11 plantillas de proyectos para empezar tu trabajo con el pie derecho

A todos nos gusta ver que los proyectos funcionan sin problemas: hay un plan claro, todos saben qué hace falta hacer y cuándo son los vencimientos, y el proyecto se finaliza a tiempo y según lo presupuestado. ¿Pero qué pasa si eres tú quien debe planificar y gestionar ese proyecto?

Planificar un proyecto lleva tiempo y, normalmente, se requiere mucho trabajo manual y repetitivo para ponerlo en marcha. Hacen falta tareas como crear secciones, preparar tareas en plantillas y brindar información a los demás involucrados y colaboradores. Las plantillas para proyectos pueden ser útiles para reducir la cantidad de trabajo al principio de los proyectos, a fin de que tanto tu equipo como tú puedan arrancar con el pie derecho. Además, una buena plantilla para proyectos no solo facilita la puesta en marcha de un proyecto, también te prepara para tener éxito con todos los demás diseños de proyectos que vendrán.

¿Qué es una plantilla para proyectos?

En vez de planificar un proyecto desde cero, la plantilla para proyectos aporta las bases que necesitas para empezar. Dependiendo de qué herramienta uses, la plantilla de tu proyecto incluirá secciones, asignaciones de ejemplo, etiquetas para las tareas y mucho más. La plantilla de un proyecto te permite tener todo listo para empezar a trabajar con ventaja.

¿Cómo ayudan las plantillas a la planificación de proyectos?

El plan de un proyecto es el modelo con los componentes clave que tu equipo necesita para lograr cumplir con éxito los objetivos del proyecto. En un buen plan de proyecto se definen los entregables, el alcance y los plazos. En particular, un buen plan debe dar seguimiento a elementos clave del proyecto:

• Objetivos

• Métricas de éxito

• Participantes y sus roles

• El presupuesto

• Hitos y entregables

• Cronogramas y programas

• Plan de comunicación

No todas las plantillas de proyecto tendrán todos estos elementos integrados. Sin embargo, una buena plantilla de proyecto incluirá tareas de ejemplo que te ayudarán a ti y a tu equipo a responder a los requerimientos del proyecto, a planificar los entregables del proyecto y comenzar a trabajar en tiempo récord.

Cómo encontrar la herramienta de plantillas de proyectos adecuada

La calidad de la herramienta que usas para crear tu plantilla de proyecto es tan o más importante que la calidad de la plantilla de proyecto en sí. Existe una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos diseñadas para ayudar a los equipos a planificar sus proyectos, pero no todas las herramientas son iguales.

Por supuesto, quieres encontrar una herramienta que ofrezca plantillas de proyectos simples y gratuitas. Sin embargo, para que una herramienta de plantilla de proyecto cumpla con todos los requisitos, debes buscar una herramienta que sea lo suficientemente flexible para que tu equipo pueda planificar proyectos complejos, desde el entregable inicial hasta el objetivo final del proyecto.

Creemos que Asana es un excelente punto de partida. Asana es una herramienta de gestión del trabajo que le permite a tu equipo coordinar los procesos y los proyectos del equipo. Las plataformas de gestión del trabajo ayudan a tu equipo a cumplir con los proyectos individuales, pero también ayudan a crear procesos repetitivos y sistemas confiables que tu equipo puede usar, tanto para un proyecto en particular como para todos los demás.

11 plantillas simples y gratuitas para planes de proyectos

Si no te consideras un gerente profesional de proyectos y no estás del todo seguro acerca de cómo empezar, entonces estás en el lugar correcto. A continuación te ofrecemos once plantillas que te ayudarán a tener tu próximo proyecto listo y activo de inmediato.

1. Plantilla para proyecto simple: comencemos

No hay dos proyectos exactamente iguales. Sin embargo, todos los planes de proyectos tienen algunos elementos básicos en común. Los objetivos claros, los entregables y los cronogramas le brindan una estructura al plan de tu proyecto.

También te ayudan a transformar tu gran e intimidante proyecto en pasos más cortos y concretos. Tampoco olvides asegurarte de reunir al equipo de tu proyecto —las personas que te ayudarán a ejecutarlo— y de definir claramente cuál es el rol de cada integrante.

Si todavía no estás seguro acerca de cómo empezar, prueba nuestra plantilla para plan de proyecto simple. Te ayudará a organizar todas las tareas pendientes de tu proyecto dentro de un plan de trabajo con hitos definidos, lo que te permitirá ver fácilmente los niveles de prioridad y el estado de las tareas.

2. Plantilla para marketing de productos: planifica tu próximo lanzamiento

Los gerentes de marketing de productos deben repartirse entre varias responsabilidades. Trabajan en la investigación del mercado para informar la estrategia del producto, desarrollan el mensaje y el posicionamiento, y lanzan productos nuevos al mercado. Muchas veces, también son el gerente de hecho del proyecto de lanzamiento de un producto. Además, coordinan los equipos de productos, marketing y creativos para garantizar que los productos nuevos estén listos para ser enviados y que los lanzamientos de activos se produzcan a tiempo.

En vez de reinventar la rueda para cada lanzamiento en el que trabajes, usa una plantilla para lanzamiento de marketing de productos para crear tu plan. Incluye pasos como el de configurar los objetivos del lanzamiento y definir la estrategia de los canales para que no olvides nada de lo esencial del lanzamiento de productos.

3. Plantilla para calendario de contenido: cumple con los vencimientos de las publicaciones

Gestionar un calendario de contenido es un proyecto continuo que requiere que te ocupes de muchas piezas en movimiento: asignar trabajo a los escritores, producir activos visuales y coordinar revisiones y ediciones de copias. Cada pieza de contenido que creas es como un miniproyecto con sus pasos bien definidos.

Para mantener la producción de contenido en marcha, aprovecha las ventajas de una plantilla para calendario de contenido. Con esta plantilla puedes gestionar todo el contenido que escribes, editas y publicas en un solo lugar desde la idea hasta su finalización.

4. Plantilla para campaña de marketing: traza tu plan

La planificación y la ejecución son fundamentales para lograr una excelente campaña de marketing. Pero si es la primera vez que gestionas una campaña de marketing, puede parecer abrumador tener que pensar en cada parte del trabajo que hace falta llevar a cabo. ¿Qué activos hay que crear? ¿Quién los creará? ¿Y si nos pasáramos algo por alto?

Con nuestra plantilla para proyecto de campaña puedes establecer todo el plan de tu campaña y gestionar la ejecución diaria con tu equipo. Úsala para dar seguimiento a los activos y los entregables, para planificar y ejecutar tu estrategia de canales y para mucho más.

5. Plantilla para gestión con agencias: perfecciona tu próxima colaboración

Para la mayoría de los proyectos, muy probablemente reúnas un grupo de colaboradores internos. En algunos casos, sin embargo, es probable que le pidas a una agencia creativa o de marketing que ejecute tu proyecto. Independientemente de que se trate de una campaña publicitaria, una renovación de la marca o una iniciativa de investigación, cualquier buena sociedad comienza con un plan claro y con una coordinación estrecha y continua, la cual se puede transformar pronto en un desafío si la colaboración se establece principalmente mediante emails o conferencias telefónicas semanales.

Por suerte, existe una plantilla para que gestiones tu próximo proyecto con una agencia externa. Úsala para redactar tu brief creativo y para dar seguimiento a los entregables, al trabajo en progreso, a los niveles de prioridad y al presupuesto; todo desde un mismo lugar. Así podrás centrarte en que se realice un excelente trabajo juntos.

6. Plantilla para investigación de usuarios: organiza tus proyectos para calificación de la experiencia del usuario

La investigación de los usuarios es una parte crítica del proceso de desarrollo de productos. Durante esta fase, los gerentes de productos y los investigadores de experiencia del usuario se enteran de las necesidades y objetivos de sus clientes, con lo que descubren ideas y desentrañan por completo nuevas oportunidades para los productos.

Liderar un proyecto de investigación no es algo menor. Hay mucho por planificar y gestionar, como convocar a quienes participan en la investigación o reunir los datos para analizar la información y generar recomendaciones. Con nuestra plantilla para investigación de usuarios es más fácil definir los objetivos y las preguntas de la investigación con tu equipo, así como también lo es mantener las observaciones organizadas. De este modo, el fruto de tu trabajo no caerá en el olvido en algún documento u hoja de cálculo.

7. Plantilla para planificación de sprints: gestiona equipos ágiles

La planificación de sprints sirve para que los equipos de Ingeniería y de Proyecto Agile establezcan las prioridades del trabajo y decidan quién tiene la disponibilidad necesaria para tomar ciertos proyectos. La planificación de sprints, junto con las reuniones diarias de actualización y los análisis retrospectivos de sprints, forman parte de la metodología Scrum.

Tu equipo tiene mucho trabajo y no quieres mantener una plantilla para planificación de sprints que sea difícil de organizar o usar. Sin embargo, necesitas acceder a información importante del proyecto, como los detalles sobre el producto, quién trabaja en qué, en qué estado se encuentra el trabajo, qué nivel de prioridad tiene y cuál es la fecha de entrega del trabajo. Con nuestra plantilla para planificación de sprints, tienes un marco que te permite hacer todo este trabajo y, a la vez, les brindas más tiempo a los equipos para que avancen rápido, creen sin demoras y logren hacer entregas con mayor frecuencia.

8. Plantilla para agendas de reuniones de la junta directiva: crea minutas de reuniones

Es fundamental que la junta directiva tenga una reunión productiva, pero planificarla demanda mucho esfuerzo. El directorio necesita una forma sencilla de planificar, compartir y almacenar información clave para las reuniones futuras, sin tener que dedicar tiempo extra a la coordinación por email o a hurgar entre hojas de cálculo.

En cambio, planifica reuniones efectivas y sin esfuerzo con nuestra plantilla. Nuestra plantilla para agenda de reuniones de la junta directiva es tu punto central para compartir la agenda de tu reunión con antelación, capturar acciones pendientes durante la reunión y registrar documentación importante como minutas de reuniones anteriores o documentos de referencia.

9. Plantilla para solicitudes de trabajo: simplifica el proceso de incorporación de trabajos

Las solicitudes de trabajo pueden salirse de control rápidamente cuando se envían a través de diferentes canales y en diferentes formatos. Para asegurarte de que no se pase por alto ninguna solicitud, necesitas un lugar central para gestionar y dar seguimiento a las solicitudes. Y, para simplificar el flujo de trabajo de tu equipo, también necesitas un proceso de incorporación del trabajo para asegurarte de obtener la misma información en cada solicitud.

En pocas palabras, necesitas una plantilla para solicitudes de trabajo. Ya sea que recibas briefs creativos, órdenes de trabajo o solicitudes de informática, es fundamental tener una fuente única de referencias para estas solicitudes. Luego, combina nuestra plantilla para solicitudes de trabajo con los Formularios, para asegurarte de obtener todos los detalles importantes directamente cuando se envían las solicitudes.

10. Plantilla para plan de ventas: establece objetivos ambiciosos

Tu plan de ventas y operaciones no debe ser un documento que creas al principio del ciclo de ventas para luego descartarlo. Para que tus equipos de Ventas creen y mantengan una base sólida, necesitan acceso a un plan de ventas estructurado y listo para usar.

Con una plantilla para plan de ventas efectiva, tienes una forma sencilla y centralizada de registrar los objetivos de tu equipo de ventas, el público destinatario, los objetivos de rentabilidad, las estrategias y los obstáculos que se pueden interponer en tu camino. Prueba nuestra plantilla para plan de ventas para obtener la estructura que necesitas para preparar todos los elementos de tu plan de ventas.

11. Lista de verificación para la incorporación de empleados nuevos: estandariza las incorporaciones

Los gerentes dedican tanto tiempo y esfuerzo a encontrar al mejor candidato que a veces les resulta complicado tener todo preparado para cuando lleguen. Pero, para garantizar que cada empleado nuevo tenga la mejor experiencia de incorporación, recomendamos estandarizar el proceso de incorporación y preparar a cada gerente de contrataciones para el éxito.

Una lista de verificación para la incorporación de empleados nuevos es un proceso estandarizado para los gerentes de contrataciones. Tu lista de verificación debe incluir los aspectos básicos que todo gerente debe seguir, como emails de bienvenida, reuniones individuales de presentación con los compañeros de equipo, requisitos de configuración del departamento de Informática y mucho más. Aunque cada departamento tendrá sus propios procedimientos y requisitos de capacitación, estandarizar los procesos de incorporación general con nuestra plantilla de lista de verificación de empleados nuevos preparará a todos los gerentes y empleados nuevos para el éxito.

Plantillas personalizadas de proyectos

Puede haber ocasiones en las que tu equipo tenga flujos de trabajo específicos que quieras capturar en una plantilla. En ese caso, puedes convertir proyectos previamente finalizados en plantillas, para conservar algunos de los detalles, como tareas, hitos clave y fases del proyecto. Una vez que tengas un plan de proyecto sólido, el siguiente paso será convertirlo en una plantilla que puedas usar en el futuro.

Con una herramienta de gestión del trabajo como Asana, puedes convertir cualquier proyecto ya finalizado en una plantilla. Luego, todo lo que tienes que hacer es elegir las fechas de inicio y de entrega de tu proyecto, y ya puedes empezar con un plan de proyecto sólido y personalizado.

Mejores plantillas de proyectos = mejor planificación de proyectos

Comenzar un proyecto nuevo puede ser estresante, especialmente si eres el responsable de planificarlo y gestionarlo.

No importa el tipo de proyecto que lideres (lanzamientos de productos, campañas de marketing o cualquier otro tipo), las plantillas te aportan un punto de partida para que no tengas que crear un plan desde cero. Y cuando uses una herramienta para gestión de proyectos como Asana, tu proyecto también tendrá grandes posibilidades de mantenerse encaminado.

¿Estás listo para planificar tu próximo proyecto? Prueba una plantilla para proyectos de Asana.