Le livrable: un outil indissociable de la gestion de projet

Tout projet a un objectif. Que ce soit des mises à jour pour votre site Web ou la construction d’une nouvelle Tour Eiffel, votre équipe et vous-même travaillez à la réalisation d’un objet commun. À terme, un projet réussi est un projet pour lequel vous aurez un résultat à montrer. Il peut prendre aussi bien une forme concrète : un nouveau produit ou un livre numérique, qu’une forme immatérielle : une baisse de l’attrition ou une augmentation du score de satisfaction client.

Cet « objet commun » vers lequel vous travaillez s’appelle un livrable. Connaître vos livrables et communiquer à leur sujet en toute transparence avec votre équipe et les autres parties prenantes contribue à l’accomplissement des objectifs d’un projet. Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir en tant que chef de projet pour identifier, définir et réaliser vos livrables de projet.

Qu’est-ce qu’un livrable ?

En chefferie de projet, il s’agit du résultat que vous attendez à la fin d’un projet. Il peut se manifester sous différentes formes : un nouveau produit, une campagne marketing, une mise à jour de fonctionnalité, un dossier de présentation des ventes, une baisse de l’attrition ou une augmentation du score de satisfaction client, pour n’en nommer que quelques-uns. Votre projet peut avoir un ou plusieurs livrables, mais savoir clairement ce que vous souhaitez obtenir renforcera la coordination au sein de votre équipe, qui saura hiérarchiser les tâches pour accomplir le travail le plus important.

Si vous découvrez la méthodologie de gestion de projet, vous avez sans doute entendu parler de notions qui ressemblent au livrable de projet. Voici comment les différencier :

Livrable ou objectif ?

Vos objectifs de projet vous aideront à définir vos livrables. Ceux-ci doivent donc être plus généraux. Quand vous définissez les objectifs d’un projet, vous déterminez également les avantages et résultats attendus de ses livrables, en particulier lorsqu’ils sont liés à des objectifs de projet et commerciaux à plus grande échelle.

Exemple d’objectif de projet : augmenter la sécurité de l’entreprise en mettant en place les authentifications uniques et à double facteur.

Exemple de livrable : intégrer l’ensemble de l’entreprise au nouveau service d’authentification unique.

Livrable ou jalon ?

Les jalons sont les étapes clés que vous espérez atteindre lors d’un projet. Ils représentent l’accomplissement d’un certain travail, mais s’atteignent en cours de projet et non pas à sa fin. Considérez ces jalons comme des éléments fondamentaux qui vous permettront de réaliser vos livrables de projet.

Exemple de livrable : déployer une nouvelle campagne marketing sur les réseaux sociaux payants, annonces commerciales YouTube et papier.

Exemple d’un jalon de projet : faire appel à une agence pour la production créative.

Deux types de livrables

Il est primordial de connaître le genre de livrable à produire afin d’y parvenir sans accroc. Ceci influencera sa mise en forme et la manière de le rendre à la fin du projet. Il existe deux types de livrables, et vous pouvez déterminer celui qui vous concerne en fonction du type de projet sur lequel vous travaillez.

Livrable externe

C’est probablement ce qui vous vient en premier à l’esprit lorsque vous entendez « livrable de projet ». Les livrables externes représentent l’ensemble des livrables destinés à des clients : produit, fonctionnalité, campagne marketing ou de réseaux sociaux, présentation de dossier de vente, etc. Ils vous aideront à élargir votre clientèle ou à la garder.

Livrable interne

Un livrable interne, comme son nom l’indique, est un livrable dont votre entreprise ou les membres de votre équipe tirent les avantages, mais qui n’a pas de rapport direct avec vos clients. Par exemple : une formation ou un rapport de budget trimestriel. Si votre entreprise est le destinataire final de votre projet, vous travaillez très certainement sur un livrable interne.

Cinq conseils pour gérer et suivre ses livrables de projet

1. Définir clairement les livrables

Avant de pouvoir commencer à travailler sur vos livrables de projet, vous devez d’abord en connaître la nature. Essayez de définir cela lors de l’élaboration du plan projet, de la note de cadrage et du cahier des charges. Ainsi, votre équipe comprendra clairement le travail attendu dès le départ et disposera d’une feuille de route concrète pour l’accomplir.

Commencez par vous poser les quelques questions suivantes :

• Quel est le but de ce projet ?

• À quoi reconnaîtrez-vous la réussite de ce projet ?

• Les livrables sont-ils internes ou externes ?

• Quel résultat final souhaitons-nous atteindre pour nos clients en externe ou notre équipe en interne ?

2. Partager vos livrables avec les acteurs clés

Connaître vos livrables ne vous sera pas d’une grande aide si vous n’avez pas l’adhésion des acteurs clés du projet. Assurez-vous de les tenir fréquemment et correctement informés de l’évolution, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Si vous ne l’avez pas déjà fait, partagez votre plan de projet avec eux pour qu’ils aient accès aux informations importantes.

3. Coordonner votre travail avec des outils de gestion de projet visuelle

Pour réussir à produire vos livrables de projet, il est nécessaire de suivre efficacement le travail de votre équipe et d’avoir une vision claire des responsabilités et des échéances de chacun. Dans ce but, vous avez besoin de créer une source unique de référence pour tous.

Un logiciel de gestion de projet permet à votre équipe de se repérer dans son travail. Ainsi, vous pouvez partager les objectifs du projet avec elle et suivre l’accomplissement des tâches en temps réel.

Il existe trois méthodes visuelles de gestion de projet :

• Les tableaux Kanban vous permettent de visualiser et suivre le travail au fil des étapes d’un projet. Ce type de structure vise à organiser les activités du projet en colonnes. Les tâches individuelles, représentées par des cartes visuelles, se déplacent d’une colonne à l’autre, jusqu’à leur accomplissement. Grâce à ce système, vous pouvez très simplement visualiser la progression de la réalisation des livrables de projet selon l’emplacement de chaque tâche sur le tableau.

• Les diagrammes de Gantt sont idéals pour visualiser un projet dans une chronologie. Ils se présentent sous forme de barres horizontales qui correspondent chacune à une tâche. Ce type de vue vous permet d’observer aussi bien les échéances que la durée des tâches du projet. Il est donc facile de garder un œil sur des processus complexes, comme un lancement de produit ou l’organisation d’un événement. De plus, les logiciels de diagrammes de Gantt proposent généralement un moyen de mieux visualiser les jalons de projet. Grâce à cet outil, vous savez exactement où vous en êtes dans la chronologie de votre projet et pouvez suivre l’évolution des livrables.

• Les calendriers de projet apportent une vue unique et centralisée sur l’ensemble du travail à accomplir sur un mois entier. Comme leur nom le suggère, il s’agit de calendriers, mais sur lesquels vous pouvez facilement faire glisser et déposer des tâches à leur date d’échéance. Cette méthode visuelle de gestion de projet est un excellent moyen d’effectuer le suivi de livrables mensuels (calendrier éditorial ou calendrier de contenu de réseaux sociaux, entre autres). Elle vous permet également de vous assurer au quotidien que toutes les tâches essentielles à la livraison en fin de projet sont accomplies.

Un outil de résolution des problèmes peut être utile à ce stade: le diagramme d'Ishikawa permet par exemple d'identifier les domaines principaux et les causes probables avant qu'elles ne deviennent critiques.

4. Partager des rapports d’avancement pour tenir votre équipe informée

Un rapport d’avancement de projet est une mise à jour publiée en temps opportun, qui donne une vision globale de l’avancée de la réalisation des livrables du projet. Ce rapport vous permet de maintenir le rythme au sein votre équipe pour une remise dans les délais. Si jamais vous prenez du retard, il sera encore possible de vous rattraper, au lieu de terminer vos livrables dans la précipitation à la fin du projet.

L’équipe Asana recommande l’envoi d’un rapport par semaine ou toutes les deux semaines pour tenir votre équipe projet informée. Les rapports d’avancement sont également un excellent moyen de partager une vue d’ensemble avec les parties prenantes du projet qui ne suivent pas forcément sa progression au quotidien.

La meilleure façon de partager vos mises à jour de statut de projet est de le faire à l’endroit même où la progression de votre travail est suivie. Au lieu de consacrer du temps à la collecte manuelle de données depuis plusieurs sources, optez pour un outil de gestion du travail qui facilitera la mise en œuvre du plan de communication. Grâce à cet outil, les dernières informations du projet en temps réel seront à votre disposition en un clic.

5. Évaluer la réussite du projet une fois terminé

Nous espérons que vous avez réussi à produire tous vos livrables produits. Cependant, il est important d’élaborer un compte-rendu pour connaître la réussite de votre projet. Avez-vous rendu vos livrables avec du retard sur le planning du projet ? Ou sans avoir eu besoin d’utiliser l’ensemble du temps et des ressources à votre disposition ? Dans le cas d’un livrable externe, comment les participants externes ont-ils réagi ? Prenez le temps de recueillir le feedback de votre équipe afin de tirer ensemble des enseignements à appliquer la prochaine fois que vous établissez et gérez les livrables d’un projet.

Avant de définir vos propres livrables, voici quelques exemples

Le livrable que vous allez créer dépendra des objectifs et du plan du projet. N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre : il doit être raisonnable à l’échelle du projet, en matière de délais et de ressources nécessaires. Formuler un livrable clair permet d’assurer la réussite de votre projet et d’atteindre vos objectifs. Vous trouverez ci-dessous des projets courants et des livrables réalisables pour chacun d’entre eux.

Plans de campagne marketing

• Type  : externe

• Exemple  : une vidéo de 60 secondes formatée pour YouTube.

Plan commercial

• Type : interne

• Exemple : planification des ventes et opérations fiable qui détaille les stratégies de vente entrante et sortante, objectifs de revenus, clients cibles et outils de vente pour l’AF 2022.

Plan de tests d’utilisabilité

• Type : externe

• Exemple : session de test d’utilisabilité intégrale avec au moins 20 participants le 4 août.

Lancement marketing de produits

• Type : externe

• Exemple : promotion des nouvelles fonctionnalités d’un produit par le biais des réseaux sociaux, d’internet et de relations presse.

Organisation d’événements d’entreprise

• Type : interne

• Exemple : fête de Noël d’entreprise virtuelle le 18 décembre.

Deputy renforce sa coordination d’entreprise avec Asana

Deputy simplifie l’organisation des effectifs en permettant aux employés d’établir des plannings d’équipe et de vérifier le nombre d’heures travaillées. L’application est également utile pour chronométrer le temps de travail et opérer des changements d’équipe. Deputy est employé par des organisations de toutes tailles, des PME-PMI aux grandes entreprises : Amazon, Aesop, Nike, Messina, Reliant Healthcare…

S’il est déjà complexe de gérer différentes technologies à grande échelle quand toutes les conditions sont réunies, la situation peut vite devenir chaotique en l’absence de processus standardisés. Et les équipes de Deputy étaient dans ce cas, puisqu’elles faisaient appel à plusieurs outils de gestion du travail séparés. Le résultat ? Un cloisonnement des informations et des pertes de données néfastes à la communication et à l’efficacité. Ces inconvénients ont nui à la visibilité des projets au sein de l’entreprise.

Pour résoudre ce problème, Deputy a décidé de remplacer tous les outils de gestion des effectifs utilisés au sein de l’entreprise par un seul et même outil, pour tous les services. Ainsi, la collaboration en serait facilitée et l’entreprise dans son ensemble gagnerait en transparence. Outre le fait de répondre aux besoins de l’entreprise, Asana proposait la meilleure expérience utilisateur, c’est pourquoi le choix de Deputy s’est porté sur cet outil.

Quel soulagement de pouvoir tout regrouper au même endroit ! Grâce à Asana, tout le monde avance dans la même direction, sans effort.”

Aujourd’hui, l’utilisation d’Asana s’est généralisée à tous les services de l’entreprise :

• Marketing : l’équipe se sert des formulaires Asana pour recevoir ses nouvelles demandes et gère toutes ses campagnes sur la plateforme, simplifiant ainsi la collaboration.

• Service client : l’équipe suit l’évolution des articles du centre d’assistance de Deputy et vérifie que tous les sujets y sont abordés de façon exhaustive.

• Réussite client : l’équipe gère les déploiements client sur Asana, clarifiant ainsi les échéances et les responsabilités.

• Finances et services internes : ces équipes s’appuient sur la plateforme pour gérer les tâches récurrentes, notamment les clôtures mensuelles et les projets de grande envergure.

• Bureau de gestion de projet (PMO) : l’équipe assure le suivi de projets volumineux, par exemple pour tout ce qui concerne le respect des réglementations ou les déménagements de bureaux. Grâce aux tâches Asana, elle ne passe à côté d’aucun détail.

• Ingénierie d’entreprise : l’équipe planifie ses sprints trimestriels et mensuels sur Asana. Elle y gère aussi ses projets, notamment le déploiement de Zendesk auprès de l’équipe du service client.

En résumé, Asana a permis la création d’une source unique de référence, améliorant ainsi la transparence des activités de l’entreprise et permettant à tous les services d’avancer dans la même direction. Avoir une meilleure visibilité sur les différents projets a aussi renforcé la confiance au sein de l’entreprise, une avancée capitale à l’heure où nous travaillons à distance et où 59 % des employés travaillent en décalé.

Grâce à Asana, les membres d’équipe peuvent facilement visualiser ce sur quoi travaillent leurs collègues en temps réel et estimer à quel moment leurs livrables seront prêts. Une fois le travail effectué, il suffit à l’employé de marquer le livrable comme terminé pour en avertir les personnes concernées, sans avoir à envoyer d’e-mail. Les responsabilités, les livrables et les échéances étant désormais parfaitement clairs, chacun dans l’entreprise travaille plus efficacement.

Consultez notre étude de cas complète pour découvrir comment Deputy utilise Asana.

Des livrables réalisés dans les temps, à chaque projet

Réussir à accomplir ce que l’on souhaite est gratifiant, et il en va de même pour les livrables élaborés durant tout le cycle de vie du projet. La clé de cette réussite est d’élaborer des objectifs clairs, savoir les communiquer et les suivre pendant toute la durée du projet. Optez pour un outil de gestion du travail pour renforcer la transparence et la visibilité sur le travail de votre équipe.

Asana est un outil de gestion du travail conçu pour aider les équipes à rester connectées, tenir leurs échéances et accomplir leurs objectifs.