EDT: cómo hacer una para tu proyecto con un ejemplo

Una estructura de desglose de trabajo (EDT), también conocida por WBS (Work Breakdown Structure) por sus siglas en inglés, es la descomposición de un proyecto que está organizado en varios niveles. En otras palabras, es una forma más sencilla de ver los entregables que hay que hacer para poder procesarlas. 

Dado que una EDT se puede ver, lo mejor y más fácil es crearla con una combinación de un software para gestión de flujos de trabajo y metodologías específicas. Entre esos métodos se encuentran los cronogramas, los tableros Kanban y los calendarios. 

Te mostraremos qué conviene incluir en una EDT de un proyecto y te brindaremos ejemplos con algunos de los métodos más populares.

¿Qué es una EDT en gestión de proyectos?

Empecemos por el principio, desglosemos nosotros lo que es una estructura de descomposición del trabajo. Los gestores de proyectos usan las EDT para ayudar a que los equipos vean los proyectos y los entregables relacionados con las dependencias. 

Es una herramienta excelente para trabajar con alcances de proyectos complejos o con miembros del equipo que prefieran usar otras vistas en vez de una de lista. Si bien la mayoría de los gerentes de proyectos prefieren algunos tipos de imágenes antes que otros, todas las estructuras de desglose del trabajo están compuestas de las mismas piezas clave. 

Independientemente del método de vista que elijas, la EDT debería contar con lo siguiente:

• La base de referencias del proyecto, que incluye el plan del proyecto, la descripción y el nombre. 

• Participantes del proyecto

• Un programa organizado del proyecto.

• Los entregables del proyecto y las subtareas.

A partir de este punto, organizarás la estructura según los niveles jerárquicos de los subentregables. El proyecto entero deberá consistir de varios niveles de tareas que dependerán del trabajo necesario y, en general, del cronograma del proyecto.

Niveles de una EDT

Los niveles de la estructura de desglose del trabajo ayudan a separar las tareas según las dependencias. Como los proyectos pueden diferir en gran medida, los niveles de la EDT también serán distintos. Si bien la mayoría de los proyectos tiene algún tipo de dependencia, es posible que te encuentres con proyectos para los que no haga falta contar con subdependencias.

Hay tres niveles principales de dependencias, aunque tu estructura podría necesitar tal vez más o en algunos casos, menos. Cada nivel está conectado a una tarea madre y contiene el trabajo que hay que hacer para finalizar esa tarea madre, organizado en forma de dependencias.  

Miremos un poco más de cerca los tres niveles principales de dependencias dentro de una EDT. 

Nivel 1 de la estructura de desglose de trabajo

El primer nivel de una EDT es la forma más simplificada del proyecto, ya que contiene a la tarea madre. Normalmente es igual alobjetivo del proyecto. 

Digamos, por ejemplo, que el equipo del proyecto trabaja para renovar el diseño de un sitio web. El primer nivel de la EDT puede parecerse a lo siguiente:

• Lanzar el nuevo diseño del sitio web

Como puedes ver, es simple y directo. El nivel 1 es el objetivo básico y el primer paso de las múltiples fases de la gestión de proyectos. El trabajo que se necesita para cumplir con este objetivo lo veremos luego en los niveles 2 y 3.

Nivel 2 de la estructura de desglose de trabajo

A partir de aquí, la EDT se volverá un poco más complicada dependiendo del alcance del proyecto. El nivel 2 de la estructura de desglose del trabajo incluirá subtareas de la tarea madre, también conocidas como dependencias. 

Por ejemplo, observemos qué tareas pueden ser necesarias para lanzar el diseño nuevo del sitio web. 

• Renovar las pautas de la marca

• Crear un marco para mensajes

• Rediseñar el logo

• Agregar fotos nuevas

Aunque tiene un grado de detalle un poco mayor que el del nivel 1, el nivel 2 sigue siendo una vista general de las dependencias que se necesitan para finalizar el objetivo del proyecto. 

Nivel 3 de la estructura de desglose de trabajo

El siguiente nivel de la estructura de desglose del trabajo será descomponer esas dependencias en subdependencias aun más específicas. En ellas incluiremos los denominados paquetes de trabajo, necesarios para finalizar las tareas del nivel 2.  

A continuación, mostramos un ejemplo de las tareas antes mencionadas divididas en el tercer nivel de la estructura de desglose del trabajo. 

• Colores de la marca

• Tablero de inspiración de la marca

• Diseño para experiencia del usuario (UX)

• Encabezado

• Declaración de la misión

• Guía de estilo y tono

• Boceto

• Prototipos

• Diseños finales

• Sesión de fotos

• Edición de fotos

• Selección final

El nivel 3 es en el que desglosas cada tarea en subdependencias separadas. Como puedes notar, el trabajo que se necesita para finalizar el objetivo del proyecto se vuelve cada vez más claro. Incluso, puedes elegir agregar más niveles a tu estructura de desglose del trabajo, dependiendo de la especificidad visual que prefieras. Los paquetes de trabajo suelen contener información sobre las fechas de inicio y finalización, descripción de las tareas o trabajos que van a realizarse, asignación de responsables y, en algunos casos, resultado esperado.

 ¿Qué se incluye en una EDT?

Una estructura de desglose del trabajo es, en esencia, el plan condensado de un proyecto organizado visualmente de forma jerárquica. Es decir, contiene todo lo que tendría una buena carta del proyecto, que contiene los elementos de la EDT, como los objetivos, los entregables, los cronogramas y los participantes clave.

A fin de crear tu propia EDT primero debes saber qué debe contener. Afortunadamente, estamos para ayudarte. Mira algunas de las piezas clave que podrías incluir en la estructura de desglose del trabajo.

Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT ó WBS es un excelente punto de partida para comenzar a elaborar la estructura de un proyecto nuevo. A pesar de que no es un diccionario tradicional, el propósito principal de este diccionario es explicar cada tarea en mayor detalle. El motivo es que la naturaleza visual de una buena EDT (o WBS) no da lugar a explicaciones muy detalladas. Crear un diccionario es una parte fundamental para ayudar a que los miembros del equipo puedan encontrar fácilmente los detalles necesarios para muchas tareas.

Si bien eres tú quien lo creará, puede ser muy beneficioso que busques la ayuda de miembros de equipos de distintos departamentos. De este modo, te asegurarás de que el diccionario sea lo más útil posible y de que esté todo explicado correctamente.

Algunos campos que podrías incluir en el diccionario:

• Nombres de las tareas

• Descripciones

• Entregables

• El presupuesto

• Hitos

• Aprobaciones

A pesar de que hay varios campos que se pueden incluir, lo principal que debes considerar es que se trata de la creación de un recurso al que los miembros del equipo puedan recurrir y en el cual encontrar la información necesaria para trabajar en el proyecto y finalizar varias tareas.

Descripción de la tarea

Entre las descripciones de las tareas se incluyen el nombre de la tarea y una breve descripción de los objetivos. Como la EDT no tiene mucho espacio para descripciones detalladas, puedes incluir datos extra en el diccionario.

El objetivo de la descripción de la tarea es que los miembros del equipo puedan reconocer fácilmente de qué tarea se trata en el menor tiempo posible. Así que no te enredes con agregar muchos detalles. 

Responsable de la tarea

El encargado de la tarea es una pieza importante que hay que incluir, para atender, en esencia, a dos motivos fundamentales: la responsabilidad y las comunicaciones. Mientras más fácil sea encontrar las respuestas, más rápido se terminarán las tareas. Si bien, por lo general, los encargados de las tareas son los gerentes de proyectos; los líderes de departamentos y otros gerentes también pueden ser los encargados según el tipo de tarea. 

No hay nada peor que perder el tiempo buscando la información de un proyecto. Asignar a los encargados de las tareas puede mejorar la productividad del equipo, ya que los demás participantes del proyecto podrán dirigir rápidamente las consultas a las personas adecuadas.

Presupuesto de la tarea

Si bien no siempre es necesario, los proyectos para los que se requieren grandes presupuestos también demandan un seguimiento más estrecho. Conviene asignar topes específicos de presupuesto para las tareas, a fin de que sea más sencillo dar seguimiento a cómo te encuentras con respecto al presupuesto asignado. 

Si no das seguimiento al presupuesto podrías terminar gastando más de lo previsto, y podría afectar al margen de rentabilidad. Entonces, asegúrate de no solo dar seguimiento al presupuesto total, sino también, a los costos individuales de cada tarea. 

Fecha de finalización 

No debería llamarnos la atención oír que dar seguimiento a la fecha de finalización esperada es un detalle muy importante. Dicho esto, convenimos en que es fundamental estar preparados para posibles modificaciones a la fecha de finalización. 

Si bien puede ser difícil gestionar varios proyectos que superen el tiempo asignado, a veces es inevitable. Para poder dar seguimiento al progreso como es debido, debes desglosar cada tarea en un cronograma o en otra herramienta de gestión de proyectos. De este modo, puedes detectar cualquier demora en el cronograma en tiempo real y trabajar para evitar problemas con los vencimientos, para que no se acumulen y te impidan cumplir con las fechas originales de finalización. 

Estado de la tarea

Junto con el seguimiento en el cronograma, documenta el estado de las tareas. Será importante para hacer controles rápidos del progreso. Hay algunas formas diferentes de registrarlo, pero muchos equipos usan las opciones “activa”, “en progreso” y “finalizada”.

No solo será útil para dar seguimiento al progreso, sino que además servirá para obtener una visión general de alto nivel sobre la productividad del equipo. Por ejemplo, si hay un patrón de equipos específicos que no pueden finalizar las tareas, es probable que haya algún problema que desconoces. De este modo, puedes trabajar para resolver inconvenientes con la carga de trabajo del equipo o de comunicación antes de que se vuelvan problemas graves.

Cómo hacer una EDT

Ahora viene la parte divertida. Como la EDT tiene forma de jerarquía visual, tienes varias maneras de crearla. La mejor parte es que realmente llegas a elegir el método correcto para tu equipo y para ti. Hazte a la idea que se trata de una especie de descomposición jerárquica del proyecto.

Los métodos visuales más comunes que usan los equipos son los cronogramas, los tableros Kanban y los calendarios. Dependiendo del software que uses, algunas funciones pueden verse un poco diferentes. Ahondemos en estos tres métodos para entender en profundidad cómo puedes crear una estructura de desglose del trabajo para cada caso. 

Cronogramas (o diagramas de Gantt)

Los cronogramas son herramientas excelentes para visualizar el trabajo de una forma divertida y colorida. También son excelentes para brindar la funcionalidad que necesita una EDT. A continuación, presentamos algunas funciones que puedes utilizar cuando trabajas con un cronograma, también conocido como diagrama de flujo o diagrama de Gantt:

• Importar hojas de cálculo tradicionales.

• Dar seguimiento al progreso.

• Configurar las tareas.

• Conectar las tareas mediante las dependencias.

• Ajustar los cambios en las fechas de vencimiento.

• Asignar encargados de las tareas

• Almacenar tareas sin programar.

• Configurar el seguimiento por colores.

• Dividir en secciones por niveles.

• Filtrar y ordenar tareas.

Puedes iniciar la estructura de desglose del trabajo de muchas maneras diferentes, incluso importando los datos de una hoja de cálculo que ya uses o puedes elaborarla directamente con un software con cronograma. Los cronogramas no son iguales a los tableros Kanban ni a los calendarios por el diseño visual y porque tienen la funcionalidad de poder adaptarse. En definitiva, dependerá de cuál sea tu preferencia para determinar qué vista es la adecuada para tu equipo.

Tableros Kanban 

Los tableros Kanban son similares a los cronogramas pero difieren en la manera en que están organizados a nivel visual. En vez de estar organizados en líneas horizontales, están diseñados para que se vean como tableros (diferente a como se ven las tareas conectadas en los cronogramas). Un software con tablero Kanban puede ser muy útil para mantener tus proyectos en curso gracias a que te permite hacer lo siguiente:

• Importar hojas de cálculo tradicionales.

• Dar seguimiento al progreso.

• Configurar las tareas.

• Conectar las tareas mediante las dependencias.

• Ajustar los cambios en las fechas de vencimiento.

• Graficar flujos de trabajo.

• Comunicarse todos en un mismo lugar.

• Planificar hojas de ruta del producto.

Un tablero Kanban es otra excelente opción para desarrollar la EDT. Es una de las herramientas que más se usan a diario para la gestión de recursos. Una de las mejores características de esta herramienta es que puedes ver los detalles de las tareas desde el principio. Es lo que la convierte en una excelente opción si no puedes crear el diccionario de la estructura de desglose del trabajo.

La mejor manera de empezar a aplicar este método es comenzar por representar la jerarquía en el tablero Kanban.

Calendarios

Una tercera opción para crear una EDT o WBS propia es con un software que tenga un calendario de equipo. Si bien no es lo que se usa con más frecuencia para las estructuras de desglose del trabajo, en comparación con las opciones anteriores, sí son una excelente herramienta para visualizar los proyectos. También son particularmente útiles para cambiar entre las vistas por día, semana o mes en los proyectos grandes.

Un calendario puede ser útil para mantener los proyectos en curso porque permite lo siguiente:

• Importar hojas de cálculo tradicionales.

• Dar seguimiento al progreso.

• Configurar las tareas.

• Conectar las tareas mediante las dependencias.

• Ajustar los cambios en las fechas de vencimiento.

• Comunicarse todos en un mismo lugar.

• Integrarlo con otros calendarios.

Los calendarios son herramientas excelentes para crear una estructura de desglose del trabajo. Ofrecen una experiencia visual diferente a la de las opciones anteriores. Para iniciar la estructura con un calendario, puedes importar una hoja de cálculo que ya tengas o empezar con un proyecto nuevo dentro del software del calendario.

Ejemplo de una EDT

Ahora que sabes qué hay en una EDT y cómo crearla con distintas herramientas informáticas, observemos un ejemplo concreto. A pesar de que tu plantilla pueda verse algo diferente, dependiendo del método que uses para crearla, la estructura de desglose del trabajo debería incluir jerarquías y niveles de tareas similares.

A continuación, te mostramos un ejemplo de una estructura de desglose del trabajo basada en la información que presentamos anteriormente para que puedas iniciar la tuya propia.

Nombre de la estructura de desglose del trabajo: Diseño de sitio web

Descripción: Renovar el diseño de nuestro antiguo sitio web según el nuevo diseño de la marca. 

Fecha de finalización: 15/09/2021

Presupuesto: $50 000

Nivel 1: 

1. Renovar el diseño del sitio web 

Nivel 2:

1. Renovar las pautas de la marca (Finalizada)

2. Crear un marco para mensajes (Finalizada)

3. Rediseñar el logo (En progreso)

4. Agregar fotos nuevas (Activa)

Nivel 3:

1. Rediseñar las pautas de la marca.

• Colores de la marca: Kat Mooney

• Tablero de inspiración de la marca: Kat Mooney

• Diseño de experiencia de usuario: Ray Brooks

2. Crear un marco para mensajes.

• Encabezado: Daniela Vargas

• Declaración de la misión: Daniela Vargas

• Guía de estilo y tono: Daniela Vargas

3. Rediseñar el logo.

• Boceto: Kabir Madan

• Prototipos: Kat Mooney

• Diseños finales: Kat Mooney

4. Agregar fotos nuevas.

• Sesión de fotos: Kabir Madan

• Edición de fotos: Kat Mooney

• Selección final: Kabir Madan

Recuerda que tu estructura de desglose del trabajo se verá diferente según el tamaño del proyecto, su complejidad, el cronograma y el software que elijas. Cada uno de estos detalles darán forma a las dependencias y a la jerarquía visual del proyecto.

La EDT en detalle

Cuando se pone en práctica, en realidad, no es tan difícil crear una EDT. De hecho, una vez que dominas la práctica puedes agregar jerarquías visuales o tareas al proyecto que solamente favorecen el trabajo que haces con el equipo. Independientemente de que tu aprendizaje sea más visual o verbal, seguro hay en algún lugar una herramienta de gestión del trabajo esperándote. 

Con Asana, puedes cambiar fácilmente entre listas, cronogramas, tableros y calendarios sin perder el ritmo. ¿Quieres dedicar menos tiempo a los pormenores del trabajo? Sí, por favor.