux.

La phase d’initiation a pour objectif de fournir aux dirigeants de votre entreprise des données et prévisions financières pertinentes afin qu’ils puissent décider ou non d’entreprendre un nouveau projet. Leur donner une estimation du budget ainsi qu’une ébauche de calendrier peut également les aider à faire le bon choix.

Budget

La budgétisation vous indique le montant total des dépenses envisageables dans le cadre d’un objectif particulier. Une fois la phase d’initiation terminée, décidez du budget à allouer à chaque groupe ou catégorie d’activités du projet en question et attribuez un coût à chaque livrable. Gare aux coûts indirects et éléments non facturables associés à vos transactions, tels que les frais généraux ! N’oubliez pas non plus de les prendre en compte.

Au moment d’établir votre budget, veillez à bien prendre en considération les risques potentiels liés au projet. Il est toujours plus prudent de prévoir une marge de 10 % pour amortir les coûts imprévus éventuels, comme l’augmentation du prix des matériaux.

C’est en vous tenant au courant de l’ensemble des transactions effectuées à tous les niveaux de votre projet que vous pourrez vous assurer de la bonne allocation des ressources et des dépenses. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et limiterez les risques de voir votre projet dépasser le budget initialement prévu.

Administration

Mener à bien votre projet ne sera pas de tout repos ! Vous devrez en effet : traiter chaque transaction, assurer le suivi des engagements financiers et de la comptabilisation des recettes, gérer la facturation ou encore générer des rapports de rentabilité.

Et ce, tout au long de son cycle de vie ! Pour simplifier ce processus et vous concentrer davantage sur la réalisation de vos objectifs stratégiques, établissez une source unique de référence regroupant l’ensemble des données financières de votre projet, par exemple sur une plateforme de gestion du travail.

Un conseil : impliquez-vous dans la phase administrative de votre comptabilité de projet. Vous comparerez ainsi plus aisément les bénéfices, recettes et coûts effectifs par rapport à vos prévisions, de façon à évaluer clairement l’avancement du projet en cours. Ces informations vous seront d’ailleurs très utiles dans la phase qui suit.

Exécution

Une fois votre budget divisé en plusieurs catégories, allez plus loin et détaillez davantage votre projet. Lorsque la phase d’exécution commence, chaque membre d’équipe travaille sur les tâches du projet de la catégorie qui lui est attribuée. Le budget défini pour chacune d’entre elles doit alors être réparti entre toutes les tâches. C’est à ce stade que vous commencerez à constater des différences entre les dépenses prévues et les ressources réellement nécessaires à la réalisation de votre projet.

Ne criez pas victoire trop vite. Sans un suivi attentif, nombre de budgets dérapent lors de cette phase. En cause, la dérive des objectifs : l’ajout de livrables non prévus initialement, dépassant alors le cadre initial du projet. Pour éviter ce type de situation, vous devez gérer le temps et les ressources de chaque équipe avec minutie.

Maintenance

Créez un processus permettant à votre équipe projet d’examiner, de valider et d’actualiser le budget et les ressources du projet, en continu et en temps réel. Il sera alors plus facile de repérer les incohérences et de rester dans les clous.

À chaque personne impliquée dans le projet sa part de responsabilité dans le respect du budget, et ce, qu’il s’agisse de consigner avec précision les heures passées sur une tâche ou d’indiquer à quoi sont consacrées les ressources utilisées. Votre budget n’est pas gravé dans le marbre et ne doit pas prendre la poussière au fin fond d’un tiroir. Il doit être mis à jour en temps réel par chaque membre de votre équipe afin que les informations soient les plus précises et actuelles possible. Une fois les tâches de chaque catégorie terminées, une analyse approfondie s’impose afin de corriger les dépassements de budget éventuels et réaffecter les ressources si nécessaire.

Analyses et rapports

Au cours de la dernière phase du cycle de comptabilité, vous devrez vous appuyer sur vos rapports pour calculer les coûts totaux, les recettes et la marge bénéficiaire du projet. L’équipe de direction pourra ainsi mieux évaluer l’intérêt de mener à nouveau ce type de projet à l’avenir.

Votre projet a dépassé le budget initial ou n’a pas été aussi rentable que prévu ? Tirez les enseignements nécessaires et apprenez de vos erreurs. Une fois le projet terminé, examinez vos rapports et relevez les éléments s’étant déroulés sans anicroche et ceux qui, au contraire, vous ont donné du fil à retordre. Qu’il s’agisse de rationaliser davantage votre processus de maintenance ou de prévoir quelques deniers supplémentaires pour amortir les dépenses imprévues, identifiez les pistes d’amélioration indispensables à la réussite de vos projets futurs.

Les bonnes pratiques en comptabilité de projet

Un processus de comptabilité efficace vous aide à superviser les projets de votre pipeline et à les détailler au maximum afin d’identifier ce qui vous coûte et vous rapporte de l’argent. Pour garantir le bon déroulement de chaque projet et atteindre vos objectifs, respectez ces quelques principes :

Utilisez des systèmes comptables distincts

La comptabilité de projet entre bien plus dans les détails que le processus de comptabilité financière standard de votre entreprise. Un conseil : prenez l’habitude de gérer séparément l’aspect financier de chaque projet individuel. Il sera ainsi bien plus simple d’organiser et de remettre la main sur les informations clés les concernant en cas de besoin.

Faites des prévisions budgétaires avant de vous lancer

Pas de processus de planification de projet réussi sans prévisions budgétaires ! À réaliser en amont, cette étape vous donnera les bases nécessaires pour suivre la progression de votre projet, repérer les problèmes éventuels et vous assurer que les avantages l’emportent sur le coût total.

Misez sur la gestion des ressources

Tout projet dépend fortement des ressources à disposition, notamment du temps, de la main-d’œuvre et des matériaux. En comptabilité de projet, il est essentiel d’allouer et de consommer efficacement ces ressources afin de s’assurer que le budget respecte bien les paramètres définis.

Déterminez vos indicateurs clés de performance (KPI)

Pour ne pas voir votre projet partir en fumée, vous devez absolument définir des indicateurs de performance clés pertinents. Les KPI (ou ICP) sont des indicateurs de réussite quantitatifs couramment utilisés par les chefs de projet pour évaluer les performances réalisées selon des objectifs à atteindre. Voici quelques exemples de KPI de gestion de projet :

• Le suivi du planning

• Le suivi des coûts

• L’allocation des ressources

• Les écarts de budget

• Les réclamations clients

• Le nombre de demandes de modifications

Gérez efficacement votre temps

Le temps, c’est de l’argent ; et les chefs de projet le savent mieux que personne. Le suivi du temps passé sur l’ensemble des tâches à réaliser vous aidera à calculer les coûts en temps réel et à déterminer si les heures de travail s’alignent bien sur les prévisions du projet. Grâce à des feuilles de temps ou à un logiciel de suivi du temps, les managers peuvent facilement analyser les finances des projets et déterminer à quoi leurs employés consacrent leurs heures de travail.

Générez régulièrement des rapports

La comptabilité de projet est un excellent moyen de suivre quotidiennement la progression et les finances d’un projet individuel. Tirez parti d’un tel avantage et générez régulièrement des rapports pour surveiller la santé financière de votre projet, mais aussi repérer tout problème éventuel avant qu’il n’entrave votre réussite.

Les avantages de la comptabilité de projet

Avec un suivi financier précis et quotidien, la comptabilité de projet présente une pléthore d’avantages pour vous et vos parties prenantes. En plus d’une gestion des rapports financiers facilitée grâce à la création de comptes distincts, les limites des projets sont bien mieux respectées.

Vous envisagez d’intégrer la comptabilité de projet à votre processus en parallèle de votre comptabilité standard ? En voici les principaux avantages :

• Plus de transparence concernant les dépenses et les recettes au quotidien

• Un suivi plus précis de la facturation, des dépenses et charges à payer, etc.

• La possibilité de comparer deux projets sur le plan fiscal

• Des mises à jour en temps réel sur l’état d’avancement d’un projet et sa rentabilité

• Le recueil d’informations précieuses en vue de futurs appels d’offres

• Des données précises sur la facturation et l’avancement des projets à fournir aux clients

• Une meilleure gestion des ressources

• Le calcul des coûts réels par rapport aux coûts estimés pour aider à déterminer la portée et le prix de projets similaires

• Un risque d’échec réduit grâce à une meilleure gestion de projet

On retrouve majoritairement ce type de comptabilité dans les structures dont le fonctionnement repose sur des contrats, comme les entreprises du bâtiment ou spécialisées dans l’ingénierie. Cependant, cette méthode peut s’avérer très utile dans bien d’autres domaines.

Dites adieu aux dépassements de budget

Véritable touche-à-tout, vous avez certainement plus d’un tour dans votre sac. Vous pensez que votre entreprise gagnerait à améliorer sa gestion des coûts, dépenses et recettes ? N’attendez plus et ajoutez la comptabilité de projet à votre collection de compétences.

Vous avez tout intérêt à l’intégrer à votre processus de management si vous voulez vous éviter de bien mauvaises surprises, entre les dépassements de budget, les ressources insuffisantes et autres retards coûteux. Et pour garder le contrôle de vos finances, faites confiance à Asana : gérez efficacement les transactions et votre temps, organisez judicieusement les aspects financiers de votre projet et générez des rapports en toute simplicité. Allez encore plus loin et automatisez vos processus financiers tout en gardant le cap sur vos objectifs.