¿Qué son los cuellos de botella en la gestión de proyectos? 3 formas de identificarlos

Piensa en la última vez que alguno de tus proyectos se retrasó. Ya sea que estuvieras esperando comentarios de otros involucrados para poder avanzar, luchando para que un sistema obsoleto funcione o tratando de coordinar las revisiones y las aprobaciones, la mayoría de los retrasos en los proyectos se deben a un mismo fenómeno: el cuello de botella.

Así como el cuello de una botella hace que el flujo de su contenido salga de forma más lenta, un cuello de botella en la gestión de proyectos afecta el flujo de trabajo de un proyecto. En un proceso de fabricación, por ejemplo, un cuello de botella es bastante fácil de detectar, ya que por lo general el proceso de producción general se retrasa en determinada etapa debido a algún defecto en una máquina o a la falta de materia prima. En la gestión de proyectos, es un poco más complejo detectar y resolver los cuellos de botella.

Veamos entonces qué son exactamente los cuellos de botella en la gestión de proyectos, cómo puedes detectar uno y qué puedes hacer para controlarlo con éxito cuando se presente.

¿Qué son los cuellos de botella en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, los cuellos de botella son puntos de congestión que causan retrasos en el flujo de trabajo de un proyecto. Reducen el ritmo del proyecto debido a que la capacidad está limitada.

Existen dos tipos de cuellos de botella en la gestión de proyectos:

• Cuellos de botella debido al desempeño de los empleados: estos tipos de cuellos de botella se generan cuando un miembro del equipo o todo el equipo no alcanza el nivel de rendimiento esperado. En la mayoría de los casos, la responsabilidad no es de los empleados, sino de la falta de recursos y claridad. Si detectas un cuello de botella debido al desempeño, conversa con tu equipo para comprender por qué están teniendo dificultades para hacer el trabajo. Existe una gran posibilidad de que contratar ayuda adicional, externalizar tareas sencillas o establecer una mejor comunicación dentro del equipo pueda eliminar este cuello de botella.

• Cuellos de botella debido a los sistemas: los sistemas o software antiguos, lentos u obsoletos pueden ralentizar los flujos de trabajo y provocar un cuello de botella en los procesos. Impresoras lentas, sistemas de archivo manuales o un software de gestión del trabajo que simplemente no se ajusta a las necesidades del proyecto pueden ser los motivos de estos cuellos de botella. Es posible que la actualización a un software nuevo puede ser lo único que necesitas para volver a encarrilar el flujo de trabajo.

El primer paso para poder resolver un cuello de botella, es detectar con qué tipo de obstáculo estás lidiando. Una vez que lo identifiques, puedes profundizar más para comprender qué está causando exactamente el problema.

Cómo detectar los cuellos de botella

Un análisis de cuellos de botella, también conocido como análisis de causa raíz, es el mejor enfoque para detectar cuellos de botella y buscar formas de resolverlos. Existen tres pasos que deberás seguir para identificar tu cuello de botella, encontrar soluciones y supervisar el desempeño.

Paso 1: Planifica tus procesos y detecta los cuellos de botella

La mejor manera de detectar y prevenir cuellos de botella es trazar un mapa de tus flujos de trabajo. Para esto, te recomendamos usar un software de gestión del trabajo como Asana que te permite analizar tu proyecto en diferentes vistas, ya sea como un tablero Kanban, un diagrama de Gantt o una lista de tareas.

El diagrama de cola de pescado es otra de las herramientas de análisis de cuellos de botella que se usa con frecuencia. También conocido como diagrama de Ishikawa, esta representación visual de tu proyecto es ideal como herramienta de lluvia de ideas para la resolución de problemas.

En un diagrama de cola de pescado, la cabeza del pez representa el problema o el cuello de botella que estás intentando resolver y las costillas representan las diferentes categorías y tareas asociadas. Si trazas tu proceso en un diagrama de cola de pescado, será más fácil para tu equipo identificar la causa raíz de los cuellos de botella.

Ten en cuenta que es fácil perderse en un diagrama de cola de pescado ya que el cuello de botella puede tener más de una causa. Así que observa este diagrama con precaución y evita perderte en un agujero negro.

Para crear un diagrama de cola de pescado en Asana, puedes usar la integración de Lucidchart que te permite crear el diagrama, compartirlo con tu equipo y guardarlo para revisarlo en el futuro.

Una vez que hayas visualizado tus procesos, tu equipo tendrá que analizarlos detenidamente para identificar sus fortalezas y debilidades. Es posible que notes que el trabajo se acumula debido a que tu equipo de calidad no tiene suficiente personal (cuello de botella debido al desempeño) o porque un software antiguo pierde continuamente datos importantes (cuello de botella debido a los sistemas).

Paso 2: Implementa soluciones

Una vez que detectes la causa de tus cuellos de botella, puedes definir cómo quieres abordarlos. Puedes crear un plan de acción detallado, delegar determinadas tareas a los miembros del equipo o incluso puedes aumentar la capacidad mediante la asignación de recursos para tu proyecto. A continuación, te mostramos algunos ejemplos que puedes implementar para solucionar diferentes tipos de cuellos de botella:

• Trabajo atrasado debido a la falta de personal: si tu equipo está sobrecargado de trabajo, tal vez puedas externalizar algunas de las tareas más sencillas o quizás puedas contar con la ayuda de un pasante. También podrías pedirle apoyo a otro equipo en momentos de crisis o ayudarlos tú mismo si tu horario lo permite. Para proyectos futuros, puedes considerar expandir tu equipo con nuevas incorporaciones o planificar el proyecto con plazos más extensos para evitar que se generen cuellos de botella.

• Los tiempos de respuesta de los clientes son demasiado lentos: esperar constantemente los comentarios de los clientes puede causar cuellos de botella en tus procesos de entrega. Organiza una reunión con tus clientes y descubre la mejor manera de comunicarse con ellos cuando necesites obtener comentarios. Quizás prefieren recibir entregables en lotes, o simplemente necesitan recibir los emails con el asunto escrito en letras mayúsculas para evitar pasarlos por alto. Una vez que conozcas la causa del cuello de botella, estarás mejor preparado para resolverlo.

• El software de gestión de proyectos obsoleto causa problemas: todos los gerentes de proyectos probablemente estén de acuerdo en que el software obsoleto es una auténtica pesadilla. Ya sea que tu progreso no se guarde automáticamente, que sea difícil de usar o lento para cargar, un análisis rápido de ROI puede ser todo lo que necesites para justificar la sustitución de tu software de gestión de proyectos a una herramienta más confiable.

• Tu equipo realiza mucho trabajo duplicado: el trabajo duplicado no solo provoca retrasos en los procesos, también causa fricción y frustración entre los miembros del equipo. Usa una herramienta de gestión del trabajo para definir claramente quién es responsable de qué, definir las dependencias y asignar tareas sobre la marcha.

A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar para lograrlo.”

• La microgestión ralentiza los procesos: un gerente o una parte interesada que interfiere constantemente con el proyecto seguramente ralentice el proceso. En este caso, te recomendamos organizar una reunión con esa persona para establecer los límites y recordarle que delegar trabajo y confiar en el equipo es importante para que tanto el proyecto como el equipo sean un éxito.

Una vez que hayas implementado tu solución, solo te quedará un paso: supervisar y evaluar qué tan bien está funcionando esa solución.

Paso 3: Evalúa el desempeño

Deberás supervisar y evaluar el rendimiento de tu plan de acción para asegurarte de haber gestionado exitosamente los cuellos de botella en cuestión. Haz un seguimiento del progreso de tu proyecto y compara la calidad y rapidez de estos procesos con los procesos anteriores a la implementación de la solución.

También puedes aprovechar esta evaluación para recopilar información valiosa a fin de hacer frente a futuros cuellos de botella. Recuerda que no se trata necesariamente de prevenirlos, ya que son prácticamente inevitables en la mayoría de los proyectos de cierto tamaño. Lo realmente importante es que puedas dedicar tiempo para detectarlos y gestionarlos de manera proactiva. Si cuentas con un proceso de trabajo bien delineado, es posible que tu equipo pueda enfocar su energía en otras tareas mientras se resuelve el cuello de botella y retomar más adelante, para que el trabajo nunca se detenga por completo.

Una vez que se ha generado un cuello de botella, ¿cómo podemos controlarlo?

Según la complejidad del cuello de botella, es posible que puedas contenerlo rápidamente reorganizando el equipo o asignando más recursos a esa etapa específica del flujo de trabajo. Sin embargo, a veces necesitarás dedicar más tiempo y atención para poder resolverlo. Si no abordas el obstáculo tan pronto como lo detectes, las consecuencias pueden ser costosas y agotadoras.

A continuación, te mostramos cómo puedes controlar un cuello de botella una vez que se ha generado.

1. Nunca te quedes inactivo: si bien puede parecer una buena solución minimizar la cantidad de trabajo que pasa por el cuello de botella, este enfoque puede alargar los tiempos del proceso y crear un efecto dominó que podría afectar a todo el proyecto. Por lo tanto, lo ideal es mantener el cuello de botella funcionando siempre a plena capacidad, mientras intentas resolver el problema lo más rápido posible.

2. Reduce la tensión en el cuello de botella: en lugar de minimizar la cantidad de trabajo que tiene que pasar por el cuello de botella, intenta reducir la tensión asegurándote de que el trabajo llegue en las mejores condiciones posibles. Supongamos que tu cuello de botella es un gerente que necesita revisar los documentos antes de que puedan compartirse con las partes interesadas. Céntrate en entregar estos documentos al gerente sin errores o, con la menor cantidad de errores posible, para facilitar su trabajo y acelerar el flujo de trabajo.

3. Procesa el trabajo en lotes: según el proyecto y el cuello de botella, quizás puedas agrupar tareas similares para reducir la tensión. Sin embargo, presta atención al tamaño del lote: intenta que sea lo más pequeño posible para facilitar la gestión y evitar cualquier estrés adicional.

4. Protege la moral del equipo: cuando las cosas se ponen difíciles, el equipo puede perder el enfoque, la confianza y la motivación. Es importante que te comuniques de manera eficaz con ellos para informarles cómo planeas contener el cuello de botella. También puedes aprovechar esta instancia para informarles cómo pueden apoyar el proyecto mientras se resuelve el obstáculo.

5. Piensa con creatividad: si es posible, aumenta la capacidad de tu cuello de botella. Tal vez no puedas hacer que el gerente trabaje más rápido para revisar la documentación, pero quizás haya otro gerente que pueda dar una mano y acelerar el proceso de trabajo. Mantente siempre atento para encontrar soluciones alternativas. ¡Pensar con originalidad es lo que hace que la gestión de proyectos sea tan divertida!

6. No comprometas la calidad del trabajo: saltarse pasos, realizar ediciones de forma apresurada y completar el trabajo en lotes muy grandes puede ayudarte a ahorrar tiempo y lograr el objetivo más rápido. Sin embargo, si comprometes la calidad de tu trabajo, correrás el riesgo de tener que rehacer el proyecto, perder clientes o incluso la confianza del equipo. Nunca comprometas la calidad de tu trabajo solo para superar un cuello de botella ya que tendrá sus consecuencias a largo plazo.

Lo más importante es evitar el tiempo de inactividad. Tener a tu equipo sentado sin nada que hacer causará frustración y alargará aún más los tiempos del proyecto. Intenta siempre seguir avanzando e incluye a tu equipo en el proceso de resolución de problemas.

Usa un software de gestión de proyectos para gestionar los cuellos de botella

Por mucho que nos gustaría evitarlos, siempre se generan cuellos de botella en los proyectos. Cuando esto suceda, intenta dejar de lado tu perfeccionismo y reúne al equipo para encontrar soluciones concretas y controlar el trabajo acumulado.

Con las herramientas adecuadas, podrás minimizar los cuellos de botella en un entorno ágil. Crea cronogramas o tableros Kanban para tus proyectos de modo que el equipo tenga siempre una representación visual de la carga de trabajo y pueda ajustar fácilmente las tareas, las dependencias y los plazos en tiempo real.