Plantilla de análisis de costo-beneficio

A veces nos resulta muy difícil tener que tomar decisiones. Especialmente cuando son decisiones importantes y de alto impacto, ya que nos hace pensar demasiado y nos suele generar cierta inseguridad. Afortunadamente, existen herramientas y marcos, como los análisis de costo-beneficio, que pueden ayudarnos a tomar una decisión con mayor confianza.

Un análisis de costo-beneficio (ACB) es similar a una lista de ventajas y desventajas, donde se describen todos los beneficios proyectados de una idea, estrategia o proyecto nuevo, en comparación con los costos. Sin embargo, en lugar de usar esas hojas de papel, puedes crear una plantilla de análisis de costo-beneficio por única vez, para luego personalizarla y reutilizarla para analizar cada decisión nueva, lo que te permitirá ahorrar muchas horas de trabajo en el futuro.

¿Qué es una plantilla de análisis de costo-beneficio?

Se trata de una herramienta útil para la toma de decisiones durante la planificación de proyectos, para poder determinar si debes o no seguir adelante con una iniciativa. Esta plantilla te ayuda a visualizar los costos totales estimados de un proyecto (incluidos los costos inesperados), en comparación con las ganancias totales.

Una plantilla de análisis de costo-beneficio es una pizarra en blanco para cada idea de proyecto nueva, que te permite determinar la viabilidad de cualquier iniciativa y decidir si vale la pena continuar. El uso de una plantilla te ahorra el trabajo de tener que crear un análisis desde cero cada vez que lo necesites y te ayuda a elegir el mejor curso de acción en función de cálculos simples.

Por qué es importante usar una plantilla de análisis de costo-beneficio

No es necesario usar esta plantilla para cada proyecto nuevo. Sin embargo, te resultará muy útil realizar un análisis de costo-beneficio en los siguientes casos:

• Cuando estás realizando una lluvia de ideas (brainstorming) sobre una estrategia, función o producto nuevo.

• Para tomar decisiones comerciales de alto impacto relacionadas con tus OKR y KPI.

• Cuando cuentas con recursos limitados o un flujo de caja acotado y no estás seguro de qué iniciativas priorizar.

Cómo crear una plantilla de análisis de costo-beneficio

La plantilla debe incluir un espacio para calcular los costos, beneficios y riesgos que determinarán el valor monetario total de un proyecto. Asegúrate de considerar también los beneficios y costos intangibles que pueden impactar en los resultados, como los costos de calefacción de la oficina durante el invierno.

Para simplificar tu ACB, crea tu plantilla usando un software de gestión de proyectos. Esto te permitirá:

• Guardar tu plantilla y permitir que todas las partes interesadas tengan acceso.

• Clasificar cada activo como un beneficio o costo directo o indirecto.

• Adjudicarle un valor a cada artículo (incluidos los costos intangibles).

• Calcular automáticamente el punto de equilibrio y la relación de costo-beneficio para cada análisis.

• Dar seguimiento al progreso de tus análisis de costo-beneficio durante cualquier período de tiempo.

Entradas y salidas

En un análisis de costo-beneficio: entradas = costos y salidas = beneficios.

En tu plantilla, crea una sección tanto para las entradas como para las salidas. Para calcular el costo total del proyecto, debes tener en cuenta los beneficios y costos directos e indirectos, así como los riesgos. Por ejemplo, si estás desarrollando un programa de software nuevo, recuerda incluir los activos tangibles que necesitas para el desarrollo del software (como el hardware y el equipo involucrado), así como los costos potenciales (como el aumento en la tarifa de internet).

Otros ejemplos de entradas:

• Salarios de los miembros nuevos del equipo

• Software o capacitaciones pagos

• Costos de fabricación

Otros ejemplos de salidas:

• Aumento de la producción en un 10 %

• Mayor satisfacción del cliente

• Aumento de los ingresos

Es posible que algunos de tus costos y beneficios no tengan valor monetario. En tales casos, intenta igualmente asignarles un valor. Por ejemplo, una mayor satisfacción del cliente está vinculada a un aumento en las ventas. Por lo tanto, intenta proyectar cuánto crees que aumentarán las ventas durante un período de tiempo si logras aumentar la satisfacción del cliente con tu proyecto nuevo.

¿Cuándo deberías usar tu plantilla de análisis de costo-beneficio?

Una vez que hayas creado tu plantilla de análisis de costo-beneficio, podrás usarla cada vez que necesites realizar un ACB. De todos modos, te serán de mayor utilidad en las siguientes ocasiones:

• Antes de que comience el ciclo de vida de un proyecto.

• Para crear una descripción orientada al cliente sobre los diferentes niveles de precios de tu producto o servicio (p. ej., el plan de precios que figura en tu sitio web o materiales de marketing).

• Para saber si tienes recursos disponibles para un proyecto.

• Cuando necesitas mostrar el retorno de tu inversión.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Objetivos. Los objetivos en Asana se conectan directamente con el trabajo que se está realizando para alcanzarlos, lo que permite que los miembros del equipo vean fácilmente a qué están contribuyendo. Muchas veces sucede que los objetivos están desconectados del trabajo concreto que se debe realizar para alcanzarlos. Si logras conectar los objetivos de tu equipo y de la empresa con el trabajo que los respaldan, los empleados podrán visualizar con mayor claridad y en tiempo real cómo su trabajo contribuye directamente al éxito del equipo y de la empresa. Como resultado, podrán tomar mejores decisiones. En caso de ser necesario, podrán identificar los proyectos que respaldan la estrategia de la empresa y priorizar el trabajo que ofrecerá resultados medibles.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

• Salesforce. Deshazte de los obstáculos. Facilita las comunicaciones de los equipos de ventas, éxito del cliente y servicios para que se contacten directamente en Asana con los equipos de asistencia. Comparte archivos y convierte las necesidades de preventa en tareas concretas a las que los equipos puedan darles seguimiento. Gracias a Service Cloud, puedes conectar a tus equipos de implementaciones y servicios con los de asistencia en Asana para entregar experiencias increíbles a los usuarios.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

PREGUNTAS FRECUENTES