Qué son los controles del proyecto y cómo implementarlos

Tiempo y dinero son dos recursos que la mayoría de las personas admitirían querer tener más, ya que es una realidad que a muy pocos de nosotros nos resulta fácil gestionarlos correctamente. Las empresas, sin embargo, deben priorizar al máximo estos recursos ya que es lo que las mantiene a flote. La forma más sencilla de ayudar a tu empresa a optimizar el tiempo y el dinero es mediante los procesos de control de proyectos que forman parte de la gestión de proyectos.

En este artículo, explicaremos qué son los controles de proyecto y cómo puedes implementarlos para comprender y estimar correctamente los plazos y el dinero de tus proyectos.

¿Qué son los controles en la gestión de proyectos?

Los controles del proyecto son un conjunto de procesos que se implementan para comprender e incidir en los tiempos y el dinero necesarios para un proyecto. Cada control del proyecto se centra en una parte específica del plan del proyecto, como el cronograma, los recursos o los riesgos potenciales.

El objetivo de los controles del proyecto es poder mantenerse dentro del alcance del proyecto, optimizar el presupuesto del proyecto cuando sea posible y ceñirse al cronograma del proyecto.

Controles de proyectos vs. gestión de proyectos

Los controles y la gestión de proyectos tienen funciones que se superponen. Ambos procesos te ayudan a mantener un proyecto encaminado y dentro del alcance. Sin embargo, la gestión de proyectos tiene propósitos más amplios que los controles de proyectos.

La gestión de proyectos se centra en mantener todo el proyecto encaminado, incluidas las personas involucradas, los procesos y los entregables, en tanto los controles del proyecto se centran específicamente en el control de calidad para poder ahorrar tiempo y dinero.

¿Por qué son importantes los controles del proyecto?

Los controles del proyecto brindan información que permite a los gerentes de proyectos tomar decisiones informadas y oportunas para mitigar los riesgos del proyecto. Tu objetivo como gerente de proyectos es mantener todo encaminado y dentro del alcance, desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

Si no se implementa un proceso de control, resulta difícil poder responder preguntas importantes sobre el proyecto en cuestión. Esto puede impactar de manera negativa o comprometer el éxito del mismo. Estas son algunas de las razones por las que los proyectos pueden desviarse de su curso si no se implementan los procesos de control adecuados:

• Personas involucradas: Sin un proceso de control, pueden surgir preguntas sobre las personas disponibles para trabajar en un proyecto, sobre los roles y responsabilidades y sobre quién debe hacerse cargo de tareas específicas durante el desarrollo del proyecto.

• Calidad: El proceso de control del proyecto garantiza que se cumplan las expectativas, que se completen todos los elementos de cada fase del proyecto y que todo funcione sin problemas a lo largo del trayecto.

• Costo: Si los costos del proyecto no se controlan correctamente, pueden ocurrir gastos imprevistos por cambios de las partes interesadas o errores de cálculos durante la planificación del proyecto. 

• Tiempo: Supervisar el cronograma del proyecto ayuda a evitar problemas como retrasos en los plazos de entrega, cambios en las prioridades y conflictos en los recursos, que pueden afectar el resultado del proyecto.

Mediante los procesos de control, puedes detectar cuando las cosas no salen según lo planeado y corregirlas rápidamente para mantener tu proyecto bajo control.

5 controles para la gestión de proyectos

Estos son los cinco controles de proyecto que puedes implementar para obtener información importante para el plan de tu proyecto.

1. Cronograma

Aumentar la visibilidad del cronograma de tu proyecto te permite saber si estás avanzando en tu proyecto correctamente. Para esto, asegúrate de dar seguimiento a todo el trabajo de tu proyecto en un solo lugar, como una herramienta de gestión de proyectos. De esa forma, podrás obtener información de manera rápida y sencilla sobre tus tareas, plazos y dependencias. Además, puedes establecer hitos del proyecto como puntos de control para medir el progreso.

Para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, te recomendamos crear informes de estado del proyecto. Estos informes quincenales o mensuales son una excelente manera de evaluar si tu proyecto está bien encaminado o no. Si este no va según lo planificado, puedes identificar y resolver rápidamente cualquier problema o contratiempo que surja. Luego, puedes compartir esta información con las partes interesadas para que todos estén en sintonía.

Consejo: Usa un diagrama de Gantt para visualizar el cronograma de tu proyecto desglosado por tareas e hitos. Un diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo en particular. Este tipo de gráfico puede ayudarte a evaluar la duración de un proyecto y mostrarte las dependencias entre las tareas.

2. Recursos

Cada proyecto requiere de varios recursos, como tiempo, dinero o la disponibilidad de los miembros del equipo del proyecto. La gestión de recursos es una parte esencial del proceso de control del proyecto ya que le brinda la oportunidad a tu equipo de controlar los costos y supervisar los plazos y los materiales disponibles. Estimar los costos y planificar los recursos durante el inicio del proyecto también te ayudarán a mantenerte dentro del presupuesto.

No solo necesitas tener una idea clara de los recursos disponibles antes de comenzar el proyecto, también necesitas una forma de dar seguimiento a los costos y recursos a medida que avanza el proyecto. Si alguna parte del proyecto excede el presupuesto o si un miembro del equipo ya no está disponible, la implementación de los controles del proyecto pueden ayudarte a identificar rápidamente una solución alternativa.

Consejo: Intenta calcular la variación de costos para analizar si te mantienes dentro del alcance del proyecto. Para determinar la variación de costos, solo tienes que restar el costo real del valor ganado. El valor ganado es la cantidad de trabajo que se completó realmente. El costo real es la cantidad de dinero que se ha gastado en el trabajo ya completado. La fórmula para calcular la variación de costos es: CV = EV – AC.

3. Riesgos

La gestión de riesgos del proyecto es uno de los procesos de control de proyectos esencial para poder identificar los riesgos potenciales de forma proactiva y evitar que tu proyecto se descarrile. La mejor manera de hacerlo es crear un registro de riesgos que te permita clasificar los riesgos potenciales por prioridad y evaluar cómo gestionarlos adecuadamente.

Consejo: Los riesgos más comunes que pueden afectar tu proyecto son: la seguridad de los datos, los problemas de comunicación, los retrasos en el cronograma, el trabajo no planificado y el robo de material. Puedes usar estas categorías para llevar a cabo una lluvia de ideas para crear tu registro de riesgos.

4. Cambios

El control de cambios es una de las mejores maneras de evitar que ocurran corrupciones en el alcance del proyecto que puedan provocar retrasos en el cronograma, incrementos en el presupuesto o errores en el proyecto. Si implementas un proceso de control de cambios, te sentirás más preparado para cualquier cambio que pueda ocurrir.

Esto se debe a que el proceso de control de cambios se implementa para evaluar si los cambios propuestos son relevantes y, de ser así, qué cambios puedes implementar sin afectar el cronograma o el alcance de tu proyecto. La implementación de este proceso puede garantizar que tu equipo gestione los cambios de manera efectiva ya que se sienten informados, involucrados y seguros.

Consejo: Por lo general, el proceso de control de cambios es específico del proyecto. Para cambios más grandes en toda la empresa, considera implementar un proceso de gestión de cambios. La gestión de cambios es el proceso con el que se preparan y gestionan los cambios de la organización.

5. Rendimiento

La gestión del rendimiento se refiere al proceso general de seguimiento del éxito de un proyecto. La forma más sencilla de hacerlo es establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el desempeño del proyecto. Estos pueden incluir el seguimiento de los costos en comparación con los puntos de referencia, el cumplimiento de los plazos, las horas facturadas y el retorno de la inversión.

Independientemente de los objetivos que establezcas asegúrate de que sean cuantificables, específicos y medibles. Si tienes dudas, te recomendamos implementar la metodología SMART. SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada.

Consejo: Un buen KPI debe dar seguimiento a un valor medible en el que tú o tu equipo puedan influir de manera oportuna. También debería ayudarte a alcanzar tus objetivos estratégicos y brindar a los miembros del equipo una idea clara de cómo tus proyectos contribuyen a los objetivos de la empresa. 

Si usas estos procesos de control, podrás estar seguro de que estarás supervisando tu proyecto desde todos los ángulos. En última instancia, esto te permitirá ahorrar tiempo y dinero y te ayudará a preparar entregables de proyectos exitosos.

Dónde implementar los controles del proyecto

Los controles del proyecto son tan importantes como los entregables. Si deseas evitar cambios o riesgos inesperados, te recomendamos establecer controles para todas las etapas del ciclo de vida del proyecto.

Planificación del proyecto (iniciación)

En la fase de planificación del proyecto tienes la oportunidad de incorporar controles relevantes en la base del proyecto. Cuanto más detallado sea tu plan, menor será la gestión de control que tendrás que realizar más adelante.

La planificación del proyecto incluye:

• Definir el cronograma del proyecto

• Asignar los roles y responsabilidades

• Crear una estructura de desglose del trabajo (WBS)

• Identificar a los participantes del proyecto

• Establecer los objetivos del proyecto

Durante la fase de planificación del proyecto también puedes planificar el presupuesto e intentar calcular los costos futuros. Prepararse para lo que vendrá es parte del proceso de control ya que te permite asegurarte de que el proyecto está encaminado incluso antes de que comience.

Ejecución del proyecto

Una vez que tu proyecto entre en la fase de desarrollo, será el momento de implementar los procesos de control. Estos controles te ayudarán a supervisar el progreso del proyecto a medida que el equipo diseñe, codifique y desarrolle el producto deseado.

Considera los cinco procesos de control que enumeramos anteriormente y asegúrate de haber contemplado todas las áreas a medida que avanzas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. El uso de estos controles durante la ejecución del proyecto te permitirá obtener una visión general del estado de tu proyecto en tiempo real.

Cierre del proyecto

Luego de enviar tus entregables completos a todas las partes interesadas del proyecto, usa la información que has recopilado de los procesos de control para organizar una reunión post mortem.

Las reuniones post mortem son una oportunidad para reflexionar sobre lo que has aprendido y obtener orientación para proyectos futuros. Ya sea que hayas perdido dinero y tiempo debido a errores inesperados o que hayas gestionado todo el trabajo de manera excepcional, este paso te permite trasladar cualquier aprendizaje de esta experiencia a proyectos futuros.

Supervisa tu proyecto con un software de gestión de proyectos

Controlar varias partes del proyecto al mismo tiempo puede resultar caótico. Debido a que el proceso de control ocurre mientras el proyecto está en marcha, debes realizar un seguimiento de los controles del proyecto y, al mismo tiempo, asegurarte de que tu equipo del proyecto se mantenga comprometido y centrado en el trabajo de alto impacto.

Con un software de gestión de proyectos, puedes dar seguimiento y supervisar el progreso del proyecto, mantenerte informado sobre las métricas importantes y las actualizaciones de estado, y obtener el panorama general que necesitas para cumplir con el cronograma de tu proyecto y mantenerte dentro del presupuesto asignado.