10 consejos para tomar notas en una reunión de manera eficiente

Las reuniones son una parte esencial de los proyectos: son el espacio donde los miembros se conectan entre sí y donde se toman las decisiones importantes. Si bien las reuniones son clave para la toma de buenas decisiones, ¿dónde se registra todo lo que se trató? Si no está claro quién es el responsable de tomar notas, las ideas y las tareas pendientes pueden perderse u olvidarse.

La mejor manera de asegurar que la información y el contexto críticos estén documentados es a través de las notas y minutas de la reunión. En este artículo analizaremos estos dos tipos de documentos con más detalle.

¿En qué consisten las notas de la reunión?

Las notas de la reunión contienen los puntos clave de información que escribes durante una reunión. Las notas eficaces te ayudan a recordar los detalles importantes de una reunión, así como las acciones pendientes que tú y los miembros del equipo deben llevar a cabo antes de la próxima reunión.

Las notas de una reunión no tienen una estructura o formato establecidos, y las técnicas para tomar notas pueden variar según las preferencias de cada persona.

¿En qué consisten las actas de la reunión?

Las minutas de las reuniones son un un formato formal para tomar notas que se pueden usar como documentos oficiales para auditorías o procedimientos judiciales. Las actas de las reuniones tienen una estructura establecida de lo que se debe incluir. Los elementos que deben contener son los siguientes:

• La fecha y hora de la reunión, incluida la hora de inicio y finalización de la misma.

• Los nombres de los participantes de la reunión y de las personas que fueron invitadas pero que no pudieron asistir.

• Los temas que se trataron durante la reunión.

• Las decisiones clave que se han tomado, como los resultados de las elecciones y las mociones aceptadas o rechazadas, además de la fecha y hora de la próxima reunión.

• Las acciones pendientes a tratar en la próxima reunión.

El término "minutas de la reunión" proviene de la frase en latín minuta scriptura, que significa "pequeñas notas". Si bien puede ser útil incluir notas en tiempo real en las minutas de la reunión, el objetivo no es dictar lo que sucede con total precisión.

Notas de la reunión o actas de reunión: ¿cuál es mejor?

Si eres un gerente de proyectos, te puede resultar útil la toma de notas de reuniones, especialmente para las reuniones iniciales de proyectos, los planes de proyectos o las reuniones individuales informales.

Las minutas de reunión o actas de reunión son más apropiadas para reuniones más formales que deben documentarse y de las que debe quedar un registro, como una audiencia pública o una reunión corporativa.

¿Para qué sirven las notas de reuniones?

Las notas de las reuniones pueden brindar varios beneficios, independientemente del método y la forma que elijas para crearlas. A continuación, te presentamos algunas razones por las que las notas de las reuniones pueden aportar mayor claridad a tu equipo.

Al tomar notas documentarás las decisiones

Si bien algunas personas tienen muy buena memoria, otras pueden olvidarse rápidamente de las decisiones que se tomaron en una reunión de equipo. Tomar notas por escrito permite a los miembros del equipo consultar las decisiones que se tomaron en un momento específico. Las notas de la reunión también ayudan a mantener la responsabilidad y pueden ser útiles para consultarlas más adelante cuando el proyecto está más avanzado.

Una forma de asegurarse de que todos los miembros del equipo puedan consultar las notas más adelante es guardarlas en un espacio designado como fuente central de referencias. Recopilar todas las notas y agendas de las reuniones en un mismo lugar permite proporcionar un mayor contexto a las conversaciones y decisiones tomadas, por ejemplo en caso de que una persona se haya ausentado y esté buscando ponerse al día con el progreso que hizo el equipo.

Ofrecen participación asincrónica

En caso de que algún miembro del equipo no pueda asistir a la reunión, por conflictos de programación por ejemplo, puedes compartir las notas de reuniones anteriores y de la reunión actual para ayudarlo a ponerse al día y, al mismo tiempo, permitirle procesar las decisiones de la reunión en cualquier momento, a su propio ritmo. Además, tendrá la oportunidad de participar en el proceso de toma de decisiones de forma asincrónica.

Ayudan a la memoria

El psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus realizó algunos de sus primeros experimentos sobre la memoria y el recuerdo en 1895. En ese estudio, desarrolló la curva del olvido, que describe cómo la información se pierde rápidamente con el tiempo si no se hace ningún esfuerzo por retenerla.

Tomar notas de manera eficaz puede ayudarte a recordar la información más rápidamente, ya que te permite retener los datos con el pasar del tiempo. Cuanto más recurras a las notas, como volver a leerlas al día siguiente por ejemplo, más probabilidades tendrás de recordar las decisiones tomadas durante esa reunión.

10 consejos para tomar notas de las reuniones de manera más eficiente

Tomar buenas notas de la reunión puede ayudarte a mantenerte al día con las tareas que se deben llevar a cabo y con los entregables clave. Todas las conversaciones importantes se documentarán en las notas de la reunión para que tú o tu equipo puedan consultarlas más adelante. A continuación, ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a optimizar tus métodos para tomar notas de manera más eficiente.

1. Cómo tomar notas eficaces

Existen varios métodos diferentes para tomar notas, por lo que es importante encontrar el que mejor te funcione, dependiendo de tu rol y de tu estilo de aprendizaje. Algunos de los métodos más comunes para tomar mejores notas incluyen:

• Método Cornell: En esta técnica para tomar notas, tus notas se dividen en dos columnas: una pequeña a la izquierda y una más ancha a la derecha. La columna de la izquierda se usa para anotar las ideas clave de la reunión, mientras que la columna de la derecha se usa para anotar todos los detalles de esas ideas. La conversación cambiará naturalmente de un tema a otro, por lo que captar las ideas principales sobre la izquierda y desglosar todos los detalles sobre la derecha puede ayudarte a mantenerte organizado y crear después las listas de tareas necesarias para los siguientes pasos de tu proyecto.

• Método esquemático: lo ideal es que el equipo comparta la agenda de la reunión con anticipación. En la técnica esquemática, la agenda de la reunión te servirá como un esquema para tus notas de reunión. Enumera los puntos claves de la agenda y haz anotaciones debajo de cada tema, a medida que avanza la reunión. 

• Método de los cuadrantes: divide tus notas en cuatro cuadrantes diferentes y etiqueta cada sección de la siguiente manera: “Notas generales”, “Acciones pendientes para mí”, “Acciones pendientes para otros miembros del equipo” y “Preguntas”. En la sección de Notas generales, enumera los puntos clave y los detalles importantes de la reunión. El resto de los cuadrantes están reservados para los elementos de cada categoría.

• Método de diapositivas: si tu reunión es una presentación, pregúntale al presentador si puede compartir la presentación de diapositivas con anticipación. De esta manera, podrás tomar notas en cada diapositiva mientras el orador realiza su presentación.

2. Tomar notas a mano usando lápiz y papel

Las investigaciones muestran que tomar notas a mano ayuda a recordar información conceptual a largo plazo. Al tomar notas a mano, es más probable que te concentres en los puntos clave de la reunión, ya que es casi imposible tomar notas textuales. Dejar de lado tu ordenador portátil y tu editor de texto durante la reunión también evitará que realices otras tareas durante la misma. Las notas manuscritas te ayudarán a retener y organizar mejor la información. Ahora, existen opciones a medio camino entre lo manuscrito y lo digital. Puedes escribir, por ejemplo, en tu iPad las notas manuscritas e incluso hacer garabatos como si se tratara de una notan de reunión de las que haces en un papel. Elige la opción que mejor se adecúe a ti y al tipo de reunión.

3. Evita tomar notas textuales

Tratar de tomar notas textuales de las reuniones es una pérdida de tiempo y energía. En una reunión se dan muchas conversaciones, sin embargo, no todas esas conversaciones son importantes para quienes lean las notas de la reunión más adelante. Escribe los puntos clave que se plantean, los resultados de esa discusión y los próximos pasos para que puedas centrarte en el trabajo que más importa. De esta forma, además, lograrás tomar notas rápidas y ser más eficaz en las reuniones. Y si en algún momento se te olvida apuntar algo durante la reunión, también puedes optar por añadir notas de audio rápidas, nada más salir de tu reunión para que no se escape ningún asunto importante.

Si tomas notas a mano, prueba usar taquigrafía, símbolos, acrónimos o abreviaturas para escribir rápidamente frases o ideas comunes. Solo asegúrate de crear un título o detallar los puntos con anticipación para que puedas entender el significado de tu taquigrafía más adelante.

4. Usa una plantilla para tomar notas

Ya sea que uses una plantilla para notas de reunión o una plantilla para minuta de reunión, una plantilla prediseñada puede ayudarte a optimizar la toma de notas ya que no tendrás que preparar el documento o darle formato durante la reunión. Independientemente de quién las tome, todas las notas de la reunión seguirán una estructura coherente y todos los miembros del equipo sabrán qué información esperar.

5. Asigna a una persona para que tome notas durante la reunión

Cuando diriges una reunión, puede resultar difícil tomar notas y al mismo tiempo moderar la conversación con los demás miembros del equipo. Si estás organizando una reunión importante, pídele a un miembro del equipo que tome notas por ti. Si la reunión se lleva a cabo de manera periódica, intenta designar a una persona diferente para cada reunión para que todos tengan la oportunidad de participar en la conversación.

6. Transcribe las conversaciones con un software de grabación

Ahora que muchos equipos trabajan de forma remota, puede ser más conveniente grabar y compartir una grabación de video en lugar de escribir notas de la reunión. Prueba usar integraciones como la integración entre Zoom y Asana para transcribir la conversación, para que los miembros del equipo puedan leerla en cualquier momento. La transcripción de la reunión te permite analizar y entender fácilmente los puntos clave y las acciones pendientes de la conversación de un vistazo.

Antes de proceder con la grabación, es importante informar a todos los participantes presentes que la reunión se grabará y explicar para qué se usará. Asegúrate de compartir tanto la grabación como la transcripción en una herramienta central a la que todos los miembros del equipo puedan acceder. No necesitarás otra aplicación de notas, porque tendrás toda la transcripción de la reunión para tomar notas o revisar después los puntos clave de la reunión.

7. Conecta tu plataforma de gestión de proyectos con tu app de notas, Evernote

En la actualidad, existen diversas aplicaciones para tomar notas de forma digital que te ayudarán a tener tus notas de reunión disponibles en todas partes. Una de las aplicaciones para tomar notas más conocidas es Evernote. Gracias a la integración de Asana con Evernote te resultará muy fácil convertir tus notas en tareas pendientes en tu gestor de proyectos. Evernote es un bloc de notas digital con el que puedes dejar webs, notas o apuntes guardados en la nube como si fueran recordatorios. Una de las ventajas de estas aplicaciones es que no necesitarás varias libretas y siempre que tengas un dispositivo con conexión a Internet tendrás tus notas a mano.

Además, con este tipo de aplicaciones no hace falta que hagas copias de seguridad ya que la aplicación siempre guardará a buen recaudo tus notas de reunión. Si todavía no utilizas ningún gestor de proyectos prueba la versión gratuita de Asana y empieza a trabajar como un verdadero project manager.

8. Resalta los puntos de contacto importantes

Si algún compañero plantea un tema que puede requerir un seguimiento más adelante, asegúrate de escribir su nombre debajo de ese punto. De esta manera, sabrás exactamente a quién recurrir si tienes preguntas adicionales o necesitas abordar este tema específico.

Esta técnica también se puede aplicar en el caso de que dos participantes no estén de acuerdo sobre un tema. Al documentar las opiniones de ambos, podrás usar sus argumentos como base para tomar tu decisión.

9. Comparte tu pantalla para que todos puedan ver tus notas

Si trabajas en un equipo distribuido o remoto, probablemente participes en muchas videoconferencias. Compartir la pantalla mientras tomas notas puede ser útil para los miembros de tu equipo. Si se pasa por alto un tema importante, tu equipo puede intervenir y sugerir agregar esa información en tiempo real.

10. Comparte tus notas de la reunión con todos los participantes

Hacer un seguimiento después de la reunión es una buena manera de garantizar que todos los involucrados tengan claridad sobre las decisiones tomadas. Si alguno de los miembros no asiste a la reunión, podrá ponerse al día de forma asincrónica leyendo las notas de la reunión. Además, si se pasó por alto algún tema, el equipo tendrá la oportunidad de agregarlo a las notas de seguimiento.

Centraliza las notas de la reunión que se transformen en acciones concretas

La mejor manera de organizar tu proyecto y las notas de las reuniones es crear un espacio de trabajo centralizado donde se registren todas las acciones pendientes y las fechas de entrega. El uso de una herramienta de gestión del trabajo puede ayudarte a mantener organizados a los miembros de tu equipo y garantizar que las reuniones sean productivas. Además, con una herramienta de gestión del trabajo tomar notas en las reuniones será mucho más fácil, como si estuvieras tomando apuntes digitales. ¿Te interesa probar una herramienta? Reúne el trabajo de tu equipo en un espacio compartido con Asana.