10 habilidades de gestión de equipos que debes desarrollar

¿Cuál es la clave de un buen gerente? No se trata del trabajo que haces ni de los flujos de trabajo que usa tu equipo, sino de enfocarte en las personas. Al priorizar el apoyo a los miembros del equipo y ayudarlos a dar lo mejor, puedes tener éxito como líder independientemente de la industria en la que te encuentres.

La gestión eficaz del equipo te ayuda a convertirte en un mejor líder, pero, como cualquier habilidad blanda, requiere práctica. En este artículo, exploramos cuáles son los beneficios de la gestión de equipos y qué habilidades puedes empezar a desarrollar hoy mismo.

¿Qué es la gestión de equipos?

La gestión de equipos es la capacidad de un gerente para organizar y coordinar a los miembros del equipo para ejecutar tareas en función de un objetivo común. Quienes adquieren estas habilidades saben cómo apoyar, motivar y aumentar la participación del equipo. Cuando se implementa de manera eficaz, una buena gestión del equipo permite mejorar el trabajo en equipo en el entorno laboral, aumentar la productividad y reducir el agotamiento (burnout).

Esta habilidad blanda está compuesta por otras, como el liderazgo, la capacidad de resolución de problemas, la inteligencia emocional, la empatía, la escucha activa, las habilidades de comunicación y el trabajo en equipo, entre otras. Si deseas convertirte en un mejor gerente debes invertir en tus habilidades blandas para ser un líder más solidario.

Gestión de equipos vs. gestión de proyectos

La gestión de proyectos es el proceso de organizar, administrar y ejecutar proyectos. Los buenos gerentes de proyectos organizan todos los detalles de su trabajo en un solo lugar para que el equipo tenga claridad y visibilidad sobre quién está haciendo qué y para cuándo. Además, están a cargo de las iniciativas del proyecto, pero no son necesariamente gerentes de administración de personal o líderes de equipos.

La gestión de equipos, por otro lado, se centra en apoyar y coordinar al equipo. En función de la estructura de tu organización, es posible que también debas gestionar los proyectos en los que están trabajando. Incluso si también lideras o gestionas proyectos, tu enfoque como gerente del equipo es apoyar a los demás.

Gestión de equipos vs. fortalecimiento del equipo

El fortalecimiento de equipos es una manera de fomentar la colaboración, el compañerismo y la confianza entre los miembros del equipo. Los juegos para fortalecimiento de equipos eficaces brindan a todos la oportunidad de conocerse y mejorar sus habilidades de trabajo en equipo a largo plazo.

Los buenos gerentes organizan este tipo de actividades para facilitar el trabajo en equipo. Sin embargo, según la estructura de la organización, quizá puedas realizar estos juegos y actividades en todo el departamento o alentar a los miembros de tu equipo a que conozcan a empleados de otros sectores.

Gestión de equipos vs. gestión de tareas

La gestión de tareas es una forma de realizar un seguimiento del trabajo de principio a fin. Un software de gestión de tareas eficaz te ayudará a organizar las prioridades, hacer un seguimiento de los trabajos pendientes y cumplir con tus plazos.

Los gerentes de equipos pueden empoderar a las personas al proporcionarles herramientas de gestión de tareas que brindan claridad sobre las prioridades individuales y mantienen el trabajo organizado. Sin embargo, la gestión de tareas no es necesariamente un requisito para los gerentes de equipos. Según la estructura de la organización, un gerente de proyectos puede estar a cargo de la gestión de tareas.

¿Por qué es importante la gestión de equipos?

Con una buena gestión del equipo mejorarás las competencias de todos y encontrarás oportunidades que de otro modo no serían posibles.

Qué puedes lograr con buenas habilidades de gestión de equipos:

• Definir el estándar para la comunicación eficaz en el trabajo.

• Inspirar a otros miembros del equipo.

• Mejorar la moral del equipo y la participación.

• Aumentar la productividad.

• Reducir el agotamiento.

• Impulsar el trabajo en equipo.

• Generar sinergia del equipo.

10 habilidades para ser un buen gerente de equipo

Independientemente de que seas un gerente novato o busques perfeccionar tus habilidades, pon en práctica estas 10 técnicas para ser un líder más eficaz.

1. Sé transparente

Una de las mejores formas de apoyar al equipo es brindarles el contexto y toda la información que necesitan para tener éxito. Cuando las personas cuentan con información en tiempo real, te aseguras de que todos sepan exactamente quién está haciendo qué y cuándo.

Para lograrlo, debes crear y mantener una única fuente de información para todo el equipo. Naturalmente, creemos que Asana es una excelente herramienta para esto. Esta plataforma de gestión del trabajo organiza las tareas para que todos sepan qué hacer, por qué es importante y cómo hacerlo. Todo el equipo puede dar seguimiento a su trabajo en Asana, y tú puedes monitorear y compartir prioridades, así todos se centran en los trabajos de mayor impacto de manera eficiente y efectiva.

Para construir una comunidad inclusiva y de acceso digital, necesitas total transparencia. Con empleados que trabajan en diferentes zonas horarias y con distintas rutinas, necesitábamos una herramienta para ver fácilmente qué tareas realizar y cómo progresaban los proyectos. Asana ofrece exactamente eso.”

2. Establece buenas prácticas de comunicación

El trabajador del conocimiento promedio dedica un 60 % de su tiempo a los pormenores del trabajo, como buscar información, obtener aprobaciones o redactar actualizaciones de estado del proyecto. Estas tareas le quitan tiempo al trabajo específico y relevante que genera un impacto en el equipo.

Para reducir los pormenores del trabajo, explica claramente al equipo dónde se encuentra la información y cómo pueden acceder a ella. Crear una fuente compartida con toda la información del proyecto es un buen comienzo, pero también es fundamental aclarar qué herramientas de comunicación se utilizan para qué fin. Elabora un plan de comunicación para delinear cuándo los miembros del equipo deben usar diferentes herramientas. Por ejemplo, podrías optar por Slack para la comunicación en tiempo real y Asana para la comunicación asincrónica sobre el trabajo.

Podemos hacer más con un equipo más pequeño y organizado que lo que podíamos hacer antes con un equipo más grande. Dedicamos más tiempo a realizar tareas de alto valor en lugar de solo gestionarlas. También disfrutamos más nuestra vida y somos personas más felices gracias a Asana.”

3. Da y recibe comentarios

Ser capaz de dar y recibir comentarios de forma eficaz es una habilidad fundamental para la gestión de equipos. Como gerente, deberás sentirte cómodo al ofrecer críticas constructivas al equipo para ayudarlos a crecer y lograr sus objetivos. Al mismo tiempo, pedir y recibir opiniones sobre tu desempeño es una excelente manera de crecer profesionalmente.

Siempre que sea posible, intenta realizar las sesiones de comentarios en persona o por videollamada para evitar cualquier posible malentendido. Incluso si trabajas en un equipo remoto, existen excelentes prácticas de resolución de conflictos que puedes comenzar a implementar en tu equipo.

4. Invierte en colaboración

La colaboración impulsa el buen funcionamiento de los equipos, pero estos no son necesariamente colaborativos por naturaleza. Una habilidad de gestión fundamental es la capacidad de facilitar la colaboración en el equipo.

Lo mejor que puedes hacer para aumentar la colaboración es valorarla. Da el ejemplo del comportamiento que deseas lograr en los miembros del equipo al motivar los comentarios, trabajar en equipo y dar lugar a la cocreación. La colaboración no siempre significa una sinergia perfecta. De hecho, con frecuencia, los desacuerdos son un indicador de un equipo colaborativo, porque significa que las personas están dispuestas a decir lo que piensan.

A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar para lograrlo.”

5. Predica con el ejemplo

Como gerente del equipo, tus acciones y palabras tienen un gran impacto en las demás personas. Para generar confianza, intenta liderar con el ejemplo y reflejar los comportamientos que deseas ver en el equipo. Esto incluye involucrarte en el trabajo, conocer los detalles si es necesario y ser flexible en función de los comentarios del equipo.

Para liderar con el ejemplo, demuestra al equipo que confías en ellos. En pocas palabras, conviértete en el ejemplo. Hay diferentes formas de hacerlo, pero si recién estás comenzando, prueba lo siguiente:

• Ofrece a los miembros del equipo la oportunidad de participar en los procesos de toma de decisiones.

• Consulta con los miembros del equipo qué habilidades quieren desarrollar. Luego, delega tareas para ayudarlos a hacer precisamente eso.

• Define las expectativas de gestión del tiempo, como cuándo deben y no deben estar en línea o disponibles. Luego, cumple con esas expectativas tú también.

• Adopta las prácticas de comunicación y colaboración que deseas ver en tu equipo.

6. Promueve el equilibrio en lugar del agotamiento

El agotamiento es la sensación de cansancio emocional, físico o mental que ocurre como resultado del exceso de trabajo. En 2020, el 71 % de los trabajadores del conocimiento manifestaron sentirse agotados al menos una vez. Como líder del equipo, estás capacitado para apoyar al equipo y prevenir el agotamiento.

Independientemente del tipo de trabajo que hagas, el agotamiento ocurre porque los miembros del equipo se ocupan de muchas tareas durante demasiado tiempo. Para evitar que esto suceda y promover el equilibrio, debes ser proactivo en la gestión de la carga de trabajo. Utiliza herramientas de planificación de la capacidad productiva, como el sistema de tallas de camiseta, para tener una idea clara del trabajo de todos. Luego, crea un plan de gestión de recursos para especificar a qué actividades dedicará su tiempo cada miembro del equipo, así evitarás que los recursos abarquen demasiado. Si es necesario, redistribuye las tareas para prevenir el exceso de trabajo.

No quiero que la gente sufra de agotamiento mental. Quiero que se traten bien entre ellos y que disfruten del trabajo. Con Asana eso es posible.”

7. Define el estilo de gestión del equipo

No hay una única forma de administrar un equipo. A medida que te desarrolles y crezcas como gerente, tendrás diferentes preferencias y adoptarás prácticas nuevas. Incluso si ya tienes una idea clara de cómo quieres gestionar el equipo, es importante que le asignes un nombre y reconozcas el estilo de gestión para aprovecharlo al máximo.

8. Establece pautas para el grupo

Estas pautas son las reglas formales y las normas no expresadas que guían las interacciones laborales. Cada equipo tiene las suyas, incluso si nunca las definió o escribió en ninguna parte.

Como gerente, es fundamental que no dejes que estas pautas se desarrollen por sí solas. Esto podría conducir a una dinámica del equipo negativa, donde, por ejemplo, las personas se sienten incómodas al hablar o tomarse tiempo libre. Por eso, define intencionalmente las normas del grupo a fin de modelar la cultura de la organización. Para comenzar, puedes leer el artículo sobre cómo definir estas pautas para equipos de alto rendimiento.

Durante algún tiempo, nuestro equipo creativo solamente trabajaba de forma reactiva. Pero sin procesos claros, es imposible obtener grandes resultados.”

9. Fomenta la motivación intrínseca

Como gerente, es muy importante cómo motivas al equipo. Hay dos tipos de motivación: intrínseca y extrínseca. La motivación extrínseca se centra en las recompensas o castigos externos, mientras que la motivación intrínseca se basa en la satisfacción interna, independientemente de la recompensa.

Para mejorar tus habilidades de autogestión es importante que aprendas cuándo usar cada tipo de motivación (intrínseca o extrínseca). Siempre que sea posible, intenta aprovechar la motivación intrínseca que, aunque es más difícil de inculcar, se centra en la resolución de problemas, la creatividad y la curiosidad.

10. Conecta el trabajo con los objetivos del equipo

Los equipos dan lo mejor cuando entienden por qué lo que hacen es importante, pero, con frecuencia, el trabajo está aislado y desconectado de los objetivos generales.

Como gerente, una habilidad fundamental que a menudo se pasa por alto es la capacidad de relacionar el trabajo diario del equipo con el panorama general. Cuando las personas entienden cómo su trabajo impacta en los objetivos generales de la empresa o del equipo, pueden priorizar de manera eficaz las tareas más importante y asegurarse de realizar aquellas de alto impacto. Para empezar, puedes utilizar una herramienta de seguimiento de objetivos donde el trabajo diario se conecte con los objetivos de la empresa.

Cuando el trabajo está descentralizado y las dependencias no quedan claras, todo parece ser prioritario. Lo que produce estrés y ansiedad.”

Mejora tus habilidades de gestión de equipos con las herramientas correctas

Se necesita tiempo y esfuerzo para desarrollar habilidades de gestión de equipos, pero la inversión que realices te ayudará a respaldar y motivar a los miembros del equipo y a crear un mejor ambiente de trabajo para todos.

Si quieres empezar a implementar estas técnicas de gestión de equipos con éxito, puedes usar un software de gestión de proyectos. Mantener el trabajo en una fuente centralizada de información te permite aumentar inmediatamente la visibilidad, la transparencia y la colaboración. Además, las herramientas de gestión de proyectos visuales ofrecen al equipo diferentes maneras de ver la información, desde gráficos de Gantt hasta tableros Kanban.

¿Quieres empezar? Prueba Asana gratis hoy mismo.