Plantilla de registro de incidentes

Nunca es bueno encontrarse con inconvenientes en medio de un proceso de gestión de proyectos. Sin embargo, documentar los incidentes puede servirte para evitar que vuelvan a producirse.

Aquí entran en juego los registros de incidentes. Estos registros pueden ayudarte a dar seguimiento y a resolver problemas cuando se presentan. Aprende a crear una plantilla de registro de incidentes que ayude a tu equipo a registrar y resolver problemas rápido a lo largo de un proyecto.

¿Qué es una plantilla para registro de incidentes?

La plantilla para registro de incidentes es un esquema que puedes usar para dar seguimiento a problemas o incidentes a medida que se producen en un proyecto. Con esta herramienta lograrás establecer un proceso para documentar y tener bajo control los problemas a lo largo de un proyecto. Además, como se trata de una plantilla, podrás reutilizarla más adelante para proyectos nuevos.

Los registros de incidentes son importantes para la gestión de proyectos porque ofrecen un lugar centralizado en el que se documentan los problemas y las soluciones a medida que se producen. Se transforman en un recurso invaluable para proyectos futuros, porque el equipo ha documentado cómo se resuelven los problemas. Si el gerente de otro proyecto se encuentra con un incidente similar, tu registro se transforma en la documentación que muestra cómo se resuelve ese mismo problema.

¿Qué es un registro de incidentes?

El registro de incidentes es un documento que usan los gerentes de proyectos para dar seguimiento a todos los problemas que afectan negativamente a un proyecto. En tu rol de gerente de proyectos, puedes usar esta herramienta para dar seguimiento a los incidentes y documentar las resoluciones.

Funciones que no deben faltar en una plantilla de registro de incidentes

Hay todo tipo de plantillas de registro de incidentes. Puedes usarlas como quieras, dependiendo de las operaciones específicas de tu negocio. Por ejemplo, una agencia de marketing puede usar una plantilla de registro de incidentes para dar seguimiento a los problemas que se presentan durante un proyecto de migración de un sitio web, mientras que un equipo de TI puede usar la misma plantilla a diario para controlar los incidentes técnicos.

Independientemente de cómo planees usar tu plantilla de registro de incidentes, siempre deberías incluir estos cinco componentes:

1. El nombre de quien registró el incidente

2. La fecha en que se registró

3. Una descripción del incidente

4. La prioridad del incidente

5. La gravedad o el impacto del incidente

Si quieres información más detallada, puedes incluir:

• El tipo de incidente

• El miembro del equipo o el equipo del proyecto responsables de resolver el incidente

• El estado de solución del incidente

• La fecha esperada de resolución del problema

• La fecha final de resolución

Mejores prácticas a la hora de usar un registro de incidentes

No resulta ni complicado ni difícil usar los registros de incidentes, pero sí hay algunas mejores prácticas que pueden ayudarte a aprovechar al máximo esta herramienta.

• Haz que los registros estén al alcance de todos. Para que todos en tu equipo tengan acceso a la plantilla de registro de incidentes, guárdala de forma tal que sea fácil duplicarla para otros proyectos. Prueba con un software para gestión de proyectos que permita a los miembros del equipo acceder al registro de incidentes siempre que lo necesiten.

• Asigna resoluciones a miembros específicos del equipo. La asignación de incidentes a miembros específicos del equipo garantiza que haya un punto de contacto para su resolución. Esta persona será responsable de documentar el incidente, de identificar las soluciones y de documentar los resultados de la solución.

• Prioridades por color. Si codificas los incidentes con colores, el equipo podrá identificar rápidamente, de un vistazo, qué incidentes son más importantes. La forma más común de representar las prioridades es con los colores del semáforo: rojo, amarillo y verde.

Cómo crear una plantilla para registro de incidentes

Hay muchos tipos diferentes de registros de incidentes, algunos se hacen en formato de hoja de cálculo y otros en PDF imprimibles. Si bien es cierto que estos tipos funcionan bien en proyectos que no se repiten y para los que no se necesita colaboración de parte de otros departamentos, debemos admitir que no son los ideales para proyectos complejos o para aquellos que involucran a varios equipos.

Una plantilla digital y colaborativa para registro de incidentes le permite a tu equipo actualizar la información en tiempo real. Si guardas la plantilla para registro de incidentes en un software colaborativo, el equipo podrá duplicar la plantilla para otros proyectos y estandarizar la forma en que se use la plantilla en toda la empresa.

Funciones integradas

• Formularios. Cuando alguien completa un formulario, aparece como una tarea nueva en un proyecto de Asana. Al incorporar la información a través del formulario, puedes estandarizar la forma en que se comience a trabajar, reunir la información que necesites y garantizar que ningún trabajo se pase por alto. En vez de tratar cada solicitud como un proceso ad hoc, crea un sistema estandarizado y reúne las preguntas que todos deberán responder. O utiliza una lógica de series de opciones para adaptar las preguntas según la respuesta anterior de un usuario. A la larga, los formularios te ayudarán a reducir el tiempo y el esfuerzo que demanda la gestión de solicitudes cuando se reciben, para que tu equipo pueda dedicar más tiempo al trabajo que realmente importa.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

• Actualizaciones de estado de los proyectos. Ya no tendrás que ir de una herramienta a otra para encontrar información sobre el estado de un proyecto o pasar horas en una reunión que podría haber sido un email. Las actualizaciones de estado de los proyectos en Asana no solo son más fáciles de usar, sino que también están directamente conectadas con el trabajo que realiza tu equipo. Por lo tanto, es más fácil para todos acceder a la información adicional del proyecto, como el plan del proyecto, el plan de comunicación, los objetivos del proyecto, los hitos, los entregables y más. En definitiva, con los informes de estado del proyecto reduces el trabajo manual, centralizas los datos y mantienes a todos al día con la información.

Aplicaciones recomendadas

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

• GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

• Zendesk. Gracias a la integración de Asana con Zendesk, los usuarios pueden crear fácil y rápidamente tareas de Asana directamente a partir de los tickets de Zendesk. Agrega contexto, adjunta archivos y vincula las tareas para dar seguimiento al trabajo necesario para cerrar los tickets. La integración también aporta visibilidad continua en ambos sistemas a la vez, para que todos trabajen al mismo ritmo y avancen independientemente de la herramienta que usen.

• Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto.

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