9 estrategias para gestionar múltiples proyectos con éxito

Si gestionas un equipo o programa, es probable que tengas múltiples proyectos en curso al mismo tiempo. Pero controlar todas las piezas en movimiento puede ser complicado y requerir que actúes rápido. Sin un buen proceso para gestionar múltiples proyectos, es difícil saber qué priorizar, cómo ayudar a que tu equipo gestione sus recursos de forma efectiva y si todo se hace a tiempo.

Afortunadamente, hay una mejor manera de hacer las cosas. Ya sea que te esfuerces por organizar y gestionar el trabajo en múltiples proyectos o por asegurarte de que los recursos de tu equipo se puedan gestionar, estas diez estrategias te ayudarán a mantener todo bajo control.

1. Designa un lugar en el cual albergar todos tus proyectos

• Problema: la falta de visibilidad en todos tus proyectos.

• Solución: planifica y gestiona todos los proyectos de tu equipo en un mismo lugar.

Por ejemplo, si gestionas la hoja de ruta de un producto con varios lanzamientos, querrás saber exactamente cuántos lanzamientos son, qué incluye cada uno y cuándo se producirán. Planificar y gestionar todos tus lanzamientos en un solo lugar te permite ver rápidamente todo lo que está en progreso y el estado de toda tu hoja de ruta . ¿Qué herramienta deberías usar para la gestión de varios proyectos a la vez? Si todavía no usas una, te recomendamos usar una plataforma de gestión del trabajo o de proyectos. Es el mejor tipo de herramienta. En particular, elige una que sea flexible, fácil de usar y colaborativa. En Asana creemos (no es novedad) que Asana es una excelente opción para tener en cuenta.

2. Define los objetivos, los planes, las responsabilidades y las expectativas al principio

• Problema: ves inconsistencias en los entregables y los procesos.

• Solución: define los objetivos, los planes y las responsabilidades con claridad.

Sin un proceso estándar para la planificación de proyectos o flujos de trabajo, es probable que cada proyecto se gestione de forma diferente. En consecuencia, los entregables son inconsistentes, se pierde tiempo en la preparación de un proceso nuevo cada vez y es más probable que algo se pase por alto.

Para resolverlo, asegúrate de que el plan, el proceso y las responsabilidades en tu equipo queden claras desde el principio. A nivel del proyecto, significa que los objetivos estén debidamente estructurados; con todos los pasos y piezas de trabajo que se deben finalizar, con una fecha para la que fueron programadas y con un responsable de ejecutarlas. Asegúrate también de reservar tiempo para los comentarios y las aprobaciones, algo que puede quedar descartado si trabajamos apurados para finalizar un proyecto sin un plan claro.

Después, deja en claro los planes, los procesos y las responsabilidades a nivel del programa. Define los objetivos a nivel del equipo y comunica con claridad cuáles son los proyectos que serán útiles para alcanzarlos. Los objetivos de tu proyecto deben servir de ayuda para que tu equipo los alcance y, a la vez, estos objetivos deben colaborar para alcanzar los de la empresa.

Para cosechar todos los beneficios de la gestión de proyectos, define algunas convenciones para todo el equipo. Por ejemplo, es probable que para los proyectos más grandes necesites que los líderes de proyectos creen un brief del proyecto antes de delinear el plan del proyecto. También haz plantillas para los proyectos en los que tu equipo trabaja con frecuencia. Serán útiles para asegurarte de que los proyectos se ejecuten siempre de la misma manera, sin tener que volver a pensar en cada pequeño paso que se les haya agregado.

3. Prioriza el trabajo que tendrá mayor impacto

• Problema: no estás seguro de qué proyectos son los que debes priorizar para tu equipo.

• Solución: mira qué aportan los proyectos para alcanzar los principales objetivos de la empresa. ¿Cuáles tendrán mayor impacto? Comienza por allí.

A pesar de que puede ser tentador ocuparse primero de los proyectos más fáciles, debes resistir. En cambio, establece las prioridades en función de lo que tendrá un mayor impacto en los objetivos de tu empresa. “Tus principales prioridades se deberían alinear con esos objetivos y ayudarte a estar un paso más cerca de alcanzarlos”, dice la escritora Kasey Fleisher Hickey. De modo que lo mejor será que priorices el trabajo de forma estratégica tanto a nivel macro (p. ej., posponiendo un proyecto de poco impacto para el trimestre siguiente) como a nivel micro (organizando una lista diaria de pendientes según el orden de importancia).

Por ejemplo, tu equipo puede estar trabajando en cinco lanzamientos de productos a la vez. A pesar de que todos tienen las mismas dimensiones en términos del esfuerzo y el trabajo que se requiere para realizarlos, uno de ellos tiene más potencial que los otros cuatro para lograr un mayor impacto en las ganancias de un cliente nuevo. Hay un segundo proyecto, sin embargo, que tendría un mayor impacto en la retención de clientes y en el valor de vida del cliente (LTV). Como sabes que este valor es de mayor prioridad para la empresa, querrás que sea el segundo producto el que tenga todo el personal asignado antes de decidir quién tiene tiempo para ocuparse de los proyectos de menor prioridad.

No solo podrás asignar y gestionar mejor el tiempo y los recursos, sino que no quedarás a ciegas preguntándote si tus proyectos contribuirán a los objetivos de la empresa.

4. Empodera a tu equipo para que sea flexible cuando cambien las prioridades

• Problema: tu equipo no encuentra una forma fácil de dar seguimiento a las prioridades cambiantes o de reasignar el trabajo.

• Solución: obtener una vista en perspectiva de todo el trabajo pendiente de tu equipo.

Establecer las prioridades del equipo y alinearlas con el trabajo es la clave, pero también lo es contar con la suficiente flexibilidad como para cambiar el rumbo cuando lo necesitas. Sin embargo, si das seguimiento al trabajo en hojas de cálculo y llevas listas de pendientes en distintas herramientas, puede resultar complicado saber en qué está trabajando tu equipo cuando lo deseas. Como resultado, cuando las prioridades cambian, no sabes qué hay que reprogramar, cuán ocupado está cada uno ni cómo dar seguimiento al trabajo que dejas en espera. Una salida para evitar que esto suceda es la de implementar un proceso de control de cambios.

Al compartir una fuente central de referencias con tu equipo, puedes gestionar varios proyectos a la vez sin preocuparte por los cambios en las prioridades. Como el trabajo de todos es visible, puedes tener rápidamente una idea de las tareas y la cantidad de trabajo que tiene tu equipo. Después, si necesitas priorizar tareas, puedes hacerlo sin preocuparte de que alguna no prioritaria se pierda por completo.

Por último, recuerda mantener el flujo de comunicaciones abierto (con y sin conexión). Ya sea en tu herramienta de gestión de proyectos o en tus reuniones individuales periódicas, analiza con los miembros de tu equipo la carga de trabajo y revisa minuciosamente que todo esté encaminado.

5. Gestiona y comunica las expectativas con claridad

• Problema: tanto tú como los demás involucrados en un mismo trabajo están desorientados con respecto a lo que se hace y cuándo.

• Solución: comunica donde se lleva a cabo el trabajo.

Los equipos sufren problemas de comunicación por la falta de visibilidad con respecto a su trabajo, el trabajo de los demás colaboradores o el que se lleva a cabo en otros departamentos. Cuando no tienes acceso a ver en profundidad qué trabajo hacen los demás, pierdes el contexto para entender por qué cambian los cronogramas, si las prioridades siguen siendo las mismas o cómo avanza el proyecto.

Cuando gestionas las comunicaciones en el mismo lugar en que se encuentra el trabajo, empoderas tanto a tu equipo como a los colaboradores de otros departamentos, ya que les brindas todo el contexto detrás del trabajo. Además, con las actualizaciones en tiempo real, todos tienen acceso a ver cómo avanza el trabajo.

La mejor manera de hacerlo de un modo sistemático es con una herramienta de gestión del trabajo que permita compartir las actualizaciones de estado y del progreso en el mismo lugar en que se trabaja. En vez de buscar los datos y las actualizaciones en hojas de cálculo, documentos y otras herramientas, puedes reunir fácilmente toda la información con solo hacer clic en un botón. Y puedes compartir todo con los demás colaboradores con tan solo un clic más.

6. Mira el trabajo en los proyectos para equilibrar la carga de trabajo y los cronogramas

• Problema: no estás seguro de cuánto (o cuán poco) trabajo tiene por hacer cada compañero de equipo en particular.

• Solución: asegúrate de tener una forma de ver la carga de trabajo de tus empleados en todos los proyectos.

Hay una segunda dificultad en planificar cada proyecto en un lugar diferente: no tienes forma de ver todo el trabajo que hace una persona en los diferentes proyectos. Significa que más o menos confías en lo que tu equipo te dice cuando el trabajo es demasiado o muy poco. Se vuelve complicado anticiparte a los problemas como los incumplimientos de las fechas de entrega, antes de que se salgan de control o por el contrario, reconocer dónde hay talento sin aprovechar.

Gestionar todos los proyectos en un mismo lugar es un buen primer paso para resolverlo. Pero después, querrás ver realmente todas las tareas de cada proyecto, a quiénes están asignadas y los períodos entre las fechas para poder detectar empleados con demasiadas asignaciones y conflictos en los cronogramas de los proyectos. Entonces, podrás posponer, quitar o volver a delegar tareas para mantener tu proyecto encaminado. No todas las herramientas tienen filtros que permitan hacer esto, así que asegúrate de elegir una que lo tenga.

Por ejemplo, podrías tener un diseñador que fuera responsable de una tarea pequeña, como la edición de un par de fotos para el próximo lanzamiento del producto. Pero que también diseña, imprime y entrega por sí solo los folletos, las tarjetas de presentación y los pósteres para una conferencia que se llevará a cabo el próximo mes. Al mismo tiempo, otro diseñador tiene mayor disponibilidad extra. Si miras los recursos de todos comparados, podrás detectar rápidamente esta diferencia y reasignar los trabajos en consecuencia.

7. Ajusta las programaciones de los proyectos para maximizar la productividad del equipo

• Problema: las fechas de inicio en los proyectos no están coordinadas y, en consecuencia, los empleados tienen demasiadas asignaciones, el trabajo se bloquea y los proyectos se retrasan.

• Solución: programa cada proyecto con todo tu portafolio en mente.

Incluso un proyecto planificado con la mayor dedicación se puede descarrilar si no está programado teniendo en cuenta el alcance total del trabajo de tu equipo para el mes, el trimestre o el año. Por ejemplo, si lo que pretendes es lanzar tres actualizaciones web diferentes al mismo tiempo, es probable que terminen por entrar en conflicto unas con otras o que se prolonguen más de lo esperado porque tu equipo intenta hacer demasiadas cosas a la vez.

Mejor, programa y coordina el trabajo de tu equipo con todo el alcance de tu programa en mente y considera la posibilidad de implementar un plan de gestión de incidentes. A continuación compartimos algunos consejos:

• Escalona fechas de inicio para proyectos similares: especialmente si tienes al mismo grupo trabajando en múltiples proyectos, puede ser útil que escalones las fechas de inicio y finalización de cada integrante para que nadie se halle intentando cerrar su trabajo en cinco proyectos diferentes a la vez. En su lugar, podrán centrarse en uno antes de avanzar al siguiente.

• Busca las dependencias: ¿Necesitas completar esa reforma en la infraestructura antes de crear un sitio web nuevo? Si la respuesta es sí, programa el proyecto dependiente para después de la fecha de finalización planificada para el primer proyecto.

• Marca las tareas duplicadas: si tienes la misma pieza de trabajo en dos proyectos diferentes, consolídala. Asegúrate de que esa pieza (ya sea la incorporación de un proveedor nuevo o comprar equipos para filmar videos de marketing) se haga a tiempo como para que ambos proyectos se mantengan encaminados.

La sincronización puede marcar la diferencia con respecto a mantener a tus múltiples proyectos encaminados y puede ser útil para que tu equipo sea lo más productivo posible.

8. Delega trabajo pero conserva la visibilidad

• Problema: hay una delgada línea entre la microgestión y ser un gerente ausente. ¿Cómo franquearla?

• Solución: comparte una fuente centralizada de referencias con el equipo para poder controlar el trabajo siempre que sea necesario.

Ningún gerente quiere hacer microgestión, ni un gerente de producto ni uno de proyectos, pero puede resultar prácticamente imposible ser un líder eficiente si pierdes de vista las tareas y sientes que actúas a ciegas con respecto al trabajo que hace tu equipo. La buena noticia es que hay esperanzas.

Al compartir una fuente única de referencias con el equipo, tienes una forma de dar seguimiento a todo el trabajo que se lleva a cabo. Cuando todo el trabajo de tu equipo se encuentra en un único proyecto centralizado y compartido, con tan solo un vistazo podrás saber de qué se ocupa cada uno, cuándo vence el plazo de esas tareas y cómo están progresando. De este modo, puedes controlar las tareas si es necesario y sin microgestión.

9. Da seguimiento a tus flujos de trabajo y guárdalos en vez de reinventar la pólvora todas las veces

• Problema: vuelves a crear los flujos de trabajo al inicio de cada proyecto.

• Solución: crea plantillas y simplifica tu proceso de planificación de proyectos.

Imagínate esto: acabas de terminar la campaña de marketing del trimestre y te estás preparando para el siguiente trimestre. Pero no recuerdas exactamente cómo preparaste tu trabajo; ha cambiado tanto desde entonces... Además, ya te encuentras trabajando con varios proyectos tal como están ahora. No estás seguro de cuáles eran los componentes iniciales. ¿Cómo replicar la campaña sin asegurarte de que no pasarás ninguna tarea crucial por alto?

Deja de reinventar la pólvora al iniciar cada proyecto. En cambio, crea plantillas y simplifica la forma en que empiezas con tus proyectos. De este modo, podrás usar tus flujos de trabajo como plantillas una y otra vez. Cuando llegue la hora de coordinar un proyecto nuevo, simplemente comienza con tu plantilla personalizada para poder aumentar tu productividad con mayor rapidez y eficiencia.

Además, asegúrate de actualizar tu plantilla con regularidad con las tareas nuevas o los pasos que hayas agregado al proceso o con los flujos de trabajo nuevos que estés creando. Piensa en tu plantilla como un documento vivo. Para que los procesos sean lo más efectivos y eficientes posible, deberías seguir actualizándola con las mejores prácticas y los análisis nuevos. Finalmente, asegúrate de guardar la plantilla en una fuente central de referencias del equipo para que todos puedan acceder a ella y comenzar fácilmente cualquier proyecto.

Gestiona múltiples proyectos con éxito, siempre

Para un líder de equipo, gestionar múltiples proyectos a la vez, por lo general, suele ser parte del trabajo. Con suerte, estos consejos te ayudarán a controlar todas las variables de tu programa, a mantenerte organizado, a cumplir con los plazos previstos y a alcanzar tus objetivos siempre.