Cómo crear una lista de cotejo para la construcción perfecta

Imagina que se acerca el final de un proyecto, pero todavía hay muchos cabos sueltos que debes atar antes de finalizar oficialmente tu trabajo. Hacer un seguimiento de todas esas tareas más pequeñas puede ser un desafío. En lugar de tratar de ubicar cuáles son esos cabos sueltos al final del proyecto, puedes compilar de antemano una lista de las tareas que deben realizarse. Luego, podrás usar esa misma lista para verificar que todo esté finalizado antes de que llegue la fecha del pago final. 

En la industria de la construcción, esto se conoce como el proceso de la lista de cotejo.

¿Qué es una lista de cotejo para la construcción?

Una lista de cotejo es una herramienta de gestión de proyectos de construcción que enumera todas las tareas más pequeñas que deben realizarse antes de que se pueda finalizar el proyecto de construcción general. La lista de cotejo también es conocida como lista de defectos, lista de deficiencias o lista de problemas. 

El término en inglés, punch list (que podría traducirse literalmente como “lista para perforar”), se originó a partir de un proceso antiguo en el que el gerente de proyectos de construcción perforaba físicamente un pequeño agujero en una hoja de papel para marcar una tarea como completa. 

A continuación, te mostramos cómo funciona la lista de cotejo:

Un contratista está haciendo un recorrido por un proyecto de renovación de una cocina. Si bien la construcción ya se finalizó, el equipo aún tiene que probar los electrodomésticos, las tuberías de agua y el cableado eléctrico. El contratista agrega todas esas tareas a una lista de cotejo. Después de realizar una inspección exhaustiva y agregar elementos a la lista para cumplir con las especificaciones del contrato, el gerente del proyecto de construcción delega esas tareas individuales a los subcontratistas. Luego, el gerente del proyecto usa la lista de cotejo para verificar que todo el trabajo asignado a los subcontratistas se haya completado.

¿Qué información proporciona una lista de cotejo para la construcción?

La lista de cotejo aclara lo que se debe hacer para que una tarea específica se considere finalizada. Por lo general, incluye lo siguiente:

• Número de elemento: es un indicador numérico para cada elemento de la lista que permite a los miembros del equipo comunicar claramente a qué elemento de la lista de cotejo se están refiriendo. Esto es de especial importancia cuando la lista incluye tareas similares que deben realizarse.

• Nombre del elemento: este es el nombre general de la tarea que debe realizarse. Lo ideal es comenzar los nombres de las tareas con un verbo para que quede claro qué es lo que hay que hacer. Por ejemplo, “Probar el triturador de basura” es un nombre de tarea claro.

• Descripción general: si el nombre de la tarea no proporciona suficiente información, se debe incluir más contexto situacional para ayudar al equipo a comprender claramente lo que debe hacerse. Por ejemplo, si es necesario arreglar algo, ¿cuál fue la falla en primer lugar? Esta información puede ayudar a los miembros del equipo a encontrar la solución adecuada.

• Encargado o responsable: es la persona a quien se le asignó la tarea. Si una parte interesada tiene alguna pregunta sobre una tarea específica, el encargado debe proporcionar dicha información.

• Fecha de inicio: cuando el responsable de la tarea comienza a trabajar en ella.

• Fecha de finalización o fecha de entrega: cuando se finaliza una tarea sin que haya una fecha límite determinada, o la fecha específica en la que se debe entregar una tarea.

• Estado: la etapa en la que se encuentra una tarea. Las actualizaciones de estado pueden variar de un lugar de trabajo a otro. Los estados más simples son “sin iniciar”, “en progreso” y “finalizado”.

Al final del día, la información que compartas en tu lista de cotejo de gestión de la construcción variará según el estilo de gestión de tu proyecto. El objetivo final es proporcionar a los miembros del equipo suficiente información contextual para que sepan exactamente de qué tareas son responsables.

¿Por qué usar una lista de cotejo para la construcción?

Las listas de cotejo son una herramienta común para la gestión de proyectos de construcción, y hay una buena razón para que así sea. A continuación, te presentamos algunos motivos por los que los gerentes de proyectos de construcción todavía usan listas de cotejo en la actualidad.

Para ayudar al equipo a producir trabajo de alta calidad

Cuando el proceso de la lista de cotejo se implementa a lo largo de todo el proyecto (no solo al final), el gerente del proyecto de construcción tiene la oportunidad de detectar los errores o problemas apenas ocurren. 

Los encargados de proyectos también pueden utilizar el sistema de revisión y la lista de cotejo como una oportunidad para el control de calidad. Si hay una parte de la construcción que no cumple con las especificaciones del contrato o si algo no se instaló correctamente, el gerente del proyecto puede incluirlo en la lista de cotejo para que el trabajo se vuelva a realizar. 

Para evitar errores de comunicación

La lista de cotejo debe ser un esfuerzo conjunto entre el gerente del proyecto de construcción y los subcontratistas que trabajen en el proyecto. Si los miembros del equipo necesitan obtener más detalles sobre la tarea que les fue asignada, la lista de cotejo sirve como referencia para obtener dicha información. Cuando la lista de cotejo detalla con claridad cuáles son las acciones pendientes y quienes son los responsables de llevarlas a cabo, no hay confusión en cuanto a qué miembro del equipo trabaja en qué. 

Para realizar un seguimiento claro del trabajo delegado

Si estás trabajando en un sitio de construcción grande, no sería inusual tener una larga lista de cotejo cerca del final del proyecto. El gerente del proyecto puede agilizar el proceso delegando el trabajo a contratistas especializados o a otros miembros del equipo, algo que permite ahorrar más tiempo en el largo plazo. 

Mejores prácticas a la hora de usar una lista de cotejo

Los profesionales de la gestión de la construcción han estado utilizando listas de cotejo durante años. A continuación, presentamos algunas de las mejores prácticas que puedes llevar a cabo para garantizar que tu proyecto de construcción se desarrolle sin problemas.

Usar la lista de cotejo de forma regular durante todo el proceso de construcción.

Si bien la lista de cotejo se usa con más frecuencia al final del proceso de construcción, es mejor usar esta herramienta a lo largo de todo el proyecto. Esta práctica, conocida como lista de cotejo continua, ayuda a tu equipo a minimizar la cantidad de elementos que se incluyen en la lista de cotejo final. 

La lista de cotejo continua también puede ayudarte a conseguir lo que se denomina una lista de cotejo en cero. Esto es cuando la revisión final produce cero elementos para la lista de cotejo. Imagínate hacer el recorrido final sin tener que hacer ningún trabajo adicional. Eso es un trabajo bien hecho. 

Delegar claramente las acciones pendientes a los miembros del equipo y a los subcontratistas.

Una de las mejores formas de fomentar la responsabilidad en tu equipo es delegar tareas a los miembros. A los gerentes de proyecto les resulta más fácil verificar el trabajo cuando está claro quién es el encargado de cada elemento de la lista de cotejo. Si surge alguna pregunta sobre una tarea determinada, el contratista general sabrá quién es el responsable, por lo que puede acudir al encargado de la tarea para pedirle una aclaración.

Usar un software para dar seguimiento al progreso

Tradicionalmente, las listas de cotejo se creaban en papel y las coordinaba el gerente del proyecto de construcción. Pero si transformas tu lista de cotejo mediante un software de gestión de proyectos como Asana, puedes brindarle a todo tu equipo acceso a la información crítica del proyecto de construcción desde cualquier lugar. Ya sea que usen una computadora portátil, una tableta o accedan a la lista de cotejo con su teléfono móvil, los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente la tarea de la que son responsables en tiempo real.

Mantén a todas las personas que participan en el trabajo en sintonía gracias a Asana

Compartir la información de la lista de cotejo con tu equipo no tiene por qué aumentar el estrés diario habitual de un lugar de trabajo. Comunícate de forma eficaz con todos los miembros del equipo mediante un software de gestión del trabajo como Asana. Con Asana para dispositivos móviles, puedes acceder fácilmente y actualizar la información de la lista de cotejo desde cualquier lugar.