Top-down vs. bottom-up: cuál es la diferencia y el mejor enfoque para tu equipo

Según la empresa, un líder de proyecto puede ser responsable del trabajo de un conjunto reducido de personas o de la supervisión de varios equipos. Dado que los diferentes equipos tienen diferentes estructuras, tamaños y desafíos específicos, cada líder de proyecto debe decidir qué estrategia de gestión funcionará mejor para ellos.

El enfoque de gestión top-down es una de esas estrategias en la cual el proceso de toma de decisiones se lleva a cabo en el nivel superior y luego se comunica al resto del equipo. Este estilo se puede aplicar a nivel del proyecto, del equipo o incluso de toda la empresa, y se puede ajustar en función de las necesidades de un grupo específico.

Muchos equipos optan por el modelo top-down porque elimina la confusión, reduce el riesgo y mantiene las iniciativas organizadas en los equipos más grandes. Sin embargo, la metodología top-down no funciona para todos. Puede limitar la creatividad y ralentizar la resolución de problemas, por lo que quizás no sea la mejor opción para equipos que requieren mayor flexibilidad y capacidad de respuesta.

A continuación, analizamos las diferencias entre el enfoque top-down (arriba abajo) frente al enfoque bottom-up (abajo arriba) para que puedas decidir cuál se adapta mejor a tu estilo de liderazgo y equipo.

¿Qué es la metodología top-down?

En el enfoque de gestión top-down (descendente), promovido en la década de 1970 por los investigadores de IBM Harlan Mills y Niklaus Wirth, un equipo o gerente de proyectos toma decisiones, que luego se transmiten a través de una estructura jerárquica. Los gerentes reúnen información, la analizan y sacan conclusiones concretas. Luego, desarrollan procesos que comunican al resto del equipo para su implementación. Es posible que escuches que este estilo de gestión se conoce como “dominio y control” o “liderazgo autocrático”.

El diseño top-down es probablemente lo que se te pasa por la cabeza cuando piensas en el proceso de gestión. Las industrias tradicionales, como el comercio minorista, la salud o la fabricación, suelen aplicar el estilo de gestión top-down.

Cómo funciona el enfoque top-down

Cuando se aborda un proyecto mediante el enfoque top-down, los responsables de la toma de decisiones en el nivel superior comienzan con un objetivo general (ya sea a corto o largo plazo) y trabajan en retrospectiva para determinar qué acciones tendrán que realizar los diferentes grupos e individuos para alcanzar ese objetivo y lograr una posición competitiva.

El proceso de planificación de todo el proyecto se lleva a cabo a nivel de gerencia. Luego, una vez que se crea un plan de acción, los responsables de la toma de decisiones lo comunican al resto del equipo para que lo implementen (generalmente sin mucho margen de ajuste).

El enfoque top-down puede ser eficaz porque se mantiene igual de un proyecto a otro. Esto permite que los equipos puedan establecer y llegar a dominar un proceso que se vuelve más eficiente con el tiempo. Dado que la naturaleza del estilo top-down es tan estable y confiable, muchas organizaciones (como IBM, The New York Times y otras organizaciones tradicionales) eligen dirigir todas sus empresas según este enfoque.

Cuándo usar la metodología top-down: diferencias entre top-down y bottom-up

Hoy en día, muy pocas organizaciones aplican un enfoque de gestión estrictamente top-down (descendente). La mayoría de los equipos aplican un enfoque híbrido que está compuesto por una variedad de combinaciones entre las metodologías top-down y bottom-up.

El enfoque top-down es más rígido y estructurado, por lo que los equipos con múltiples subequipos, muchas partes diferentes del proyecto o cualquier otro factor que dificulte la organización de los procesos se beneficiarán de la incorporación de elementos de la metodología top-down. Los equipos más pequeños o los equipos con un enfoque de proyecto más limitado tendrán la libertad de apoyarse más en el estilo bottom-up.

Ventajas y ejemplos de la metodología top-down

El estilo de gestión top-down tiene sus ventajas, sobre todo en el caso de los equipos más grandes que están formados por varios equipos o grupos más pequeños que funcionan juntos en una jerarquía organizacional más amplia.

Estilo de gestión ampliamente conocido

El estilo de gestión top-down es común, lo que significa que hay un menor proceso de aprendizaje para los empleados nuevos si vienen de una empresa que utiliza esta estructura. Como líder de equipo, puedes ayudar a los miembros nuevos del equipo a adaptarse más rápidamente si incorporas a tu estilo de gestión algunos elementos conocidos de la metodología top-down.

Mayor claridad

El enfoque top-down da lugar a procesos claros y bien organizados que dejan poco margen para la confusión. Como todas las decisiones se toman en un solo lugar y toda la comunicación fluye en una sola dirección, las confusiones y los malentendidos son menos frecuentes que con otros estilos de gestión.

Más responsabilidad

Cuando ocurren problemas o ineficiencias, el enfoque de gestión top-down facilita el seguimiento de su origen. Con equipos claramente definidos, cada uno con sus propias responsabilidades, es más fácil detectar, diagnosticar y resolver los problemas de forma rápida y eficiente.

Implementación más rápida

Dado que el proceso de toma de decisiones se lleva a cabo en un solo nivel de gerencia, estas pueden realizarse, distribuirse e implementarse de una manera mucho más rápida que las decisiones que requieren la opinión de varios líderes o participantes del proyecto.

Desventajas de la gestión top-down

Si bien el análisis top-down tiene algunas ventajas, también hay que tener en cuenta las desventajas que este enfoque puede tener en los miembros individuales del equipo y en la moral general del equipo.

Más presión sobre el equipo directivo

Dado que todas las decisiones se toman desde arriba, la contratación de un gerente de proyectos inadecuado puede tener un mayor impacto en el éxito del equipo. Muchos problemas de procesos solo son visibles en el nivel inferior, por lo que los gerentes de proyectos que no solicitan la opinión de los miembros individuales del equipo antes de tomar decisiones pueden causar inadvertidamente problemas, retrasos y pérdidas importantes.

Menos creatividad

Como toda la comunicación fluye de los líderes a los miembros del equipo con pocas instancias de diálogo, el enfoque top-down ofrece menos oportunidades de colaboración creativa. Una menor colaboración interdepartamental también puede dar lugar a que no se generen perspectivas nuevas y se frene la innovación.

Falta de compromiso en el equipo

Un desafío del enfoque de gestión top-down es que requiere un trabajo proactivo para que los miembros del equipo que no son líderes se sientan comprometidos, conectados y respetados. Cuando todas las decisiones se toman desde arriba, el resto del equipo puede sentir que sus comentarios y opiniones no se valoran.

Mayor distancia entre los responsables de la toma de decisiones y las decisiones

Mientras que un análisis bottom-up permite que las mismas personas que trabajan directamente en un proyecto sean quienes tomen las decisiones, el estilo de gestión top-down crea distancia entre ese equipo y los responsables de la toma de decisiones. Esto puede dar lugar a decisiones mal informadas si el equipo directivo no pide la opinión del equipo del proyecto.

¿En qué consiste la metodología bottom-up? Ejemplos de bottom-up

Cuando se abordan los objetivos del proyecto de manera bottom-up, un equipo colaborará en todos los niveles para determinar qué pasos hay que seguir para alcanzar los objetivos generales. El enfoque bottom-up es más novedoso y flexible que la estrategia top-down más formal, por lo que es más habitual en industrias en las que la disrupción y la innovación son una prioridad. 

Algunos ejemplos de gestión bottom-up incluyen:

• Objetivos y resultados clave (OKR) híbridos. Los objetivos más amplios se establecen a nivel de la empresa, pero los equipos y los individuos son los que establecen los resultados clave (KR).

• Equipos Scrum. En las reuniones diarias de actualización se reúne todo el equipo para coordinar la colaboración.

• Gestión democrática. Los líderes trabajan con los miembros del equipo para determinar qué decisiones deben tomarse en cada nivel. Esto permite una mejor colaboración y, al mismo tiempo, se mantiene la estructura.

Ventajas de la metodología bottom-up

El estilo de gestión bottom-up resuelve muchos de los problemas que plantea el enfoque top-down. Este enfoque ascendente tiene ventajas que lo hacen ideal para los equipos creativos y las industrias en las que la colaboración es clave, como el desarrollo de software, el diseño de productos y más.

Decisiones más informadas

En los entornos colaborativos, quienes trabajan directamente en los proyectos y supervisan la gestión de los mismos pueden opinar sobre las decisiones que afectarán su trabajo futuro. Los altos ejecutivos trabajan directamente con los miembros del equipo para trazar un curso de acción, lo que evita posibles puntos ciegos del proceso que podrían aparecer cuando las decisiones se toman sin la participación del equipo.

Moral alta del equipo

El enfoque bottom-up fomenta una mayor aceptación por parte de los miembros del equipo y mejores relaciones entre colegas, ya que todos tienen la misma oportunidad de influir en las decisiones y en los resultados del proyecto, independientemente de su jerarquía. De este modo, este enfoque aumenta la probabilidad de que todos los miembros se involucren en el éxito del equipo.

Más instancias para la creatividad

En los procesos top-down hay menos oportunidades para que los equipos realicen aportes o sugerencias. En cambio, los enfoques colaborativos, como el bottom-up, crean oportunidades para compartir opiniones, para las lluvias de ideas y la crítica constructiva, que a menudo conducen a mejores sistemas y resultados.

Desventajas de la gestión bottom-up

Por supuesto, hay una razón por la que el enfoque bottom-up no se ha adoptado más ampliamente: plantea una serie de desafíos que lo hacen incompatible con ciertos tipos de equipos, proyectos e industrias.

Procesos más lentos

Un enfoque estrictamente bottom-up para resolver un problema puede derivar en “muchas manos en un mismo plato”. Cuando se invita a todos los miembros de un grupo a colaborar, puede ser más difícil llegar a una decisión y, en consecuencia, los procesos pueden ralentizarse. 

Cómo evitarlo: considera la posibilidad de asignar uno o dos líderes de grupo para que tengan en cuenta todos los aportes, realicen un análisis fundamental y luego tomen una decisión en función de estos.

Cambio en las dinámicas del equipo

Si bien es importante que los miembros del equipo tengan la oportunidad de aportar comentarios, no todos se sienten cómodos al hacerlo, especialmente en presencia del equipo directivo. Ten en cuenta que cada persona tiene un nivel de comodidad diferente, y presionar demasiado para que den su opinión puede reprimir la honestidad o la creatividad. 

Cómo evitarlo: ofrece diferentes entornos donde los miembros del equipo puedan contribuir, como en salas de reuniones para grupos pequeños, reuniones individuales o encuestas anónimas de opinión trimestrales. Anima a los miembros con puestos de mayor jerarquía del equipo a encontrar formas de romper el hielo con los nuevos colaboradores para que todos se sientan cómodos participando.

Falta de información de la gerencia

En muchos aspectos, tiene sentido que las decisiones del proyecto se tomen a nivel de proyecto. Sin embargo, los proyectos también se ven afectados por factores de niveles superiores, como los objetivos de la empresa, el presupuesto, los pronósticos, los factores microeconómicos y macroeconómicos, y las métricas, que no siempre están disponibles a nivel de equipo. Los procesos diseñados de manera bottom-up pueden encontrarse con puntos ciegos que resultan de las barreras de entrada a la información de la alta gerencia.

Cómo evitarlo: crea un flujo de comunicación que permita que los líderes del equipo reciban resúmenes de información a nivel de la empresa que pueda ser relevante para las decisiones que deban tomar a nivel de proyecto. Como líder de equipo, puedes transmitir la información a tu equipo según lo consideres oportuno para asegurarte de que las decisiones del equipo estén alineadas con el tipo de interés, las posiciones y los objetivos de toda la empresa.

Consejos para gestionar equipos interdisciplinarios

La clave para implementar un enfoque de gestión que funcione es invertir en las personas tanto como en los procesos. Los desafíos del enfoque de gestión top-down pueden aliviarse, o incluso eliminarse por completo, si las personas que están al frente del proceso no solo son buenos gerentes, sino también líderes.

Forja relaciones fuera del equipo de gestión

Dado que la comunicación relacionada con los procesos fluye de arriba a abajo en las empresas con un enfoque top-down, no es extraño que las personas y los grupos se alejen y terminen sintiéndose aislados. Crea oportunidades para la comunicación entre todos los departamentos, equipos, niveles de gestión e incluso ubicaciones geográficas para ayudar a garantizar que los miembros de tu equipo puedan forjar relaciones significativas.

Facilita la comunicación entre los equipos

Ya sea que tu equipo use un enfoque top-down o un enfoque bottom-up, ofrece oportunidades especialmente diseñadas para la colaboración entre equipos que normalmente no trabajan juntos. Aunque no formen parte de tus procesos diarios, estas lluvias de ideas adicionales pueden ayudar a estimular la creatividad, forjar relaciones y generar soluciones creativas que luego se pueden implementar en beneficio del grupo en general.

Complementa con otras formas de aportar comentarios

Los compañeros de equipo que no pertenecen a la gerencia pueden sentirse menos involucrados cuando las personas que toman las decisiones en el nivel superior no tienen en cuenta sus opiniones y puntos de vista. Crea nuevos canales para aportar comentarios de manera ascendente, no solo para aumentar la aceptación de los miembros de los equipos de niveles inferiores, sino también para ofrecer a los responsables de la toma de decisiones información valiosa sobre las deficiencias o los problemas de los procesos.

Una buena gestión se basa en el equilibrio

A la hora de ponerlo en práctica, los gerentes efectivos saben cómo equilibrar la eficiencia del enfoque top-down con las ventajas de colaboración y creatividad que aporta todo el equipo. 

Si combinas elementos de diferentes estilos de gestión, puedes encontrar un enfoque que funcione para ti y tu equipo. Una vez que elijas el enfoque adecuado, podrás establecer una gestión optimizada del flujo de trabajo. 

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