So stimmen Sie mit einer Arbeitsplanvorlage die Arbeit in Ihrem Team ab (mit Beispielen)

Mit einem Arbeitsplan können Sie dokumentieren, wann und woran Ihre Teammitglieder arbeiten. Das mag banal klingen, ist aber für die Teamstruktur unerlässlich. Die Visualisierung der Aufgaben Ihres Teams erleichtert die Zusammenarbeit und hält Projekte auf Kurs.

Es gibt viele Arten von Arbeitsplänen für die verschiedenen Anforderungen unterschiedlicher Unternehmen. Die Erstellung einer Arbeitsplanvorlage ist zwar komplex, aber mit Hilfe von Planungssoftware können Sie unendlich viele Anpassungen vornehmen. Sobald Sie Ihren Arbeitsplan erstellt haben, können Sie ihn mit Online-Tools bei der Arbeit nutzen.

Arten von Arbeitsplänen

Arbeitspläne variieren je nach Branche, Funktion und Land. Ein Softwareentwickler arbeitet vielleicht in der Nachtschicht, um die Systeme für die Kollegen in der Tagschicht am Laufen zu halten, und ein Betriebsleiter hat vielleicht längere Arbeitszeiten, weil er die Produktion überwachen muss.

Auch für Unternehmen mit traditionellen Vollzeitarbeitsplänen kann es hilfreich sein, sich mit anderen Arten von Arbeitsplänen vertraut zu machen. Ihre Teammitglieder würden es bestimmt zu schätzen wissen, wenn sie ihren Tag flexibel gestalten könnten, anstatt sich an einen festen Zeitplan halten zu müssen. Bevor Sie jedoch Änderungen am Arbeitsplan Ihres Teams vornehmen, sollten Sie sich mit Ihrer internen Rechtsabteilung abstimmen. Achten Sie bei der Zuweisung von Arbeitszeiten immer auf die Einhaltung der örtlichen Vorschriften und Gesetze.

Zu den häufigsten Arten von Arbeitsplänen gehören die folgenden:

Vollzeit

Ein Vollzeitarbeitsplan bedeutet, dass Ihre Teammitglieder eine konventionelle Arbeitswoche haben. In Deutschland bedeutet Vollzeit beispielsweise, dass die Teammitglieder 40 Stunden pro Woche arbeiten – traditionell von 8 bis 16:30 Uhr, von Montag bis Freitag. In anderen Ländern, wie z. B. Frankreich, gelten möglicherweise andere gesetzliche Definitionen für den Begriff „Vollzeit“ – erkundigen Sie sich also immer bei Ihrer internen Rechts- und Personalabteilung, falls Sie dies nicht bereits getan haben.

Wenn Sie diesen Arbeitsplan verwenden, arbeiten in der Regel alle Teammitglieder zur gleichen Zeit. Das erleichtert die Kommunikation mit Partnern oder wichtigen Beteiligten. Sie können einen Vollzeitarbeitszeitplan für Ihre Teammitglieder einrichten, wenn Sie Fristen und Starttermine für Aufgaben innerhalb dieser Zeiten festlegen.

Teilzeit

Teammitglieder in Teilzeit arbeiten weniger als eine volle Arbeitswoche. Teilzeitmitarbeiter sollten zum Beispiel für Aufgaben mit geringerem Arbeitsumfang eingesetzt werden oder lehnen eine Vollzeitbeschäftigung ab. Um Teilzeit-Arbeitspläne einzurichten, sollten Sie die verfügbaren Zeiten für diese Angestellten notieren und ihnen Aufgaben zuweisen, an denen sie innerhalb ihrer Arbeitszeit mit anderen zusammenarbeiten können.

Es gibt verschiedene Landes- und Bundesgesetze, die Vorschriften über Teilzeitarbeit festlegen. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihr internes Rechtsteam, um herauszufinden, ob bzw. welche Teilzeitoptionen für Ihre Teammitglieder zur Verfügung stehen.

Fernarbeit/Gleitzeit

Viele Unternehmen haben Fernarbeits-/Gleitzeitpläne eingeführt, um ihren Mitarbeitern mehr Freiheit zu geben. Diese Flexibilität wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterbindung aus und verringert somit unnötige Kosten. Ein Gleitzeitplan könnte eine Kernarbeitszeit von 10 bis 14 Uhr vorsehen, während die Teammitglieder die übrige Arbeitszeit flexibel gestalten können. Mit einer Gesamtarbeitszeit von 8 Stunden täglich hat so jeder Mitarbeiter sein Arbeitspensum erfüllt.

Flexible Arbeitszeiten eignen sich nicht für jedes Team, jedes Unternehmen oder jedes Land. Sie können aber eine gute Lösung sein, um Ihrem Team die Flexibilität zu bieten, die es braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen. Wenn Sie einen Gleitzeitplan erstellen, sollten Sie Teamsitzungen wie Meetings und Workshops innerhalb der Kernzeiten planen, wenn alle Mitarbeiter anwesend sind.

5-4/9-Arbeitsplan

Der 5-4/9-Arbeitsplan ist eine kreative Möglichkeit zur Anpassung der Vollzeitarbeit Ihrer Teammitglieder. Bei dieser Variante haben die Teammitglieder innerhalb von zwei Wochen eine Gesamtarbeitszeit 80 Stunden. In der ersten Woche arbeiten sie an 5 Wochentagen mit einer Arbeitszeit von 9 Stunden und in der zweiten Woche an 4 Wochentagen mit 9-stündiger Arbeitszeit. Auf diese Weise haben die Teammitglieder jede zweite Woche ein Drei-Tage-Wochenende. Mit diesem Arbeitsplan können Sie die Work-Life-Balance Ihres Teams verbessern, ohne die Zusammenarbeit mit anderen Teams zu beeinträchtigen. Wie bei anderen Arbeitsplänen sollten Sie sich vor der Einführung dieses Plans über die Richtlinien auf Landes- und Bundesebene informieren.

2-2-, 3-2-, 2-3-Arbeitsplan

Der 2-2-, 3-2-, 2-3-Arbeitsplan eignet sich am besten für Betriebe, die rund um die Uhr arbeiten, könnte aber auch Ihre Arbeitsplanvorlage inspirieren. Bei diesem Arbeitsplan arbeiten die Teammitglieder in 12-Stunden-Schichten. Sie arbeiten an zwei Tagen, gefolgt von zwei freien Tagen. Dann arbeiten sie drei Tage, gefolgt von zwei freien Tagen. Danach arbeiten sie zwei Tage, gefolgt von drei freien Tagen, bevor der Zyklus wieder von vorne beginnt. Bei diesem Arbeitsplan kann zwischen Tages- und Nachtschicht-Zyklen gewechselt werden.

Solche zyklischen Arbeitszeiten eignen sich hervorragend für Branchen, in denen die Mitarbeiter Ihres Teams rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Bevor Sie diese Vorlage verwenden, sollten Sie sich jedoch mit Ihrem internen Rechtsteam abstimmen, ob dies mit den landes- und bundesweiten Richtlinien in Ihrem Gebiet in Einklang steht.

4/10-Arbeitsplan

Der 4/10-Arbeitsplan ist eine vereinfachte Version des obigen Arbeitsplans. Bei diesem Modell arbeiten die Teammitglieder in 10-Stunden-Schichten an vier Tagen in der Woche und haben dann drei Tage frei. Dadurch arbeiten Ihre Teammitglieder zwar jeden Tag zwei Stunden mehr, haben dafür aber jede Woche ein langes Wochenende. Ähnlich wie bei anderen angepassten Arbeitsplänen kann es jedoch sein, dass diese Vorlage in Ihrer Region rechtlich nicht möglich ist.

Verwandeln Sie Ihren Arbeitsplan in ein dynamisches, flexibles Dokument

Denken Sie bei Arbeitsplänen an einen traditionellen Ausdruck? Das ist nicht überraschend und liegt daran, dass herkömmliche Arbeitspläne statische Dokumente sind, die in der Regel ausgedruckt und irgendwo im Büro ausgehängt werden.

Arbeitspläne auf Papier sind jedoch oft problematisch. Vom Papierverbrauch bis hin zum mangelnden Platz für Änderungen – ausgedruckte Arbeitspläne lassen keinen Raum für Fehler. Ein Arbeitsplan sollte klar und übersichtlich sein – je öfter Sie abgeänderte Arbeitspläne ausdrucken, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass etwas übersehen wird.

Stattdessen sollten Sie Ihren Arbeitsplan mit einem Online-Planungstool erstellen. So können Sie die Planung für Ihr Team optimieren, sehen, wer wann arbeitet, und Echtzeit-Daten über die Projekte erfassen, an denen die einzelnen Teammitglieder arbeiten.

Mit einem Online-Tool kann Ihr Arbeitsplan mehr als nur die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder auflisten. Sie können darüber hinaus die Projektanforderungen und die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder an einem einzigen Ort virtuell verwalten. Aktualisierungen können ganz einfach und in Echtzeit mit den Teammitgliedern geteilt werden, sodass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, wer wann und woran arbeitet.

6 Schritte zur Erstellung einer Arbeitsplanvorlage

Ein Arbeitsplan ist ein einfaches Dokument, das beschreibt, welche Teammitglieder wann arbeiten. Aber Sie können dieses Dokument mit Informationen darüber erweitern, woran jedes Teammitglied wann arbeiten wird. Nutzen Sie diese sechs Schritte, um Ihre Arbeitsplanvorlage aufzuwerten:

1. Stimmen Sie die Arbeitszeiten mit Ihrem Team ab

Der erste Schritt bei der Erstellung Ihrer Arbeitsplanvorlage besteht darin, sich über die Arbeitszeiten Ihres Teams zu verständigen. In diesem Schritt können Sie und Ihr Team abstimmen, wer wann arbeiten soll.

Tipp: In dieser Phase sollten Sie sich immer auch mit Ihrer Personal- und Rechtsabteilung abstimmen, um sicherzustellen, dass Sie die landes- und bundesweiten Richtlinien zur Arbeitszeitgestaltung einhalten. Welche Teammitglieder dürfen zum Beispiel Überstunden machen und welche nicht?

2. Stellen Sie fest, wer woran arbeitet

Sobald Sie die Arbeitszeiten Ihres Teams aufeinander abgestimmt haben, sollten Sie sich eingehend mit Ihrer To-do-Liste befassen, um einen Überblick über die bevorstehende Arbeit zu erhalten und die bereits festgelegten Prioritäten Ihrer Mitarbeiter zu erkennen.

Geben Sie zur Erstellung Ihrer Liste Ihre Aufgaben und die Ihres Teams in Ihr Online-Tool ein. Beginnen Sie mit einer wöchentlichen oder monatlichen Aufgabenliste und machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese Liste regelmäßig zu aktualisieren.

Nehmen Sie auch die Punkte auf, über die die Teammitglieder den Überblick behalten müssen, wie Meetings, Workshops und Leistungsbewertungen.

Tipp: Geben Sie zur Erstellung Ihrer Liste Ihre Aufgaben und die Ihres Teams in Ihr Online-Tool ein. Mit Hilfe eines Projektstrukturplans können Sie die erforderlichen Aufgaben für jedes Ihrer Projekte ermitteln. Falls Sie etwas vergessen, können die Teammitglieder ihre Arbeitspläne ganz einfach online ergänzen. So haben alle Beteiligten immer einen Überblick darüber, was täglich erledigt werden muss.

3. Kennzeichnen Sie Aufgaben nach Frist

Denken Sie auch daran, die Fristen für die einzelnen Aufgaben und Projekte festzulegen. Ohne eine klare Vorstellung davon, bis wann die Arbeit erledigt sein muss, wird Ihr Team nicht in der Lage sein, Aufgaben effektiv zu priorisieren.

Möglicherweise ändern sich die Fristen im Laufe der Zeit, aber das ist kein Problem. Die Festlegung zumindest vorläufiger Fristen hilft Ihren Teammitgliedern, zu verstehen, woran sie wann arbeiten sollten.

Tipp: Wenn Sie Ihren Arbeitsplan nicht bereits Monate im Voraus planen können, ist auch das kein Problem. Planen Sie die Einzelheiten Ihrer Projekte einfach nacheinander. Fügen Sie diese Details in Ihr Projektmanagement-Tool ein, um Aufgaben, Fristen und Prioritäten im Auge zu behalten. Wenn Sie dann Änderungen vornehmen müssen, können Sie mit Ihrem virtuellen Tool Ihre Arbeitspläne flexibel und einfach anpassen.

4. Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu

Ihr Arbeitsplan gibt Ihnen Auskunft darüber, wer wann arbeitet. Kombinieren Sie diese Informationen mit den Fristen und Prioritäten der einzelnen Aufgaben, um herauszufinden, wer an welcher Aufgabe arbeiten muss. Insbesondere können Sie anhand der Fristen der jeweiligen Aufgaben feststellen, wie viele Personen Sie für jedes Projekt benötigen und wann diese Personen verfügbar sein werden. Mit einem RACI-Diagramm können Sie die Rollen und Zuständigkeiten der Teammitglieder für die einzelnen Projekte festlegen.

Bei der Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Wann sind die Teammitglieder verfügbar?

• Wie viele Stunden Arbeit stehen jedem Teammitglied zum Erledigen dieser Aufgabe zur Verfügung?

• An welchen Tagen sind die Teammitglieder für die Arbeit verfügbar?

• Wie kann ich die Zeitpläne der Teammitglieder mit den entsprechenden Arbeitsaufgaben abstimmen?

Tipp: Sobald Sie Ihren Zeitplan und Ihr Team kennen, sollten alle Teammitglieder im Rahmen eines Meetings zusammenkommen, um die Projektdetails festzulegen. Bei einer solchen Zusammenkunft erkennen Sie durch die Reaktionen und die entsprechenden Kommentare die Stärken Ihrer Mitarbeiter sofort und können festlegen, für welchen Teil des Projekts ein Mitarbeiter am besten geeignet ist.

5. Legen Sie Starttermine für Aufgaben fest

Fristen zeigen den Teammitgliedern, bis wann sie die Aufgaben erledigen müssen, aber Sie müssen auch die Starttermine der Aufgaben festlegen. Die Teammitglieder brauchen sowohl Start- als auch Endzeiten für Aufgaben, damit sie entsprechend planen können. Auf diese Weise bleibt Zeit für unerwartete Meetings, berufliche Weiterbildung oder persönliche Aufgaben.

Tipp: Statt Starttermine für Aufgaben festzulegen, können Sie einem Projekt auch Stunden zuweisen. Dies gibt den Teammitgliedern Flexibilität bei den Startterminen für die Aufgaben, sorgt aber dennoch für die nötige Struktur. Die geschätzten Stunden setzen auch Maßstäbe für die Auslastung. Sobald ein Teammitglied eine Aufgabe erledigt hat, werden die tatsächlich benötigten Stunden gezählt und mit der von Ihnen zugewiesenen Zeit verglichen.

6. Automatisieren Sie den Plan und passen Sie ihn bei Bedarf an

Das Beste an Online-Arbeitsplänen ist die Verwendung integrierter Regeln und Automatisierung. Der Arbeitsalltag kann sehr hektisch sein und es gibt eine Menge Unabwägbarkeiten in einem Arbeitsplan. Nutzen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten Ihres Projektmanagement-Tools, um zu verfolgen, woran Ihr Team arbeitet, um Burnout und Überlastung zu vermeiden.

Hier sind einige hilfreiche Möglichkeiten, Ihren Arbeitsplan zu automatisieren:

• Zuweisung von Stunden für einzelne Aufgaben

• Umverteilung der Arbeit, wenn ein Teammitglied überlastet ist

• Anpassung der Fristen bei Projektverlängerungen

Tipp: Sie sollten jetzt eine umfassende Aufgabenliste mit den zugewiesenen Personen und den Zeitrahmen für die einzelnen Aufgaben haben. An diesem Punkt können Sie alle notwendigen Änderungen an Ihrem Arbeitsplan vornehmen und die Teammitglieder um Feedback bitten.

Möglichkeiten zur Ansicht Ihres Arbeitsplans

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan mit einem Online-Tool erstellen, haben Sie verschiedene Ansichtsmöglichkeiten. Dies ist ein Vorteil der Verwendung von Planungssoftware, da verschiedene Visualisierungsmethoden Ihnen Dinge zeigen können, die Sie sonst vielleicht nicht übersehen hätten.

Wenn Sie zum Beispiel Ihren Arbeitsplan als Kalender betrachten, können Sie Fristen leichter erkennen. Wenn Sie Ihren Arbeitsplan jedoch als Gantt-Diagramm visualisieren, sehen Sie die Projektabhängigkeiten deutlicher.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Arbeitsplan mit Asana anzeigen können:

• Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das Ihren Arbeitsplan anzeigt. Es ist ein hervorragendes visuelles Hilfsmittel, um die Aufgaben Ihres Teams zusammen mit den wichtigsten Meilensteinen und Abhängigkeiten darzustellen.

• Kalenderansicht: In der Kalenderansicht können Sie sich ein klares Bild davon machen, wann Aufgaben fällig sind und wie diese Aufgaben mit anderen Aufgaben oder Ereignissen täglich, wöchentlich oder monatlich zusammenhängen.

• Listenansicht: Wenn Sie Ihren Arbeitsplan als To-do-Liste anzeigen, sehen Sie alle Details zu den einzelnen Aufgaben. Diese Elemente werden in Dropdown-Menüs für Faktoren wie Priorität, Empfänger, angehängte Dokumente, Fristen und Notizen angezeigt.

• Kanban-Boards: Kanban-Boards organisieren die Aufgaben in Ihrem Arbeitsplan in Spalten. Traditionell steht jede Spalte für eine Arbeitsphase. Ihr Kanban-Board könnte Spalten mit den Bezeichnungen „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ haben. Die einzelnen Aufgaben – die als Karten auf dem Board dargestellt werden – wandern durch die Spalten, bis die Teammitglieder die einzelnen Aufgaben abgeschlossen haben.

Die verschiedenen Ansichten des Arbeitsplans helfen Ihnen, die Aufgaben des Teams zu visualisieren und einen Überblick über Ihr gesamtes Projekt zu erhalten. Einige dieser Tools kombinieren die Vorteile der Terminplanung mit denen des Projektmanagements, sodass Sie Projekte in den einzelnen Phasen anzeigen und bearbeiten können.

Visualisierung von Arbeitsplänen für Teammitglieder mit Asana

Wenn Sie ein Tool wie Asana verwenden, eröffnen Sie Ihrem Team vielfältige Möglichkeiten. Ihr Arbeitsplan wird mehr als eine einfache Liste sein: Er wird ein dynamisches, flexibles Dokument sein, mit dem andere interagieren, es nach Bedarf ändern und in das Aufgabenmanagement integrieren können.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplan online stellen, können Sie Ihr Team effektiv managen und gleichzeitig andere Aufgaben bewältigen. Mit der richtigen Struktur kann Ihr Team bestmögliche Arbeit leisten.