KENDO evoluciona y trabaja más rápido con Asana

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Desafíos

• Los empleados gestionaban su trabajo con diferentes herramientas, lo que hacía casi imposible tener visibilidad de lo que estaba sucediendo. Esto dejó a los equipos aislados y a los líderes sin una visión clara.

• KENDO está en un período de rápido crecimiento, y la gestión del trabajo en emails y hojas de cálculo no podía expandirse con ellos.

• La falta de procesos unificados se traducía en flujos de trabajo desconectados, con plazos poco claros que daban lugar a una falta de responsabilidad y a tareas importantes que podían pasarse por alto.

Solución

• KENDO implementó Asana como una fuente central de referencias que proporciona a los empleados de todos los departamentos y niveles de funciones visibilidad del trabajo y los plazos. Un rápido crecimiento implica más trabajo: esta visibilidad centralizada les ha permitido priorizar las iniciativas más cruciales en primer lugar para hacer crecer sus marcas.

• Los equipos pueden simplificar los procesos, desde la creación de calendarios de marketing hasta la automatización de solicitudes de TI en registros de trabajo pendiente, para hacer el trabajo más importante más rápido. 

• Los líderes pueden tomar rápidamente decisiones que desbloquean el trabajo e impulsan la responsabilidad en todos los equipos porque tienen visibilidad de las actualizaciones y las solicitudes de aprobación.

Resultados

• Ahorro de 87 días de trabajo: solo con usar Asana, KENDO ahorró un estimado de tres meses de tiempo que anteriormente se dedicaba a coordinar el trabajo anualmente.

• Ahorro de 58 % más de tiempo: al aumentar el número de empleados que usan Asana para gestionar su trabajo, KENDO aumentó la cantidad de tiempo que ahorran en un 58 % en solo un año.

• Creación de marcas más sólidas: con proyectos de Asana seleccionados, los equipos de marketing tienen una visibilidad completa de lo que está sucediendo y dónde, para que puedan garantizar mensajes consistentes, identificar oportunidades para aumentar el impacto de la campaña y conectarse mejor con los clientes.

Conexión directa con los clientes a través de activaciones digitales coordinadas

Es fundamental alinear el contenido y los mensajes entre equipos y canales, especialmente para las activaciones digitales a gran escala, como el lanzamiento de nuevos productos y campañas promocionales. 

Al alinear todas las activaciones en su sitio web, el marketing de resultados y el sistema de gestión de relaciones con los clientes a través del trabajo asíncrono en Asana, el equipo digital ahora puede identificar más oportunidades para colaborar y agilizar el trabajo entre los equipos, y mejorar así su impacto. 

Planificación mejorada (y avanzada) 

• En el pasado, los equipos usaban hojas de cálculo individuales y estáticas para planificar y establecer cronogramas. El trabajo se realizaba de forma aislada. Esto lo ralentizaba y dificultaba la consecución de los objetivos. Con Asana, el equipo digital diseñó un proceso de planificación colaborativo y conectado que utilizan con todos sus socios interdisciplinarios.

• Ahora, no solo pueden realizar un seguimiento de las tareas y los hitos de cada activación, sino también crear plantillas para su proceso, de modo que no se pierda nada. 

Mejora de la visibilidad y la responsabilidad del proyecto

• El equipo digital usa Asana como un “calendario digital” donde pueden ver, dar seguimiento y brindar asistencia a todas las activaciones digitales que se realizan en todas las marcas. Esto les ofrece un calendario único y completo que conecta el calendario individual de cada equipo en un espacio unificado, para que todos sepan qué trabajo se está realizando y cuándo.

• Esta visibilidad del trabajo de los demás les permite colaborar de manera más efectiva, sin necesidad de reuniones adicionales. Esto les permite maximizar el alcance en todos los canales, impulsando una experiencia de consumo más consistente y poderosa que potencia las ventas digitales.

Más responsabilidad para flujos de trabajo de marketing más fluidos

Anteriormente, el flujo de trabajo del equipo de marketing estaba fragmentado y dependía en gran medida de los emails y las listas de verificación para la gestión de proyectos. Resultaba difícil impulsar la responsabilidad y obtener una visión integral de los planes y el progreso, ya que todos se centraban en sus tareas individuales.

Asana reemplazó el sistema desarticulado con una plataforma unificada y orientada a la acción. Ahora, todos pueden trabajar en un solo lugar para ejecutar activaciones en las redes sociales, regalos para influencers, campañas y marketing experiencial.

Una fuente central de referencias

• Asana centralizó la comunicación sobre los proyectos, simplificó el proceso de aprobación y sacó a la luz el trabajo que antes se perdía en la confusión.

• El equipo puede ver todo el trabajo que se realiza en tiempo real. Esta visibilidad eliminó la confusión y la ineficiencia del sistema anterior, y las plantillas garantizan que siempre se siga un proceso coherente con objetivos claros y fechas de entrega.

• Debido a que pueden comunicarse, trabajar y ver todos los detalles en un solo lugar, los miembros del equipo pueden identificar y priorizar fácilmente las tareas esenciales, lo que aumenta la eficiencia y la rendición de cuentas en general.

Los proyectos de TI bien planteados empiezan por conocer los detalles correctos, siempre

Anteriormente, el equipo de TI estaba atrapado en un ciclo de retroalimentación continuo. La empresa crecía rápidamente y, sin los procesos adecuados, no disponía de información crítica sobre el alcance de las solicitudes, por lo que los proyectos a menudo se quedaban atascados en la cola.

Gracias a Asana, el equipo de TI ahora cuenta con un enfoque estructurado para recopilar solicitudes, priorizarlas, asignar fechas de entrega y cerrar el ciclo. 

Optimización de las solicitudes para lograr flujos de trabajo de mayor impacto 

• El equipo de TI tenía dificultades para organizar y priorizar el trabajo de manera efectiva. Ahora usan un formulario de Asana para las solicitudes de TI, que se convierte automáticamente en una tarea con campos personalizados para recopilar y etiquetar la información. Un jefe de proyecto revisa y delimita el alcance de cada proyecto, y los responsables lo aprueban antes de pasar a la fase de producción. Esto garantiza una fecha clara de inicio y finalización para cada proyecto.

• Al seleccionar sus campos personalizados para asegurarse de que tienen la información exacta que necesitan desde el primer momento, han reducido las idas y venidas innecesarias con las partes interesadas para completar las solicitudes.

• Gracias a este proceso simplificado el equipo de TI puede gestionar hasta 40 proyectos a la vez.

Accesibilidad completa

• Los líderes sénior a menudo no sabían qué trabajo estaban solicitando sus equipos, cómo estaba progresando y los detalles necesarios para ayudar al equipo de TI a priorizar. Ahora, las tareas de solicitud se pueden agregar a varios proyectos para que cualquier persona, incluidos los líderes, pueda acceder a las actualizaciones de estado o a la información relevante de forma rápida y sencilla.

• Con esta visibilidad mejorada del proceso, el equipo de TI puede ver cada solicitud, obtener la información que necesita para analizarla con precisión y recibir comentarios de los líderes sobre qué priorizar en función de las necesidades comerciales y los recursos disponibles. Ahora realizan reuniones más breves y orientadas a la acción para establecer prioridades de forma más eficaz, lo que se traduce en proyectos totalmente definidos.

Una solución que crece con el equipo

KENDO está creciendo y necesitan una solución que crezca con ellos. Es por eso que usan Asana para sistematizar los procesos, automatizar los pasos y agilizar su trabajo. Con algunas de las marcas más conocidas e interesantes bajo su sello, los equipos de KENDO pueden centrarse ahora en impulsar las compras de los clientes y aumentar los ingresos de la empresa con una claridad específica y bien definida en toda la organización.