L’interfonctionnalité : le secret pour un espace de travail collaboratif

Imaginez la scène suivante : vous venez de lancer avec succès une campagne marketing, et vous réfléchissez à toutes les équipes qui ont contribué à cette réussite. Différents services ont collaboré pour mener à bien cette campagne : ce sont ces activités transverses que l’on qualifie de « travail interfonctionnel ».

Qu’est-ce que le travail interfonctionnel ?

On qualifie de « travail interfonctionnel » le travail qui exige la collaboration de plusieurs équipes ou services d’une même entreprise. Dans la plupart des structures, les équipes sont organisées en fonction du type d’activités menées à bien (marketing, ventes, ingénierie, etc.) : ce sont des équipes fonctionnelles. Pourtant, les tâches les plus importantes reposent rarement sur une seule équipe ; elles impliquent au contraire plusieurs équipes et services. C’est justement ces activités impliquant plusieurs services que l’on regroupe sous le nom de « travail interfonctionnel ».

Équipe interfonctionnelle et travail interfonctionnel : quelle différence ?

Les équipes interfonctionnelles et le travail interfonctionnel sont deux rouages d’une seule et même machine. Les équipes interfonctionnelles sont les individus de différents services qui travaillent ensemble à l’accomplissement d’un objectif commun. Il peut aussi bien s’agir d’une équipe tigre composée de représentants de différents services, ou de deux équipes à part entière qui collaborent dans le cadre d’un projet plus limité dans le temps. Le terme « travail interfonctionnel » fait quant à lui référence aux activités quotidiennes que les équipes interfonctionnelles accomplissent pour atteindre leurs objectifs.

Travail interfonctionnel : obstacles courants et solutions

Certes, la collaboration interfonctionnelle a ses avantages, mais encore faut-il qu’elle soit efficacement mise en place : plus facile à dire qu’à faire ! Vous trouverez ci-dessous certains des obstacles auxquels vous pouvez faire face ainsi que des solutions pour les surmonter.

Problèmes de communication

Pour un travail interfonctionnel efficace, votre équipe doit régulièrement communiquer avec d’autres équipes. Étant donné que chacune a généralement ses propres modes de communication et de fonctionnement, il peut s’avérer délicat d’établir des liens et de communiquer avec des personnes autres que vos collaborateurs habituels.

Solution : dès le début du processus de planification, établissez un langage et des objectifs communs afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Créez un plan de communication et mettez-le à disposition de tous : ainsi, chacun pourra y accéder et saura quelle stratégie suivre.

Absence de système d’archive centralisé

Les équipes s’appuient sur tout un éventail de documents, de fichiers et de plateformes de messagerie pour travailler. Faute d’un système d’archive centralisé où stocker toutes les décisions finales et informations contextuelles, votre équipe risque de perdre du temps à courir après les informations. Malentendus, versions de documents incohérentes et mises à jour de statut superflues font partie des problèmes que vous aurez à gérer si vos équipes interfonctionnelles n’ont pas accès à une plateforme centralisée où se trouvent les informations.

Solution : stockez toutes les informations propres à votre projet sur une plateforme centralisée. L’utilisation d’une plateforme de gestion de projet telle qu’Asana vous permettra de créer un système d’archive accessible à tous les membres de votre équipe. En plus de favoriser la coordination et la communication entre les équipes, cette source unique de référence contient toutes les informations propres au projet et aux décisions clés qui ont été prises.

Divergence des priorités

Chaque équipe a ses propres compétences, objectifs et priorités, ce qui peut compliquer la collaboration interfonctionnelle. Peu importe le nombre de partenaires interfonctionnels impliqués dans le projet, il est essentiel d’établir un objectif commun sur lequel tout le monde s’accorde. Sans cet objectif, chaque équipe aura tendance à se concentrer sur les initiatives qui lui sont bénéfiques.

Solution : faites le lien entre le travail de vos équipes interfonctionnelles et les objectifs commerciaux à plus grande échelle. Pour une coordination optimale, vos équipes doivent comprendre et visualiser la façon dont leur travail contribue aux objectifs commerciaux généraux et s’inscrit dans une vision d’ensemble.

Absence de résolution des conflits

Lorsque vous travaillez au sein d’une équipe interfonctionnelle, il y a des chances pour que vous deviez collaborer avec une personne que vous ne connaissez pas bien. La communication est clé, mais parfois, les styles de communication sont si différents les uns des autres que des conflits et des problèmes surviennent au sein de l’équipe. Dans ce cas, l’absence de processus de résolution risquerait de nuire à la collaboration interfonctionnelle.

Solution

La résolution de problèmes au sein d’un grand groupe peut s’avérer complexe, surtout en l’absence d’un responsable désigné. L’idéal pour éviter les conflits et assurer le bon déroulement du travail ? Définir un responsable de projet chargé de gérer la prise de décisions et la résolution de conflits, pour un déroulement sans accroc des activités.

Bonnes pratiques pour une collaboration interfonctionnelle efficace

Si vous cherchez à encourager la collaboration interfonctionnelle, voici quelques bonnes pratiques qui vous seront utiles.

• Attribuez clairement un rôle à chacun. Parfois, les équipes interfonctionnelles sont composées de personnes de même niveau hiérarchique, et aucun responsable n’émerge clairement. Utilisez une matrice RACI pour que chacun connaisse son rôle et s’y tienne.

• Définissez des objectifs de projet (plutôt que des objectifs d’équipe) raisonnables Pour être efficaces, les équipes interfonctionnelles définissent des objectifs pour chaque projet, de façon à ce que tous les membres d’équipes connaissent les buts précis vers lesquels ils tendent. Utilisez des techniques telles que les objectifs SMART ou les OKR afin d’établir des objectifs réalistes pour votre équipe. Le recours à des techniques de définition d’objectifs aidera les chefs d’équipe à définir des plans d’action en vue de les atteindre. 

• Établissez clairement des habitudes de communication. La mise en place de processus de communication clairs limitera les inefficacités et les échanges d’e-mails interminables. Par ailleurs, une plateforme centralisée dédiée aux échanges permettra à votre équipe de se concentrer sur l’exécution du projet plutôt que de perdre son temps à chasser des informations. Dans le cadre d’une collaboration interfonctionnelle, mettez en œuvre un plan de communication dès le processus de planification du projet.

• Offrez une visibilité aux parties prenantes clés. Cette transparence vous épargnera de constantes mises à jour de statut constantes et messages sur l’avancement du projet, tout en permettant aux parties prenantes d’ajuster leur stratégie ou de suivre la progression du travail. Grâce à cette transparence sur l’avancement, les équipes gagnent en agilité et adaptent leur approche si nécessaire.

Le travail interfonctionnel, fondement des projets complexes

Une collaboration interfonctionnelle efficace est essentielle au bon déroulement des projets complexes ou ambitieux. Pour que les entreprises avancent rapidement et efficacement, les équipes doivent pouvoir facilement travailler de concert. Certes, la collaboration interfonctionnelle demande des efforts, mais la mise en place de processus efficaces vous permettra d’optimiser les activités de chaque personne impliquée.