Cómo alinear al equipo con una plantilla de cronograma de trabajo (con ejemplos)

El cronograma de trabajo ofrece una forma de documentar cuándo trabajan los miembros del equipo y qué hacen. Este tipo de documentación puede sonar como algo simple y sin importancia, pero es esencial para la estructura del equipo. Al visualizar las tareas del grupo con anticipación, facilitas la colaboración en el equipo y logras mantener los proyectos en curso.

Hay muchos tipos de cronogramas de trabajo para elegir, dependiendo de las necesidades específicas de cada negocio. A pesar de que crear una plantilla de cronograma puede resultar algo complicado, puedes usar herramientas para crear cronogramas con infinidad de posibilidades de personalización. Después, una vez que hayas creado el cronograma de trabajo, ponlo en práctica con herramientas en línea.

Tipos de cronogramas de trabajo

Los cronogramas de trabajo varían según los mercados, los roles y los países. Un ingeniero en software puede trabajar en el turno nocturno para mantener los sistemas en funcionamiento y dejarlos activos y listos para los trabajadores del turno diurno. También, un gerente de operaciones puede extender los turnos programados para supervisar la fabricación.

Aunque en tu empresa prefieran los cronogramas tradicionales de tiempo completo, puede resultar muy útil que te familiarices con otros tipos de cronogramas de trabajo. Los miembros de tu equipo sabrán valorar la flexibilidad en vez de contar con un cronograma estricto de trabajo de 9:00 a 17:00 h. Pero antes de implementar cambios en el cronograma de trabajo del equipo, consulta al equipo legal interno. Siempre asegúrate de cumplir con las leyes locales y federales antes de asignar turnos de trabajo.

Los siguientes son algunos de los tipos más comunes de cronogramas de trabajo:

Jornada completa

Un cronograma de jornada completa implica que los miembros del equipo trabajan con el sistema tradicional de semana laboral. Por ejemplo, en los Estados Unidos, el cronograma de jornada completa indica que los miembros del equipo trabajan 40 horas por semana, normalmente, de lunes a viernes de 9 a 17:00 h. En otros países, como en Francia, pueden tener otras definiciones de lo que es la “jornada completa”. De modo que siempre debes consultar con los equipos internos de Legales y RR. HH., en caso de que todavía no lo hayas hecho.

Si usas este cronograma, normalmente trabajarás en un horario igual al de otros miembros del equipo. Es lo que facilita las comunicaciones con los demás colaboradores o partes interesadas del proyecto. Puedes programar un cronograma de trabajo de jornada completa para los miembros del equipo y mantener los plazos y las fechas de inicio de las tareas dentro de ese horario. 

Jornada de tiempo parcial

Los miembros del equipo con jornada parcial trabajan menos horas por semana que los de jornada completa. En el equipo puede haber integrantes que trabajen a tiempo parcial porque ocupan roles para los que no se necesita trabajar muchas horas o porque la persona no quiere trabajar jornada completa. Para preparar cronogramas de trabajo de tiempo parcial, toma nota de cuándo está disponible cada persona y asígnale tareas con las que pueda trabajar en colaboración con alguien más durante esas horas adjudicadas.

Hay una gran variedad de leyes locales y federales que rigen cuáles son los cronogramas de trabajo a tiempo parcial habilitados en tu zona. Si tienes dudas, consulta al equipo legal interno para saber qué opciones de trabajo de jornada parcial hay para los miembros de tu equipo en caso de que haya alguna.

Remoto/flexible

Muchas empresas han adoptado los cronogramas de trabajo remoto/flexible para darles más libertad a los miembros del equipo. La flexibilidad puede hacer que la rotación de empleados disminuya, lo que resulta en una reducción de los costos laborales. Con un cronograma de trabajo flexible se podría trabajar en un horario central fijo, por ejemplo de 10:00 a 14:00 h, y las otras 4 horas restantes en un horario a elección. En este ejemplo, mientras cada integrante del equipo trabaje 8 horas por día, habrá cumplido con las horas diarias requeridas de trabajo.

Los horarios flexibles no son posibles en todos los equipos, empresas o países, pero pueden ser una excelente solución para brindarle al equipo la flexibilidad necesaria para producir trabajos de gran calidad. Si pruebas con este tipo de cronograma de trabajo, no olvides programar las reuniones o los talleres de equipo dentro del horario central en el que sabes que todos estarán trabajando.

Cronograma de trabajo de 5-4/9

Este cronograma de trabajo de 5-4/9 ofrece una manera creativa de adaptar las horas de la jornada completa. Con esta configuración, los miembros del equipo trabajan 80 horas durante 2 semanas, pero lo hacen trabajando 9 horas por día durante 5 días de la primera semana y 9 horas por día durante 4 días la segunda. Esta opción favorece a los miembros del equipo porque semana por medio tienen un fin de semana de 3 días. Este cambio en el cronograma de trabajo del equipo podría mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal sin interferir en las comunicaciones con otras personas del sector. Al igual que con otros cronogramas de trabajo, deberás consultar las pautas legales locales y federales antes de intentar implementar este cronograma en particular.

Cronograma de trabajo 2-2, 3-2, 2-3

El cronograma de trabajo 2-2, 3-2, 2-3 es más común entre los miembros del equipo que trabajan día y noche, pero también podría servir de inspiración para tu plantilla de cronograma de trabajo. En este cronograma, los miembros del equipo trabajan en turnos de 12 horas. Trabajan 2 días y descansan 2. Después, trabajan 3 días y descansan 2. A continuación, trabajan 2 días y descansan 3. Y el ciclo continúa. Con este cronograma se puede cambiar entre ciclos de turnos diurnos y nocturnos.

Este tipo de cronogramas cíclicos es excelente para los sectores en los que debe haber integrantes del equipo disponibles en todo momento. Pero antes de avanzar con esta plantilla, consulta con tu equipo legal interno para cumplir con todas las regulaciones locales y federales que rigen en tu zona.

Cronograma 4/10

Es una versión simplificada del cronograma anterior. En este cronograma de 4/10, los miembros del equipo trabajan en turnos de 10 horas. Cada uno trabaja 4 días por semana y luego tiene 3 días libres. Los trabajadores, seguramente, sabrán apreciar este cronograma de trabajo, ya que solamente se agregan 2 horas al promedio de horas trabajadas por día y todos los fines de semana son de 3 días de descanso. Del mismo modo que con otros cronogramas modificados, tal vez no sea posible implementar esta plantilla en el área en que te encuentras, por lo tanto, consulta en tu empresa antes de avanzar.

Transforma tu cronograma de trabajo en un documento vivo

Cuando piensas en los cronogramas de trabajo, ¿visualizas uno de esos tradicionales impresos? No nos sorprendería que así fuera. Esto se debe a que los cronogramas de trabajo tradicionales son documentos estáticos que, por lo general, se imprimen y se colocan en algún lugar visible de la oficina.

Pero si el cronograma de trabajo se escribe en papel, acarrea un sinfín de problemas. El papel se puede perder o no tener suficiente espacio para hacer modificaciones, entre muchos otros inconvenientes. Los cronogramas impresos no admiten ningún margen de error. El motivo por el que se usan los cronogramas de trabajo es para aclarar las cosas, de modo que si te pierdes en un mar de papeles, algo no estaría funcionando bien.

En cambio, dale otro nivel a tu cronograma y créalo en una herramienta de programación en línea. Podrás perfeccionar los cronogramas de trabajo del equipo, ver quién trabaja y cuándo, y capturar, en tiempo real, los datos de las iniciativas con las que trabaja cada miembro del equipo.

Cuando gestionas el cronograma de trabajo en una vista en línea se transforma en algo más que una simple lista de horarios de trabajo del equipo. Con una herramienta virtual, también puedes gestionar otros requisitos del proyecto y las responsabilidades de los miembros del equipo en el mismo lugar. Después, cuando haces las modificaciones, las puedes compartir fácilmente y en tiempo real con los demás integrantes del equipo, para que todos estén en sintonía con respecto a quién trabaja, cuándo y en qué.

6 pasos para crear una plantilla de cronograma de trabajo

Un cronograma de trabajo es un documento simple en el que se describe qué miembros de un equipo trabajan y cuándo lo hacen. Pero puedes transformar a este documento en algo mucho mejor si, simplemente, le agregas información sobre qué es lo que cada miembro del equipo hará y cuándo. Aplica estos seis pasos para darle otro nivel a tu plantilla de cronograma de trabajo:

1. Alinea los cronogramas de trabajo con el equipo

El primer paso para crear una plantilla de cronograma de trabajo es el de alinearse con respecto a cuál es efectivamente el cronograma de trabajo del equipo. Este paso ofrece la oportunidad de que acuerdes con tu equipo quién trabajará y cuándo.

Consejo: Siempre consulta con los equipos de los departamentos legales y de RR. HH. durante esta etapa para confirmar que se cumplan todas las regulaciones locales y federales relacionadas con los cronogramas de trabajo. Por ejemplo, ¿qué miembros del equipo pueden trabajar horas extra y cuáles no?

2. Identifica quién trabaja con qué

Una vez que hayas alineado los cronogramas de trabajo del equipo, verás el panorama completo en tu lista de pendientes. De este modo, tendrás la posibilidad de generar una vista integral de lo que hace falta hacer y de cuáles son las prioridades que ya tienen otros.

Cuando hagas tu lista, agrega a la herramienta en línea todas las tareas que los integrantes de tu equipo o tú deban realizar. Tal vez te convenga empezar con una lista semanal o mensual de tareas; de este modo, podrás cultivar el hábito de actualizar la lista con regularidad.

Además, deberías incluir elementos que los miembros del equipo necesitan para dar seguimiento al trabajo, como las reuniones, talleres o revisiones de desempeño.

Consejo: Cuando hagas la lista, agrega a la herramienta en línea todas las tareas que los integrantes de tu equipo o tú deban realizar. Puedes usar una estructura de desglose del trabajo o WBS para identificar las tareas de cada proyecto. Si te resulta imposible pensar en todo, no te preocupes. Los demás miembros del equipo pueden agregar lo que necesiten a sus propios cronogramas de trabajo una vez que los vean en línea. Sin dudas, tendrán una mejor idea de qué habría que incluir en su planificación diaria.

3. Etiqueta las tareas según el vencimiento

Además de captar todo lo que necesita tu equipo para trabajar en los próximos días o semanas, no olvides que cada iniciativa viene acompañada de una fecha límite. Si no hay claridad con respecto a los plazos de los trabajos, el equipo no podrá establecer las prioridades de sus tareas de manera efectiva.

Ten en cuenta que los plazos pueden variar a medida que se hagan ajustes a los cronogramas, y está bien que así sea. Si las tareas cuentan con los plazos previstos claros, incluso aunque sean aproximaciones, será más fácil para los miembros del equipo entender qué deben hacer y cuándo.

Consejo: No tiene nada de malo que no planifiques el cronograma de trabajo con meses de anticipación. Procura desarrollar los detalles de un proyecto a la vez. Agrégalos a tu herramienta de gestión de proyectos para no perder de vista las tareas, las fechas de entrega y las prioridades. Entonces, si necesitas hacer cambios, la herramienta virtual hará que los cronogramas sean más flexibles y fáciles de adaptar.

4. Asigna tareas a los miembros del equipo

El cronograma de trabajo te brinda información sobre quién trabaja y cuándo. Combina esa información con los vencimientos y las prioridades de cada tarea para entender quién debería estar trabajando con qué. En particular, ver las fechas de entrega junto a las tareas puede resultar muy útil para determinar cuántas personas se necesitan para cada proyecto y cuándo tendrán disponibilidad esas personas. Usa una matriz RACI para definir qué roles y responsabilidades tienen los miembros del equipo en cada uno de los proyectos.

A medida que asignes a los miembros del equipo a las tareas, considera las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo tendrán disponibilidad los miembros del equipo?

• ¿Cuántas horas tiene que trabajar cada uno de los miembros del equipo en esto?

• ¿Qué días tienen disponibilidad los miembros del equipo para trabajar?

• ¿Cómo puedo alinear los cronogramas de los miembros del equipo con las tareas más importantes con las que hay que trabajar?

Consejo: Una vez que conozcas bien tu cronograma y a tu equipo, reúne a todo el mundo para precisar los detalles del proyecto. Por lo general, es mucho más fácil identificar las fortalezas de los miembros del equipo y descubrir qué lugar es el más adecuado para cada uno en el proyecto cuando observas sus comportamientos y recibes sus comentarios.

5. Crea fechas de inicio para las tareas

Las fechas de entrega muestran para cuándo se deben finalizar las tareas, pero también necesitas proyectar las fechas de inicio de las tareas. Los miembros del equipo necesitan saber tanto las fechas de inicio como las de finalización de las tareas para poder planificar el resto de sus cronogramas. Así, pueden reservar algo de tiempo para reuniones inesperadas, desarrollo profesional o tareas pendientes personales.

Consejo: Una alternativa a las fechas de inicio para las tareas es la asignación de horas a un proyecto. Esta opción les brinda a los miembros del equipo flexibilidad con respecto a las fechas de inicio, pero a la vez, les ofrece la estructura que necesitan para trabajar. Las horas estimadas también sirven para determinar un criterio para las tasas de utilización. Cuando un miembro del equipo finaliza una tarea, contabiliza las horas que le demandó llevarla a cabo y podrás comparar ese tiempo con el estimado que le asignaste.

6. Automatiza y cambia todo lo que sea necesario

Uno de los mayores beneficios de contar con cronogramas de trabajo en línea es que permiten usar reglas y automatizaciones integradas. La vida laboral se puede volver muy ajetreada, no es novedad, y hay muchas variables que tener en cuenta en un cronograma. Usa la automatización de la gestión de proyectos para dar seguimiento a las tareas de las que se ocupa tu equipo y evitar el agotamiento y el exceso de trabajo.

A continuación compartimos algunas formas útiles de automatizar el cronograma de trabajo:

• Asignar horas a las tareas individuales

• Reasignar trabajos cuando alguno de los miembros del equipo tiene demasiado por hacer

• Adaptar los vencimientos cuando los proyectos se extienden

Consejo: Ahora, deberías tener una lista completa de las tareas con las personas asignadas y los períodos que les corresponden. En este punto, puedes hacer los cambios que consideres necesarios al cronograma y pedirles a los demás miembros del equipo sus comentarios al respecto.

Opciones de vistas del cronograma de trabajo

Cuando usas una herramienta en línea para crear el cronograma de trabajo, tienes diferentes opciones para verlo. Es una de las ventajas de usar un software con cronograma, ya que los diferentes métodos de visualización ofrecerán aspectos diferentes que tal vez no habrías notado de otro modo.

Por ejemplo, si ves el cronograma de trabajo como calendario, puedes apreciar los vencimientos con mayor claridad. Pero si lo miras como diagrama de Gantt, notarás mejor las dependencias del proyecto.

A continuación, compartimos algunas de las formas de ver tu cronograma que ofrece Asana:

• Diagrama de Gantt: Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontal con el que se muestra el cronograma de trabajo. Es una herramienta visual magnífica para entender cuáles son las tareas que debe hacer el equipo a lo largo del tiempo, además de cuáles son los hitos clave y las dependencias.

• Vista de Calendario: Con la vista de Calendario, tendrás una idea clara de cuándo vencen las tareas y cómo se relacionan con otras tareas o eventos que se producen durante el día, la semana o el mes. 

• Vista de Lista: Cuando veas el cronograma de trabajo como una lista de tareas pendientes, observarás todos los detalles que acompañan a cada tarea. Los elementos aparecerán en los menús desplegables de cada opción, como en el caso de la prioridad, el responsable, los documentos adjuntos, las fechas de entrega o las notas. 

• Tableros Kanban: En los tableros Kanban las tareas del cronograma se organizan en columnas. Normalmente, cada columna representa una etapa de trabajo. El tablero Kanban puede tener columnas etiquetadas con títulos como “Pendiente” “En curso” o “Terminado”. Las tareas individuales, representadas en forma de tarjetas dentro del tablero, avanzan a través de las distintas columnas a medida que los miembros del equipo finalizan las tareas.

Las diferentes vistas de cronograma sirven para observar las tareas del equipo y adquirir una visión más detallada del proyecto en su conjunto. Algunas de estas herramientas combinan los beneficios de organizar el cronograma con la gestión de proyectos, de modo que puedes ver y trabajar con los proyectos a medida que avanzas a través de las distintas etapas.

Visualiza los cronogramas de trabajo de los miembros del equipo con Asana

Cuando uses una herramienta como Asana, le brindarás al equipo una amplia gama de posibilidades. El cronograma de trabajo se transformará en algo más que una simple lista. Será un documento vivo con el que otras personas podrán interactuar, en el que podrán hacer cambios y que, además, podrán integrar con la gestión de tareas.

Un cronograma de trabajo en línea es la solución ideal para gestionar a tu equipo de la manera más efectiva que existe, incluso mientras te ocupas de las demás responsabilidades que tienes a tu cargo. Con la estructura adecuada, tu equipo podrá desarrollar su máximo potencial en los trabajos.