Deal desk : la clé d’un processus de vente optimisé

Pour prospérer, les entreprises doivent générer des bénéfices, et donc attirer des leads et conclure des ventes. Souvent, cette responsabilité incombe à l’équipe commerciale, mais au vu des enjeux élevés, ne serait-il pas judicieux d’impliquer d’autres employés ?

Avec un deal desk, la négociation des contrats à plus forte valeur ajoutée (et par conséquent l’augmentation des revenus de l’entreprise) se fait de façon collaborative : les membres de différents services travaillent de concert pour attirer des leads qualifiés et les faire progresser dans le tunnel de vente. Poursuivez la lecture pour découvrir comment mettre sur pied un deal desk en vue d’améliorer vos opérations commerciales.

Qu’est-ce qu’un deal desk ?

Un deal desk est une équipe interfonctionnelle dont les membres collaborent pour faire avancer rapidement et efficacement les leads à fort potentiel dans le tunnel de vente. Alors que les représentants commerciaux s’occupent seuls de la plupart des ventes, l’équipe du deal desk se consacre aux contrats particulièrement complexes ou à fort potentiel. Une méthode qui porte ses fruits, puisque le recours à un deal desk pour rationaliser les opérations commerciales peut réduire la durée des cycles de vente de 40 % et améliorer la productivité de 20 %.

Les rôles et responsabilités d’un deal desk analyst

Alors que la majorité des membres du deal desk ont d’autres rôles et responsabilités, il est important de recruter un deal desk analyst ou un spécialiste dédié, qui se chargera de gérer les opérations de l’équipe et de veiller au bon déroulement des activités.

Le deal desk analyst, expert en négociation commerciale, est un employé sans contact avec la clientèle, dont le rôle est de se consacrer au processus de négociation des contrats. Il peut notamment avoir les missions suivantes :

• Gérer les responsabilités de chaque membre du deal desk pendant le processus de vente

• Veiller à la bonne coordination des membres de l’équipe du deal desk

• Négocier les contrats 

• Améliorer les processus et surveiller les performances du deal desk

Le deal desk analyst est un membre clé de l’équipe, puisqu’il fait office de point de contact principal pour tous ses collègues. Il gère le processus de prise en charge des contrats qui nécessitent une attention particulière en raison de leur potentiel, de leur complexité ou de leur niveau d’interaction.

Autres équipes à impliquer dans le deal desk

La création d’une équipe interfonctionnelle chargée de gérer les contrats à fort potentiel vous aidera à conclure de meilleures affaires. Nous vous recommandons d’intégrer dans votre équipe des employés issus des services suivants :

• Équipe marketing : exploitation des données à des fins d’analyse du public cible, création d’une liste de prospects et repérage des éventuels obstacles.

• Équipe commerciale : création de contrats persuasifs pour les clients.

• Équipe juridique : vérification de la validité juridique des contrats. 

• Équipe financière : vérification des chiffres du contrat et facilitation des transactions financières une fois le marché conclu.

Comment mettre sur pied un deal desk efficace ?

Pour assurer le bon fonctionnement de votre deal desk, créez au préalable un processus solide. Les membres du deal desk auront d’autres tâches à effectuer, il est donc important de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et de hiérarchiser les tâches en conséquence.

Suivez la procédure ci-dessous pour mettre sur pied un deal desk performant : l’idéal pour faire progresser efficacement les contrats spécifiques dans le pipeline de vente.

1. Définissez vos objectifs

Chaque entreprise utilise son deal desk à sa manière, il est donc important de commencer par fixer les objectifs de votre équipe. Analysez vos activités commerciales et repérez les éventuelles lacunes. Posez-vous les questions suivantes :

• Dans quels domaines l’équipe commerciale gagnerait-elle à se faire aider ?

• Quels sont les points faibles de notre processus de vente actuel ?

• Comment raccourcir les cycles de vente et optimiser le taux de contrats gagnés ?

Basez-vous sur vos réponses pour cerner les résultats que vous attendez de votre deal desk. Admettons par exemple que votre équipe commerciale a des difficultés à conclure les contrats à fort potentiel, car ceux-ci demandent plus de temps et d’efforts. Dans ce cas, vous pouvez charger le deal desk de les gérer de A à Z. Tout le monde y gagne : ces contrats sont traités avec plus d’attention ; et l’équipe commerciale a plus de temps à consacrer aux clients moins importants.

2. Mettez votre équipe sur pied

Une fois que vous avez fait le point sur les objectifs de votre deal desk, vous n’aurez aucun mal à identifier les membres dont vous avez besoin. Si vous avez décidé que le deal desk prendra en charge de A à Z les contrats à fort potentiel, faites appel à des personnes qui, ensemble, pourront gérer l’intégralité du processus de vente. Il vous faudra notamment penser aux rôles suivants :

• Représentant commercial

• Membre de l’équipe juridique

• Membre de l’équipe financière

• Membre de l’équipe marketing

• Membre de l’équipe de la réussite client

Ces personnes pourront alors gérer la génération de leads, la préparation des contrats, la tarification, la structure de la transaction et les échanges avec les clients, tandis que l’équipe commerciale se consacrera aux contrats de plus faible valeur.

3. Définissez les critères des contrats

Une fois que vous avez mis sur pied l’équipe de votre deal desk, définissez les critères d’un contrat à haut potentiel. Par exemple :

• Clients jouissant d’une certaine notoriété

• Clients dépassant un budget donné

• Clients associés à de multiples points de contact

• Clients en forte demande d’interactions

Si vous souhaitez que le deal desk gère intégralement ces contrats à fort potentiel, alors l’équipe commerciale doit lui transférer tous les leads qui respectent ces critères. Vous pouvez aussi décider de n’impliquer le deal desk qu’à partir d’une étape donnée du processus de vente. Par exemple, libre à vous de ne transférer les leads à fort potentiel au deal desk qu’une fois qu’ils sont bien « chauds ».

4. Définissez votre stratégie de travail

La création d’une stratégie est essentielle à la réussite de votre équipe. Définissez votre processus dès de départ pour que les membres d’équipe sachent exactement ce qu’ils ont à faire (et comment s’y prendre) lorsqu’ils se réunissent.

Reprenons l’exemple ci-dessus pour analyser la procédure de transfert du prospect au deal desk. Gardez toutefois à l’esprit que chaque stratégie de deal desk est unique, il s’agit ici d’un simple exemple.

• Un représentant commercial transfère un lead à fort potentiel au deal desk

• Le membre de l’équipe marketing évalue le lead et ses besoins

• Le représentant commercial du deal desk définit la structure de la transaction avec le lead

• Le membre de l’équipe juridique examine le contrat

• Le membre de l’équipe de la réussite client interagit avec le lead pour renforcer son adhésion et son engagement pendant la conclusion de l’accord

• Le membre de l’équipe financière finalise la transaction

Puisque votre équipe ne pourra pas forcément se réunir en personne, précisez les conditions des transferts de leads pour permettre à chacun de savoir quand il doit s’impliquer.

5. Analysez votre réussite

La création d’un deal desk ne se fait pas en un jour. Une fois celui-ci mis sur pied, efforcez-vous de suivre un processus d’amélioration continue et prenez le temps d’analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Utilisez notamment un logiciel de gestion des ventes pour vérifier si votre deal desk participe à l’augmentation des bénéfices. Vous devriez constater certains effets :

• Augmentation du nombre de contrats à fort potentiel dans le tunnel de vente.

• Réduction du cycle de vente.

• Amélioration de la productivité des membres d’équipe (au sein du deal desk et dans les autres services).

• Augmentation du nombre de contrats de faible valeur conclus grâce au soutien du deal desk. 

Profitez-en pour repérer les éventuels axes d’amélioration. Par exemple, l’équipe du deal desk aura peut-être au début quelques problèmes de communication. En effet, ces personnes n’ont jamais travaillé ensemble avant, rien d’anormal à ce qu’un temps d’adaptation soit nécessaire ! Pour les aider, organisez des ateliers ou des activités brise-glace et cherchez à améliorer la dynamique d’équipe au travail.

6. Si besoin, peaufinez votre stratégie

Utilisez les résultats de l’analyse réalisée en étape 5 pour peaufiner la stratégie de votre deal desk. Faute de coordination, vous constaterez une baisse des bénéfices plutôt qu’une amélioration du processus de vente, un comble ! Pour éviter ce retour de bâton, analysez régulièrement la progression et l’efficacité du deal desk dans le cadre de l’examen de votre processus commercial.

Les avantages d’un deal desk

La mise sur pied d’un deal desk efficace sera bénéfique pour votre équipe commerciale, mais aussi pour votre entreprise dans son ensemble. En exploitant les compétences variées d’employés issus de différents services, vous répondrez aux besoins des clients et parviendrez à conclure plus de contrats (et pas des moindres !).

Un deal desk a aussi d’autres avantages, notamment :

• Contrats conclus plus rapidement : deux têtes valent mieux qu’une, et quatre valent mieux que deux ! Quand chaque membre d’équipe comprend son rôle et collabore efficacement avec les autres, les contrats sont conclus plus rapidement.

• Meilleure compréhension des besoins des clients : une équipe interfonctionnelle présente une palette de compétences plus variée qu’une équipe uniquement composée de représentants commerciaux, permettant de comprendre les besoins des clients sous divers angles.

• Offres plus cohérentes : l’adoption d’un processus clair permet à votre équipe de créer plus facilement des offres cohérentes en termes de taille, de qualité et de structure.

• Équipes mieux coordonnées : une fois de retour dans leurs services respectifs, les membres du deal desk tiendront naturellement informés leurs collègues de la progression de l’entreprise en matière de vente, et ce sans qu’aucune réunion de suivi ou présentation chronophage n’ait à avoir lieu.

• Réduction des risques : la mise en place d’un deal desk efficace participe à la réduction des risques via l’augmentation des bénéfices de l’entreprise et la génération d’un flux constant de contrats à fort potentiel. 

Mettez au point un deal desk pour attirer des clients et conclure des ventes

Pour être efficace, votre deal desk doit être composé de membres aux compétences variées, capables de transformer des prospects en fidèles clients. Utilisez un logiciel de gestion du travail pour rationaliser le processus de votre deal desk, faire avancer les leads dans le tunnel de vente et aider chaque membre d’équipe à accomplir ses tâches en toute simplicité.