Hope for Haiti mejora las vidas de más haitianos con Asana

Haití, una nación caribeña de gran riqueza cultural, que comparte una isla con la República Dominicana, tiene un largo historial de desastres naturales. Uno de los más grandes fue un terremoto de magnitud 7.0 en 2010 que tuvo lugar a menos de 32 kilómetros de la capital del país. Las estimaciones acerca de la cantidad de fallecidos varían. Muchos creen que los muertos pueden haber sido más de 200 000. Y en 2016 el huracán Matthew azotó al país, dejando más de 500 muertos y a más de un millón de personas sin hogar.

Hope for Haiti, una organización sin fines de lucro dedicada a mejorar la calidad de vida de los haitianos, especialmente la de los niños, estuvo allí antes, durante y después de las catástrofes. La organización apoya y ayuda a sacar a los haitianos de la pobreza con programas que se centran en la educación, la salud, la infraestructura, el acceso al agua, y préstamos y donaciones para los negocios y emprendedores haitianos.

Skyler Badenoch ha sido el director general de Hope for Haiti durante tres años, pero su amor por Haití comenzó hace trece años. De hecho, fue testigo de la respuesta que tuvo Hope for Haiti ante el terremoto de 2010. Él mismo tendió una mano en aquel momento. Hoy en día supervisa a un equipo de 65 personas que se encuentran en Haití y los Estados Unidos. Diez integrantes de ese equipo trabajan desde los EE. UU. en recaudación de fondos, marketing, asistencia administrativa, finanzas y gestión; mientras que los otros 55, que están en Haití, son médicos, personal de enfermería, educadores y administradores, todos haitianos. Esta organización binacional está comprometida con la transparencia, la respuesta y con una buena gestión. También son una de las organizaciones sin fines de lucro con mejor calificación, según las plataformas de clasificación externas como Charity Navigator y GuideStar. Al seguir estas mejores prácticas en el trabajo, estimulan la confianza en Haití y en la filantropía en general.

Cómo el crecimiento generó la necesidad de cambiar

En 2007, Hope for Haiti logró trabajar con un presupuesto anual de 1 millón de dólares y con solo 4 integrantes en Haití. Desde entonces, el personal creció 15 veces y su presupuesto se cuadruplicó. Y eso sin incluir su programa de donaciones en especie, que ha crecido hasta alcanzar los 11 millones de dólares (más de 10 veces). A pesar de que el crecimiento de la organización ha derivado en un impacto mucho mayor en Haití, también ha presentado desafíos, como la ineficiencia en las comunicaciones, las relaciones con los donantes y en la emisión de informes.

A medida que la organización crece, las comunicaciones empiezan a saturarse. En Hope for Haiti hemos notado que la ineficiencia en estos aspectos nos daña. Cuando no podemos funcionar como una máquina bien aceitada, no ayudamos a tantas personas como quisiéramos y es nuestra responsabilidad mejorar para lograrlo. ”

Según el último análisis FODA (que se lleva a cabo cada cierta cantidad de años), muchas personas identificaron a las comunicaciones de los proyectos y con los donantes como un área de mejora para la organización. Como resultado, Skyler decidió averiguar sobre plataformas que les fueran útiles para comunicar y gestionar su trabajo en un solo lugar.

La búsqueda de una solución

Ya preparado con los resultados del análisis FODA, Skyler identificó rápidamente cuatro áreas que se podían franquear con una plataforma de gestión del trabajo. Necesitaba lo siguiente:

• Simplificar y automatizar los procesos siempre que fuera posible, como la respuesta ante catástrofes, los protocolos de emergencia, las aplicaciones y la gestión para las donaciones y la emisión de informes.

• Aumentar la visibilidad del trabajo que se realizaba en toda la organización para que los compañeros de equipo no tuviesen que pedirse actualizaciones entre sí.

• Centralizar las comunicaciones en un solo lugar, desde las conversaciones del equipo hasta los análisis de las relaciones con los donantes y los informes emitidos.

• Mejorar la gestión de proyectos y la emisión de informes para que los proyectos fluyan sin problemas, el proceso de emisión de informes sea fácil y los donantes confíen en la organización.

Después de probar con otra herramienta de gestión del trabajo muy básica, Skyler se sintió decepcionado. No era lo suficientemente intuitiva o estable como para cubrir las necesidades de su equipo. Pero cuando su asesor ejecutivo, un colega y otro compañero del sector le sugirieron usar Asana, decidió probar la versión gratis para ver si cumpliría con lo necesario para la organización.

Basado en su propia investigación, Skyler sabía que la mejor forma de tener éxito con Asana sería haciendo que los ejecutivos la aceptaran. Decidió incorporar primero a los principales directivos y hacer que se sintieran cómodos usando Asana; y luego incorporó a otros miembros de la organización. Comenzó a usar Asana con su equipo para dar seguimiento a sus ajustes semanales de objetivos y reuniones de revisión. Los lunes por la mañana, cada uno agregaría tres objetivos profesionales y uno personal en el proyecto compartido de Asana. A lo largo de la semana, los compañeros de equipo se comunicarían entre sí a través de los comentarios.

Usar Asana para dar seguimiento a estos objetivos semanales se volvió automático para el equipo. Podían ver el estado de cada objetivo, y estas tareas funcionaban como una agenda integrada para cada una de las reuniones semanales; de este modo, mejoraron inmediatamente las comunicaciones en el equipo.

Nuestra comunicación como equipo de liderazgo mejoró de inmediato cuando comenzamos a dar seguimiento a nuestros objetivos semanales en Asana. Además, me brindó un panorama general de nuestro progreso hacia las prioridades de la organización. ”

La implementación en toda la organización

A pesar de que Hope for Haiti empezó con un plan gratis de Asana, la organización sabía que trabajaría mejor con las funciones pagas. Así que a mediados de marzo de 2020, cuando Asana anunció que ofrecería planes de Asana Business gratis para organizaciones sin fines de lucro que trabajaran en el frente de batalla contra la COVID-19, colaborando con investigaciones médicas y ayuda, Skyler mandó la solicitud y Asana donó un plan Business gratis para los siguientes 12 meses.

Con toda la potencia de Asana Business, Skyler empezó a buscar formas de migrar todo el trabajo de la organización a la plataforma. Su iniciativa más grande e importante: el plan estratégico anual, fue el primero. Skyler pidió ayuda a los Asesores de Asana. Con la orientación de un asesor, Skyler y el equipo transformaron su complejo plan de múltiples objetivos, estrategias y tácticas en proyectos de Asana. Ahora, el equipo de Hope for Haiti usa Portafolios para dar seguimiento al trabajo orientado al plan estratégico de toda la organización, y Cronogramas de proyectos para ver el progreso y crear informes de estado. Con la piedra angular ya instalada en Asana, Skyler reafirmó que Asana es la solución adecuada para su equipo.

Tener un asesor de Asana que nos ayudara a migrar nuestro plan estratégico a la plataforma nos ahorró mucho tiempo, nos quitó un gran peso para la implementación y nos ayudó a tener la certeza de que Asana era la solución correcta para nosotros. ”

Uso de Asana en toda la organización

Con las bases sentadas por los objetivos semanales y los proyectos del plan estratégico en Asana, Skyler y la organización ampliaron su uso e incluyeron más flujos de trabajo, entre ellos, los siguientes:

• Solicitud y gestión de las donaciones: El equipo situado en los Estados Unidos usa Asana para gestionar sus trabajos de recaudación de fondos para que no se transformen en una carrera de última hora. Además, cuando el análisis FODA arrojó que existían ineficiencias al momento de conseguir e informar sobre las donaciones, decidieron trasladar esos procesos a Asana. Ahora el equipo usa Asana para gestionar las solicitudes para donaciones, los informes y las recaudaciones en efectivo esperadas a partir de las donaciones.

La gestión de donaciones es crítica porque la recaudación de fondos es muy difícil de lograr. La eficiencia que hemos adquirido con Asana nos ayuda a convertirnos en una organización más competitiva para poder buscar nuevas fuentes de financiación y ahorrar tiempo. ”

• Protocolo y cumplimiento: El equipo situado en Haití usa Asana para todo, desde las comunicaciones internas hasta la emisión de informes y también para los protocolos por la COVID-19. Cuando surge una emergencia como la COVID-19, el equipo usa Asana para crear e implementar los protocolos de respuesta. Por ejemplo, han establecido un procedimiento sofisticado para aceptar y tratar pacientes en su sector de enfermería que incluye tomar la temperatura, contar con un sitio donde lavarse las manos, distribuir mascarillas y mucho más. Documentan el protocolo en un proyecto de Asana y lo usan para comunicarse internamente y asegurarse de que todos los empleados sigan los pasos debidos.

Cuando surgió la COVID-19, nuestra organización era la única calificada para responder a este tipo de catástrofes. Tenemos doctores en el equipo y en nuestro directorio y además, un historial de trabajos durante emergencias. Aun así, necesitábamos una herramienta organizativa como Asana que nos ayudara a llevar el proceso adelante. ”

• Dar seguimiento a los obsequios en especie: Este año, el objetivo del programa es superar los 20 millones de dólares en donaciones (casi duplicar el objetivo habitual de 11 millones) que incluye medicamentos, material sanitario y equipos que se deben entregar en Haití, importados y distribuidos a los colaboradores y las personas con más necesidades. El proceso ahora se controla en Asana en vez de depender de hojas de cálculo de Excel.

Una mejor experiencia de los donantes con Asana

Con la experiencia de Asana Business, Hope for Haiti ahora puede trabajar más rápido con los donantes. Hace poco tiempo, la famosa tenista Naomi Osaka eligió a la organización para donar 25 millones de dólares provenientes de su participación en un torneo en línea. La donación se destinó a brindar ayuda humanitaria para combatir la COVID-19. El equipo de Hope for Haiti usó Asana para establecer las relaciones, garantizar que se enviaran los materiales correctos y que no se perdiera nunca el contacto con el equipo de Naomi.

Cuando Hope for Haiti recibió la donación, quiso comunicarle a Naomi el impacto que tuvo. Antes de usar Asana este proceso hubiese implicado muchos archivos y una larga cadena de emails. Pero al dar seguimiento al impacto de la donación en Asana, el equipo pudo emitir un informe unificado y compartirlo con Naomi en unas pocas semanas.

No hubiésemos podido, de ninguna forma, haber unificado los informes sobre la contribución de Naomi Osaka tan rápido como lo hicimos de no haber sido porque trabajamos con Asana. ”

De regreso a las bases

A pesar de que la COVID-19 ha cambiado el enfoque de Hope for Haiti (y ha sido un ejemplo de lo rápido que se puede responder con Asana ante una emergencia), Skyler y el equipo siguen con el firme compromiso de producir cambios rotundos con sus iniciativas principales: mejorar el acceso a la educación de calidad, a la salud, al agua potable, a las donaciones médicas en especie y a las oportunidades económicas. Con Asana, Skyler sabe que el impacto de la organización en estas iniciativas solamente mejorará gracias a la eficiencia y los procesos recién descubiertos.

Y con una conexión renovada entre los valores esenciales de la organización y la forma en que se cumplen los objetivos, Hope for Haiti está mejor preparada que nunca para seguir superando sus objetivos. Por ejemplo, el equipo usará Asana para planificar su evento anual de recaudación de fondos Hike for Haiti, en el que se invita a personas de todo el mundo a participar de un desafío de caminata en solidaridad con los niños en edad escolar que caminan largas distancias para ir a la escuela en Haití. Los cambios que Skyler y su equipo quieren hacer representan un enorme desafío, pero el equipo está mejor preparado que nunca para emprender viaje y generar un impacto en su querido Haití con la ayuda de Asana.

Como director general, era difícil saber qué sucedía en todos los equipos. Asana me ofrece visibilidad de todo el trabajo que se lleva a cabo, desde la gestión de los donantes y de los eventos de recaudación de fondos hasta las operaciones de campo. ”