Todo lo que necesitas saber sobre los cronogramas de trabajo híbrido

La pandemia por COVID-19 nos demostró que es posible trabajar remoto y que, a veces, incluso es preferible. Las investigaciones demuestran que, por lo general, los trabajadores se concentran mejor en casa y que al perder menos tiempo en los traslados de ida y vuelta al trabajo tienen más tiempo para sus compromisos personales. Pero a medida que las oficinas empiezan a reabrir sus puertas, también queda claro que la colaboración presencial es igual de valiosa. Del mismo modo en que el trabajo remoto nos permite una mayor concentración y flexibilidad, la oficina ofrece un espacio indispensable para socializar y trabajar con otros compañeros.

Pero no hay necesidad de optar por uno u otro: el hogar o la oficina. Gracias al trabajo híbrido, obtienes los beneficios de ambos.

¿Qué es un cronograma de trabajo híbrido?

El cronograma de trabajo híbrido ofrece un modelo de trabajo flexible en el que se combinan el trabajo remoto con el presencial en la oficina. Permite que los empleados trabajen desde casa algunos días y desde la oficina, otros. No hace falta que estén en la oficina todo el tiempo, pero tampoco son estrictamente teletrabajadores. En cambio, los miembros de equipos que trabajan con modalidad híbrida disfrutan de los beneficios de ambos mundos: la camaradería de la oficina, y la concentración y flexibilidad de trabajar en casa.

Hay tres modelos diferentes de trabajo

El trabajo híbrido es uno de los tres tipos de modelos. A continuación, los comparamos:

• El cronograma de trabajo en la oficina: Los miembros de un equipo que trabajan desde la oficina todo el tiempo, excepto por días esporádicos en que tienen consultas médicas, deben cuidar a sus hijos o se ausentan por alguna otra circunstancia excepcional. 

• Cronograma de trabajo remoto: Todos los integrantes del equipo trabajan a distancia desde diferentes lugares. No hay oficina física, sino empleados remotos que tal vez se vean en persona algunas pocas veces al año para compartir eventos grupales con el resto del equipo o salidas fuera de la oficina.

• Cronograma de trabajo híbrido: Es la combinación de los dos modelos anteriores. Los empleados trabajan desde casa algunos días y otros, desde la oficina. Algunos modelos de trabajo híbrido admiten que los mismos empleados elijan cuándo asistir, mientras que hay otros cronogramas más rígidos en los que se designan días específicos tanto para el trabajo en casa como en la oficina.

¿Qué hay detrás de la tendencia al trabajo híbrido?

El trabajo híbrido no es nuevo, pero se ha vuelto más popular después de la COVID-19. Durante la pandemia se comprobó que es posible trabajar remoto y que, incluso, puede resultar beneficioso gracias a las mejoras en la flexibilidad, el equilibrio entre la vida personal y el trabajo, y el tiempo de concentración. A medida que el mundo empezó a abrirse, quedó claro que el trabajo en la oficina no es la única opción para ser productivos. Los empleados, por naturaleza, tienden a inclinarse por la oficina para trabajar en equipo y por la casa para las tareas que requieren de mayor concentración. De hecho, el 49 % de los trabajadores ven, ahora, a la oficina como un espacio para socializar, mucho más de lo que antes creían. En particular, consideran que es mejor asistir a la oficina para las tareas colaborativas como las estratégicas o de planificación, para las incorporaciones, las reuniones individuales o las capacitaciones.

La infraestructura de trabajo remoto implementada durante la pandemia hoy sigue en pie. Es decir, en los equipos ha resultado más sencillo adoptar cronogramas híbridos y mantener la flexibilidad en medio de la continua incertidumbre por la COVID. Ahora, el 42 % de los empleados con posibilidades de trabajar remoto dividen su tiempo entre la casa y la oficina; y las proyecciones indican que el número aumentará a un 53 % en los próximos años.

Tipos de cronogramas de trabajo híbrido

El trabajo híbrido se da de muchas formas. Es decir, puedes adaptarlo al cronograma de trabajo de un equipo para que cumpla con las necesidades y preferencias específicas del grupo. Entra en el mundo del trabajo híbrido, descubre las opciones más comunes y conoce sus ventajas y desventajas.

Cronogramas por cohorte

Los cronogramas por cohorte son los que se enmarcan en el estilo más estructurado de trabajo híbrido. Con este formato, se sigue un conjunto de reglas comunes a todos que pueden haber determinado el gerente o la empresa. Por ejemplo, todos trabajan en la oficina los lunes y martes, con la opción de trabajar desde la casa de miércoles a viernes.

A continuación, compartimos algunos tipos más populares de cronogramas por cohorte:

• Modelo 3:2: Los empleados van tres días a la oficina y trabajan dos desde la casa. Esta política de trabajo híbrido es fácil de coordinar y permite que todos se encuentren en la oficina los mismos días de la semana. Sin embargo, hay al menos un inconveniente con el modelo 3:2: no es posible reducir el gasto de espacio de oficina; por lo tanto, resulta caro para las empresas.

• El modelo ascendente: La empresa permite que cada equipo decida qué días debe concurrir a la oficina. Se establece un objetivo (como el de estar dos días por semana en la oficina) y se deja que cada equipo decida lo que encuentre conveniente. Con el modelo ascendente los equipos trabajan juntos para determinar cuál es el cronograma óptimo de asistencia a la oficina para todos los participantes. En este caso, como los distintos equipos concurren en días diferentes, es posible reducir el tamaño de la oficina. Un aspecto negativo de este método podría ser que es más difícil reunir a equipos de distintos departamentos un mismo día en la oficina.

• Los cronogramas escalonados: En este modelo híbrido, no solo se especifican los días en que los empleados deberían ir a la oficina, sino que, además, se determina a qué hora deberían llegar, con el detalle de los horarios exactos de entrada y salida. Los cronogramas escalonados son la forma más rígida del tipo de cohorte y son ideales para los trabajos con cambios de turno. Por ejemplo, en un consultorio médico se podría usar un cronograma escalonado para garantizar que siempre haya suficiente personal disponible durante el día, además de seguir funcionando al mínimo de capacidad para evitar correr riesgos de contagio de COVID. De este modo, los doctores podrán atender virtualmente a los pacientes los días que trabajan desde casa, y aun así garantizar que haya suficiente cobertura en el consultorio.

Cronogramas flexibles

Los cronogramas flexibles son justamente eso: flexibles. No tienen reglas fijas. En cambio, los empleados pueden trabajar desde casa o asistir a la oficina cuando lo desean.

• El “flexilugar”: Este modelo híbrido le brinda a cada miembro del equipo la libertad de decidir dónde quiere trabajar en un día determinado. Es similar al método ascendente, pero el poder de decisión recae en cada persona en vez de en equipos completos. Si quieres reducir el tamaño de la oficina, los cronogramas de “flexilugar” pueden funcionar muy bien siempre y cuando tengas un buen sistema de reserva de escritorios. Si el espacio de trabajo en la oficina es limitado, los empleados podrán reservarlo antes de ir. Ten en cuenta que habrá días en los que probablemente te quedes sin espacio y que haya miembros del equipo que quieran asistir, pero que no puedan hacerlo.

• El “flexitiempo”: Este modelo permite que los miembros del equipo elijan sus horarios. Por ejemplo, los días que trabajan desde casa podrían hacerlo de 8 a 12 del mediodía, hacer sus trámites o compras y volver a trabajar de 15 a 17 h. También es posible combinar los cronogramas de flexitiempo y flexilugar, o los de cohorte para ofrecer más flexibilidad a los empleados.

Los beneficios de los cronogramas de trabajo híbrido

Hay un motivo por el que los cronogramas de trabajo híbrido están en aumento. Cuando se organizan bien, se aprovechan al máximo los beneficios tanto del trabajo remoto como del que se hace en la oficina. Aquí te mostramos cómo funciona:

Potencia la flexibilidad y la satisfacción de los empleados

La mayoría de los trabajadores del conocimiento concuerdan en que la división entre el trabajo en casa y en la oficina no es un “esto o lo otro”, sino más bien un “esto y lo otro”. Los empleados prefieren la flexibilidad de un ambiente laboral híbrido dado que los ayuda a adaptar el trabajo a sus vidas personales. Como no hace falta trasladarse a la oficina todos los días, tienen más tiempo y flexibilidad para los compromisos personales y la vida familiar. Por otra parte, los equipos aún pueden aprovechar los beneficios de la colaboración presencial cuando se reúnen en la oficina. Es la combinación perfecta para lograr la satisfacción de los empleados. Los trabajadores pueden llevar adelante vidas personales plenas y aún sentirse conectados y comprometidos con el trabajo.

Los empleados que trabajan híbrido tienden a ser más productivos que los empleados que trabajan únicamente en la oficina y son mucho más felices. La razón es que esta flexibilidad es un gran beneficio para ellos: pueden realizar actividades que realmente valoran mientras se desempeñan mejor en el trabajo.”

Equilibra la concentración con la colaboración

Según los hallazgos de nuestra investigación, se trabaja mejor con las tareas calificadas en la casa, donde se logra una mayor concentración. Por otra parte, los empleados prefieren ir a la oficina para realizar las tareas colaborativas relacionadas con la estrategia y planificación, la incorporación de empleados nuevos, las reuniones individuales, y la formación y desarrollo profesionales. Con un buen cronograma de trabajo híbrido ambas opciones resultan ser beneficiosas. Los miembros del equipo pueden trabajar en casa para maximizar la concentración cuando el trabajo es calificado y luego, ir a la oficina para ocuparse de los trabajos que requieren de interacciones interpersonales.

Reduce los costos

Algunos tipos de cronogramas de trabajo híbrido pueden ayudarte a ahorrar dinero. Si los empleados están menos en la oficina, tal vez puedas achicar la oficina y reducir los costos relacionados con el espacio y los materiales de oficina. Sin embargo, todo dependerá del tipo de cronograma híbrido que apliques. Si los distintos equipos van a la oficina en diferentes días, no necesitarás contar con demasiado espacio. Pero si hay días específicos en los que todos los empleados deben ir a la oficina, igual necesitarás un escritorio para cada uno.

Mejores prácticas del trabajo híbrido

El trabajo híbrido puede resultar muy útil para aumentar la satisfacción y la productividad en el equipo, pero hay que saber implementarlo bien. Si la empresa adopta una modalidad de trabajo híbrido, deberá prestar atención a aprovechar al máximo el tiempo de los integrantes del equipo, ya sea cuando están juntos o separados.

Coordina el tiempo en la oficina

El trabajo híbrido es más efectivo cuando los empleados aún pueden colaborar cara a cara. De este modo, el equipo aprovecha al máximo ambos entornos: el de concentración sin distracciones del trabajo remoto sumado al de conexiones interpersonales y participación en la oficina. No obstante, debemos tener en cuenta que para lograr el equilibrio hay que trabajar en la coordinación.

¿Cuál es la solución? Sincronizar el tiempo de permanencia en la oficina. En vez de dejar que cada uno elija su lugar de trabajo cada día, determina un cronograma común con el equipo para asegurarte de que todos estén en la oficina los mismos días. Antes de cerrar el cronograma, envía una encuesta para reunir información acerca de qué días prefiere trabajar presencial o remoto cada miembro del equipo. Después, usa esa información para elaborar un cronograma híbrido acorde a las necesidades específicas del equipo.

Favorece los vínculos personales

Con nuestra investigación detectamos que el 41 % de los trabajadores se siente aislado cuando trabaja remoto. Entonces, cuando se trabaja tiempo parcial desde casa, los vínculos personales se vuelven más valiosos. Significa que además de sincronizar el tiempo que se permanece en la oficina, también es importante aprovechar al máximo el tiempo que pasan juntos.

Aquí te mostramos cómo favorecer los vínculos personales en un entorno laboral híbrido:

• Dedica tiempo a la colaboración presencial. Aprovecha al máximo el tiempo que están juntos, organiza reuniones individuales y reuniones de sincronización colaborativas como las sesiones de lluvias de ideas (brainstorming) para los días en que todo el equipo está en la oficina.

• Reserva tiempo para la vinculación presencial. Deja tiempo disponible para los lanzamientos, las charlas de café, los happy hours y otros eventos del equipo cuando todo el grupo esté en la oficina.

• No descuides las conexiones virtuales. Incluye preguntas para romper el hielo (icebreakers) en la agenda de tus reuniones, para incentivar a los miembros del equipo a abrirse frente a las cámaras.

Genera una cultura de transparencia y confianza

Los cronogramas híbridos permiten que los equipos trabajen teniendo en cuenta de qué manera se es más productivo. Pero la aplicación de esta metodología también implica que los colegas se verán menos en persona. En los tiempos en que el distanciamiento físico prima, la transparencia y la confianza son esenciales para que el equipo permanezca conectado. Debes saber en qué trabaja cada miembro del equipo y cómo comunicarte con ellos. Pero también debes confiar en que todos están trabajando, aunque no puedas ver lo que hacen.

A continuación, compartimos algunas ideas para fomentar la transparencia y la confianza en el equipo:

• Publica tu calendario y bloquea tiempo para dedicarlo a citas personales o a trabajar concentrado. De este modo, tu equipo sabrá si demorarás en responder. Además, al compartir tu calendario evitas que alguien programe reuniones contigo cuando en realidad no estarás disponible.

• Comparte tus preferencias con respecto a las comunicaciones con el equipo. Hazles saber cuándo respondes normalmente los mensajes. Por ejemplo, haz que tu equipo sepa si prefieres los emails en vez de los mensajes de Slack, y para dejar en claro cuándo tal vez no respondas de inmediato porque estás intentando concentrarte en otra cosa. También puedes configurar los estados en tu calendario o en las aplicaciones de mensajes como Slack para indicar que es tu momento de concentración o que no estás disponible para conversar.

• Establece (y comunica) horarios claros de inicio y fin de la jornada laboral. Es particularmente importante que marques estos límites si eres gerente, porque también anima a otros trabajadores a desconectarse por completo cuando están fuera del horario laboral. Cuando los miembros de un equipo saben en qué momento se espera que trabajen, es menos probable que padezcan agotamiento (burnout) o que trabajen en exceso.

• Evita la microgestión. Como gerente, es importante que confíes en que tu equipo hace todo lo mejor que puede, incluso aunque no puedas verlos en persona. Una vez que determines las pautas del cronograma de trabajo híbrido, deberás confiar en que el equipo las cumplirá y te convendrá evitar controlar todo el tiempo cuándo y cómo están trabajando. Este tipo de gestión sin interferir puede ser difícil de aceptar, pero hay datos que la respaldan. Las personas que trabajan en empresas que confían mucho en ellas manifiestan padecer un 74 % menos de estrés, alcanzar un 50 % más de productividad y tener un 76 % más de participación que los empleados de compañías que confían poco en ellos.

Deja tiempo disponible para la concentración

Según nuestra investigación, el 21 % de los trabajadores del conocimiento dicen que trabajar desde casa haría que mejoraran ampliamente la concentración. Pero para que los empleados logren aprovechar al máximo el trabajo remoto durante el día, hace falta que se tomen un descanso y trabajen sin notificaciones ni reuniones que absorban su atención. Cada semana los trabajadores pierden aproximadamente tres horas en reuniones innecesarias y todos los días son bombardeados con alrededor de 32 emails. El tiempo de concentración que se pierde es muchísimo.

A continuación, te mostramos cómo eliminar las distracciones y priorizar el tiempo de concentración en el equipo:

• Define un “día sin reuniones” por semana para que los trabajadores tengan tiempo para alcanzar su estado de flujo en el trabajo. Debería ser un día en que los empleados puedan trabajar desde la casa si así lo desean. 

• Determina qué debería justificar una reunión y cuándo sería suficiente con tan solo enviar un email o utilizar alguna otra forma de comunicación asincrónica. Y recuerda que no todas las reuniones deben durar 30 minutos o una hora. A veces, una charla breve de 15 minutos es todo lo que necesitas. 

• Normaliza el hecho de que los tiempos de respuesta sean más prolongados. El 50 % de los gerentes y el 42 % de los empleados sienten que deben responder de inmediato a las notificaciones. Pero si uno pasa todo el tiempo revisando las notificaciones, la concentración se diluye, ya que recuperar la dinámica anterior puede llevar hasta 20 minutos después de una interrupción. Como gerente, puedes definir expectativas más realistas en torno a los tiempos de respuesta y darles la libertad suficiente a los miembros del equipo para que pospongan las notificaciones cuando necesiten hacerlo.

Usa las herramientas correctas para el trabajo híbrido

Dado que los cronogramas de trabajo híbrido combinan el trabajo remoto con el presencial, es fundamental que puedas contar con una herramienta que te permita gestionar de forma efectiva el trabajo de los empleados, ya sea que trabajen en la oficina, en casa o desde cualquier otro lugar. Las reuniones y los emails pueden funcionar bien cuando el trabajo es presencial, pero cuando hay que coordinar proyectos a distancia, las cosas se complican.

Afortunadamente, hay un software de gestión del trabajo que te resultará útil para colaborar si trabajas con distintas zonas horarias, equipos y oficinas. La herramienta correcta puede ayudarte a organizar el trabajo en un lugar central y a mantener a todos al tanto respecto a quién hace qué y para cuándo. De este modo, no necesitas que estén todos en una misma sala para saber qué sucede. Por el contrario, tu equipo puede trabajar desde cualquier lugar sin perderse nada.