Frise chronologique : présentation et avantages

Une frise chronologique permet de visualiser les étapes les plus importantes de votre projet. Chaque jalon franchi par votre équipe vous rapproche de la fin de votre projet. Les jalons confèrent ainsi un sentiment d’accomplissement et montrent l’importance du travail de votre équipe dans la réalisation de l’objectif global du projet. 

Outre leurs avantages au sein de votre équipe, les jalons simplifient également votre rôle de chef de projet. Vous pouvez partager votre frise chronologique avec les parties prenantes du projet pour visualiser l’avancement de votre projet et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. 

Comment créer une frise chronologique ?

Nous allons découvrir différentes façons d’aborder cette étape lors de la planification de votre projet. Nous vous donnerons également des conseils sur la manière de récompenser votre équipe pour les jalons accomplis et ainsi regonfler le moral de chacun.

Qu’est-ce qu’une frise chronologique ?

Une frise chronologique est une représentation visuelle des principales tâches que votre équipe doit accomplir sur l’ensemble d’un projet. 

L’utilité principale des jalons est de pouvoir visualiser les tâches que votre équipe doit encore réaliser ou celles déjà accomplies. Imaginez ces jalons comme les barreaux d’une échelle : plus vous montez, plus vous vous rapprochez de la fin de votre projet.

Les différents types de frises chronologiques

Il existe plusieurs façons de créer une frise chronologique : vous pouvez ajouter des jalons à votre modèle de chronologie de projet, créer un diagramme de Gantt ou utiliser un logiciel de gestion du travail doté d’un outil de chronologie.

Un diagramme de Gantt est un graphique à barres horizontales utilisé pour schématiser la chronologie d’un projet, d’un travail ou d’un programme. Bien que les diagrammes de Gantt soient un excellent moyen de visualiser le calendrier et les jalons de votre projet, leur mise en place peut s’avérer fastidieuse et devenir anarchique à mesure que vous ajoutez des détails. Vous pouvez découvrir tous les avantages et les inconvénients des diagrammes de Gantt dans notre guide complet.

Un outil moderne de chronologie de projet constitue la meilleure alternative au diagramme de Gantt traditionnel. Penchons-nous sur les avantages d’un outil de planification et de chronologie de projet spécifique pour créer votre frise chronologique. 

Pourquoi recourir à un outil de gestion de projet pour créer vos frises chronologiques ?

Pour obtenir la même vue d’ensemble de votre projet qu’avec un diagramme de Gantt, utilisez un outil de chronologie dans votre logiciel de gestion du travail. L’utilisation d’un outil de chronologie présente de nombreux avantages par rapport à un diagramme de Gantt :

• Un outil de chronologie est facile à mettre en place et à gérer, en particulier lorsque vous devez ajouter de nouvelles tâches ou modifier les jalons.

• Les tâches et autres travaux connexes peuvent être liés à votre chronologie et seront mis à jour en temps réel.

• D’un simple clic, vous pouvez communiquer votre chronologie à votre équipe ou à vos parties prenantes.

Créer la frise chronologique parfaite en 7 étapes

Penchons-nous maintenant sur le processus de création d’une frise chronologique, en commençant par définir les objectifs de votre projet.

Étape 1 : définissez les objectifs du projet

Avant de créer votre frise chronologique, vous devez définir la chronologie et les objectifs généraux de votre projet. En définissant les objectifs de votre projet, votre équipe comprendra mieux le résultat recherché ; elle saura où aller et connaîtra l’importance de son travail. Ensuite, tracez l’ébauche de votre chronologie de projet avec des dates de début et de fin. 

Exemple : supposons que vous êtes directeur de la communication et que votre entreprise fusionne avec une autre. L’objectif global de votre projet est de mener à bien la fusion des deux entreprises. La date de début de votre projet correspond à la création de l’annonce interne, tandis que l’événement global de l’entreprise célébrant la fusion marque la date de fin. 

Étape 2 : créez une liste des tâches

Maintenant que vous avez défini votre chronologie et l’objectif global du projet dans les grandes lignes, il est temps de créer une liste de tâches. Ces tâches doivent être enregistrées dans l’ordre chronologique et, si possible, liées à des dates ou à des plages de dates afin d’alléger le travail plus tard dans ce processus.

Exemple : dans le cadre de la fusion d’entreprises, vous devrez notamment créer une newsletter interne, mettre en place des sessions de questions-réponses avec les employés, organiser des conférences de presse pour annoncer la fusion au grand public et planifier l’événement mondial lié à la fusion.

Étape 3 : identifiez les jalons

Pour repérer vos jalons, vous devez d’abord réussir à distinguer ce qu’est un jalon de ce qui ne l’est pas. 

Les objectifs sont généralement plus importants que les jalons. Un objectif doit décrire les événements qui suivront la réussite de votre projet et la façon dont votre projet s’aligne sur les objectifs généraux de l’entreprise. Grâce aux jalons, vous pouvez voir les prochaines tâches de votre projet ou celles que vous avez déjà accomplies. 

Toutefois, il ne faut pas confondre un jalon avec un livrable, car la distinction est ténue. Un livrable est un élément tangible, comme un rapport ou un produit. Un jalon est plus conceptuel et marque une étape clé que votre équipe doit franchir. 

« Est-ce un jalon ? » Si vous hésitez, posez-vous les questions suivantes :

• Cette tâche a-t-elle un impact sur votre échéance ?

• S’agit-il d’un point clé de votre projet, indicateur d’un progrès ?

• Cette tâche doit-elle être vérifiée par vos parties prenantes ?

• Est-il possible de terminer le projet sans cette tâche ?

Si vous répondez oui à toutes les questions sauf à la dernière, vous avez réussi à identifier un jalon.

Exemple : pour constituer votre projet de fusion et vos tâches, vous devez d’abord classer chaque action par catégorie :

• La création de la newsletter interne pour annoncer la fusion est une tâche. 

• L’envoi de la newsletter est un livrable du projet. 

• L’annonce de la fusion à l’entreprise (l’achèvement des deux tâches ci-dessus) est un jalon.

Étape 4 : créez votre chronologie

Il est maintenant temps d’assembler les pièces du puzzle et d’intégrer vos tâches, objectifs, phases, livrables et jalons dans une chronologie. Passez en revue les délais que vous avez ajoutés aux livrables de votre projet et vérifiez si les phases sont suffisamment longues. Profitez également de cette occasion pour voir s’il existe des dépendances qui pourraient provoquer des points de blocage.

Ajoutez toutes les tâches et les phases de votre projet à votre outil de chronologie, définissez les dépendances, modifiez les phases si nécessaire, puis indiquez les tâches à accomplir, les livrables et les jalons clés. Une fois que vous avez finalisé la chronologie de votre projet, vous devriez visualiser clairement l’ensemble de votre plan de projet.

Exemple : un projet de l’ampleur d’une fusion d’entreprises inclura forcément des tâches ou des phases qui ne pourront être lancées qu’après en avoir terminé d’autres. Par exemple, vous aurez besoin des logos mis à jour par votre équipe de marketing avant de pouvoir envoyer le communiqué de presse annonçant la fusion. Pour assurer le bon déroulement de votre projet, visualisez ces dépendances dans votre chronologie.

Étape 5 : communiquez votre chronologie

Maintenant que la chronologie est terminée, communiquez-la à votre équipe immédiate pour vous assurer que vous n’avez rien oublié. Votre équipe peut vérifier que toutes les dépendances ont été définies, que tous les jalons ont été ajoutés à la chronologie et que toutes les phases du projet sont suffisamment longues pour éviter les points de blocage ou autres problèmes liés au projet.

Une fois que cette équipe proche a vérifié que tout était en ordre au niveau de la chronologie, partagez-la avec votre équipe globale. Elle bénéficiera ainsi d’une meilleure vue d’ensemble sur les tâches et les phases qu’elle doit accomplir pour franchir les jalons du projet et obtenir les résultats escomptés.

Exemple : deux avis valent mieux qu’un. Après avoir communiqué votre frise chronologique avec un responsable des communications, celui-ci constate que vous n’avez pas alloué suffisamment de temps à la préparation des sessions internes de questions-réponses pour les employés. Cet événement aurait pu mettre une certaine pression sur votre équipe de communication et aurait pu influencer négativement l’opinion du reste de l’entreprise sur la fusion. En modifiant la chronologie, vous donnez à votre équipe suffisamment de temps pour se préparer à cette phase du projet.

Étape 6 : créez une documentation

Tout au long du cycle de vie du projet, ajoutez tous les documents, notes et communications pertinentes associés au projet aux tâches, phases ou jalons respectifs. Votre frise chronologique n’est pas gravée dans le marbre, c’est un outil de gestion de projet en constante évolution qui doit être modifié et complété afin d’être toujours en phase avec votre projet.

En associant les informations pertinentes à votre chronologie, votre équipe pourra garder une vue d’ensemble de ce qui a été fait, de ce qui est en cours et de ce qui reste à faire sur votre liste de tâches. 

Exemple : une fois que l’équipe marketing a communiqué le nouveau logo, associez le fichier graphique à la tâche correspondante dans votre chronologie. Toutes les autres personnes travaillant sur le projet pourront ainsi localiser et utiliser facilement le design en cas de besoin.

Étape 7 : récompensez votre équipe pour les jalons accomplis

Lorsque vous accomplissez un jalon, marquez le coup ! En fonction du jalon, vous pouvez commander des pizzas au bureau, libérer votre équipe plus tôt le vendredi après-midi ou envoyer à chacun une carte cadeau pour un café. Reconnaître le travail de votre équipe améliore le moral et l’engagement de chacun.

Chaque fois que votre équipe franchit un jalon, vous vous rapprochez de l’achèvement de votre projet. Continuez à suivre la progression de votre projet à l’aide de votre chronologie et communiquez les jalons aux parties prenantes. Elles apprécieront de pouvoir visualiser l’évolution du projet.

Exemple : votre équipe a travaillé sans relâche pour organiser l’événement le plus extraordinaire de l’histoire de l’entreprise, marquant la fusion officielle des deux sociétés. Tout le monde s’est bien amusé et votre PDG a même mentionné à quel point il était satisfait de l’événement. Vous pourriez récompenser votre équipe pour ce jalon en lui offrant un jour de repos le lundi suivant ; elle pourra ainsi se ressourcer avant le post-mortem du projet.

D’autres façons de planifier vos jalons

Bien qu’elle s’avère particulièrement utile pour définir votre travail et avoir une vue d’ensemble des tâches, des livrables et des échéances, la chronologie n’est pas le seul moyen de visualiser et de planifier vos jalons.

Ces visualisations sont loin d’être les meilleurs outils de gestion de projet, mais elles sont particulièrement adaptées aux présentations ou au brainstorming. 

Pour reprendre notre exemple de fusion d’entreprises : imaginons que votre équipe de communication veuille diffuser une version simplifiée de la chronologie dans l’ensemble de l’entreprise lorsqu’elle annoncera la fusion par le biais de la newsletter interne. En effet, en plus d’être inutile, partager votre chronologie avec des centaines, voire des milliers de personnes présente de nombreux risques.

Créez plutôt un visuel simplifié ne mettant en évidence que les jalons ou une version modifiée de votre tableau Kanban afin que les employés de l’entreprise aient une meilleure idée de la contribution de chacun.

Dites adieu aux feuilles de calcul complexes

Si vous vous sentez prêt à troquer le diagramme de Gantt pour des chronologies, essayez l’outil Chronologie d’Asana. Utilisez l’un des modèles de frise chronologique existants d’Asana ou créez la vôtre.

Et ne vous inquiétez pas : si vous avez déjà créé votre frise chronologique dans Excel, vous pouvez importer votre fichier CSV directement sur Asana. Dites adieu à la complexité des feuilles de calcul et bonjour à une planification de projet simple et rationalisée.