Cómo delegar eficazmente: 10 consejos para gerentes

A veces, lo mejor que puedes hacer como gerente es delegar trabajo. Esto no solo te deja más tiempo libre para centrarte en tareas de alto impacto, sino que también brinda a los miembros del equipo la oportunidad de involucrarse en proyectos interesantes.

Sin embargo, saber qué y cómo delegar puede resultar abrumador para los gerentes nuevos. Esta es una habilidad de liderazgo que puedes desarrollar con el tiempo y en este artículo, compartiremos 10 consejos que te ayudarán a mejorarla.

¿En qué consiste delegar?

Delegar es la acción de redirigir tareas e iniciativas a otros miembros del equipo. Puedes delegar el trabajo para distribuir la responsabilidad de manera más equitativa o porque la tarea o iniciativa es más relevante para las prioridades, habilidades o intereses de otro miembro del equipo.

Saber cuándo y cómo delegar te convierte en un mejor gerente. Esto no solo te permite realizar tareas de alto impacto, sino que también brinda a los miembros del equipo la oportunidad de involucrarse en proyectos interesantes. Cuando delegas de manera eficaz, mejoras las habilidades del equipo y les permites desarrollar fortalezas nuevas.

¿Por qué es importante?

Delegar trabajo es importante por dos razones principales: maximiza la productividad personal y demuestra al equipo que confías en ellos para las tareas importantes. El grupo es más poderoso que el individuo. Al delegar de manera eficaz, pueden lograr más juntos como equipo que cada uno por su cuenta.

Esto también ayuda a prevenir el agotamiento y el exceso de trabajo. No debes hacer todo. Como gerente, eres responsable de ver el panorama general y delegar las tareas correctas a las personas adecuadas. A fin de desarrollar tus habilidades para delegar, debes comprender los resultados deseados de una iniciativa específica y asignar las tareas a diferentes miembros del equipo en función de sus competencias.

Saber cuándo delegar la responsabilidad a otros miembros del equipo es una excelente manera de convertirte en un líder más eficaz. Esta importante habilidad de gestión ofrece oportunidades clave de mejora para los miembros de tu equipo. Según qué tareas reasignes, puedes desarrollar nuevos conjuntos de habilidades en el equipo y supervisar el progreso para alcanzar los objetivos de desarrollo profesional.

¿Por qué las personas no delegan tareas?

Puede ser difícil saber qué delegar, especialmente si eres gerente por primera vez. Muchas personas dudan en hacerlo por estas razones:

• Te preocupa que deberás dedicar más tiempo a explicar cómo hacer el trabajo que si lo haces por tu cuenta.

• No entiendes la prioridad del trabajo.

• Quieres trabajar tú mismo en proyectos interesantes.

• Sientes culpa por asignar más trabajo a otras personas.

• No sabes quién más puede hacer este trabajo.

• Quieres sentirte importante para el equipo.

¿Cuándo debes delegar trabajo?

No hay una fórmula sencilla para delegar trabajo, pero, en general, puedes responder algunas preguntas para determinar si es mejor hacerlo.

Preguntas para responder antes de delegar tareas:

• ¿Este trabajo está más alineado con las prioridades de otro miembro del equipo?

• ¿Alguien más conoce la información y el contexto para hacer este trabajo?

• ¿Este trabajo es una oportunidad para que otra persona crezca y desarrolle sus habilidades?

• ¿Este trabajo se repetirá en el futuro?

• ¿Tengo tiempo para delegar correctamente esta tarea, capacitar a la otra persona, responder sus preguntas y revisar su trabajo?

• ¿Debería trabajar en esto personalmente porque es de alto impacto o crítico para el negocio?

• ¿El fracaso en esta tarea afectaría el éxito del proyecto?

• ¿Tenemos tiempo para volver a hacer el trabajo si ocurre algo inesperado?

No es necesario que respondas que sí a todas estas preguntas para poder delegar trabajo, pero al hacerlo podrás identificar mejor qué tareas puedes reasignar.

10 consejos para delegar tareas de forma eficaz

Aprender a delegar trabajo te convierte en un mejor gerente y permite que los miembros del equipo se involucren en proyectos emocionantes. Pon en práctica estos 10 consejos para empezar:

1. Identifica qué trabajo delegar

No todo se puede delegar. Algunas tareas son estratégicas o críticas para el negocio y deben contar con toda tu atención. Antes de comenzar a delegar trabajo, evalúa su importancia y las implicaciones de que otra persona lo haga.

Esto no quiere decir que no puedes delegar tareas importantes. Si hay otro miembro del equipo con el contexto, la experiencia o el conjunto de habilidades para hacer este trabajo de manera eficaz, delegarlo podría ser una buena opción. Pero ten en cuenta que el resultado final sigue siendo tu responsabilidad.

Tareas que puedes delegar:

• Trabajo que se repetirá en el futuro: Si tienes una tarea recurrente, a menudo vale la pena delegarla a otra persona que tenga el tiempo y la energía para hacer bien el trabajo.

• Trabajo que se alinea con los intereses de algún miembro del equipo: Si una persona expresó interés en desarrollar una habilidad nueva o perfeccionar una existente, revisa si hay algún trabajo que puedas delegarle para que las desarrolle.

• Trabajo relacionado con los objetivos de un miembro del equipo: Una de las mejores formas de delegar es asignar trabajo relacionado con los objetivos profesionales de la otra persona.

2. Practica

Delegar puede ser difícil si es tu primera experiencia como gerente o líder porque estás poniendo un trabajo importante en manos de otra persona. Probablemente te sientas conectado con tu trabajo y responsable de que se haga bien.

Aprender a delegar es una habilidad fundamental, pero tampoco deberías sentirte incómodo cada vez que lo haces. Entonces, practica con tareas pequeñas al principio, antes de pasar a proyectos más grandes. Sé paciente, tanto contigo como con los otros miembros del equipo. Te llevará tiempo desarrollar estas competencias y los miembros de tu equipo pueden tardar más que tú en hacer este trabajo. Sin embargo, al delegarlo, ellos tendrán la oportunidad de desarrollar sus habilidades con el tiempo y tú tendrás más tiempo disponible.

3. Define claramente las prioridades

Comprender las prioridades y la dificultad de las tareas hace que sea más fácil delegarlas. Si algo es de alta prioridad, tú o alguien más en el equipo debe hacerlo pronto. Según el tipo de trabajo, puedes tomar la decisión de hacerlo tú o delegarlo.

La mejor manera de definir claramente las prioridades consiste en conectar el trabajo con los objetivos del equipo y de la empresa. Cuando todos comprenden por qué una tarea es importante, es más fácil priorizar de manera eficaz y generar resultados positivos. Si aún no lo hiciste, este es el momento. Centraliza todo el trabajo del equipo en una fuente de referencias compartida, como una herramienta de gestión de proyectos. De esta manera, todos tendrán visibilidad directa de quién está haciendo qué, cuándo y por qué.

4. Comprende las fortalezas de cada persona

Primero, debes asegurarte de que la persona que recibe el trabajo está preparada para tener éxito. Hay dos aspectos importantes en el momento de delegar: asignar las tareas a aquellos miembros del equipo con habilidades en esa área y darles a todos oportunidades para desarrollar competencias nuevas.

Para hacer esto, asegúrate de comprender claramente las fortalezas de cada miembro del equipo, así como sus intereses. Dedica tiempo durante la próxima reunión individual a preguntarles qué habilidades tienen y cuáles les gustaría desarrollar.

5. Ofrece información del contexto y orientación

Cuando delegues una tarea, asegúrate de que la otra persona tenga todo lo que necesita para tener éxito. Esto incluye:

• Orientación sobre cómo hacer el trabajo

• Fechas de entrega de la tarea delegada

• Información del contexto, documentos y detalles sobre el trabajo

• Herramientas necesarias para realizar la tarea

• Conocimiento sobre la prioridad, las metas y las expectativas del trabajo

• Información sobre el resultado deseado

• Cualquier trabajo relacionado

Ten en cuenta que este trabajo puede parecerte fácil a ti, pero podría ser algo totalmente nuevo para los demás miembros de tu equipo. Dedica tiempo a guiarlos a través de la tarea y responde cualquier pregunta que tengan antes de comenzar para asegurarte de que están listos.

6. Invierte en la capacitación

Hay ciertas tareas que quizá eres la única persona que puede hacerlas. Algunos gerentes piensan que eso significa que no pueden delegar el trabajo, pero, en función de las prioridades, a menudo es mejor capacitar a los miembros del equipo sobre estas tareas así pueden llevarlas a cabo en el futuro.

La capacitación lleva tiempo y es tentador hacer estas tareas por tu cuenta, pero debes pensar en la formación como una inversión en los miembros del equipo y en tu propia carga de trabajo. Con el paso del tiempo, recuperarás el tiempo, ya que otras personas podrán hacer tu trabajo. Delegar tareas demandantes es una excelente manera de desarrollar tus propias habilidades de gestión del tiempo mientras brindas a los miembros del equipo oportunidades nuevas.

Al capacitar a alguien más sobre cómo hacer el trabajo, debes darle espacio para resolver problemas en lugar de brindarle una solución de inmediato. Si quien realiza el trabajo se encuentra con un obstáculo, haz preguntas para que evalúe cómo afrontarlo. En lugar de proporcionar soluciones, pide sugerencias a la otra persona para ayudarla a desarrollar sus propias habilidades de toma de decisiones y guiarla hacia la respuesta correcta.

7. Prioriza la comunicación y los comentarios

Delegar tareas es una muy buena oportunidad para ofrecer y recibir comentarios y mejorar la comunicación. Asegúrate de que quien realice la tarea tenga una forma de comunicarse contigo si llegase a tener alguna pregunta y programa reuniones con frecuencia, por ejemplo, para revisar todo con más detalle.

Ofrece comentarios sobre su trabajo para los próximos proyectos. Además, pide a los miembros de tu equipo su opinión. ¿Proporcionaste suficiente información para que tengan éxito? ¿Hubo alguna pregunta sin responder que hubiera facilitado el trabajo? Ten en cuenta que delegar es una habilidad a largo plazo que estás comenzando a desarrollar, por lo que solicitar comentarios te ayudará a prepararte para el éxito futuro.

8. Céntrate en los resultados

Cuando delegas tareas, el objetivo no es que otros hagan exactamente lo que tú hubieras hecho. Todos trabajan diferente, y eso está bien si se logran los resultados deseados.

En el momento de delegar y orientar a los miembros de tu equipo, no dediques demasiado tiempo a explicar cómo se deben hacer las cosas. En cambio, céntrate en el objetivo final y deja que los demás decidan qué proceso seguir para hacer el trabajo. Así, ellos podrán desarrollar sus propias habilidades y tú podrás demostrar que confías en que pueden descubrirlo por su cuenta.

9. Confía, pero verifica

Una vez que hayas delegado la tarea, intenta dar un paso atrás y dejar que la otra persona haga el trabajo. Consulta con ella periódicamente para asegurarte de que no necesita ayuda adicional, pero no intervengas demasiado. Así demostrarás que confías en tu equipo.

Sin embargo, en última instancia, eres responsable del éxito del proyecto. Si es la primera vez que delegas este tipo de trabajo, implementa un ciclo de revisión o un período de seguimiento para analizar las tareas que se realizaron y orientarlas en la dirección correcta si es necesario.

10. Reconoce el trabajo de otros

Al delegar tareas de manera eficaz, brindas a otros miembros del equipo la oportunidad de desarrollar habilidades nuevas e involucrarse en proyectos importantes. Una vez que se finaliza el trabajo, asegúrate de que la persona que lo realizó reciba el crédito.

Miembros de equipos de otros departamentos pueden darte el crédito por este trabajo, especialmente si es algo que has hecho en el pasado, pero asegúrate de no atribuirte el mérito de otra persona y dedica tiempo a agradecer a los demás por su trabajo.

No tengas miedo, ¡delega!

Delegar trabajo es una excelente manera de desarrollar tus habilidades de gestión personal y de respaldar el desarrollo profesional de todo tu equipo. Para ayudarlos a tener éxito, asegúrate de que tengan toda la información que necesitan para realizar correctamente la tarea.

Si aún no tienes una, obtén una herramienta de gestión de proyectos. Con una fuente de referencias compartida, como una herramienta de gestión de proyectos, los miembros del equipo tienen mayor visibilidad y acceso ilimitado a la información de contexto que necesitan para hacer un buen trabajo.