La mejor alternativa al calendario Excel y plantillas

Planificar cada paso de un proyecto es crítico a la hora de crear un plan claro. Pero puede ser difícil visualizar cómo se conecta el trabajo y cuándo son las fechas de entrega si solamente observas una lista de tareas. Muchos usuarios comienzan utilizando un calendario Excel cuando empiezan a trabajar en gestión de proyectos pero pronto se dan cuenta de los inconvenientes para la gestión de proyectos de un calendario Excel. Así, aquí es donde los cronogramas y calendario de proyecto entran en juego. Ambos ofrecen una forma visual de mostrar el plan de tu proyecto para que puedas observar cuándo se realiza el trabajo, descubrir las dependencias y detectar los obstáculos antes de tropezar con ellos.

Cuando empiezas a planificar un proyecto, tu instinto quizás te lleve a que lo primero que hagas sea abrir Excel y comenzar a crear tu cronograma o calendario de proyecto allí mismo, pero, ¡detente un segundo! Aunque sí puedes usar un calendario Excel para crear el calendario o cronograma de tu proyecto, no siempre es la mejor herramienta para este trabajo. Excel es genial para realizar cálculos numéricos y crear tablas dinámicas, pero no fue diseñado para gestionar proyectos o mostrar información en cronogramas, calendarios o con otros diseños útiles.

Por otra parte, un software de gestión colaborativa del trabajo, como Asana, es muy útil para que los equipos planifiquen y gestionen los proyectos. Además, fue creada con vistas de cronograma y calendario (sin fórmulas ni combinaciones de celdas necesarias) para ayudar a que los equipos visualicen su trabajo.

Cronograma y calendario Excel vs. un software de gestión del trabajo

Excel es una herramienta muy útil, pero no fue diseñada para gestionar proyectos. Te mostramos tres obstáculos que puedes enfrentar al usar un calendario Excel para gestionar proyectos y las formas en las que puedes mejorar tu gestión de proyectos si cambias a una herramienta específica de gestión del trabajo:

Una estructura uniforme de proyectos

• Calendario Excel: Dado que una hoja de cálculos es una hoja en blanco con celdas individuales, necesitas determinar qué información se colocará en cada una de ellas al crear el calendario de un proyecto o tu planning mensual de tareas. Configurar la estructura puede demandar mucho tiempo y capturar todos los detalles críticos puede ser una tarea difícil. Además, cada uno puede configurar sus calendarios y cronogramas de manera diferente, lo que provoca inconsistencias en los proyectos. Los usuarios del proyecto buscarán las plantillas de excel que mejor se adecúen a su forma de entender el proyecto y habrá multitud de calendarios excel que no están conectados entre sí.

• Software de gestión del trabajo: Debido a que fue diseñado específicamente para gestionar todos los proyectos y tareas, esta herramienta tiene una estructura organizativa que te ayuda a diseñar tu plan. Tanto si estás buscando un planning mensual, como una forma de organizar tus tareas diarias, un software de gestión de proyectos te ayudará mucho más. Por lo general, existen formas estándar para capturar cada pieza del trabajo y organizar el trabajo, y ofrece además, campos adicionales para capturar la información importante, como el responsable y la fecha de entrega. También puedes configurar rápidamente tu plan con vistas diferentes, como los calendarios, cronogramas, listas o tableros Kanban, y utilizar así la misma estructura en varios proyectos.

Un cronograma y plan centralizados y viables

• Calendario Excel: En una hoja de cálculos, la información presente en cada celda no está vinculada con el trabajo real que se lleva a cabo. Así, aunque trabajes con plantillas de calendario, estas no estarán conectadas con tu proyecto. Por lo que aún necesitas usar emails, chats y otras herramientas para comunicarte y colaborar con tus compañeros de trabajo sobre los avances del proyecto. Como resultado, los detalles críticos del proyecto se encuentran diseminados en diferentes lugares, entre decenas de archivos de Excel, y el contexto importante puede perderse fácilmente.

• Software de gestión del trabajo: Puedes organizar, dar seguimiento y comunicar acerca de cada pieza de un proyecto con tu equipo en un solo lugar. Así queda claro lo que hay que hacer, quién es el responsable de cada pieza y cuál es la fecha de entrega. Luego, puedes comunicarte, colaborar y adjuntar archivos en la misma herramienta de modo que todo esté relacionado y la información sea fácilmente localizable.

Actualizaciones de proyectos en tiempo real

• Calendario Excel: Puesto que el trabajo no se realiza efectivamente en tu hoja de cálculo, necesitas actualizar manualmente o diariamente la información de cada celda cuando el alcance, las responsabilidades y las fechas de entrega cambian o simplemente cuando las tareas se finalizan. Estos pormenores del trabajo pueden demandar mucho tiempo, en particular en los proyectos o cronogramas complejos, ya que la información puede quedar desactualizada rápidamente o pasarse por alto. Además, si tienes un calendario mensual pero quieres pasar a un calendario semanal o diario tendrás que crear otro para visualizar las tareas e información.

• Software de gestión del trabajo: Cuando alguien finalice una tarea, reasigne un trabajo o modifique la fecha de entrega en el proyecto, tu cronograma o el calendario se actualizarán automáticamente para reflejar estos cambios. Esto ayuda a que los miembros del proyecto se sientan seguros con tu plan, garantiza que las responsabilidades sean claras y les permite evidenciar el estado del trabajo en todo momento. El calendario de proyecto estará siempre actualizado y no necesitarás retocarlo cada vez que haya una modificación. Es como tener un calendario personalizado pero que sirve a todos y se actualiza de forma automática para todos a la vez. Sea cual sea el tipo de calendario excel que estés buscando (calendario perpetuo, calendario para planning semanal, o calendario editable) la forma de trabajo siempre será la misma. Tendrás que añadir quitar y poner celdas cada vez que quieras incorporar una nueva tarea. Con un software de gestión del trabajo puedes además incorporar el calendario laboral, por ejemplo, de 2023 ya para ajustar mejor la planificación de tu proyecto.

¿Deberías usar un calendario excel o un cronograma?

Tal vez, te preguntes cuál es la mejor la opción para ti. ¿Busco alguna plantilla de cronograma en excel? ¿Tal vez con una plantilla de calendario de excel será suficiente? ¿Cómo puedo trabajar con cronogramas de forma rápida y sencilla? La elección para la utilización de un calendario o un cronograma de proyectos dependerá de la complejidad de tu proyecto y la información que quieras ver. A continuación te mostramos cuándo usar cada tipo de plan visual de proyecto:

Calendario del proyecto

El diseño del calendario de un proyecto es útil si quieres ver cuándo se produce el trabajo con los plazos y los vencimientos. Gracias a la vista panorámica de las fechas de entrega, puedes hacer ajustes al plan del proyecto según lo necesites.

Cronograma del proyecto

Los cronogramas, como los de diagramas de Gantt, son útiles cuando quieres ver la secuencia de trabajos y cómo se agrupan, además de observar cuándo se llevan a cabo. También evidencian las superposiciones (cuando hay trabajos simultáneos iguales) y puede ser útil para detectar errores en el trazado de las tareas dependientes.

Ejemplos de cronogramas y calendarios en una herramienta de gestión del trabajo

Como tal vez ya hayas visto ejemplos y plantillas de calendarios de Excel, ahora vamos a mostrarte algunos ejemplos para ilustrar con Asana cómo se ve el calendario o cronograma de tu proyecto en una herramienta colaborativa de gestión del trabajo en comparación con un calendario Excel.

Calendarios editoriales y de contenido

Si gestionas tu calendario editorial en un calendario Excel deberás trabajar mucho con anticipación y tendrás que hacer muchísimas actualizaciones manuales o cambios entre las celdas cada vez que surjan novedades de último momento o cuando se cambien las fechas. Además, si este es tu caso, irás acumulando muchos archivos excel o muchas pestañas en tu hoja de cálculo hasta que ese archivo resulte ingobernable y poco práctico. Sin embargo, con una herramienta de gestión del trabajo, puedes conectar tu calendario editorial, con tu planning mensual o semanal, con el proceso de producción de contenido para poder tener conocimiento de dónde se encuentra cada pieza en el ciclo de desarrollo y así poder modificar las fechas, en caso de ser necesario.

Calendario para campañas de marketing

Construir tu plan de campañas de marketing en un calendario Excel es como jugar al Tetris. Cuando tan solo crees que algo encaja, una nueva tarea aparece que desplaza todo el resto. Pero si usas la vista de cronograma en tu herramienta de gestión de proyectos, será más fácil programar las tareas, ver los conflictos en cuanto al tiempo y mover el trabajo, de modo que puedas lanzar tu campaña a tiempo.

Planificación de eventos con calendario Excel vs software de gestión del trabajo

Para llevar a cabo un evento exitoso, hay que dar seguimiento a muchos detalles. Pronto se torna difícil poder gestionar todas las tareas, los proveedores y los participantes internos en una hoja de cálculo o calendario excel que necesita actualización constantemente. En cambio, con un sistema de gestión del trabajo, puedes crear cronogramas viables de tareas, dejar en claro las responsabilidades y fechas de entrega, y mantener todos los contratos y activos creativos conectados a las tareas, para que tu evento marche sin contratiempos.

Lanzamientos de productos

Puede que hayas ya invertido mucho tiempo, navegando por páginas web en búsqueda de plantillas de calendario semanal o mensual para poder organizar las tareas de tu próximo proyecto de lanzamiento de un producto. Al haber tantas piezas en movimiento y equipos que requieren coordinación, es fácil saltarse pasos críticos si gestionas el lanzamiento de productos en un cronograma de Excel o calendario Excel, ya que no puedes visualizar cómo se conecta el trabajo. Por el contrario, con una herramienta de gestión del trabajo, puedes establecer rangos de fechas y dependencias para las tareas, ver los conflictos en cuanto al tiempo y adjuntar archivos. De este modo, todos sabrán lo que hay que hacer y para cuándo.

Cómo crear un mejor cronograma o calendario de proyectos

Ahora que ya sabes cuándo usar cada vista y cuáles son los beneficios de crear tu cronograma o calendario de proyectos en una herramienta de gestión del trabajo, te mostramos cómo crear uno en Asana:

1. Crea un proyecto nuevo o importa el plan actual de tu proyecto de Excel con el Importador de CSV.

2. Planifica cada paso y pieza del trabajo que hace falta realizar para finalizar tu proyecto.

3. Establece las fechas de inicio y de entrega para cada pieza del trabajo, de modo que quede claro cuándo se tiene que realizar.

4. Asigna el trabajo a los compañeros de equipo para que las responsabilidades queden bien definidas y que tus compañeros de equipo las asuman como tales.

5. Haz clic en la pestaña del Cronograma o Calendario para poder visualizar el plan de tu proyecto en la vista que mejor te resulte.

6. Mueve el trabajo y ajusta tu plan según sea necesario para que puedas mantener tu proyecto en marcha y cumplir con las fechas de entrega.

Si necesitas inspirarte o un poco de ayuda extra, consulta la galería de plantillas de Asana. Con más de cincuenta plantillas para elegir, puedes comenzar tus proyectos fácil y rápidamente, sin importar de qué se traten.

Dile adiós a la gestión de proyectos en hojas de cálculo

Un proyecto exitoso comienza con un plan claro. Necesitas tener un calendario de actividades y tareas que puedas ver como planning diario o como vista del proyecto y mantenerlo actualizado y conectado con tu proyecto.

Al crear tu cronograma o calendario del proyecto en la herramienta adecuada, tu equipo podrá ser más productivo, colaborar de manera eficiente y sentirse seguro con el plan de tu proyecto. Si ya te has dado cuenta de todos los inconvenientes que el trabajo con calendarios excel tiene, es el momento de pasar a una herramienta de gestión de proyectos como Asana.

Si aún no tienes Asana, comienza con una prueba gratis. Tendrás acceso a decenas de plantillas con las que podrás empezar inmediatamente a planificar tu próximo proyecto.