Cierre del proyecto: 8 pasos para terminar proyectos con éxito

Grande es el arte de comenzar, pero mayor es el arte de concluir.”

Sin dudas, Longfellow había entendido cómo crear finales maravillosos. Fue uno de los más grandes poetas estadounidenses, entendió como nadie que las conclusiones magníficas les daban a los poemas un atractivo especial que los volvía irresistibles; como así también, los finales mediocres podían arruinar por completo hasta la mejor de las obras. Si bien Longfellow nunca adquirió su certificación en gestión de proyectos (no sabemos si existía algo similar en el siglo XIX), aún puede enseñarnos alguna que otra cosa sobre cómo cerrar un proyecto.

Los proyectos, al igual que los poemas, necesitan cierres grandiosos. Incluso aunque el plan del proyecto se lleve a cabo a la perfección, si la conclusión es desorganizada, puede invalidar todo el arduo trabajo anterior. Pero cuando terminas con intensidad y fortaleza, puedes estar seguro de que del proyecto obtendrás aprendizajes claros, sabrás qué pasos seguir a continuación y alcanzarás el poder de atracción que esperas.

¿Qué es el cierre de un proyecto?

El cierre es la última etapa del proyecto, cuando atas los últimos cabos sueltos, comunicas los resultados y haces el análisis posterior con el equipo. En la fase de cierre se concluye oficialmente el proyecto y se elabora un plan concreto para los pasos que seguirán a continuación. Puede tratarse de la transición del proyecto a otro equipo, el inicio de un proyecto nuevo para mejorar el trabajo o la incorporación de las lecciones aprendidas para aplicarlas en otras iniciativas.

A continuación, compartimos algunos pasos que te convendrá incluir, cuando adaptes el proceso de cierre del proyecto para ajustarlo a las necesidades del equipo:

• Haz pruebas finales para garantizar que el entregable del proyecto cumpla con las expectativas (p. ej., prueba una función después del lanzamiento para asegurarte de que todavía funcione o revisa el entregable final con todas las partes interesadas). 

• Revisa el plan del proyecto para atar los últimos cabos sueltos y controlar que no te hayas olvidado de nada. 

• Termina todas las tareas administrativas, como las de actualizar la información, cerrar el presupuesto del proyecto y reasignar los recursos. 

• Comunica las notas que tengas y los próximos pasos a los demás participantes del proyecto.

• Organiza una reunión post mortem para revisar las lecciones aprendidas y bríndales a los miembros del equipo la oportunidad de aportar sus comentarios y de ajustar los procesos. 

• Comparte el informe final en el que se detalla cuál fue el desempeño del proyecto con respecto a los objetivos.

Las 5 fases de la gestión de proyectos

El término “cierre del proyecto” proviene del modelo de gestión de proyectos de cinco fases creado por el Project Management Institute (PMI). El PMI describe a este modelo en su Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, también conocida como la Guía PMBOK®. Este modelo divide el ciclo de vida de un proyecto en las siguientes cinco fases: 

• Inicio del proyecto: Define el proyecto en líneas generales para obtener su aceptación.

• Planificación del proyecto: Crea objetivos detallados y una hoja de ruta del proyecto.

• Ejecución del proyecto: Usa la información recopilada en los dos primeros pasos para lanzar tu proyecto. 

• Desempeño del proyecto: Mide la efectividad del proyecto mediante indicadores clave de rendimiento (KPI). 

• Cierre del proyecto: Ata los últimos cabos sueltos y organiza una reunión de análisis con las partes interesadas del proyecto. 

¿Por qué el cierre del proyecto es tan importante?

Cumplir con los hitos finales o los objetivos previstos es fantástico, pero no significa que el trabajo ha terminado. Después de haber brindado por el éxito obtenido, todavía hay algunas tareas importantes por tachar de la lista de pendientes antes de llegar oficialmente al final del proyecto. A continuación, te mostramos cómo puedes marcar cada casilla de la lista del cierre del proyecto y dar fin a las iniciativas con confianza.

Confirma que el trabajo está terminado

Si sigues un proceso de cierre predeterminado para el proyecto, te aseguras de que el trabajo esté finalizado y de no haber olvidado ninguna tarea del plan. En esta última etapa, el proyecto incluye todos esos detalles que es muy fácil pasar por alto como las pruebas finales, la revisión del plan del proyecto o la comunicación de los resultados a los demás integrantes. Ahora podrás concluir los proyectos sabiendo que no te ha quedado ninguna casilla por marcar.

Además, la fase de cierre es muy útil para lograr un consenso con los demás participantes con respecto a que el trabajo realizado es efectivo y que está todo finalizado. De este modo, todos sabrán lo que has logrado y entenderán que el proyecto ha llegado a su fin.

Indica con claridad los próximos pasos

Cuando el proyecto se cierra como es debido, tienes una idea bien clara de lo que sigue a continuación: pasar el trabajo a otro equipo, iniciar un proyecto nuevo para mejorar o incorporar las principales lecciones aprendidas en las próximas iniciativas.

En cierto modo, el cierre del proyecto te ayuda a evitar situaciones indeseadas como las siguientes:

• El proyecto no tiene una fecha de finalización concreta y el equipo tiene la responsabilidad de mantenerlo por tiempo indefinido. Por ejemplo, imagina que trabajaste con un proyecto para mejorar el tráfico de un sitio web en un 20 por ciento. Sin el cierre adecuado, podrías terminar haciendo pequeños retoques, mejoras y pruebas por un tiempo indeterminado para mejorar el tráfico. 

• El proyecto no se transfiere al equipo correcto, de hecho, queda olvidado y acumulando polvo. Por ejemplo, imagina que has creado un proyecto nuevo para probar una función en el sitio web. Para cerrar el proyecto como corresponde, deberías comunicarte con todas las partes interesadas e informarles que has cumplido con el objetivo y con el alcance de tu proyecto (es decir, el de probar la función). Después, les enviarás los detalles y análisis de las pruebas al equipo de producto adecuado para que se pueda, efectivamente, desarrollar la función.

Captura las lecciones aprendidas

Cada proyecto le ofrece al equipo la oportunidad de aprender y mejorar. Con el cierre del proyecto te aseguras de que esos aprendizajes se capturen y no se pasen por alto ni se dejen olvidados en las notas del proyecto. Este es el motivo por el que se incluye a la reunión post mortem en el proceso de cierre, para que el equipo tenga la oportunidad de reflexionar acerca de lo que salió bien y de lo que se podría mejorar para la próxima vez. Notarás que si hablas con el equipo al cierre del proyecto, seguramente saldrán a la luz problemas que hasta el momento tal vez ni hayas considerado, ya que son los miembros del equipo quienes pueden aportar una perspectiva más realista del proyecto. Es evidente, entonces, que puedes realizar una mejora continua de la gestión de los proyectos a lo largo del tiempo. Con cada proyecto, tendrás la oportunidad de aprender y perfeccionar los procesos del equipo, las comunicaciones y el desarrollo del proyecto.

Aparte de la incidencia en el proceso de mejora, el cierre del proyecto ayuda a capturar y compartir aprendizajes clave. En el informe final se comparten con todas las partes interesadas las lecciones aprendidas capturadas a partir de los datos reales del proyecto, como los resultados obtenidos de las pruebas A/B, los de algún estudio de investigación de usuarios o el cronograma para desarrollar una función de una aplicación nueva. De este modo, todos pueden aprender del proyecto e incorporar esos hallazgos en los trabajos propios.

¿Cómo sabes cuándo un proyecto está realmente finalizado?

Antes de cerrar un proyecto, debes determinar si ha concluido. ¿Pero qué significa exactamente “finalizar”?

Hay más de una forma de determinar si el proyecto realmente ha terminado, pero el mayor indicador es el de haber alcanzado los objetivos que se definieron durante la planificación. Más allá de la metodología que hayas usado para establecer los objetivos, son esos objetivos con los que se establece cuál sería el resultado esperado y ofrecen, además, un propósito claro que perseguir. Hay muchos métodos para establecer objetivos, entre ellos los objetivos y resultados clave (OKR), los indicadores clave de rendimiento (KPI) o los objetivos SMART.

No en todos los proyectos se alcanzan los objetivos, y tampoco está mal que así sea. Aunque no hayas cumplido con los objetivos propuestos, también puedes decir que el proyecto ha terminado, cuando sucede algo de lo siguiente:

• Has finalizado todos los entregables previstos dentro del alcance del proyecto.

• Has llegado al fin del cronograma del proyecto.

• Has usado todo el presupuesto del proyecto.

Cómo cerrar un proyecto en 8 pasos

El cierre de un proyecto no tiene por qué ser complicado. A medida que trabajes con más proyectos, irás aprendiendo qué funciona mejor y qué no da resultado para tu equipo. Con ese conocimiento, podrás elaborar tus propias mejores prácticas para implementar el cierre de un proyecto.

Si es la primera vez que cierras oficialmente un proyecto, prueba con los ocho pasos que compartimos a continuación. Toma notas sobre qué dio buenos resultados y qué es lo que no funcionó para poder perfeccionar el proceso para el futuro.

1. Lleva a cabo las pruebas finales

El primer paso es el más útil para los equipos centrados en lanzar otros productos o funciones nuevas. Antes de terminar de trabajar formalmente en el proyecto, lleva adelante las pruebas finales para confirmar que el entregable final es estable y funciona de la manera esperada. Este es un punto muy importante, porque el desempeño, por lo general, incide en la etapa posterior al lanzamiento, específicamente cuando el producto se pone a disposición de una gran cantidad de clientes. En muchos casos, puede resultar complicado predecir cómo se comportará el producto a escala antes de que realmente se lance al mercado.

Aparte de realizar los correspondientes testeos técnicos, también puedes supervisar los comentarios de los clientes (en particular de los que participan en los canales de redes sociales) para ver si los usuarios notan errores evidentes. En caso de que encuentres problemas graves, crea un proyecto de seguimiento para corregirlos.

2. Ata los últimos cabos sueltos

Después, será la hora de revisar el plan del proyecto y de detectar las tareas sin finalizar. Te ayudará a atar los últimos cabos sueltos y a confirmar que no te has pasado por alto ningún paso esencial. Si usas un software para gestión de proyectos como Asana, es un paso fácil porque puedes ver todas las tareas del proyecto en un solo lugar, además de sus fechas de entrega, responsables y estados de finalización.

Si olvidaste algo, no te preocupes. Haz un balance de todas las tareas sin finalizar y decide si están dentro del alcance del proyecto o fuera. En caso de que sean parte del alcance, desarrolla un plan para ocuparte de esas tareas restantes. Pero si están fuera del alcance, házselo saber a los demás integrantes del proyecto y transfiérelas al equipo correspondiente.

Por ejemplo, imagina que el equipo de desarrollo acaba de concluir un proyecto de rediseño de un sitio web y que te das cuenta de que no se finalizó una tarea de actualización de las imágenes del banner del sitio. Después de consultar la declaración de alcance del proyecto, decides que la tarea está fuera del alcance porque el equipo, principalmente, se centró en las mejoras de infraestructura. Por lo tanto, transfieres la tarea restante al equipo de diseño, que puede usar la infraestructura que has creado para actualizar las imágenes del banner.

3. Finaliza las tareas administrativas

Ahora que has atado los últimos cabos sueltos, es hora de ocuparse del aspecto administrativo del proyecto. Si bien es cierto que las tareas administrativas pueden variar según cada proyecto, a continuación te mostramos algunas de las más comunes a tener en cuenta:

• Asegúrate de que todos los archivos y activos del proyecto estén en el lugar correcto y de que quienes participan en el proyecto sepan dónde se encuentran. 

• Actualiza la documentación del proyecto, como los documentos del proceso, el presupuesto y el cronograma. Durante este proceso, compara las estimaciones con los resultados reales para ver si han sido los esperados. Por ejemplo, compara los resultados estimados con respecto a los reales para el presupuesto y el cronograma del proyecto.

• Asegúrate de que todos los documentos del proyecto estén firmados, como por ejemplo, los contratos con proveedores. 

• Cierra los contratos con proveedores, subcontratistas, donantes o colaboradores externos similares. 

• Da un cierre a las finanzas del proyecto. Confirma que se hayan enviado y recibido los pagos finales, y presenta al equipo de finanzas una versión actualizada del presupuesto con los números finales. 

• Verifica que los miembros del equipo hayan sido reasignados a otros proyectos. 

• Vende o transfiere material ​​o demás recursos a otros equipos que los necesiten. 

4. Notifica al equipo acerca de los próximos pasos a seguir

A continuación, escribe una nota al equipo para empaparlos con los detalles de tu plan de cierre. Cuéntales cuáles son los próximos pasos a seguir; como por ejemplo, cómo harás la transición de los entregables más importantes al equipo siguiente o qué otra cosa harás con esos entregables. Además, coméntales a los miembros del equipo sobre los eventos de cierre a los que deberán asistir, como las reuniones de análisis retrospectivo, post mortem o la reunión final con quienes participaron en el proyecto. Llegó la hora de que se enteren y empiecen a prepararse.

5. Actualiza a quienes participaron en el proyecto con las novedades y envía un informe final

Después de haberte comunicado con el equipo, será el momento de sincronizar todo con las demás partes interesadas. La actualización puede ser asincrónica o se puede hacer en una reunión oficial de cierre. Más allá del formato elegido, es muy importante que no olvides incluir la siguiente información:

• Un informe final que incluya un resumen de lo que se ha logrado con el proyecto, cuál fue el desempeño comparado con los objetivos establecidos y cualquier otro resultado favorable o errado clave. 

• Una lista de los elementos que se encontraban dentro del alcance pero que no se han finalizado y qué se hará con ellos. 

• Una lista de las tareas sin finalizar que estaban fuera del alcance del proyecto, con una breve explicación y los detalles sobre cómo harás el seguimiento de estos elementos con el equipo que corresponda. 

• Una lista de las últimas tareas cortas que planeas finalizar como parte del proyecto actual o transferir a otro equipo.

• Una solicitud pidiendo comentarios. Lo ideal sería que pidas comentarios escritos con un cuestionario o encuesta. 

6. Organiza una reunión post mortem del proyecto

La organización de una reunión post mortem es la mejor opción para capturar y revisar las lecciones aprendidas a lo largo de cada proyecto. Durante la reunión post mortem, los miembros del equipo tienen la oportunidad de aportar sus comentarios sobre qué creen que resultó bien, qué no funcionó y qué se podría mejorar para la próxima vez. 

A continuación, compartimos algunos consejos a tener en cuenta antes de organizar la próxima reunión post mortem:

• Envía una lista de preguntas para analizar a los miembros del equipo, dos días antes de la reunión post mortem. Las preguntas pueden ser algo tan simple como, “¿Qué crees que salió bien, qué es lo que no funcionó y qué aprendimos?”. Todo esto resulta muy útil para fortalecer la estructura cognitiva del equipo de antemano y que se sientan bien preparados y listos para participar. 

• Durante la reunión, comparte la pantalla (si puedes) y toma notas para registrar los comentarios de cada uno de los participantes. De este modo, el equipo podrá notar que sus aportes son valorados. 

• Bríndale a cada miembro del equipo el tiempo necesario para compartir sus comentarios durante la reunión. De este modo, te asegurarás de que todas las voces sean oídas. 

• Reserva algo de tiempo al final de la reunión para agradecer a cada integrante del equipo por sus aportes. Y cuando sintetices los comentarios en acciones pendientes concretas (nos ocuparemos de este tema en el paso siguiente), envía una actualización al equipo para que todos sepan que te ocupas de sus inquietudes. 

7. Crea una hoja de ruta para las mejoras

Después de haber analizado cómo resultó el proyecto, será el momento adecuado para mirar hacia adelante. En este punto, puedes implementar la hoja de ruta del proyecto para planificar cómo se mejorarán e iterarán los entregables finales y los procesos de gestión:

1. Analiza los resultados de las pruebas finales del paso uno e identifica cualquier problema de prioridades que quieras solucionar. Por ejemplo, si muchos clientes se quejan de que el tiempo de carga es muy lento, podrías priorizar una iniciativa para mejorar la velocidad de carga del sitio. 

2. Consolida los comentarios recibidos por parte de los integrantes del equipo del proyecto y de las demás partes interesadas. Busca temas comunes y detecta las acciones pendientes que quieres resolver. Por ejemplo, si los miembros del equipo compartieron que no han tenido suficiente tiempo como para completar las tareas, podrías preparar una acción pendiente más para agregar tiempo extra en los próximos cronogramas de los proyectos. 

3. Crea una hoja de ruta para planificar cómo y cuándo trabajarán con estas acciones pendientes. 

4. Pregúntale al equipo su opinión sobre la hoja de ruta y logra el apoyo de las partes interesadas clave. 

Una hoja de ruta para las mejoras futuras ofrece la posibilidad de implementar la mejora continua y las iteraciones de los entregables finales y de los procesos de gestión de proyectos. Además, sirve para cerrar oficialmente el proyecto actual, a fin de ocuparse, después, de las mejoras en una iniciativa totalmente nueva. De este modo, evitas que los proyectos fracasen antes de lograr entregables “perfectos” (algo que, de todos modos, es imposible de alcanzar).

8. Celebra

Por último, pero no menos importante, reserva algo de tiempo para celebrar los logros del equipo. Mostrar gratitud es esencial para forjar una cultura corporativa sólida y para incentivar el trabajo en equipo en la empresa.

Las celebraciones pueden ser muy diversas. Pueden ser regalos o tarjetas, un mensaje de agradecimiento, un encuentro del equipo en un “happy hour” o incluso, una tarde libre en el trabajo. Ten en cuenta la dinámica de tu equipo y las preferencias específicas de cada integrante, y elige la opción que creas que más aceptación tendrá.

Cierra el proyecto con éxito

¡Bien hecho! Acabas de cerrar un proyecto y todo ha salido bien. Ya has marcado todas las casillas y atado los últimos cabos sueltos. Ahora puedes avanzar a tu próxima iniciativa con total tranquilidad, sabiendo que todo está bajo control y que tienes un plan concreto con los próximos pasos a seguir.

Si quieres estandarizar el proceso de cierre del equipo, considera la posibilidad de transformar al proceso de cierre en una plantilla de proyecto personalizada. Las plantillas te permiten crear un conjunto predefinido de pasos (como una lista de verificación) que puedes duplicar y volver a usar cada vez que cierres un proyecto.