Comment créer un planning journalier efficace en 6 étapes simples, modèles gratuits inclus

Vous vous sentez débordé(e) et submergé(e) par les tâches de la journée qui s'accumulent? La planification quotidienne peut vous aider à retrouver le contrôle sur votre emploi du temps. En effet, en prenant le temps d’établir un planning journalier, vous pouvez vous concentrer sur les tâches importantes et atteindre vos objectifs plus efficacement.

Dans cet article, nous vous proposons un modèle de planning journalier et 6 étapes simples pour vous aider à créer un planning qui fonctionne pour vous. Vous découvrirez également 3 façons d'organiser votre emploi du temps, ainsi que les avantages d’un agenda journalier.

Prêt(e) à reprendre le contrôle de votre journée ? Suivez le guide ! Commencez par lister toutes les choses importantes que vous avez à faire dans la journée.

Au sujet de votre agenda

Nous chérissons tous notre bon vieil agenda papier, si joli soit dit en passant. Mais soyons honnête, aussi beau qu’il puisse être, il n’offre pas l’ensemble des outils nécessaires à une vie bien organisée. 

Vous avez déjà sûrement rencontré les problèmes classiques de cet agenda papier : la désorganisation, les notes illisibles, le manque de place ou d’informations de contexte, sans oublier le pire de tous, sa perte. 

Le seul véritable moyen d’éviter toute confusion, désorganisation ou autre nuisance est d’opter pour un outil de planification quotidienne en ligne. 

Contrairement à l’agenda papier, un planning journalier en ligne offre les avantages suivants :

• Hiérarchisation des tâches et des événements selon leur niveau de priorité

• Espace nécessaire à la description du contexte

• Partage avec les membres d’équipe

• Accessibilité en ligne, à tout moment

• Création de plusieurs calendriers en un seul endroit

Si vous recherchez un outil de planification en ligne, nous vous proposons d’essayer Asana, la plateforme de gestion du travail qui vous permet de planifier les journées : vous savez ce que vous devez faire, et à quel moment vous y atteler.

Comment faire un planning quotidien en 6 étapes

Pour créer un planning journalier efficace, il est important de suivre certaines étapes clés. Ces étapes vous aideront à établir une liste de tâches à effectuer, à les classer par ordre de priorité, à définir les échéances et à planifier les événements récurrents.

Mais tout d’abord, c’est quoi, un planning journalier?

Un planning journalier est un outil d'organisation qui permet de planifier les tâches et activités à réaliser sur une journée, en définissant leur ordre de priorité et leur échéance.

Quel que soit l’outil de planification que vous adoptez, suivez ces six étapes pour obtenir un planning agréable et organisé au quotidien. 

1. Énumérer les tâches à effectuer

Avant de pouvoir organiser vos tâches, vous devez d’abord rédiger une liste de toutes celles à réaliser dans la journée. Vous pouvez soit ajouter les éléments un par un dans votre application de planification pour en garder une trace, soit utiliser une technique telle que la méthode GTD (« Getting Things Done ») pour identifier systématiquement toutes les tâches à effectuer. 

Pensez à inclure dans votre liste les tâches récurrentes telles que les réunions, séances de sport ou autres rendez-vous, ainsi que les tâches ponctuelles telles que les échéances ou appels téléphoniques. À vous de décider du niveau de précision. Par exemple, si vous souhaitez y insérer une tâche récurrente « aller déjeuner » pour ajouter un peu de structure au quotidien, n’hésitez pas !

Conseil : vous n’avez pas à connaître toutes les tâches de la semaine à l’avance, certaines seront peut-être à ajouter au fil de l’eau. 

2. Hiérarchiser les tâches

Si vous vous sentez accablé après avoir créé votre liste de tâches, pas d’inquiétude, elle vous paraîtra plus digeste une fois hiérarchisée par ordre de priorité. Cette étape vous offrira en effet une plus grande clarté quant au travail à réaliser et aux échéances à respecter. De cette manière, lorsque vous penserez ne pas être en mesure de terminer toutes les tâches d’un jour donné, vous pourrez vous concentrer sur les plus urgentes, autrement dit, celles qui ont le plus d’impact. 

Pour hiérarchiser vos tâches, commencez par indiquer le degré de priorité de chacune d’elles : élevé, modéré ou faible. Voici quelques questions à se poser lors de la classification des tâches :

• Quelles tâches ont une échéance stricte ?

• Quelles tâches doivent être réalisées un jour précis ?

• Quelles tâches généreront du stress si je n’arrive pas à les terminer bientôt ?

• Quelles sont les prochaines tâches que j’aimerais terminer ?

• Quelles tâches peuvent attendre ?

Conseil : si certaines tâches se font concurrence, considérez le degré d’urgence de chacune. Par exemple, si vous avez un projet pour un client et un autre pour votre responsable, le premier devrait passer en priorité.

3. Noter les échéances

Si ce n’est déjà fait, parcourez votre liste de choses à faire et assurez-vous qu’elles ont chacune une échéance. En cas de doute, choisissez un délai qui semble cohérent pour l’instant, car vous aurez toujours la possibilité de le mettre à jour plus tard. 

De même que les priorités, les échéances informent sur l’importance des tâches et leur délai d’accomplissement souhaité. Sans échéances claires, vous risquez de manquer accidentellement la date d’un livrable, même si vous pensiez avoir tout le temps nécessaire. Les processus manquants de clarté représentent en effet le deuxième facteur le plus important dans le non-respect des échéances.

Conseil : les échéances ne s’appliquent pas seulement aux projets professionnels, rien ne vous empêche d’en définir pour les tâches de votre vie privée. Par exemple, si vous prévoyez de courir un semi-marathon, vous pourriez établir des échéances d’entraînement avec un nombre de kilomètres à parcourir chaque semaine, vous serez ainsi prêt et en bonne condition physique le jour de la course. 

4. Identifier les événements récurrents

Une fois que vous avez noté les échéances dans votre liste de tâches en ligne, identifiez les événements récurrents, tels que les réunions d’équipe hebdomadaires, le rendez-vous mensuel du club de lecture, ou encore les appels téléphoniques avec les clients.

Utilisez ensuite un logiciel de gestion de projet pour programmer les événements récurrents dans votre planning quotidien. De cette manière, vous n’aurez pas à les planifier de nouveau chaque semaine ou mois.

Conseil : le moment est également opportun pour réaliser un audit rapide de vos événements récurrents. Certains sont-ils à abandonner ou à déléguer ?

5. Classer les éléments selon l’horaire, la priorité ou l’échéance

Le grand moment est arrivé, il est maintenant temps de classer les tâches de votre liste selon l’un des critères suivants : l’horaire, la priorité ou l’échéance.

Au moment de classer vos tâches selon vos préférences, repensez aux étapes précédentes. Les tâches urgentes devraient venir en premier, tandis que celles moins importantes trouveront leur place plus tard dans la semaine. Placez ensuite vos événements récurrents sur votre modèle de calendrier journalier. Vos journées devraient se remplir à mesure que votre liste de tâches se réduit. 

Conseil : basculez de la vue Liste à la vue Calendrier pour vérifier son niveau de remplissage. Si votre agenda semble trop chargé, vous pouvez ajouter une étape à votre processus de planification. Pensez à retirer toute tâche inutile afin de garder des moments pour vous reposer ou effectuer d’éventuelles modifications.

6. Rester flexible

Maintenant que vous avez une vision claire de votre planning journalier, vous pouvez vous mettre au travail. Il est important de rester flexible tout au long de la journée, et même de la semaine, car tout ne va probablement pas se passer comme prévu dans la planification de départ.

Le plus grand avantage d’un agenda numérique est que les tâches deviennent plus faciles à planifier et les modifications moins fastidieuses. La vie est imprévisible et il est difficile de tout contrôler. Les clients peuvent en effet modifier des échéances et vos réunions hebdomadaires du lundi passer par exemple au mercredi. Ces changements seront moins stressants si vous avez la possibilité d’adapter votre planning journalier d’un simple clic.

Conseil : les logiciels de gestion de projet peuvent s’utiliser comme des outils de planification indépendants. La plupart se concentrent sur l’organisation, la personnalisation et la visualisation. Tirez le meilleur parti de ces outils et optez pour un planning journalier fonctionnel et flexible.

Modèle de planning journalier

Nous vous avons préparé ci-dessous un modèle gratuit de planning journalier. N’hésitez pas à l’utiliser pour organiser votre liste de tâches et à le copier pour chaque jour de la semaine.

3 façons d’organiser votre planning journalier

Il existe plusieurs manières d’organiser votre planning journalier. Certains préfèrent se concentrer sur des délais ou horaires, d’autres sont plutôt orientés « tâches ». Plusieurs options peuvent être envisagées :

Par heure

La planification heure par heure est l’organisation traditionnelle. Pour créer ce type de programme, suivez les étapes ci-dessus et attribuez un laps de temps à chaque tâche importante. Vous bénéficiez ainsi d’une structure claire pour chaque moment de la journée et pouvez également planifier certains impératifs de la vie privée, tels qu’une consultation chez le médecin après votre journée de travail. 

Par degré de priorité

Si le temps passé est secondaire, vous pouvez classer votre liste de tâches par degré de priorité et prendre les tâches en suivant tout au long de la journée. Cela ressemble à une simple liste de tâches, mais vous devrez néanmoins ajuster vos priorités en début de journée. Par exemple, le degré de priorité sera modifié selon les réunions, imprévus, événements et rendez-vous qui surviendront ce jour-là.

Découvrez ci-dessous un programme quotidien trié par degré de priorité à l’aide du logiciel de gestion du travail Asana :

Par échéance

Classer votre programme par échéance permet de mettre en évidence le degré d’urgence des tâches en cours, vous saurez ainsi quels projets doivent passer en priorité dans votre agenda. De même que celle des priorités, la liste des échéances change chaque jour, vous devrez donc l’évaluer chaque matin et gérer les éventuelles tâches récurrentes ou ponctuelles.

Les avantages d’une planification quotidienne

La planification quotidienne ne se limite pas à l’établissement d’une liste de tâches pour la journée, elle peut également influencer et donc améliorer votre état d’esprit, vous aider à faire face aux événements à venir ou encore définir les grandes lignes pour le reste de votre semaine.

Voici quelques-uns des avantages à utiliser un planning journalier:

• Adopter de bonnes habitudes

• Créer une structure

• Éviter la procrastination

• Améliorer la productivité

• Limiter les sources de stress

• Gagner du temps

• Améliorer la concentration

Des études ont montré que la routine participait à notre bien-être. Ainsi, selon Indumathi Bendi, médecin généraliste à Piedmont : « les activités régulières réduisent le stress, car elles rendent la situation plus contrôlable et prévisible. Une bonne préparation est la clé pour éviter le stress ».

Gérez votre temps grâce au planning journalier

Créer un planning journalier est un bon moyen de maîtriser sa gestion du temps et de se sentir davantage en contrôle de la situation. Avec l’outil adéquat, vous gagnerez en structure, tout en gardant la flexibilité nécessaire pour effectuer d’éventuelles modifications au fil de l’eau. 

En utilisant un logiciel de gestion de projet, vous n’aurez pas à choisir la manière d’organiser vos activités. Si vous souhaitez classer vos tâches par échéance ou degré de priorité, il vous suffit de basculer d’une option à l’autre d’un simple clic en haut de page. Vous pouvez également afficher votre programme sous forme de calendrier mensuel et collaborer avec les membres de votre équipe directement depuis leurs propres calendriers.