Étiquette en entreprise : 16 conseils que tout professionnel devrait suivre

Les professionnels du monde de l’entreprise n’ont pas tous les mêmes exigences en matière de contact visuel, langage corporel, code vestimentaire et manières à table, entre autres. Nombreuses sont les entreprises dont la culture se veut plus détendue de nos jours, mais la maîtrise de l’étiquette en entreprise peut faire toute la différence. Dans cet article, nous définirons l’étiquette en entreprise et aborderons quelques règles fondamentales pour vous familiariser avec ce concept.

Qu’est-ce que l’étiquette en entreprise ?

L’étiquette en entreprise est un type de comportement que les membres d’équipe doivent adopter afin de maintenir l’image de l’entreprise et faire preuve de respect mutuel. Celle-ci dépend de la culture de l’entreprise, mais un sentiment d’unité peut naître lorsque tout le monde comprend et suit un ensemble de normes précises.

L’étiquette en entreprise peut être aussi bien verbale que non verbale. Toutefois, les membres de l’équipe s’accorderont le plus souvent sur des règles fondamentales à suivre pour renvoyer une image d’unité. Par ailleurs, l’observation d’une certaine étiquette d’entreprise favorise une communication efficace sur le lieu de travail.

Quelles sont les 5 principes fondamentaux de l’étiquette en entreprise ?

Les bases de l’étiquette en entreprise varient selon les cultures. Il n’est pas évident de les connaître lorsque vous travaillez pour une entreprise dont la culture est différente de celle dans laquelle vous avez grandi. Cependant, vous pouvez respecter certaines règles universelles le temps de découvrir la dynamique de groupe et les normes d’équipe de votre entreprise.

Votre adhésion à ces cinq règles de courtoisie en entreprise vous permettra de faire bonne impression et preuve de respect envers les membres de votre équipe.

1. Être ponctuel

Que ce soit pour un entretien ou une réunion debout quotidienne, faire preuve de ponctualité dans le cadre professionnel témoigne de votre respect envers le programme de chacun. Si ce n’est pas un élément dont vous teniez rigueur par le passé, revoyez quelques conseils en gestion du temps pour rester organisé et conscient de votre liste de tâches.

Néanmoins, la notion de ponctualité peut être sujette à quelques nuances : dans certaines cultures, il est commun d’être légèrement en retard pour tout. En cas de doute, arrivez à l’heure et adaptez-vous ensuite si besoin.

2. Saluer et porter attention à son équipe

La reconnaissance d’autrui est essentielle dans un environnement de travail, qu’il soit formel ou informel. Quand quelqu’un entre dans la pièce lors d’un dîner d’affaires ou d’une réunion, saluez-le convenablement d’une poignée de main ou selon la coutume locale.

Cette même règle s’applique si vous travaillez à distance et que vous assistez à des réunions Zoom au quotidien. Vous n’êtes pas obligé de vous montrer à la caméra à chaque réunion, mais n’hésitez pas à prendre la parole et le temps de saluer les membres de votre équipe. Ainsi, vos collègues sauront que vous êtes à l’écoute et sentiront que leur présence est appréciée.

3. S’habiller convenablement

La tenue vestimentaire convenable est une notion subjective : elle sera différente en présentiel et à distance. Certaines entreprises où les salariés travaillent tous les jours en présentiel exigent le respect d’un code vestimentaire en raison du temps important passé en compagnie des parties prenantes et des clients. D’autres, qui privilégient le travail hybride, encouragent les membres de leur équipe à s’habiller de manière décontractée pour davantage de confort et de productivité.

Vous n’êtes pas sûr de la tenue vestimentaire à adopter ? Demandez conseil à votre responsable ou superviseur. Tout le monde a des doutes avant de commencer un nouveau travail, mais n’hésitez pas à envoyer un petit e-mail avant votre premier jour pour en savoir plus sur les règles au bureau.

4. Respecter les espaces communs

Parfois, travailler à distance ne vous dispense pas de faire un tour au bureau de manière occasionnelle ou de partager des espaces virtuels avec les membres de votre équipe. Au bureau, les espaces communs comprennent souvent une cuisine, des toilettes, une salle d’imprimerie et de photocopie, ainsi qu’un espace de repos. Quant aux espaces virtuels, il peut s’agir de dossiers sur Google Drive ou d’un logiciel de gestion de projet.

La façon dont vous traitez ces espaces communs en dira long sur votre professionnalisme. Il est donc important d’étiqueter chaque chose correctement, de rester organisé et de respecter les autres utilisateurs de ces espaces. L’étiquette de l’entreprise s’applique également ici, qu’il s’agisse de nettoyer derrière soi ou de suivre les processus en ligne de l’entreprise.

5. Développer son intelligence émotionnelle

L’intelligence émotionnelle est la capacité à reconnaître, réguler et comprendre nos émotions ; les nôtres comme celles des autres. Une grande intelligence émotionnelle vous aide à développer de l’empathie envers les membres de votre équipe et à surmonter les conflits. Bien que ce ne soit pas une règle concrète de l’étiquette en entreprise, faire preuve d’intelligence émotionnelle vous sera très utile sur votre lieu de travail, peu importe les conflits que vous rencontrerez.

Par exemple, admettons que vos tâches aient pris du retard et que votre responsable vous confie soudainement un projet urgent d’envergure. En faisant preuve d’intelligence émotionnelle, vous serez en mesure de discuter avec lui pour mieux saisir la priorité relative de ce travail. Étant en retard dans vos activités, vous pouvez lui exprimer vos inquiétudes de surmenage et trouver ensemble une solution pour faire passer certaines tâches avant d’autres ou déléguer celles qui ont moins d’importance.

L’étiquette en entreprise pour les équipes à distance

La définition et la pratique de l’étiquette en entreprise ont connu des changements en raison de la transition progressive des équipes vers le travail à distance. En présentiel, vous avez besoin d’être vêtu convenablement et de donner une poignée de main ferme et courtoise à votre interlocuteur. Toutefois, lorsque vous travaillez à distance, il est crucial de connaître l’étiquette de communication par e-mail, au téléphone ou en visioconférence.

Étiquette de l’e-mail et de la communication en équipe

Rédiger un e-mail ou communiquer avec votre équipe par le biais d’outils comme Slack ou Asana peut paraître simple. Toutefois, il est important de faire la distinction entre la communication en ligne professionnelle et personnelle. Prenez en compte les conseils suivants pour bien respecter l’étiquette de la communication par e-mail et de l’interaction en ligne :

• Relisez-vous systématiquement : la relecture de vos e-mails est une action indispensable et impérative. Votre messagerie ou plateforme de gestion de projet peut intégrer un outil de relecture, mais relisez quand même votre e-mail au cas où avant de l’envoyer.

• Agissez avec politesse et professionnalisme : même si vous ne parlez pas au destinataire de votre e-mail en personne, le ton de votre voix transparaîtra dans vos mots. Il est donc important de faire preuve de politesse et de professionnalisme dans votre rédaction. Vous pouvez, par exemple, utiliser des tournures de phrase dynamiques comme : « J’espère que vous… Merci pour… Un petit rappel… N’hésitez pas à me contacter… Dans l’attente de votre réponse… ».

• Répondez en temps opportun : vous êtes rarement contacté par un autre membre de l’équipe ou un client sans raison. Observer l’étiquette, par e-mail et pour toute communication en équipe, implique de répondre aux autres en temps opportun, pensez notamment à mettre en place une réponse automatique en cas d’absence. Il n’est pas nécessaire de répondre aux e-mails dans la minute qui suit, mais faites en sorte de les traiter sous un ou deux jours.

• Soyez bref et concis : être concis dans la rédaction de votre e-mail vous permettra de mieux faire passer votre message à votre destinataire et de lui faire gagner du temps. Ce dernier ne sera probablement pas en mesure de répondre de la manière attendue si l’objet de votre message est enfoui dans un e-mail interminable.

E-mail ou contenu en ligne, n’oubliez jamais à qui vous vous adressez. Par exemple, vous pouvez tout à fait écrire d’une manière informelle lorsque vous interagissez avec vos collègues sur Asana ou Slack, tandis que vous adopterez un ton plus formel lors d’échanges par e-mail avec vos clients.

Au téléphone

Les appels téléphoniques représentent une grande partie des communications professionnelles. Lorsque vous êtes au téléphone avec vos clients ou partenaires professionnels, gardez les règles suivantes à l’esprit pour éviter tout faux pas :

• N’appelez pas sans prévenir : tout le monde a un emploi du temps à suivre, que ce soit pour avancer malgré une calendrier de projet serré ou pour hiérarchiser une lourde charge de travail. Lorsque vous avez besoin d’appeler quelqu’un, envoyez-lui un e-mail au préalable pour programmer votre appel. Appeler sans prévenir peut être considéré comme impoli, car il arrive que votre interlocuteur ne soit pas prêt à discuter avec vous.

• Exprimez-vous poliment et clairement : il est primordial de ne pas négliger votre ton lors d’appels professionnels. Gardez un ton courtois que vous parliez aux membres de votre équipe ou à des clients, mais faites également attention au volume et à la clarté de vos paroles. Si vous parlez trop fort ou marmonnez pendant un appel, votre interlocuteur pourrait mal comprendre votre message. Le ton à adopter et la manière de s’exprimer peuvent varier selon la culture, l’intelligence culturelle est donc de mise au téléphone.

• Répondez aux messages rapidement : tout comme pour les e-mails, ne traînez pas trop pour répondre à vos messages vocaux. Vous pouvez également recevoir des e-mails de la part des membres de votre équipe ou de vos clients dans le but de programmer un appel. Répondez-y dans les meilleurs délais en leur proposant un créneau en fonction de vos disponibilités.

• Enregistrez un message de répondeur professionnel : cette action est une règle d’étiquette à appliquer lorsque vous êtes indisponible. Cela permet aux autres de savoir qui vous êtes, ce que vous faites et la raison de votre indisponibilité. Ils pourront ainsi vous laisser un message qui explique la raison de leur appel.

En visioconférence

La visioconférence est un moyen courant d’interagir au sein d’une équipe à distance. Cette méthode de communication vous permet de parler en personne et en direct à plusieurs membres de votre équipe. Néanmoins, quelques règles de courtoisie s’imposent :

• Coupez votre microphone : un des principaux inconvénients que les membres de l’équipe connaissent lors d’appels vidéo est sans aucun doute le bruit de fond capté par le microphone de ceux qui ne parlent pas. La solution pour y remédier est simple : coupez votre microphone dès lors que vous ne parlez pas. Le silence est ainsi garanti et les intervenants bénéficient de toute l’attention de la salle virtuelle.

• Ayez l’air d’être impliqué : lors d’un appel en visioconférence, vos collègues peuvent voir la façon dont vous interagissez non verbalement avec l’intervenant. Si vous regardez vers le bas ou êtes assis de manière trop décontractée, les autres participants pourraient croire que la discussion en cours ne vous intéresse pas. Asseyez-vous le dos bien droit, ayez l’air éveillé et usez de communication non verbale pour montrer à l’intervenant que vous êtes impliqué et attentif.

• N’interrompez pas les autres : couper la parole à quelqu’un lors d’un appel en visioconférence peut s’avérer extrêmement perturbateur. La connexion n’arrivant parfois pas à suivre quand plusieurs personnes parlent en même temps, ces interruptions peuvent provoquer des décalages et entraîner une certaine confusion chez les participants.

• Habillez-vous convenablement : seule la partie supérieure de votre corps apparaît à l’écran lors des appels en visioconférence, mais il reste essentiel de vous habiller convenablement. Ainsi, votre tenue lors de ces appels devrait respecter le code vestimentaire de votre entreprise. Faites également attention à votre hygiène personnelle lors que vous êtes filmé.

Le travail à distance réduit les interactions en personne avec les membres de votre équipe et les clients. Cependant, n’oubliez pas que les échanges virtuels laissent également des impressions durables dans le temps. En cas de doute, abordez ces interactions de la même manière qu’en face à face, en matière d’étiquette comme d’attention.

L’étiquette d’entreprise, prérequis de toute bonne communication d’équipe

Les objectifs de l’étiquette en entreprise sont de refléter l’unité au sein de l’entreprise, encourager le respect mutuel entre les membres de l’équipe et améliorer la communication sur le lieu de travail. Il n’y a pas de secret : les équipes travaillent mieux lorsqu’elles communiquent efficacement.

Toutefois, la communication efficace ne se résume pas à cela : il pourrait être judicieux d’utiliser un logiciel afin d’aider votre équipe à travailler de concert pour tenir vos délais et atteindre vos objectifs. Un logiciel de communication d’équipe peut faciliter et améliorer les échanges, tout en veillant à ce que chacun dispose des bonnes informations, au bon moment.