Briefing: qué es y cómo hacerlo en 5 pasos con un ejemplo

Con el briefing del proyecto, todo tu equipo tiene una fuente central de referencias donde obtener información clave del proyecto. Un buen brief es el mejor punto de partida para un gran plan del proyecto y, en última instancia, de un proyecto exitoso.

Briefing: qué es, significado y usos

El briefing de un proyecto es una breve descripción de los elementos clave del mismo. Considéralo como un resumen rápido para los participantes del proyecto y los colaboradores de diferentes departamentos. Tu briefing debe comunicar los requisitos del proyecto, sin ahogar a los participantes con demasiados detalles.

Como la mayoría de los elementos de gestión de proyectos, no existe una plantilla o estilo de briefing de proyecto único para todos los casos. El briefing del proyecto que crees dependerá del alcance y la complejidad de éste. Para algunos proyectos, el briefing puede tener solo un párrafo, para otros, puede llegar a ser de una página.

Se trata de un documento muy utilizado en el desarrollo de estrategias de marketing y campañas publicitarias, entre agencias de publicidad y clientes o dentro del propio departamento de marketing de la compañía. Sin duda, no hay campaña de publicidad que no comience con una reunión en la que se define el briefing de la campaña. En este tipo de reuniones, es fundamental hacer las preguntas adecuadas para obtener las respuestas que nos llevarán a elaborar un briefing eficaz. Si en estas reuniones con el cliente, sientes que no obtienes la información necesaria, tal vez, puedas recurrir a alguna técnica de escucha activa.

A veces, una vez que el cliente ha enviado a su agencia de marketing o publicidad su briefing, la agencia devuelve este documento con algunas modificaciones. Este documento se llama contrabriefing. En ocasiones, la agencia dispondrá de más información que puede re-enfocar al idea inicial del cliente para afinar los objetivos y estrategias del proyecto.

No existe un modelo estándar para elaborar un buen briefing aunque sí deberás considerar incorporar algunos elementos clave. Ten en cuenta, además, que deberás planificar la elaboración del briefing al comienzo del proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre brief y briefing?

Una de las preguntas más habituales cuando estás aprendiendo qué es un briefing es cuál es entonces la diferencia entre briefing o brief. La respuesta correcta es que el significado de briefing es el mismo que el de brief. En realidad, en inglés el termino correcto es brief pero en España el vocablo que suele utilizarse más habitualmente es el de briefing. En cambio, en México aunque se usen ambos términos puede que encuentres más información si buscas con el término brief.

Si eres nuevo en lo que respecta a la gestión de proyectos, es posible que te hayas topado con otros elementos de la planificación temprana del proyecto. A continuación, compararemos el briefing con otros elementos de la gestión de proyectos:

Briefing del proyecto vs. brief creativo

Como su nombre sugiere, el briefing creativo es una guía para un proyecto creativo. Tu briefing creativo debe incluir el público al que el proyecto está destinado, el mensaje y el tono, el proceso de distribución, el presupuesto del proyecto y el cronograma. Si estás trabajando con una agencia externa o un equipo creativo, también puede funcionar como una declaración de trabajo (SOW), que define el alcance y los entregables de tu proyecto.

Si estás trabajando en un proyecto creativo, el diseño del proyecto puede incluir algunos elementos de tu briefing creativo, como el cronograma y el público, pero tu briefing del proyecto debe ser más corto y sencillo que tu brief creativo.

Briefing del proyecto vs. plan del proyecto

Básicamente, el significado de briefing del proyecto sería la versión condensada de tu plan del proyecto. Tu plan del proyecto debe incluir siete elementos:

1. Los objetivos del proyecto

2. Métricas de éxito

3. Participantes y sus roles

4. El presupuesto

5. Hitos y entregables

6. Cronogramas y programas

7. Plan de comunicación del proyecto

Sin embargo, tu briefing solo debe incluir las metas, el cronograma y el programa, el público al que está destinado y el alcance del proyecto. Así, el briefing de tu proyecto será un documento más breve que los participantes clave del proyecto pueden leer y los miembros del equipo pueden consultar con frecuencia.

Briefing del proyecto vs. resumen ejecutivo

El hecho de que crees o no un briefing o un resumen ejecutivo depende del alcance de tu proyecto y de los participantes involucrados. Al igual que un briefing del proyecto, el resumen ejecutivo es una descripción general de la información de tu proyecto, pero generalmente está dirigido a los ejecutivos involucrados. Si estás trabajando en un proyecto grande con ejecutivos de alto nivel o si has redactado un business case para tu iniciativa, considera la posibilidad de crear un resumen ejecutivo. Por otro lado, si estás trabajando en una iniciativa con colaboradores de diferentes departamentos, crea un briefing .

Tipos de briefing

Un briefing será de utilidad en muchas ocasiones, para una campaña de publicidad, si estás organizando una campaña de crowdfunding o si estás comenzando con una nueva línea de negocio, entre otros. Aunque no existe un modelo estándar de briefing, sí podemos identificar varios tipos de briefings que puedes utilizar en función de las necesidades del proyecto o de tu cliente.

Briefing de negocio

El briefing de negocio es un documento centrado en los objetivos empresariales de la compañía y suele incluir los objetivos, principales competidores del cliente, ventajas competitivas, entregables que se realizarán, formatos de entrega y la manera en la que se medirá el éxito del proyecto, es decir, los KPI’s.

Briefing publicitario

El objeto, en cambio, de un brief publicitario es desarrollar una campaña de publicidad. Y es un documento que suele realizar la empresa anunciante para la agencia de publicidad con la que trabajará. El brief publicitario es uno de los tipos de informes más habituales en el sector de la publicidad.

Briefing de marketing

El briefing de marketing incluirá detalles específicos de la marca y otra información necesaria para poner en marcha acciones de marketing.

Briefing creativo

El briefing creativo es prácticamente un subtipo de briefing publicitario, ya que se centra en los detalles creativos de que deberán tenerse en cuenta en las gráficas de la campaña de publicidad.

Elementos clave de un buen briefing

Tu briefing del proyecto es una descripción general de tu próximo proyecto. Debe incluir la información necesaria y clave sobre detalles importantes del proyecto, para que tu equipo pueda alinearse y comprender de qué se trata.

Normalmente, un buen briefing de proyecto debería incluir estos 4 elementos clave:

1. Información de contexto

La primera parte de tu briefing debe incluir el contexto del proyecto. La sección del contexto del proyecto es un espacio para que brindes toda la información que los participantes no conozcan. partiendo de la descripción de la empresa. Después, apunta a responder preguntas como:

• ¿Por qué trabajas en este proyecto?

• ¿Qué necesidades comerciales, investigaciones o comentarios de los clientes, si los hubo, llevaron a la creación de este proyecto?

• ¿Algún proyecto anterior se relaciona con este y, de ser así, cuál fue el resultado y qué aprendió tu equipo?

2. Metas del proyecto y métricas de éxito

La mayor parte de la documentación de planificación inicial del proyecto debe incluir las metas del proyecto de una forma u otra. Conectar el trabajo diario con los objetivos del equipo o de la empresa ayuda a que los miembros del equipo se mantengan motivados, alineados y al día. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, los miembros del equipo que entienden de qué manera su trabajo individual aporta valor a su organización se encuentran doblemente motivados en comparación con otros colegas.

Cronograma del proyecto

Asegúrate de incluir tu cronograma en el brief de tu proyecto. El cronograma del proyecto es la mejor manera de darle a tu equipo una idea clara de las fechas clave y los hitos importantes del proyecto y los plazos de ejecución del mismo. Después de todo, el éxito de tu proyecto depende de si puedes ceñirte o no al cronograma del proyecto y cumplir con las metas del proyecto a tiempo.

Público objetivo

Tu público objetivo es la razón por la cual estás trabajando en este proyecto. Independientemente del tipo de proyecto en el que estés trabajando, es importante incluir a tu público objetivo en el brief del proyecto para que todos los miembros de tu equipo estén en sintonía con respecto a cuál es el público destinatario.

Cómo hacer un buen briefing de proyecto en 5 pasos con ejemplos

Ahora que ya sabes qué es un briefing y por qué es importante, te estarás preguntando cómo hacer un buen briefing de tu proyecto

Hay cuatro elementos principales en el brief de un proyecto, pero son cinco los pasos necesarios para realizarlo. Si eres nuevo en este tema, no tengas miedo de dividir tu brief en cuatro párrafos o secciones, hasta que sientas que entretejer las secciones se vuelve más natural. Además, siéntete libre de usar puntos de enumeración, vincular otros documentos o usar cualquier imagen si es necesario. En definitiva, el briefing de tu proyecto solo es útil si tú y los participantes del proyecto creen que es útil.

1. Agrega contexto relevante

La mejor manera de comenzar el brief de tu proyecto es agregar todo contexto o información relevantes. De esa manera, todos inician el proyecto en igualdad de condiciones y los participantes de diferentes departamentos abordarán al resto del brief del proyecto (u otra documentación de procesos) con la información básica que necesitan.

Ejemplo:

Supongamos que tu empresa ha desarrollado una aplicación de juegos en la que las personas pueden jugar de manera virtual con sus amigos. En este proyecto, estás desarrollando una campaña de marketing para apoyar el lanzamiento de tu producto más nuevo: una experiencia de video en vivo dentro de la aplicación. Para comenzar el brief de tu proyecto, puedes escribir algo como lo siguiente:

Actualmente, el chat es nuestra segunda función más popular (la primera es conectarse con amigos por email). El 84 % de los usuarios usa el chat de alguna manera. Además, en las sesiones de comentarios de los usuarios, el 63 % de los usuarios informaron que realizan llamadas de voz o video con sus amigos mediante otra plataforma mientras usan nuestra aplicación. Creemos que, al incorporar el chat de video a la experiencia de la aplicación, podremos aumentar la retención y, posiblemente, lograr que los usuarios gratuitos se cambien a nuestro plan mensual.

2. Incorpora las metas del proyecto y las métricas de éxito

Las metas del proyecto son los activos y los entregables que planeas haber hecho al final de tu proyecto. Las buenas metas del proyecto te ayudarán a comprender tu proyecto de manera clara. Tus metas del proyecto definirán las métricas de éxito, lo que te ayudará a evaluar el éxito de tu proyecto una vez que lo termines. Lo ideal es que apuntes a establecer las metas SMART del proyecto. SMART es un acrónimo que te ayuda a establecer grandes metas. Representa lo siguiente:

• Específico

• Medible

• Alcanzable

• Realista

• De duración limitada

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

La mayoría de los usuarios han aprendido a usar un servicio de video diferente mientras juegan en nuestra aplicación. Esta campaña de marketing educará con respecto a esta nueva función y la promoverá, para aumentar su adopción y alentar a los usuarios a abandonar el chat de video de otras plataformas y utilizar nuestra nueva función incluida en la aplicación. El objetivo del proyecto es que el 40 % de los usuarios que inician sesión 1 vez por semana utilicen el chat de video en la aplicación al menos 2 veces al mes al finalizar la campaña de marketing, a fines de mayo.

Criterios de éxito:

• Logrado: 40%

• Casi logrado: 35%

• Parcialmente logrado: 30%

• Fracaso: por debajo del 30%

3. Aclara cuál es el cronograma de tu proyecto

En la meta del proyecto, es probable que incluyas una fecha o un intervalo de tiempo para cumplir con la letra “T” del acrónimo SMART que hace referencia a una duración limitada (Time-bound). Sin embargo, tu cronograma del proyecto es más que solo la duración del proyecto; el cronograma puede incluir hitos clave u otras fechas importantes.

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

Duración del proyecto: 15 de marzo-29 de mayo

Hitos clave:

• 15 de marzo: Reunión inicial

• 5 de abril: El equipo de Productos entrega la versión beta del producto final de chat de video

• 22 de abril: Llegan los activos del diseño inicial

• 7 de mayo: Se aprueban los activos de diseño

• 17 de mayo: Producto terminado y listo para su lanzamiento

• 29 de mayo: Día del lanzamiento

4. Céntrate en tu público objetivo

Saber cuál es tu público o perfil objetivo es fundamental para el éxito del proyecto. El equipo de tu proyecto necesita información sobre los datos demográficos relevantes de la audiencia para producir el mejor trabajo posible que, en nuestro ejemplo, es el desarrollo de la aplicación para la audiencia objetivo y una campaña de marketing para amplificar ese lanzamiento.

La definición temprana del público objetivo también puede evitar cualquier corrupción del alcance, que es cuando el alcance del proyecto excede las metas o el cronograma iniciales del proyecto. Si no tienes una idea clara de cuál es tu público objetivo, es posible que tengas que reformular parte de tu proyecto, lo que podría provocar corrupción en el alcance que se traduce en retrasos o restricciones en el presupuesto.

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

El público objetivo de esta campaña son los estudiantes de secundaria de entre 15 y 18 años que buscan conectarse con sus amigos después de la escuela o durante el fin de semana. El grupo demográfico objetivo es experto en tecnología, pero tiene muy poca paciencia con las funcionalidades deficientes, los errores o los retrasos.

5. Conecta a los participantes del proyecto con otros recursos

Tu brief del proyecto está casi terminado. Recuerda: este documento es principalmente para que los participantes y los miembros del equipo del proyecto estén en sintonía con respecto a los detalles clave del proyecto. Puede haber recursos adicionales relevantes, como el presupuesto, el plan de comunicación o los roles del proyecto.

Al final del brief de tu proyecto, asegúrate de incluir enlaces a toda la documentación relevante que tu equipo pueda necesitar. Por ejemplo, si ya creaste un plan del proyecto, inclúyelo al final. También puedes agregar enlaces a un gráfico RACI, a una propuesta del proyecto o a una hoja de ruta del proyecto.

Sigamos con nuestro ejemplo del chat de video:

Para obtener información más detallada, consulta nuestro plan del proyecto o mira nuestra hoja de ruta del proyecto.

Ejemplo de briefing

El brief del proyecto es mucho más que unos pocos párrafos con información del proyecto. Es más bien una forma de comunicar información y fechas importantes al equipo del proyecto más amplio. Asegúrate de elaborarlo de manera que sea una fuente única de referencias fácil de usar. Una vez que termines, debería verse así:

¿Para qué sirve un briefing?

Hay muchos elementos para la gestión de proyectos, y si eres un responsable de proyectos nuevo, es posible que te preguntes qué necesitas crear, si es que necesitas crear algo. Aquí tienes una breve guía sobre cada elemento y su función:

• Los objetivos del proyecto proporcionan un esquema clave de cómo tu proyecto se conecta con las metas de la empresa.

• Las metas del proyecto son los entregables reales y específicos que se hayan realizado al finalizar un proyecto.

• La hoja de ruta del proyecto es una descripción general de alto nivel de los entregables, los hitos clave y los objetivos del proyecto. Las hojas de ruta del proyecto son más útiles en el caso de iniciativas complejas.

• Una reunión inicial es una reunión que se lleva a cabo al comienzo de tu proyecto. Tu reunión inicial es una oportunidad para conectarte con el equipo y los participantes clave del proyecto para ganar aceptación.

• Tu plan del proyecto (a veces llamado resumen general del proyecto) es la información que necesitas para comenzar tu proyecto.

• El briefing del proyecto es la fuente central de referencias donde tu equipo puede obtener información clave del proyecto.

• El resumen ejecutivo es una descripción general de tu plan del proyecto para los ejecutivos involucrados.

• Los informes de estado del proyecto son actualizaciones sobre el progreso que tú (el gerente del proyecto) debes enviar durante el transcurso de tu proyecto para mantener al equipo de tu proyecto al día.

• El análisis post mortem del proyecto es una oportunidad para conectarte con el equipo del proyecto y ver en retrospectiva qué fue lo que funcionó, lo que no funcionó y el aprendizaje que se pueda trasladar al próximo proyecto.

Comienza a usar los briefings del proyecto hoy mismo

Los briefs del proyecto son una excelente manera de capturar información clave para tu proyecto y entregarla de una manera simplificada a todos los participantes del mismo. Con un brief del proyecto, puedes brindar un resumen general del proyecto a los participantes y al equipo, sin abrumarlos.

¿Qué es lo único que es mejor que un gran brief del proyecto? Gestionar tu proyecto en una herramienta de gestión del trabajo para que todos sepan con exactitud quién está haciendo qué y para cuándo. Obtén más información sobre cómo utilizar una herramienta de gestión del trabajo como Asana.