Equipo virtual: 10 maneras de construir una cultura colaborativa

Si hay algo que aprendimos en 2020 es que el trabajo remoto es posible. Se han echado por tierra los mitos de que los equipos virtuales son menos productivos, de que es imposible conectarse solamente mediante una pantalla o de que el trabajo remoto limita las posibilidades de crecimiento profesional.

Según un informe sobre el estado del trabajo remoto en 2020, casi el 70 % de los trabajadores de jornada completa de los EE. UU. trabajaron desde casa durante la pandemia por COVID-19. Dado que cada vez hay más equipos que trabajan todo el tiempo de forma remota, es crucial que los gerentes y los líderes entiendan qué hace que esos equipos virtuales prosperen.

Si eres gerente de un equipo virtual, probablemente te hayas preguntado cómo puedes cultivar una cultura sólida de equipo en un mundo remoto, cómo crear flujos de trabajo efectivos y eficientes, y combatir la soledad y la falta de motivación. Aquí estamos para ofrecerte algunas soluciones.

Cómo gestionar equipos virtuales

Los elementos clave para liderar y gestionar un equipo virtual con éxito no son tan diferentes de aquellos que se necesitan para los equipos tradicionales. Sin embargo, la implementación de esos elementos en un equipo virtual es de suma importancia para crear un entorno en el que los miembros del equipo participen, sean productivos y también, eficientes.

• Confianza: La confianza empodera a los integrantes del equipo, los vuelve más flexibles y genera un ambiente laboral más gratificante desde el principio. Alienta a los miembros de tu equipo para que asuman riesgos razonables y resuelvan problemas solos cuando sea apropiado.

• Motivación: Cuando no puedes darle una palmada a un compañero para felicitarlo o tener una charla motivadora durante el almuerzo, debes encontrar maneras más creativas de mantener a todos interesados y comprometidos con el trabajo.

• Autonomía: No puedes supervisar todo lo que hacen los miembros del equipo cuando trabajan desde casa y tampoco deberías hacerlo. Dales autonomía para que organicen sus propios calendarios y confía en que terminarán sus trabajos a tiempo. No importa si lavan la ropa en medio de la jornada laboral siempre y cuando cumplan con los plazos previstos.

• Comunicación: Tal vez uno de los elementos cruciales que se vuelve un desafío a la hora de liderar con éxito un equipo virtual sea lograr que las comunicaciones sean claras y efectivas. Las interacciones presenciales serán escasas, así que convendrá priorizar las comunicaciones efectivas en el trabajo para garantizar que los miembros del equipo se sientan escuchados, que alguien los ve y que tienen respaldo.

• Colaboración: Además de una mentalidad centrada en el trabajo en equipo, también necesitas brindarle al grupo las herramientas correctas para impulsar la colaboración en el trabajo. La posibilidad de compartir documentos, las herramientas de mensajería y de gestión del trabajo colaborativo son componentes clave para que un equipo de trabajo virtual trabaje sin dificultades.

Piensa siempre en estos elementos clave para gestionar a tu equipo remoto, pero también considera que hay otros factores con los que se sientan las bases para que el equipo virtual tenga éxito. A continuación, compartimos contigo nuestros consejos favoritos para contratar y liderar integrantes colaborativos y con alto rendimiento en un equipo de trabajo remoto.

1. Contrata a los miembros correctos para el equipo.

La selección de personal remoto abre todo un mundo nuevo de oportunidades y desafíos. Ya no estás restringido a encontrar a las personas que se encuentren en tu zona sino que puedes contratar a alguien de un banco de talentos mucho más amplio. Sin embargo, en los equipos muy dispersos a nivel geográfico hay que confiar en mucho más que el talento. Los miembros del equipo deben mostrar habilidades comunicativas excelentes, autosuficiencia, deben estar orientados a los resultados y ser capaces de mantener la motivación en un ambiente de aislamiento.

El mito de que los equipos virtuales son menos productivos que los equipos tradicionales fue echado por tierra durante la pandemia. De hecho, el 75 % de las personas informaron ser igual o más productivas mientras trabajaban desde la casa.

Para encontrar a las personas correctas para el equipo virtual, haz preguntas específicas acerca de la ética laboral durante la entrevista, así tendrás una mejor idea de si ese postulante trabajará bien o no en el mundo de trabajo remoto. A continuación, compartimos algunos ejemplos:

• ¿Por qué prefieres trabajar desde casa?

• ¿Qué necesitas tener en tu espacio físico de trabajo para ser productivo?

• ¿Qué haces para no perder la concentración en tus tareas?

• ¿Cómo te desconectas del trabajo al final del día?

También deberías considerar el tamaño del equipo. Piensa en los deportes de equipo. En la mayoría de los deportes, los equipos están compuestos por entre 5 y 12 jugadores en la cancha. Cuando agregas integrantes nuevos (en el trabajo o en el deporte), te arriesgas a que, como individuos, los integrantes anteriores ahora crean que lo que aportan al equipo ya no es importante. A este efecto se lo llama pereza social y es un buen motivo por el que conviene mantener a los equipos con apenas 10 miembros o menos.

2. Haz que la experiencia de incorporación sea inclusiva.

La incorporación de miembros nuevos al equipo en la virtualidad es totalmente distinta a las incorporaciones en las oficinas. Tienes que generar oportunidades para que los miembros nuevos lleguen a conocer a sus compañeros de equipo, porque en este caso no se los cruzarán en el pasillo.

A continuación, compartimos algunas ideas para generar una experiencia más inclusiva y memorable durante las incorporaciones, para los recién contratados que trabajarán a distancia:

• Envía un obsequio de bienvenida: Para que el miembro nuevo sienta que se le da la bienvenida y para despertar el entusiasmo por unirse a la empresa, considera la posibilidad de enviarle un obsequio de bienvenida por correo. Puede ser una taza con el logo de la empresa, una tarjeta de regalo para un café o un kit de artículos de librería con la marca de la empresa. Los ingresantes sabrán valorar el gesto.

• Prepáralos: Además de enviar obsequios asegúrate de que el nuevo miembro del equipo cuente con todo lo necesario antes de la fecha de inicio. Pueden ser cosas como la laptop, la información para iniciar sesión o un teléfono. Prepáralos a tiempo para que puedan comenzar a trabajar inmediatamente.

• Asígnales un mentor: Un programa de mentores es otra forma de garantizar que el integrante nuevo del equipo sienta que se le da la bienvenida. Los mentores pueden responder a todo tipo de preguntas que los recién contratados no se animen a preguntar al gerente y, además, es una estrategia excelente para minimizar la posibilidad de sufrir el síndrome del impostor. 

Según nuestra investigación, 8 de cada 10 recién contratados manifiestan haber sentido dudas con respecto a sus logros laborales en 2020. Con una persona designada para charlar y a quién recurrir en caso de duda, la confianza del nuevo integrante puede aumentar durante los primeros meses de trabajo. Los mentores también actúan como guías para ayudar a entender la cultura de la empresa.

3. Construye una cultura empresarial sólida.

La cultura de la organización está compuesta por los objetivos del negocio, los valores de la empresa, las personas y los contactos. En las empresas con culturas sólidas puedes elaborar prácticas orientadas a fortalecer los equipos, reducir la fricción entre los integrantes, garantizar que los espacios de trabajo sean inclusivos y conectar todo lo que se haga con la misión de la empresa. Al definir los objetivos comunes y compartir una declaración clara de la visión, favorecerás de manera efectiva los buenos resultados de negocios y el estado óptimo de la organización.

Hay estudios recientes que demuestran que a pesar del aumento constante de equipos de trabajo remoto durante la pandemia, la cultura de las empresas sigue siendo un factor importante para determinar si alguien se postula o no para un empleo. De hecho, el 86 % informó que la cultura de la empresa es un factor importante o muy importante para su decisión.

Probablemente los miembros del equipo sientan que son parte de una cultura corporativa sólida, pero además, esa cultura es algo que se muestra a través de los trabajos que entregan y en la manera en que la organización se ve desde afuera. Los postulantes potenciales buscarán en redes sociales, en sitios de reseñas de empleos y en la información que figure en el sitio web para tener una idea de cuál es la cultura de la empresa. Si en este momento estás seleccionando empleados nuevos, asegúrate de que estos canales reflejen la cultura que has creado.

4. Define con claridad los procesos de trabajo.

Como parte del proceso de incorporación (o de transición a una empresa en la que se trabaja a distancia) deberías definir los procesos con claridad. Trabajar desde casa ofrece a los compañeros de equipo una libertad que probablemente no tendrían en una oficina. Si bien esa libertad es gran parte del motivo por el que el equipo trabaja remoto, la falta de interacción presencial también puede generar malentendidos y problemas de comunicación.

Hay algunas áreas para las que los procesos y las reglas de trabajo se deberían determinar con claridad. Por ejemplo, dado que el 44 % de los trabajadores remotos no creen necesario vestirse bien para una videollamada, tal vez convenga establecer ciertas normas de etiqueta de negocios para las reuniones en línea.

Para cortar de raíz con los problemas de comunicación y las conversaciones perdidas, implementa un plan de comunicaciones. En el plan define con claridad qué canales usar para qué tipo de comunicaciones. Slack es excelente para contactar a alguien rápido o para tener conversaciones privadas, pero a las preguntas específicas sobre un proyecto probablemente convenga comunicarlas en un documento o software compartido.

Según el Índice de la anatomía del trabajo de 2021, las personas dedican el 60 % del tiempo laboral a los pormenores del trabajo (p. ej., a tener comunicaciones relacionadas con el trabajo, buscar información, cambiar entre aplicaciones, etc.). Todo el tiempo que se pierde en tareas manuales o duplicadas en vez de dedicarlo al trabajo calificado puede afectar de manera negativa al desempeño del equipo. Al definir los procesos de trabajo con claridad se puede minimizar la cantidad de pormenores del trabajo que debe hacer el equipo.

5. Comunícate de manera efectiva.

Todos hemos oído hablar de lo mágico que es comunicar de más. Si bien es perfectamente correcto asegurarte siempre de que todos sepan qué sucede, también puede resultar cansador. En vez de comunicar de más, céntrate en comunicar de manera efectiva.

Pregúntate si es necesario escribir un comentario sobre algo o si puedes confiar en que la persona responsable se ocupará sin tu intervención. Analiza si será realmente de beneficio, para ti o para otros invitados, asistir a una reunión o si puedes simplemente leer las notas después. Lo que es más importante: siempre asegúrate de que el valor que agregues a un proyecto tenga más peso que cualquier otro valor que puedas aportar con tu tiempo.

Cuando alguien te pida que opines o lo asistas, puedes hacer algo de lo siguiente para comunicarte de manera efectiva:

• Ir directo al grano. Aporta tus comentarios con dulzura pero sin rodeos. Asume siempre que cada uno en tu equipo da lo mejor de sí. Cuando alguien no cumple con tus expectativas o con los estándares del proyecto, brinda comentarios claros y constructivos para que sepa cómo mejorar el trabajo.

• Incluir solamente a los miembros relevantes del equipo. Si Ray de TI no va a poder ayudar a resolver un problema, no le sumes algo más a su ya abultada bandeja de entrada.

• Asignar fechas. Asegúrate de que todas las tareas y proyectos tengan una fecha asociada para evitar quedar atrapado en un círculo interminable de seguimientos.

• Enviar agendas. Las reuniones son mucho más eficientes y entretenidas si hay una agenda para seguir. Es útil para que los miembros del equipo entiendan qué temas se tratarán y cuánto durará la reunión. Para empezar, prueba nuestra plantilla para agenda de reunión.

No subestimes la falta de pistas visuales o de lenguaje corporal a las que hay que enfrentarse en un equipo virtual. Conéctate con los compañeros de equipo con regularidad para asegurarte de que todos se sientan parte del equipo y evitar cualquier malentendido posible.

6. Conéctate con los miembros del equipo.

Tal vez no haya una oficina en la que puedan reunirse en persona, pero sí pueden tener reuniones virtuales para conectarse. Las reuniones individuales regulares, los descansos con algún café virtual de por medio y los happy hours ayudarán al equipo a sobrellevar cualquier tipo de aislamiento virtual que puedan sentir.

Seguimos necesitando la conexión humana. Es más importante que nunca encontrar formas de conectarnos con los clientes y entre nosotros, incluso aunque solamente sea por video, Asana o Slack.”

No tienes que reducir las interacciones personales a un par de llamadas amenas. Deja tiempo para las conversaciones informales al principio de las reuniones, igual que como lo harías en la oficina. Cinco minutos de charla sobre los planes del fin de semana, el partido que jugó tu hijo o la primera vez que tu mascota va a la peluquería te ayudarán a conectarte con el equipo a nivel personal y generarás un ambiente laboral cálido y enriquecedor.

Los juegos para fortalecimiento de equipos son otra opción excelente para incentivar la participación de todos los integrantes. Puedes probar con algo para romper el hielo rápido al principio de una videoconferencia, una noche de trivias por mes o un taller presencial pago en la empresa. Son estas oportunidades de unir al equipo y los intercambios personales, aunque no presenciales, los que compensan la falta de interacción presencial diaria.

7. Motiva al equipo virtual.

Lo ideal sería que los integrantes de tu equipo virtual tuvieran una gran capacidad para mantenerse siempre involucrados y motivados. Sin embargo, hasta los miembros más autosuficientes de los equipos necesitan algún tipo de incentivo de vez en cuando.

Para conservar la participación y la motivación de los miembros del equipo, deberás ofrecerles un sentido, un propósito. Se sentirán mucho más conectados con el proyecto y la organización cuando se familiaricen con la misión de la empresa. También necesitarán contar con oportunidades de crecimiento y aprendizaje para sentir que avanzan en su carrera.

Festeja los cumpleaños, los aniversarios de trabajo y los hitos importantes para que el equipo sepa cuánto los aprecias a ellos y cuánto valoras el trabajo que hacen. Genera oportunidades para que los compañeros de equipo tengan muestras de reconocimiento con sus compañeros; por ejemplo, con pequeños obsequios o felicitaciones públicas del gerente para fortalecer la confianza. Todo esto puede contribuir a la felicidad del equipo y afectar favorablemente el desempeño.

8. Sé consciente de las diferencias en las zonas horarias.

Reunir al equipo para los proyectos, las videollamadas y los happy hour virtuales son ideas excelentes, pero sé consciente de dónde están ubicados los miembros del equipo. Si están en diferentes zonas horarias, piensa bien cuál sería el mejor horario para conectarse.

A pesar de que los equipos remotos son mucho más flexibles, aún es posible asignarle al grupo un horario de trabajo central (p. ej., entre las 11 a. m. y las 3 p. m.). Durante ese horario central, todo el mundo debe estar en línea y disponible para sus compañeros de equipo (excepto quienes están en el descanso del almuerzo). Hay estudios que demuestran que el 74 % de los trabajadores creen que el concepto del horario central favorece a los equipos que trabajan a distancia.

Para minimizar los roces entre compañeros de equipo, no organices reuniones antes de que haya comenzado el horario central de todos ni después de que haya terminado. Lo ideal sería que nadie tuviera que levantarse muy temprano ni quedarse hasta muy tarde, siempre que haya otros horarios en los que se puedan conectar. Si tienes en consideración los cronogramas de trabajo de todos, demostrarás que valoras el trabajo de cada miembro del equipo y que, además, les permites conservar un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal.

Es cierto que puede resultar particularmente complejo con los equipos globales. En Asana, hacemos lo mejor que podemos para que todos se sientan incluidos, para ello programamos reuniones recurrentes rotativas. Por ejemplo, si todo el equipo se reúne una vez por semana, cambiaremos los horarios de las reuniones cada dos semanas entre la mañana y la tarde de EE. UU. De este modo, los miembros del equipo que se encuentran en Europa podrán unirse una semana, mientras los miembros del equipo de APAC podrán ver las reuniones grabadas cuando les resulte conveniente y viceversa.

A fin de cuentas, lo que importa es que haces todo lo que puedes para encontrar una rutina de reuniones que sea buena para todo el equipo. Incluso podrías considerar designar un día sin reuniones para darle al equipo un descanso y que se pueda trabajar sin tantas llamadas alrededor, una oportunidad para concentrarte y sin interrupciones.

9 Utiliza herramientas para trabajo remoto.

Si no le brindas al equipo las herramientas necesarias para comunicarse y trabajar juntos de manera efectiva, el equipo virtual no tendrá oportunidad de tener éxito. En un mundo en el que todo se hace rápido, estar constantemente enviando y recibiendo documentos por email no funcionará. Aprovecha las plataformas interactivas o programas de software como los Documentos de Google o Asana que fueron diseñados pensando en la colaboración virtual de los equipos.

10. Organiza reuniones presenciales.

Por último, no subestimes la importancia de las reuniones presenciales. De ser posible, intenta reunir al equipo para eventos presenciales con regularidad. Si los compañeros de equipo están cerca, tal vez sea posible hacerlo todas las semanas o una vez por mes. Si el equipo está distribuido en diferentes estados/provincias, países y zonas horarias, puedes ofrecer reuniones locales para grupos más pequeños o reunir a todos para un evento más grande (p. ej., un encuentro de verano, una fiesta de Fin de Año o cualquier otro evento corporativo).

Si bien es cierto que reunir al equipo en persona puede ser caro y demandar mucho tiempo, al menos un evento presencial por año puede hacer maravillas con los integrantes del equipo. Las reuniones presenciales pueden generar confianza, fortalecer las relaciones entre compañeros de equipo y aumentar la participación.

Beneficios y desafíos de trabajar con equipos virtuales

Ahora, con los equipos virtuales la selección de personal en las organizaciones puede ampliarse a otras zonas y es posible buscar los mejores candidatos en una base de talentos mucho más vasta. Sin embargo, como los miembros de los equipos no comparten una oficina física, hay varias complicaciones que pueden surgir con los equipos virtuales.

Pero con la gestión adecuada y una mentalidad positiva, los líderes pueden transformar los desafíos de trabajar con un equipo virtual en grandes oportunidades.

Ventaja: El equipo es más flexible

Uno de los mayores beneficios de los equipos virtuales es la flexibilidad que viene de la mano de trabajar desde casa. A menos que el equipo tenga muchas reuniones por videoconferencia, los miembros pueden no vestirse como profesionales y disfrutar de trabajar con unos pantalones cómodos y una camiseta bien cómoda.

El equipo también es más flexible para organizar los cronogramas propios de trabajo. Los miembros del equipo pueden levantarse temprano y adelantar trabajo antes de que los niños lleguen de la escuela o trabajar tarde a la noche si sienten que son más productivos a esa hora.

Pueden trabajar desde la cocina, ir a un café o reunirse con otros trabajadores remotos en un espacio común. Incluso pueden tener la oportunidad de mudarse a la ciudad de sus sueños. Las posibilidades son infinitas.

Desventaja: La casa se vuelve una oficina

Si bien algunos de nuestros compañeros de equipo pueden disfrutar de tener la posibilidad de comenzar el día respondiendo emails desde la cama, para otros puede resultar complicado trabajar desde la casa. Además del aislamiento que los integrantes del equipo pueden sentir por no tener a sus compañeros de equipo cerca, algunos otros también pueden tener muchas más distracciones en sus propios hogares.

Hay platos sucios en la cocina, el gato no para de caminar sobre el teclado, el niño que acaba de llegar de la escuela necesita el almuerzo inmediatamente, todos estos factores pueden hacer que el trabajo desde casa se vuelva complicado. Cuando no hay un sitio especial para usarlo como oficina y escapar del resto de las distracciones, todo puede resultar más difícil para algunos de tus compañeros de equipo.

Ten en cuenta que no todos pueden darse el lujo de contar con una habitación separada en la casa que pueda funcionar como oficina. Desenchufarse al terminar el día puede ser un problema para quienes trabajan en equipos virtuales, en particular si la oficina y el espacio en que viven son el mismo lugar.

Ventaja: Ahorras tiempo y dinero

El tiempo que ahorran los miembros del equipo al no trasladarse a la oficina a diario lo pueden dedicar a compartirlo con la familia y los amigos, a cultivar hobbies o a recargar energías.

La empresa también ahorra dinero al no tener una oficina. La organización ya no debe pagar una oficina, ofrecer estacionamiento o pagar gastos de traslado para los miembros del equipo.

Desventaja: Tendrás que trabajar con diferentes zonas horarias

Con un equipo disperso a nivel geográfico, los compañeros de equipo podrían estar en cualquier lado. Cuando no eres consciente de las diferentes zonas horarias y de los distintos horarios de trabajo de tus compañeros de equipo, pueden surgir problemas con la colaboración y las comunicaciones.

Si no te ocupas del tema de las comunicaciones en los equipos virtuales con real atención, pueden surgir malentendidos que compliquen el desempeño en los proyectos y en el trabajo diario. Asegúrate de impartir instrucciones claras y de usar una herramienta que mantenga a todos conectados y en sintonía con respecto a los proyectos.

Prioriza las comunicaciones y la colaboración

Independientemente de que gestiones un equipo virtual o uno tradicional, céntrate en que las comunicaciones sean claras, muestra empatía con los compañeros de equipo y lidera predicando con el ejemplo para fomentar un ambiente laboral saludable.

Nunca subestimes el impacto positivo que puede tener en el equipo contar con el software indicado para trabajar. Aprovecha nuestras plantillas de Asana para dar seguimiento a los procesos, compartir agendas de reunión, colaborar con comodidad con el equipo y nunca pasar un vencimiento por alto.