Cómo mejorar la eficiencia operativa

Piensa en lo siguiente: ¿Cómo haces tu trabajo? ¿Sigues un proceso u orden específico para hacerlo? ¿Ese proceso lo estableció tu gerente? ¿Es la forma más eficiente de hacerlo? 

La mayoría de las veces, los miembros del equipo están entrenados para realizar el trabajo de determinada manera. Los gerentes establecen estos procesos para aumentar la eficiencia operativa. Ahora bien, ¿qué es la eficiencia operativa?

Esto es lo que debes saber. 

¿Qué es la la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa se refiere a la capacidad de un equipo para entregar un producto de calidad, con la menor cantidad de recursos posible. Se mide calculando la relación entre lo que inviertes en el proyecto, a menudo denominado recursos, y los resultados obtenidos, denominados productos.

Los recursos, como dinero, personas, horas de trabajo, etc., es lo que inviertes para lograr el éxito de un proyecto. Los resultados son los entregables que esperas producir al final del cronograma del proyecto. El resultado suele ser el objetivo que te has propuesto alcanzar con ese proyecto.

La términos eficiencia operativa y la productividad operativa a veces se usan indistintamente, pero significan cosas diferentes. La eficiencia operativa se refiere al proceso de generar los mismos resultados con la menor cantidad de recursos. La productividad operativa, en cambio, es el proceso de generar mayores resultados con la misma cantidad de recursos.

Veamos un ejemplo de cada uno de estos términos aplicados a un equipo:

Un equipo de fabricación de 20 personas suele fabricar 100 prendas en una hora. Implementar una estrategia para mejorar la eficiencia operativa significaría reducir el equipo a menos de 20 personas mientras se siguen produciendo 100 prendas en una hora. La productividad operativa en cambio, consiste en encontrar formas de optimizar el proceso para que los 20 empleados puedan fabricar más de 100 prendas en una hora.

4 pasos para optimizar la eficiencia operativa de tu equipo

Optimizar la eficiencia operativa de tu equipo puede beneficiarlos de muchas maneras, ya que permite reducir los errores humanos, aumentar la rentabilidad, y reducir los costos generales de producción. A continuación, te mostramos cómo empezar a ponerlo en práctica:

Paso 1: Establecer un punto de referencia

El primer paso es identificar las principales funciones del equipo que te gustaría optimizar. ¿Cuáles son los objetivos que intenta alcanzar el equipo? ¿A qué indicadores clave de rendimiento (KPI) o métricas suele dar seguimiento el equipo? Estas preguntas te ayudarán a identificar los resultados de referencia para este equipo, que luego podrás usar para calcular la eficiencia operativa.

Para calcular la eficiencia operativa, divide los resultados (ganancias, ventas, clientes potenciales, etc.) por los recursos (insumos, cantidad de horas trabajadas, cantidad de miembros del equipo, etc.). Al momento de calcular esta relación, asegúrate de que las unidades que elijas sean relevantes para el equipo que te gustaría optimizar.

Por ejemplo, si lo que intentas es mejorar la eficiencia operativa de un equipo de adquisición de talentos, las ganancias y los resultados no serían las medidas adecuadas para hacer un seguimiento. En este caso, lo mejor sería calcular la relación entre la cantidad de ofertas enviadas a los candidatos y el tiempo que los reclutadores dedicaron a la búsqueda de dichos candidatos.

Después de elegir las mejores unidades de medida, usa esta relación como herramienta de análisis comparativo.

Ejemplo de cómo establecer un punto de referencia: Un equipo de marketing de contenidos formado por 5 personas crea actualmente 20 artículos en un mes

• Recursos: 5 miembros del equipo

• Resultado: 20 artículos

• Relación de referencia: 4:1

Paso 2: Estandarizar tus procesos

En este paso, empezarás a trabajar para aumentar la eficiencia de tus procesos operativos. Empieza por observar tus operaciones actuales de negocios y cómo los miembros del equipo realizan las tareas.

Algunas preguntas importantes a considerar:

• ¿Qué porcentaje del trabajo de tu equipo se repite con frecuencia (como las tareas administrativas o la correspondencia)?

• ¿Todos los miembros del equipo realizan sus tareas de la misma manera? 

• ¿Puedes identificar algún cuello de botella en tus procesos actuales?

La automatización es una gran aliada de la eficiencia operativa. Si buscas optimizar un proceso, primero identifica tareas que se repiten con frecuencia y que podrías automatizar. Los trabajadores dedican el 13 % de su tiempo estrictamente al trabajo duplicado. Esta es una mejora fácil que permite disminuir rápidamente cualquier proceso ineficiente o error humano que demanda mucho tiempo.

La creación de procesos de negocios estandarizados permite optimizar los flujos de trabajo operativos de manera sencilla y rentable. Esto puede ayudar a crear un producto final más uniforme y a obtener resultados más rápidos.

Ejemplo de estandarización de procesos: 

Un equipo de marketing de contenidos con 5 empleados actualmente no tiene un proceso estandarizado para crear sus artículos. A continuación, te mostramos algunas formas en las que el equipo puede optimizar su flujo de trabajo:

• Crear plantillas para las tareas que se repiten: Los redactores de contenido acuerdan un proceso de escritura y un flujo de trabajo sistemático con dependencias y con un ritmo de revisión. Todos saben de qué etapa del trabajo son responsables y a quién deben entregar su parte para que se revise.

• Identificar oportunidades para la automatización: el equipo usa una herramienta para ayudar a establecer dependencias y redirigir el trabajo a la persona correcta una vez que se completan las tareas dependientes. Esto permite minimizar las idas y vueltas en la comunicación para conocer el estado del artículo.

Paso 3: Dar seguimiento a la carga de trabajo de los empleados

Al implementar un nuevo proceso estandarizado, asegúrate de supervisar la carga de trabajo de tu equipo para prevenir el agotamiento. La incorporación de nuevos procesos genera un cambio en el flujo de trabajo, por lo tanto, asegúrate de supervisar la carga de trabajo de tu equipo a medida que avanza. Todos los cambios requieren un período de adaptación por lo que es importante brindarle a los miembros de tu equipo el tiempo adecuado para que puedan adaptarse. Además, permíteles realizar algunas tareas que no formen parte de este nuevo proceso, para mantener la carga de trabajo equilibrada.

Si notas que tu equipo comienza a sobrecargarse debido a los nuevos flujos de trabajo, debes modificar el proceso para asegurarte de que los miembros de tu equipo no tengan demasiado trabajo por hacer. Es importante implementar mejoras continuas durante el proceso para poder lograr la eficiencia operativa.

Si tu nuevo proceso muestra que la carga de trabajo de tu equipo es constantemente alta, tómate el tiempo para modificar los objetivos o los procesos. Esto evitará el agotamiento del equipo pero también te dará una expectativa más realista de los resultados que puedes lograr en el futuro. Usa esta nueva relación para orientar los futuros procesos de toma de decisiones a medida que tu equipo asuma nuevos proyectos.

Ejemplo de cómo supervisar la carga de trabajo de los empleados: 

Un equipo de marketing de contenidos de 5 personas actualmente se esfuerza por alcanzar la meta de crear 25 artículos en un mes.

Un gerente puede supervisar la carga de trabajo de los empleados de la siguiente manera:

• Adaptar los procesos: el equipo de marketing de contenidos nota que se necesita una cantidad considerable de tiempo para diagramar los artículos nuevos en el sitio web. Luego de evaluar la disponibilidad del equipo de producción web, deciden reasignarle a ellos esta tarea, ya que tienen mayor disponibilidad.

• Modificar los objetivos: Ahora que el equipo de producción web se encarga de la diagramación de los artículos en el sitio web, el equipo de marketing de contenidos ya no tiene que preocuparse por este paso. Por lo tanto, decide modificar sus objetivos para pasar de 25 a 30 artículos mensuales.

Paso 4: Establecer nuevos objetivos para tu equipo

Compara los resultados de producción de tu equipo luego de haber adoptado el proceso nuevo con el índice de referencia. Si esta proporción ha aumentado, significa que tu estrategia de optimización ha funcionado.

Es momento de establecer nuevos objetivos para tu equipo. Como mencionamos anteriormente, la eficiencia operativa es una oportunidad de mejora continua. Luego de que hayas establecido tu punto de referencia, intenta hacer todo lo posible para aumentar la eficiencia. Una vez transcurrido un período de tiempo determinado, que ha sido decidido por tu equipo, inicia el proceso nuevamente e intenta seguir aumentando la eficiencia un poco más.

Beneficios de medir la eficiencia operativa

El proceso de eficiencia operativa requiere tiempo y esfuerzo. Pero, ¿cuáles son sus beneficios? A continuación, te contamos los cuatro beneficios principales de implementar una estrategia de eficiencia operativa.

Ahorra tiempo con la automatización de procesos

La implementación de un proceso nuevo y más eficiente puede ayudarte a ahorrar tiempo, aunque esto no ocurra de la noche a la mañana. Los procesos nuevos requieren un período de adaptación, por lo que ese ahorro de tiempo puede no verse reflejado de inmediato. Sin embargo, los resultados a largo plazos superarán las expectativas con creces.

Volviendo al ejemplo anterior del equipo de marketing de contenidos, es posible que un escritor necesite la aprobación final del equipo de Asuntos Legales antes de publicar su contenido. Gracias a la automatización de los procesos de negocios (BPA) y a las herramientas de gestión del trabajo correctas, el escritor puede notificar automáticamente al departamento de Asuntos Legales que necesita una revisión tan pronto como finalice su borrador.

Reduce el riesgo de error humano a través de la automatización

Con la automatización tu equipo puede asegurarse de que se realice todo el trabajo pendiente. Al crear un flujo de trabajo completo, puedes establecer con anticipación todo el trabajo necesario para un proyecto y automatizar cada tarea durante el proceso.

Usando el ejemplo anterior, un escritor de contenido nunca se podría olvidar de enviar su borrador al equipo de Asuntos Legales para su revisión, ya que es una parte automatizada del proceso. Tan pronto como el escritor marca su borrador como finalizado, el departamento de Asuntos Legales recibe una notificación, lo que garantiza que dicha revisión no se pase por alto.

Reduce los pormenores del trabajo

Según el Índice de la anatomía del trabajo de Asana, los trabajadores dedican el 60 % de su tiempo a la coordinación del trabajo, como obtener aprobaciones, buscar información, o comunicar sobre el estado del trabajo. Si puedes reducir los pormenores del trabajo, le estarás brindando a tu equipo la oportunidad de dedicar más tiempo al trabajo calificado para el que fueron contratados y menos tiempo a la coordinación, lo que les permitirá centrarse en sus objetivos.

Redistribuye el trabajo. Sin cargas demasiado pesadas.

Usa la Gestión de recursos para asegurarte de que los miembros del equipo no estén abrumados y que los proyectos cuenten con el personal adecuado. Obtén un panorama completo de la capacidad productiva del equipo y revisa fácilmente las tareas para acceder a más detalles. Evita el agotamiento y asegúrate de que tu equipo haga el trabajo indicado en el momento correcto.