Beaucoup de travail, c’est beaucoup de stress : les méthodes pour y remédier
« J’ai trop de travail et pas assez de temps pour tout faire » : des propos qui, de nos jours, sont devenus la norme parmi les employés, qu’ils fassent des heures supplémentaires ou non. Entre les e-mails incessants, les processus désorganisés (ou inexistants) et les invitations à participer à des réunions inutiles, la stagnation de notre productivité n’a rien d’étonnant.
Malgré tous les progrès technologiques réalisés et leur cortège de belles promesses, nous avons de plus en plus l’impression de perdre le contrôle sur le déroulement de nos journées de travail. En outre, alors que nos communications deviennent de moins en moins probantes et efficaces, la plupart des responsables ont fait de la gestion des charges de travail l’une de leurs principales priorités.
Mais alors, est-il possible d’équilibrer nos charges de travail ? Tout à fait, mais si l’on souhaite obtenir des résultats, il faut déjà commencer par regarder les choses sous un autre angle. Avant d’aborder les solutions envisageables, dressons un portrait de la situation.
Surcharge de travail : les trois grandes causes
Tous les employés veulent se sentir productifs au travail, c’est pourquoi l’achèvement des tâches et la réalisation des objectifs prennent une importance capitale pour les employés investis dans leurs activités. Les travailleurs de la connaissance n’échappent pas à cette règle : ils s’épanouissent pleinement lorsqu’ils font partie intégrante de leur entreprise et qu’ils visualisent en quoi leur travail contribue à des objectifs stratégiques plus larges.
Malheureusement, confrontés à des projets cloisonnés et à une surabondance de communication, la plupart des employés ont du mal à comprendre leur rôle au sein de leur organisation et à mesurer l’importance de leur travail. Sans une collaboration et une gestion des charges de travail efficaces, nous perdons notre temps sur des tâches moins pertinentes, par exemple en répondant à des e-mails ou en participant à des réunions.
Seulement, lorsque l’on travaille sur des tâches peu stimulantes, le burnout n’est jamais bien loin. D’ailleurs, 80 % des personnes interrogées à l’occasion de L’Anatomie du travail, une étude menée par Asana, indiquent se sentir surchargées et proches du burnout. Ces personnes débordées se désintéressent alors de leur travail en raison du stress qu’elles ressentent face à une charge de travail considérable.
Identifions à présent les trois grandes raisons derrière ce phénomène :
1. Trop de temps perdu sur le « work about work »
Selon L’Anatomie du travail, notre tendance à abuser des tâches d’organisation, qu’Asana appelle le « work about work », nuit à la productivité des travailleurs de la connaissance. En effet, les employés passent une grande partie de leur temps à participer à des réunions inutiles, à répondre à des e-mails et autres messages, ainsi qu’à rechercher des documents. Il arrive aussi fréquemment que les tâches soient réalisées en double. À moins que les entreprises ne s’engagent à revoir leurs méthodes de travail et s’attaquent à la cause du problème en s’affranchissant des notifications, réunions et messages incessants, cette surabondance de tâches d’organisation a encore de beaux jours devant elle.
Les travailleurs de la connaissance pensent consacrer 35 % de leur journée de travail à ces tâches annexes, mais en réalité, ils y passent quasiment deux fois plus de temps : en moyenne, un employé consacre 60 % de sa journée de travail à des tâches qui n’ont aucun rapport avec les compétences pour lesquelles il a été embauché. Si les équipes ne prennent pas de mesures préventives sérieuses pour se débarrasser du « work about work » ou ne serait-ce que l’alléger, la productivité va poursuivre son déclin et le stress dû au surmenage son expansion.
2. Un excès de communication
Même avec les meilleures intentions du monde, difficile de communiquer efficacement par e-mail ou messagerie au sujet du travail à faire, des responsabilités de chacun et des échéances à respecter. Ces deux types de plateformes impliquent de nombreux allers-retours entre interlocuteurs, d’où des pertes de temps, d’énergie et de concentration. Qui plus est, lorsque l’on a affaire à de longues chaînes d’e-mails, il n’est pas rare de perdre de vue certaines informations ou d’oublier d’inclure des personnes importantes dans les conversations.
Cet excès de communication, là aussi un sous-produit du « work about work », est la source de nombreux maux : il a la fâcheuse tendance à nous empêcher de nous concentrer, et donc à entraver notre productivité. En effet, les notifications de messagerie et d’e-mails nous détournent sournoisement de nos activités essentielles. Dès que nous entendons ce petit son associé à l’arrivée d’un nouvel e-mail ou que nous voyons se profiler la fenêtre de notification correspondante, nous nous sentons obligés d’y répondre sur-le-champ. Notre concentration nous échappe tandis que nous passons en mode multitâche. C’est ainsi que le travail en cours est officiellement interrompu par les petites tâches connexes.
Autre effet délétère de cet excès de communication (toujours en rapport avec les notifications) : la culture de la disponibilité permanente. Les travailleurs de la connaissance se sentent contraints de rester disponibles 24 h/24, 7 j/7. Ils répondent donc aussi à leurs messages lorsqu’ils ne sont pas au bureau, ce qui crée encore davantage de travail et de stress.
3. Une recherche d’informations interminable
Plus une tâche passe entre les mains de différentes personnes, que ce soit par l’intermédiaire d’e-mails, de messageries ou de feuilles de calcul, plus l’information s’éparpille et devient difficile à retrouver. Obtenir une vue d’ensemble sur un projet demande donc davantage de temps et d’efforts lorsque les informations sont dispersées. De plus, il est nécessaire d’organiser régulièrement des réunions pour discuter de l’avancement du travail, ce qui occasionne de nouvelles pertes de temps.
Nos processus de collecte des informations sont pour le moins inefficaces. Quelques exemples parlants : les employés perdent un temps fou à déterminer qui est responsable de telle ou telle tâche. Ils ont également du mal à identifier les éléments à approuver et à reconnaître ceux qui le sont déjà, ainsi qu’à savoir qui est responsable de leur approbation ou qui s’occupe de gérer le processus même. Si ces situations sont déjà sources de confusion, imaginez les difficultés rencontrées par les employés pour identifier à qui s’adresser et où trouver les informations nécessaires à leur travail !
Malheureusement, sans système dédié au suivi de tous ces éléments, il arrive fréquemment que les discussions se perdent, se répètent ou se retrouvent éparpillées. Comme le souligne L’Anatomie du travail, la plupart du temps, les employés travaillent sur des tâches sans avoir connaissance des priorités organisationnelles. Et les tâches quotidiennes ne sont pas les seules concernées, puisque 54 % des travailleurs de la connaissance ne parviennent pas à identifier clairement en quoi leurs actions contribuent aux objectifs de l’entreprise.
Remédiez au surmenage grâce à la gestion du travail
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions pour ne plus avoir à stresser face à des charges de travail écrasantes. Pour ce faire, il vous faut passer à la vitesse supérieure et faire preuve d’un maximum d’efficience : il s’agit de penser différemment, de créer des processus organisés, d’automatiser le travail et de communiquer efficacement. Des dirigeants aux responsables, en passant par chacun des membres des différentes équipes, toutes les personnes au sein de l’organisation doivent clairement identifier le degré d’importance des tâches pour permettre un équilibrage optimal des charges de travail.
On appelle cette nouvelle méthode de travail la gestion du travail, une approche concrète ayant pour but de cadrer le travail à faire, les responsabilités de chacun et les échéances à respecter. La gestion du travail apporte aux membres d’une même équipe ou organisation toute la transparence dont ils ont besoin pour se focaliser sur les tâches essentielles et pour leur éviter de perdre du temps sur des activités secondaires.
Les outils de gestion du travail comme Asana permettent à des utilisateurs individuels, à des équipes et même à des entreprises tout entières de travailler efficacement et en toute transparence dans le but d’atteindre des objectifs communs, tout en assurant une parfaite synergie entre les différents partenaires.
Il est grand temps de mettre un terme au stress lié au surmenage. Les équipes ne devraient plus avoir à crouler sous des charges de travail écrasantes. Le « work about work » ne relâchera son étreinte sur elles que lorsqu’elles auront décidé de mettre en place un système de gestion du travail efficace, d’automatiser leurs processus et d’optimiser la productivité de leurs journées de travail.
Pour obtenir encore plus de conseils sur la manière d’aider votre équipe à remédier au surmenage, consultez notre article intitulé 18 astuces pour bien gérer son temps et autres conseils pour travailler efficacement.
