El secreto de una excelente dinámica de grupo

Independientemente de que sea la primera vez que trabajas como gerente de proyectos o que ya seas un líder de equipo con experiencia, todos tenemos algo en común: queremos que a las personas que forman nuestro equipo les vaya bien. Seguramente quieres que tus compañeros de equipo colaboren, se comuniquen y se conecten entre sí, para poder llevar a cabo sus mejores trabajos con el menor esfuerzo posible. ¿Pero qué puedes hacer para lograr un buen trabajo en equipo si las personas a tu cargo no se llevan bien? 

En estos casos entra en juego la dinámica de grupo. Cuando entiendes qué impulsa la buena dinámica del grupo, puedes empoderar a los integrantes del equipo para que se comuniquen con mayor claridad, colaboren de manera más efectiva y realicen los trabajos de mayor impacto juntos. 

¿Qué son las dinámicas de grupo?

Las dinámicas de grupo describen las interacciones, las actitudes y los comportamientos de un conjunto de personas que trabajan a la par. El primero en usar este término fue el sicólogo social Kurt Lewin para describir cómo actúan y reaccionan los grupos ante las circunstancias cambiantes. 

Estas dinámicas no surgen de la nada, sino que crecen y se desarrollan a partir del modo en que las personas se ven a sí mismas en relación con sus pares y entre sus colegas. Por ejemplo, tal vez la dinámica de tu grupo sea positiva si resulta cómodo trabajar juntos. O por el contrario, puedes notar una dinámica de grupo negativa si dos personas que intentan liderar un proyecto no escuchan lo que cada una tiene para decir. 

En Asana, creemos que una buena dinámica de grupo comienza con una excelente cultura organizativa. Cuando los miembros de los equipos se sienten libres de ser ellos mismos en el trabajo, pueden colaborar y comunicarse de manera más efectiva. 

Para que todos nuestros empleados trabajen dando lo mejor de sí y para cumplir con nuestra misión, todos en Asana debemos sentirnos respetados, valorados y que pertenecemos a la empresa.”

¿Qué es un grupo?

Un grupo es un conjunto de personas que trabajan juntas. Puede incluir grupos formales —como compañeros de equipo que trabajan con un mismo gerente, el equipo de un proyecto que incluye a integrantes de distintos departamentos o miembros de una oficina— o grupos informales —como compañeros de trabajo que comparten intereses y afinidades en común—. 

Por ejemplo, en Asana, hemos creado grupos informales denominados Grupos de Recursos para Empleados (ERG). Más de dos tercios de nuestros empleados pertenecen a uno o más grupos de este tipo. Son grupos que apoyan a muchas comunidades para crear espacios seguros, positivos e inclusivos en los que los empleados de diversos grupos funcionales puedan reunirse.

Cómo se forman los grupos

En 1965, Bruce Tuckman fue el primero en describir cómo están formados los grupos con su teoría: las etapas del modelo de desarrollo de equipos de Tuckman. Según Tuckman, los grupos se desarrollan en cinco etapas:

• Formación. Es cuando el grupo se reúne por primera vez. Si trabajan en un proyecto, pueden alinearse en torno a los objetivos o definir el plan del proyecto. En esta etapa del desarrollo, los miembros del grupo se comportan con independencia, la mayoría de las conversaciones entre los miembros del grupo son civilizadas pero distantes.

• Conflicto. La segunda etapa del desarrollo, por lo general empieza con algún desacuerdo de algún tipo. Este desacuerdo es el desencadenante para que los miembros del grupo compartan activamente sus opiniones y sean honestos entre sí. El resultado de esta honestidad es la confianza mutua de los integrantes del equipo.

• Normalización. Una vez que el grupo haya resuelto su desacuerdo o conflicto inicial, las interacciones se tornarán más colaborativas y amables. Durante esta etapa de desarrollo, el grupo empezará a establecer las normas de grupo, aunque no hablen sobre ellas específicamente ni las registren. A diferencia de la independencia que se da en la etapa de formación, en la fase de normalización los miembros del grupo se inclinan por tomar decisiones conjuntas y por priorizar la cohesión grupal. De hecho, el peligro de la fase de Normalización reside en que los miembros del grupo tengan demasiadas dudas como para compartir sus opiniones, lo que puede derivar en cierto estancamiento. 

• Desempeño. Es cuando el grupo está en su mejor momento. Los miembros del grupo pueden trabajar con independencia o abordar la resolución de problemas en grupo. En vez de preocuparse por cómo los perciben los demás miembros del grupo, cada cual está centrado en los objetivos del grupo. 

• Finalización o disolución. Tuckman agregó esta etapa en 1977 para describir la separación del grupo una vez que termina el proyecto. Si el equipo ha trabajado bien en grupo, puede haber una sensación de pérdida cuando se produce la disolución de la estructura.

Por qué es tan importante la dinámica de grupo

Una buena dinámica de grupo favorece la colaboración y las comunicaciones porque reduce los obstáculos que se interponen e impiden el trabajo en equipo. Las conversaciones se producen con fluidez y trabajar juntos puede resultar muy sencillo. Pero lograr este estado lleva tiempo, práctica y requiere de apoyo.

Las dinámicas de grupo son herramientas que pueden ayudarte a desarrollar mejores comunicaciones y colaboración. Si gestionas un equipo que no avanza de la manera en que quisieras, promover una dinámica positiva en el grupo puede ser muy útil para mejorar la productividad grupal y que se cumplan los objetivos.

El rol de las comunicaciones en la dinámica de grupo

Con demasiada frecuencia, las comunicaciones poco claras terminan en confusiones, conflictos y dinámicas negativas en los grupos. Al dejar en claro los canales y las expectativas con respecto a las comunicaciones, puedes empoderar a tu equipo para que se comunique con claridad y de manera efectiva.

Comienza por crear un plan de comunicaciones para aclarar qué canal deberían usar los miembros del equipo y cuándo deberían usarlo, con qué frecuencia se deberían comunicar los diferentes detalles y quién es el responsable de cada uno de los canales. Por ejemplo, en Asana usamos: 

• Los emails para comunicarnos con clientes o socios externos.

• Slack para las comunicaciones en tiempo real acerca de novedades cotidianas o consultas rápidas que queramos hacer a otros miembros del equipo.

• Asana para las comunicaciones asincrónicas acerca del trabajo, como los detalles de las tareas, las actualizaciones de estado de los proyectos o los documentos clave de algún proyecto.

• Zoom o Google Meet para cualquier reunión de equipo, como pueden ser las lluvias de ideas vinculadas a un proyecto en particular. 

Resolución de dinámicas de grupo negativas

Cuando la dinámica de un grupo es negativa, los miembros de ese grupo pueden tener dificultades para hacer sus trabajos. En casos extremos, las dinámicas negativas de los grupos pueden derivar en resentimientos y requerir de una resolución de conflictos. Si gestionas un equipo con una dinámica de grupo negativa, primero debes entender cuál es el origen de esa dinámica. Después, podrás identificar qué causa los problemas y, finalmente, trabajar para resolverlos.

Antes de poder resolver una dinámica de grupo negativa, lo primero que hay que hacer es saber reconocer las señales. Las dinámicas negativas pueden notarse en diferentes acciones y comportamientos dependiendo de cómo sea cada grupo. Las siguientes son algunas señales a las que hay que prestar atención:

• Frustraciones frecuentes entre los miembros del grupo.

• Miembros del grupo que no se sienten cómodos juntos.

• Integrantes del grupo que están confundidos, conflictuados o que tienen una autoestima baja comparada con la de sus pares.

• Miembros del equipo que no colaboran ni se comunican. 

• Grupos pequeños, subgrupos o camarillas que excluyen a otros miembros del grupo.

• Grupos exclusivamente de amigos. 

Una vez que hayas identificado cuál es la dinámica de grupo negativa, puedes trabajar para resolver esos problemas según cuál sea el factor que los causa. A continuación, enumeramos las causas más comunes de las dinámicas de grupo negativas y cómo pueden resolverlas en tu grupo.

Se percibe pereza social

• Problema: Los miembros del grupo sienten que algún otro miembro o varios no están cumpliendo con su parte del trabajo.

• Solución: Identifica qué está causando esa pereza social y ayuda a ese miembro del grupo. 

La pereza social se percibe como el fenómeno social de que algunas personas trabajan menos cuando colaboran en un grupo. Si los miembros del grupo creen que hay alguien que no cumple con su parte del trabajo, se pueden sentir frustrados y el ánimo del grupo puede caer. Si este parece ser el caso, lee nuestro artículo sobre por qué la pereza social está más vinculada a la claridad que a la productividad y qué se puede hacer al respecto.

Estilos de comunicación incompatibles

• Problema: Los miembros del grupo usan estilos de comunicación pasivos o agresivos, lo que impide la fluidez de las buenas comunicaciones.

• Solución: Ayuda a que los miembros del equipo, por el contrario, se expresen de manera asertiva. 

Los estilos de comunicación describen cómo interaccionan y se comunican los miembros de un equipo. Como puedes imaginarte, algunos estilos de comunicación pueden generar conflictos en el trabajo. Por ejemplo, un comunicador agresivo puede hacer que resulte muy difícil que otro miembro del grupo exprese su opinión propia. Si un integrante del equipo parece mostrar un estilo negativo de comunicación, puedes identificar la causa de por qué se comunica así y ayudarlo a comunicarse de manera más asertiva. Para entender cómo hacerlo, lee nuestra guía para gerentes sobre estilos de comunicación.

Falta de creatividad e innovación

• Problema: A los miembros del grupo les cuesta resolver los problemas con creatividad.

• Solución: Incentiva la creación conjunta y a manifestar las discrepancias para fomentar una buena colaboración en grupo y evitar el “pensamiento de grupo” (groupthink). 

Uno de los riesgos de la etapa de normalización es que el grupo se vuelva tan cohesivo que dejen de desafiarse entre sí. El desacuerdo es en realidad una parte crítica de la colaboración. Para cocrear la mejor solución posible, los miembros de un grupo deben desarrollar una idea juntos. Si notas que el grupo se mueve siempre a favor de la corriente y que nadie aporta ideas nuevas, ofréceles desafíos para que se les ocurran soluciones creativas que podrían ser mejores. 

Demasiada (o muy poca) autonomía

• Problema: El grupo parece atrapado en la etapa de conflicto del desarrollo, no han podido establecer correctamente las normas del grupo para adherirse a ellas. 

• Solución: Reevalúa tu estilo de gestión si es necesario.

Como líder del grupo quieres darles a los miembros del equipo el espacio necesario para que propongan sus propias ideas, y para que sean creativos e innovadores. Pero asegúrate de no estar tomando una postura completamente laissez-faire con la gestión del grupo. Por otra parte, cerciórate de darle al grupo el espacio suficiente como para desarrollar las normas del grupo y conectarse entre sí. Hay una delgada línea de separación entre guiar o no al grupo en la dirección correcta, pero, además, permitirles desarrollar sus propios procesos. Si tienes dudas, incentiva al grupo a colaborar, pero recuerda que eres tú quien toma la decisión final en caso de que sea necesario.

Convierte al grupo en un equipo

Enfrentar las dinámicas negativas del grupo y ayudar a los integrantes para que trabajen juntos de manera más efectiva puede ser muy útil para cumplir con los objetivos compartidos y elevar la moral del grupo. Pero lo mejor que puedes hacer para fortalecer la dinámica del grupo es ayudar a que los integrantes se sientan ellos mismos parte de un equipo, en vez de simplemente un conjunto de personas reunidas. 

La diferencia entre un grupo y un equipo

Un grupo es un conjunto de personas que trabajan juntas. A pesar de que los miembros del equipo trabajen juntos durante un proyecto, no se ven necesariamente como parte de un todo. Normalmente, los miembros del grupo están ligeramente conectados por un objetivo en particular, pero es muy probable que no compartan ni una intención común ni los valores propios con los que trabajan.

Por otra parte, un equipo es un grupo de personas con un propósito compartido y un objetivo en común. Los miembros del equipo no solo se han comprometido con su éxito individual, sino también, con el del equipo entero. Los miembros de los equipos se sienten más motivados y con una mayor cohesión que los grupos sueltos, porque los integrantes se ven como parte de algo más grande. Los miembros de los equipos comparten objetivos específicos en los que deben centrarse para cumplirlos juntos.

Transforma al grupo en equipo

¿Cómo puedes empoderar a los integrantes de un grupo para que se sientan parte de un equipo? En algunos casos es muy sencillo. Por ejemplo, puedes transformar un grupo compuesto por personas de varios departamentos en un equipo si logras que se enfoquen todos en el objetivo de un proyecto compartido entre sus departamentos.

Hay algunas situaciones en las que se carece de un objetivo claro y compartido. Por ejemplo, un grupo de personas que tienen todas el mismo gerente puede trabajar en proyectos totalmente diferentes con objetivos completamente separados. El gerente puede usar actividades para fortalecer el espíritu de equipo a fin de acercar a los miembros del grupo. Pero la manera más fácil de construir un equipo es logrando que compartan los mismos valores.

Genera valores compartidos para fomentar el espíritu de equipo 

Los valores compartidos colocan automáticamente a todo el mundo en un mismo equipo porque todos hablan el mismo idioma. Con valores compartidos, puedes omitir la etapa de formación y pasar directamente al trabajo de alto impacto. 

Nuestros valores nos guían. Y las personas que trabajan aquí son los referentes para los programas, las comunicaciones y los comportamientos dentro de la empresa. Nos esforzamos por promover una cultura donde todos los empleados se sientan conectados entre sí y con nuestra misión, en un ambiente en el que puedan prosperar.”

Los valores compartidos son algo que puedes establecer a nivel de equipo, departamento o empresa entera. La mayoría de las compañías ya cuentan con valores compartidos; si la tuya es una de ellas, asegúrate de que esos valores se vean plasmados en el trabajo de todos los días. Recuérdale a tu equipo que compartir esos valores puede servirles para saltarse la etapa de normalización, porque los valores compartidos son la norma. En vez de esforzarse por aprender a trabajar juntos, los miembros del equipo pueden dar rienda suelta a la colaboración porque todos tienen los mismos valores. 

Cómo ponemos en práctica los valores compartidos en Asana

En Asana creemos que los valores de la empresa nos guían para lograr nuestra misión. Todos los integrantes de Asana de cualquier lugar del mundo compartimos los mismos nueve valores corporativos:

• La misión. Somos personas movilizadas por objetivos, dedicadas a ofrecer más de lo imaginado por nosotros mismos. Tener la misión como valor también nos permite conectarnos con el origen de por qué seguimos desarrollando Asana. 

• Hacer grandes cosas, más rápido. Nos comprometemos a ser excelentes en nuestro trabajo y también a hacerlo rápido, sin sacrificar una cualidad en virtud de la otra. 

• Claridad. La meta de nuestro producto y cultura es garantizar que los equipos sepan quién hace qué, para cuándo y por qué lo hacen; gracias a lo cual, se logran mejores experiencias y resultados laborales.  

• Cocreación. Los grandes logros casi siempre son el resultado no de un solo aspecto, sino de varios. Ponemos lo mejor de nosotros, hacemos a un lado nuestros egos y trabajamos con empatía y confianza para lograr grandes cosas juntos.

• Asignar y asumir responsabilidades. Tomar nuestros compromisos con integridad significa aprovechar las oportunidades que nos apasionan y también reconocer cuando tenemos que darle menos prioridad a algo. Aceptamos la responsabilidad plena ante nuestros compromisos, y empoderamos y brindamos confianza para que otros puedan hacer lo mismo. 

• Atención consciente. Nos centramos en el presente y procuramos darnos el tiempo necesario para reflexionar, así como también, el espacio para integrar nuestros saberes. Estas prácticas nos permiten aprender de forma colectiva, mejorar todo lo que hacemos y, a la vez, hacer que nuestra cultura evolucione continuamente. 

• Descartar que solamente se pueda elegir entre dos alternativas. Somos curiosos, creativos y estamos abiertos a perspectivas nuevas. Al tener que elegir entre dos caras de una misma moneda se pierden los beneficios de una de ellas. Por eso nos comprometemos a buscar una tercera opción en la que se incluyan ambas verdades.

• Ser auténticos (con nosotros mismos y con los demás). Sabemos que nuestros mejores trabajos son los vinculados con la autenticidad, la cual nos permite crecer y colaborar. Ponemos todo nuestro ser en el trabajo y nos comprometemos a crear un entorno inclusivo en el que todos se sientan seguros y a gusto de ser ellos mismos. 

• Actitud emotiva. Aceptamos e incorporamos lo que nos hace humanos, nos damos tiempo para jugar y divertirnos, y generamos experiencias significativas por el solo hecho de crearlas. ¿Por qué tenemos un unicornio que vuela a través de nuestro producto cuando marcamos una tarea como finalizada? La pregunta, en realidad, es ¿por qué no?

Los valores compartidos constituyen un conjunto esencial de creencias que todos en el equipo toman como propias. Por ejemplo, nuestros valores compartidos, en Asana, nos ayudan a establecer inmediatamente cómo será la interacción de un grupo: todos deberán generar soluciones juntos y, a la vez, asignar y asumir responsabilidades. Del mismo modo, cuando los miembros de un equipo se hacen cargo de proyectos grandes, comparten un esquema de base sobre cómo trabajarán, piensan siempre en una tercera opción, y logran grandes cosas rápido. Informalmente, los valores como las actitudes emotivas favorables y la atención consciente son el impulso que nos ayuda a presentarnos en nuestros equipos y oficinas a diario.

Sabemos que los grandes logros, en casi todos los casos, no son el resultado de una sola persona, sino de muchas. Si bien nuestro valor de descartar los falsos compromisos representa el criterio sobre el cual desarrollamos nuestra cultura, la manera en que lo seguimos practicando me hace pensar en otro valor esencial: la cocreación o creación conjunta. Cada uno de los empleados cumple un rol y tiene sus propias responsabilidades con las que contribuye al sostén y crecimiento de Asana.”

Las buenas dinámicas de grupo comienzan con una persona

Con el tiempo, aprenderás a generar buenas dinámicas de grupo. Al emplear habilidades blandas, como las buenas comunicaciones y una excelente colaboración, puedes empoderar a tu equipo para que logre trabajos magníficos. Siempre que sea posible, genera valores compartidos desde el principio y refuérzalos con frecuencia para transformar al grupo en un equipo.

Para más información, lee nuestro artículo acerca de las comunicaciones efectivas en el trabajo.