Créer des plannings de projet pour se faciliter le travail

Au travail, l’arrivée d’un nouveau projet annonce bien souvent le début d’une autre aventure riche en acteurs, échéances, livrables et outils. Que ce soit pour un nouveau lancement de produit, un événement fournisseurs, le calendrier éditorial annuel ou même l’intégration des employés, vous aurez besoin de faire appel à un planning de projet pour parvenir à vos fins.

Vous devez prendre les rênes et créer un planning de projet présentant clairement plans, processus et responsabilités pour aider votre équipe à rester sur les rails, savoir qui fait quoi et pour quand, et enfin, repérer les liens entre les différents éléments. Créer un tel planning vous prendra certes du temps au départ, mais par la suite vous y gagnerez en efficacité, en responsabilisation et en clarté, trois mots qui raviront tout le monde (en particulier le responsable qui vous a confié ce projet). En outre, vous pourrez vous débarrasser de certains outils théoriquement conçus pour vous aider à gérer vos projets, mais qui en réalité vous compliquent la vie.

Peut-être ne pouvez-vous pas ajouter le titre de chef de projet sur votre carte de visite, mais devinez quoi ? Dans les faits, vous endosserez ce rôle pour ce projet et pour les nombreux autres à venir. Saisissez cette opportunité ! Penser comme un chef de projet vous apprendra à mieux travailler.

Créer des calendriers de projet : mode d’emploi

Maintenant que vous êtes prêt et disposé à avancer en tant que chef de projet, il est temps de commencer à planifier et tracer les grandes lignes de votre planning de projet. Le processus de planification de gestion de projet vous plonge en terrain inconnu ? Prenez connaissance de la liste des étapes à respecter pour bien concevoir votre plan de projet :

1. Définissez vos objectifs de projet : prenez note des jalons clés et livrables qui définiront la réussite de votre projet.

2. Identifiez tous les acteurs : faites la liste de toutes les personnes qui doivent être impliquées dans le projet, même celles dont le rôle se limite à apposer leur signature.

3. Fixez votre échéance finale : dans l’absolu, à quelle date devrez-vous en avoir totalement terminé avec le projet ? Vous devez vous accorder suffisamment de temps pour régler les conflits qui ne manqueront pas de se mettre en travers de votre route.

4. Listez toutes les étapes ou tâches : transformez les jalons et livrables que vous avez définis à l’étape 1 en de plus petites tâches et sous-tâches pour être sûr de tout traiter correctement.

5. Attribuez un responsable à chaque tâche parmi les membres de l’équipe : choisissez les personnes responsables de chaque tâche et sous-tâche, et clarifiez les échéances. N’oubliez pas que vos collègues travaillent probablement déjà sur d’autres projets et prenez en compte leur charge de travail pour leur éviter d’être débordés.

6. Remontez la chronologie pour fixer une échéance à chaque tâche : déterminez la durée de chaque tâche (sa date de début et son échéance), en gardant à l’esprit que les retards sont inéluctables. Dans la mesure où certaines tâches ne peuvent commencer tant que d’autres n’ont pas été accomplies, vous devez aussi prendre en compte la façon dont elles s’enchaînent.

7. Organisez votre planning de projet avec un seul outil, et partagez-le avec votre équipe.

   Maintenant que vous avez conçu votre plan de projet, vous devez l’organiser de façon à ce que tous les acteurs impliqués puissent s’en servir pour visualiser et effectuer leur travail. Trouver un outil vous permettant de gérer les deux sera gage de votre réussite.

Lorsque vous aurez mis en place un planning de projet détaillé, vous perdrez moins de temps à gérer votre projet en pratique. Vous (et votre équipe) aurez donc plus de temps à consacrer à la production d’un travail de qualité. Au final, n’est-ce pas là ce pourquoi vous avez été engagé ?

Exemples de calendriers de projet

Une fois suivies toutes les étapes ci-dessus, vous disposerez d’un planning clair, qui vous donnera un bon aperçu de l’échéancier et des étapes du projet. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de ce à quoi cela pourrait ressembler :

Exemple de planning d’organisation d’événements

Vous organisez un événement en ligne ? Votre planning doit recenser toutes les tâches à faire jusqu’au jour J, et afficher leurs échéances.

Exemple de planning de lancement de produit

Pour votre prochain produit, découpez vos différentes activités grâce à une structure listant toutes les étapes et dépendances, et visualisez-les au sein d’un projet unique facilement partageable qui permette à votre équipe de rester sur la bonne voie.

Exemple de planning de campagne marketing

Pour savoir précisément ce qui se passe à tout moment, visualisez votre campagne marketing au sein d’un plan de projet depuis lequel vous planifiez chaque élément :

Étapes à suivre une fois le calendrier de projet terminé

Une chronologie de projet a pour but de vous permettre de travailler plus, plus efficacement. Fort d’une vision globale sur votre projet et d’un plan mûrement réfléchi, vous êtes à la fois moins stressé et davantage productif. Une fois le plan terminé, il vous reste deux étapes essentielles à accomplir.

Partagez-le avec votre équipe

Le partage de votre planning avec les membres de l’équipe leur permet d’avoir pleinement conscience de leurs responsabilités et de disposer d’un moyen pour communiquer des informations concernant leur part du projet. Commencez par envoyer le planning de projet à tout le monde, puis demandez à recevoir des retours sur différents sujets (questions, inquiétudes ou idées).

Gardez une bonne organisation en offrant aux membres de l’équipe un point central où apporter leurs réponses et en fixant des échéances précises pour encourager une action rapide de leur part. Une fois tous les retours recueillis, créez une nouvelle version de votre planning de projet, que vous partagerez à nouveau avec tous les acteurs concernés. Par ailleurs, assurez-vous que le planning de projet est inclus dans tous les documents indispensables à votre planification de projet, comme le brief et la synthèse.

Adaptez-le au fil de l’eau

À l’époque de la Grèce antique, le philosophe Héraclite n’avait probablement pas tort lorsqu’il affirmait que rien n’est permanent, excepté le changement. Il en va de même pour votre planning de projet. Une fois votre projet lancé, n’oubliez pas de vérifier la cohérence de votre planning et de l’adapter à d’éventuels imprévus si nécessaire.

La gestion centralisée de votre planning et de tous les éléments de votre projet permettra à chacun de disposer d’une source unique de référence et de s’assurer que le planning utilisé est bien à jour.

Améliorer son efficacité : transformer ses plans et calendriers en modèles

Pour gagner encore plus de temps dans votre planification, faites appel à un modèle éprouvé au lieu de réinventer la roue à chaque nouveau projet.

Si votre projet actuel consiste à organiser un événement annuel, comme une expo fournisseurs, il va de soi que vous devriez mettre en place un planning de projet fiable sur lequel vous pourrez vous baser la prochaine fois. Y a-t-il d’autres projets sur lesquels vous travaillez et qui suivent systématiquement un processus similaire ? Par exemple, votre expo fournisseurs partage peut-être le même type de tâches qu’un déjeuner client dont vous serez l’hôte plus tard dans l’année. Avoir un modèle de planning de projet sous la main vous permettra de lancer vos futurs projets plus rapidement et plus efficacement.

Où établir son calendrier de projet ?

Si dans les faits vous endossez le rôle de chef de projet, et que vous développez une approche plus efficace de votre travail grâce à des plannings de projet, il est probablement également temps de passer à un outil tout-en-un (oui, de tels outils existent !).

Les outils de gestion de projet sont conçus pour vous aider à créer des plannings de projet dynamiques et des diagrammes de Gantt intuitifs. Ils vous offrent une parfaite visibilité sur toutes les étapes du projet et sur les différents acteurs. Dites adieu aux e-mails, aux feuilles de calcul et aux tchats, autant d’éléments isolés les uns des autres.

Faire évoluer et gérer votre planning de projet au sein d’un système centralisé vous permet de créer chaque étape et d’en déterminer la durée grâce à un calendrier de projet, ainsi que de concevoir des tâches et sous-tâches pour les attribuer aux bonnes personnes. Vous pouvez rapidement apporter les modifications nécessaires à votre plan depuis l’outil en question, ainsi qu’en notifier tous les participants. De plus, vous pouvez visualiser votre planning sous différentes vues s’adaptant à votre travail et à votre style d’apprentissage, tandis que votre processus prend forme sans difficulté puisque vous savez systématiquement quoi faire et pour quand.

Un travail plus intelligent grâce aux calendriers de projet

Bravo ! Désormais chef de projet de circonstance, les gains d’efficacité vous tendent les bras. Vous avez le bon état d’esprit et connaissez toutes les étapes nécessaires pour commencer à restructurer et redynamiser vos processus. Mais comment accomplir tout ceci (et bien plus encore) ? Tout simplement en utilisant une solution de gestion du travail comme Asana, votre outil tout-en-un pour réussir tous vos projets. Bonne planification !