Vorlage für kurzfristige Ziele

Denken Sie an das letzte Mal, als Sie ein Projekt in Angriff genommen oder sich ein ambitioniertes Ziel gesetzt haben. Wie haben Sie sich gefühlt? Aufgeregt? Nervös?

Manchmal ist es einfacher, sich die Ziellinie vorzustellen, als den Weg dorthin. Das gilt vor allem, wenn Sie sich große oder langfristige Ziele setzen. Aber keine Sorge – Sie können die Ziellinie durchaus erreichen; Sie brauchen nur klare, wohldefinierte Vorgaben, um es zu schaffen.

Hier kommen Vorlagen für kurzfristige Ziele ins Spiel. Diese Vorlagen unterteilen Ihre großen Ziele in überschaubare, erreichbare Aufgaben, mit denen Sie auf Kurs bleiben, um die Ziellinie zu erreichen.

Was sind kurzfristige Ziele?

Unter kurzfristigen Zielen versteht man alle Ziele, die Sie bald erreichen wollen, etwa innerhalb der nächsten Wochen oder Monate. In der Regel dienen diese Ziele als Meilensteine oder Benchmarks, die Sie zur Nachverfolgung der Fortschritte Ihrer übergeordneten Ziele verwenden können. Sie können aber auch eigenständige kurzfristige Ziele setzen oder sie dazu verwenden, ein kleineres Projekt zu planen.

Was ist der Unterschied zwischen kurzfristigen und langfristigen Zielen?

Langfristige Ziele sind übergeordnete Vorgaben, die Sie über einen längeren Zeitraum, beispielsweise über mehrere Monate oder Jahre, erreichen möchten. In der Regel dienen diese Ziele als Ihr „Leitstern“ – sie sind das, worauf Sie konsequent hinarbeiten, und sie helfen Ihnen auch bei der Entscheidungsfindung.

Sehen Sie hier die Unterschiede (und auch die Zusammenhänge) zwischen den folgenden kurzfristigen und langfristigen Zielen:

Langfristiges Ziel: Den organischen Website-Traffic um 30 % im Vergleich zum Vorjahr steigern.

Kurzfristige Ziele:

• Bis zum Ende des ersten Quartals eine Keyword-Strategie entwickeln.

• Zwischen Januar und März ein Website-Audit zwecks Re-Optimierung durchführen.

• 10 Keyword-basierte Artikel pro Monat veröffentlichen.

Was ist eine Vorlage für kurzfristige Ziele?

Wenn Sie sich schon einmal kurzfristige Ziele gesetzt haben, haben Sie vielleicht ein Arbeitsblatt für die Zielsetzung verwendet: bunte, ausdruckbare Zielblätter mit Abschnitten wie „Aktionsplan“ und „Schritte zum Erreichen Ihres Ziels“. Diese Druckvorlagen mögen zwar spaßig sein, aber sie sind definitiv nicht praktisch, gerade für Unternehmensziele. Stellen Sie sich vor, nur eine einzige Frist wird verschoben – Sie müssten ganz von vorne anfangen.

Als Projektmanager brauchen Sie ein dynamisches Tool, das mit Ihrem Arbeitstempo Schritt hält, da sich Termine und Prioritäten ständig ändern. Zum Glück gibt es dafür eine Vorlage.

Eine Vorlage für kurzfristige Ziele ist eine Möglichkeit, mit der Sie und Ihr Team kurzfristige Ziele festlegen (und erreichen) können. Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie eine wiederverwendbare Vorlage erstellen, die Sie dann duplizieren und für die Festlegung von Zielen wiederverwenden können. Während sich der Inhalt der Vorlage je nach Ihren Zielen und Vorgaben ändert, können Sie die Struktur so oft wie nötig duplizieren. So reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand und haben mehr Zeit, um sich auf das Erreichen der gesetzten Ziele zu konzentrieren.

Hier sind weitere Vorteile bei der Verwendung einer digitalen Vorlage für kurzfristige Ziele:

• Sie können Ihre kurzfristigen Ziele ganz einfach planen, priorisieren und nachverfolgen.

• Sie können auf einen Blick sehen, wie Ihre kurzfristigen Ziele mit den langfristigen Zielen zusammenhängen.

• Sie können große Ziele in überschaubare, umsetzbare Aufgaben unterteilen, sodass Ihr Team von erreichbaren Benchmarks und zusätzlicher Motivation profitiert.

• Sie können mit kleineren Aufgaben größere Vorhaben ins Rollen bringen und sicherstellen, dass Sie und Ihr Team langfristig auf Erfolgskurs sind.

• Sie können Ihre Ziele an das gesamte Team sowie an die Stakeholder des Unternehmens kommunizieren.

• Sie können die Ziele Ihres Teams auf die übergeordneten Unternehmensziele abstimmen.

Wie Sie eine Vorlage für kurzfristige Ziele erstellen

Eine Vorlage für kurzfristige Ziele ist der perfekte Ausgangspunkt für die Ausarbeitung der Schritte, mit denen Sie und Ihr Team Ihre Ziele erreichen können. Solche Vorlagen schaffen Klarheit für Ihr Team, zeigen visuell auf, was getan werden muss, um auf Kurs zu bleiben, und stellen alles von Fristen bis zu Dokumenten an einem Ort zusammen. Kurz gesagt: Mit Zielvorlagen verbringen Sie weniger Zeit mit dem Heraussuchen von Unterlagen und dem Ausarbeiten von Details und mehr Zeit mit der eigentlichen Umsetzung Ihrer Ziele.

Aber wie erstellt man so eine Vorlage, und wie benutzt man sie?

Es ist ganz einfach, eine Vorlage für kurzfristige Ziele zu erstellen, besonders wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden. Legen Sie einfach ein neues Projekt an und richten Sie Ihre Vorlage mit benutzerdefinierten Tags ein. So können Sie Ihre Aufgaben mit verschiedenen Informationen versehen, beispielsweise mit dem Status und der Priorität der Aufgabe, damit Sie Ihre Ziele nicht aus den Augen verlieren.

Enthaltene Funktionen

• Ziele. In Asana werden Ihre Ziele direkt mit der jeweiligen Arbeit verknüpft, die zum Erreichen dieser Ziele erforderlich ist. Dies zeigt den Teammitgliedern, worauf sie hinarbeiten. Immer noch viel zu oft werden die Zielvorgaben eines Unternehmens oder Teams an einem anderen Ort erfasst, als die dazugehörige Arbeit. Werden die Ziele jedoch mit den dafür nötigen Arbeitsvorgängen verknüpft, können Teammitglieder in Echtzeit und in aller Klarheit erkennen, wie ihre Arbeit zum Erfolg des Teams und des Unternehmens beiträgt. Alles in einem erhalten Teams dadurch eine bessere Entscheidungsgrundlage, denn sie sind in der Lage, die Projekte zu identifizieren, die der Unternehmensstrategie dienen, und die Arbeit zu priorisieren, die messbare Ergebnisse liefert.

• Meilensteine. Meilensteine stellen wichtige Checkpoints für das Projekt dar. Erreichte Meilensteine geben Ihren Teammitgliedern und Projektbeteiligten Aufschluss darüber, wie weit Sie mit Ihrem Projekt vorangeschritten sind. Betrachten Sie Meilensteine als Gelegenheit, die kleinen Erfolge auf dem Weg zum großen Projektziel zu feiern.

• Abhängigkeiten: Eine „abhängig“-Markierung zeigt an, dass eine Aufgabe erst dann bearbeitet werden kann, wenn eine andere Aufgabe erledigt ist. Damit wissen Sie auch, wann Ihre Arbeit die Arbeit eines anderen blockiert, und können entsprechende Prioritäten setzen. Besonders für Teams, deren Arbeitsabläufe nur mit Teamwork funktionieren, ist diese Funktion hilfreich. Denn das ganze Team kann leicht sehen, wer auf welche Aufgabe vom wem wartet. Wenn die erste Aufgabe erledigt ist, wird die verantwortliche Person der abhängigen Aufgabe benachrichtigt, damit sie mit deren Bearbeitung beginnen kann.

• Benutzerdefinierte Felder. Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

Empfohlene Apps

• Dropbox: Über die Dateiauswahl von Dropbox, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Handlungsanweisungen aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und erwähnten Handlungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Halten Sie Arbeitsschritte ganz einfach fest, damit Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Gmail. Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle von Ihnen mit Gmail erstellten Aufgaben werden automatisch den Inhalt Ihrer E-Mail einbinden, sodass Ihnen nichts entgeht. Sie müssen auf eine Asana-Aufgabe verweisen, während Sie eine E-Mail verfassen? Anstatt Asana zu öffnen, können Sie ganz einfach das Asana-Add-on für Gmail verwenden, um direkt über Ihr Gmail-Postfach nach dieser Aufgabe zu suchen.

Wie Sie eine Vorlage für kurzfristige Ziele verwenden

Nachdem Sie Ihre Standardvorlage eingerichtet haben, können Sie diese für ein bestimmtes Ziel duplizieren und zielspezifische Informationen wie Aufgaben, verantwortliche Personen und Projektabhängigkeiten hinzufügen. Hier finden Sie eine kurze Übersicht darüber, wie Sie Ihr Projekt einrichten, sobald Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen haben:

1. Definieren Sie Ihr kurzfristiges Ziel und stellen Sie sicher, dass es dem Framework für SMART-Ziele folgt, anspruchsvoll, aber realistisch ist und gegebenenfalls auf ein langfristiges Ziel abgestimmt ist.

2. Ergänzen Sie Ihre Vorlage mit den umsetzbaren Schritten, die Sie und Ihr Team erledigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.

3. Weisen Sie jedem Aktionspunkt eine verantwortliche Person und eine Frist zu, um sicherzustellen, dass die Aufgaben nach Plan erledigt werden.

4. Fügen Sie jeder Aufgabe eine Priorität hinzu, damit Sie auf einen Blick sehen können, wie dringend sie ist und wie sie sich auf den Fortschritt Ihres Ziels auswirkt.

5. Nutzen Sie digitale Funktionen zur Aufgabenverwaltung wie Abhängigkeiten, um Ihren Workflow zu verwalten und alles im Blick zu behalten, was Ihnen im Weg stehen könnte.

6. Legen Sie Projektmeilensteine fest, um kleinere Teilerfolge zu feiern und die Nachverfolgung Ihrer Fortschritte zu gewährleisten.

Nehmen wir an, Ihr langfristiges Unternehmensziel besteht darin, Ihr Produkt bis Ende des Jahres auf einem neuen Markt einzuführen. Das ist Ihr großes, ehrgeiziges Ziel – Ihr Leitstern. Aber für sich allein genommen ist es ein zu großes Ziel. Um es umsetzbar (und erreichbar) zu machen, sollten Sie es in häppchengroße Ziele aufteilen, die Sie in einem kürzeren Zeitraum erreichen können. Schritte zur Expansion in einen neuen Markt könnten zum Beispiel sein:

• Ihren aktuellen Markt, Ihr Produktangebot und Ihre Zielgruppe überprüfen, um Expansionsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Eine Wettbewerbsanalyse durchführen, um potenzielle Märkte für eine Expansion zu ermitteln.

• Ihren Zielmarkt für die Expansion wählen.

• Die wichtigsten Botschaften für die Expansion und Markteinführung bestimmen.

• Ihre Marketingkanäle für die Einführung wählen und eine Marketingstrategie entwickeln.

• Einen Plan für Vertrieb und Öffentlichkeitsarbeit erstellen.

• Einen konkreten Zeitplan und Ziele für die Einführung festlegen.

• Das Produkt auf den neuen Markt bringen.

• Die Markteinführung evaluieren.

Machen Sie aus diesen Schritten kurzfristige Ziele, indem Sie jedem einzelnen ein Fälligkeitsdatum zuweisen. Mithilfe der Vorlage für kurzfristige Ziele können Sie diese nachverfolgen und die Gesamtentwicklung Ihres langfristigen Ziels für die Markteinführung abbilden.

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