Testen Sie Timeboxing: Die zielorientierte Zeitmanagement-Strategie

Wir kennen sie alle: Die Aufgabe, die eine halbe Stunde dauern sollte, aber außer Kontrolle gerät und einen ganzen Tag einnimmt. Wenn Sie Ihre Zeit nicht einteilen oder limitieren, kann Sie das Erledigen bestimmter Aufgaben einen ganzen Tag kosten. Es gibt sogar einen Namen dafür: Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass „Arbeit sich in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“.

Timeboxing ist eine von mehreren Strategien für das Zeitmanagement, die Ihnen helfen kann, die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzuerlangen. Statt viele Stunden mit einfachen Aufgaben zu verbringen, können Sie mit Timeboxing Prokrastination vermeiden, Ihre Produktivität steigern und sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Mit Timeboxing weisen Sie jeder Aufgabe einen bestimmten Zeitaufwand zu, wenden weniger Zeit für die Planung auf und können sich ganz auf Ihre Arbeit fokussieren.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine zielbasierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen helfen kann, Ihre Produktivität zu erhöhen und Abläufe zu optimieren. Wenn Sie eine „Timebox“ erstellen, setzen Sie sich das Ziel, eine spezifische Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen.

Wenn Sie im Voraus planen, wieviel Zeit Sie für die Erledigung von Aufgaben benötigen, gewinnen Sie einen Überblick darüber, welche Tätigkeiten innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen sind. Das kann helfen, Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren, die jetzt 60 % unserer Zeit einnimmt. Sie müssen nicht länger Genehmigungen nachlaufen oder nach Unterlagen suchen. Mit Timeboxing können Sie sicherstellen, dass Ihnen alle erforderlichen Unterlagen sofort zur Verfügung stehen.

Sie können Timeboxing nutzen, um einzelne Aufgaben zu planen, Ihrem Team bei der Organisation zu helfen, oder Besprechungen effektiver durchzuführen. Alle drei Timeboxing-Strategien basieren auf derselben Methode. Egal, wofür Sie Timeboxing einsetzen wollen, Sie müssen zunächst entscheiden, ob Sie eine „harte“ oder „weiche“ Timebox vorgeben wollen.

Harte vs. weiche Timeboxen

Bevor Sie eine Timebox vorgeben, müssen Sie sich zunächst für eine harte oder weiche Version entscheiden. Eine harte Timebox endet, wenn die Timebox abgelaufen ist, egal, ob Sie Ihre Aufgabe erledigt haben, oder nicht. Harte Timeboxen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie zu Perfektionismus neigen und bestimmte Tätigkeiten wiederholt überarbeiten. Innerhalb eines Teams stellt eine harte Timebox die Erledigung sämtlicher anstehender Aufgaben sicher. Auch während eines Meetings ist eine harte Timebox sinnvoll, die sicherstellt, dass alle Tagesordnungspunkte besprochen werden.

Mit einer weichen Timebox gewinnen Sie mehr Flexibilität. Sie ist lediglich ein Hinweis, dass die aktuelle Tätigkeit beendet werden und Sie die nächste Aufgabe in Angriff nehmen sollten. Sie können weiche Timeboxen für komplexe Arbeit nutzen, insbesondere wenn Sie sich am Anfang noch nicht sicher sind, wie lange Sie dafür brauchen werden. Als Team können Sie mit weichen Timeboxen Ihren Kollegen mehr Flexibilität geben, aber trotzdem sicherstellen, dass alle eine gemeinsame Vorstellung davon haben, wann Arbeitsvorgänge erledigt sein sollten. In Besprechungen können Sie weiche Timeboxen nutzen, damit Sie auf Kurs bleiben – aber ohne die Gespräche abzubrechen, wie es bei harten Timeboxen der Fall wäre.

Sollten Sie nun eine harte oder eine weiche Timebox vorgeben? Das kommt darauf an, was Sie erreichen wollen – und Sie müssen sich auch nicht auf eine davon beschränken. Sie entscheiden zu Beginn jeder Timebox, ob sie hart oder weich sein soll, und halten sich dann entsprechend daran.

Wie erstelle ich eine Timebox?

Um eine Timebox zu erstellen, müssen Sie zuerst eine Aufgabe oder Arbeit identifizieren, die Sie erledigen müssen. Als nächstes:

1. Überlegen Sie, wieviel Zeit Sie für diese Aufgabe einkalkulieren sollten.

2. Für persönliche oder Team-Timeboxen: Finden Sie in Ihrem Kalender eine Zeit, in der Sie diese Arbeit erledigen können.

3. Entscheiden Sie sich für eine harte oder weiche Timebox.

4. Starten Sie die Timebox.

5. Vermeiden Sie Ablenkungen während der Timebox, um sich ganz auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren.

6. Wenn Sie fertig sind, machen Sie eine Pause.

Wie lang sollte eine Timebox sein?

Es gibt keine festen Regeln für die Dauer einer Timebox. Einige Teams (insbesondere Agile-Teams) nutzen Timeboxen, die Wochen oder Monate ihrer Arbeit umfassen. Wenn Ihre Timebox effektiv sein soll, sollten Sie ein Zeitfenster einplanen, in dem Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren und sich durch nichts ablenken lassen. Während Sie sich in der Timebox befinden, sollten Sie Benachrichtigungen mit der Funktion „Bitte nicht stören“ deaktivieren können, um Ihrer Tätigkeit die volle Aufmerksamkeit zu widmen.

Das heißt nicht, dass Sie Timeboxen nicht auch für größere Arbeiten nutzen können. Aber wenn Sie die Methode für eine Aufgabe nutzen wollen, die mehr als zwei oder drei Stunden benötigt, sollten Sie diese zuerst in Unteraufgaben aufteilen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wollen ein E-Book erstellen, das 25 Seiten umfasst und mehrfach überarbeitet, korrigiert und formatiert werden muss. Das Projekt wird einige Wochen Zeit in Anspruch nehmen – und während dieser Zeit werden Sie vermutlich auch an anderen Projekte und Aufgaben arbeiten müssen. Wenn Sie ein großes Projekt mit Timeboxing in überschaubare Zeitabschnitte unterteilen, macht das nicht nur die Aufgabe („ein E-Book erstellen“) einfacher zu steuern; über einen Zeitraum von Wochen kontinuierlich auf Ihr Ziel hinzuarbeiten.

Timeboxing ist keine Strategie, um Ihre Arbeit schneller zu erledigen, sondern eine effektive Methode, Arbeit sinnvoll aufzuteilen. Beim E-Book-Beispiel werden Sie vermutlich mehrere Timeboxen für die Recherche brauchen, bevor Sie überhaupt mit der Gliederung anfangen. Wenn Sie diese Arbeit über mehrere Tage verteilen, können Sie Fortschritte machen, ohne das Gefühl zu haben, dass Sie nie fertig werden. Sobald Sie die Recherchephase abgeschlossen haben, erstellen Sie mehrere Timeboxen, um die Gliederung zu schreiben, zu überarbeiten und zu genehmigen. Teilen Sie die E-Book-Erstellung auch weiter in kleinere Aufgaben auf, und gönnen Sie sich zwischendurch auch einige Tage Auszeit, um Burnout zu vermeiden. Wenn Sie die Arbeit aufteilen, verkürzen Sie die zeitlichen Abläufe und das Erledigen dieser Aufgabe fällt Ihnen wesentlich leichter.

Mit diesen 7 Tipps können Sie Timeboxing für Ihre Arbeit nutzen

Wenn Sie Timeboxing nutzen wollen, um Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern oder Prokrastination zu reduzieren, beachten Sie die folgenden 7 Tipps für effektives Zeitmanagement.

1. Priorisieren Sie Timebox-Zeiten

An einem arbeitsreichen Tag würden Sie am liebsten Ihre Timeboxen umstellen, verschieben oder gar ganz löschen. Das sollten Sie nach Möglichkeit vermeiden. Stellen Sie sich Timeboxen als Besprechungstermine mit Ihnen selbst vor. Sie sind sich selbst gegenüber eine Verpflichtung eingegangen, eine bestimmte Aufgabe innerhalb einer vorgegebenen Zeit zu erledigen. Sie würden schließlich auch kein Meeting mit einem Mitarbeiter Ihres Teams in letzter Minute absagen, es sei denn, es ließe sich absolut nicht vermeiden. Ebenso sollte es sich auch mit Timeboxen verhalten.

2. Schaffen Sie Klarheit, indem Sie Ihre Zeit visualisieren

Timeboxing ist am effektivsten, wenn Sie es als Zeitfenster in Ihren Kalender eintragen und sich einen Überblick verschaffen, wie viel Zeit Sie für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung haben. Das hilft Ihnen, Ihren Zeitplan einzuhalten und Ihr Team weiß genau, zu welchen Zeiten Sie nicht verfügbar sind. Wenn Sie keine festen Arbeitszeiten in Ihren Kalender eintragen, könnte Ihr Team davon ausgehen, dass Sie jederzeit für ein Meeting oder Fragen zur Verfügung stehen.

3. Setzen Sie sich einen Timer

Unabhängig davon, ob Sie eine harte oder weiche Timebox nutzen: Setzen Sie sich einen Timer, sodass Sie wissen, wann die Zeit um ist. Vergessen Sie nicht: Wenn Sie eine Timebox erstellen, setzen Sie sich das Ziel, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen. Ein Timer hilft Ihnen, diese Zeitvorgabe exakt einzuhalten.

Wenn Sie sich einen Timer setzen, brauchen Sie sich keine Gedanken um Ihre Arbeitszeit zu machen. Ohne den ständigen Blick auf die Uhr und die Sorge, sich vielleicht zum nächsten Meeting zu verspäten, können Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.

Wenn Sie eine harte Timebox nutzen, gehen Sie zur nächsten Aufgabe über, wenn die Zeit um ist. Wenn Sie Ihre Arbeit noch nicht abgeschlossen haben, können Sie später eine andere Timebox dafür planen. Bei weichen Timeboxen sollten Sie den Timer als „Empfehlung“ verwenden, die Arbeit innerhalb der nächsten fünf bis zehn Minuten abzuschließen und zur nächsten Aufgabe überzugehen.

4. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen oder nutzen Sie den „Bitte nicht stören“-Modus

Timeboxen sind effektiv, weil sie Ihnen helfen, sich auf die Aufgabe vor Ihnen zu konzentrieren und einen Flow-Zustand zu erreichen. Allzu oft neigen wir dazu, uns ablenken zu lassen, sind weniger produktiv und die effektive, essenzielle Arbeit leidet. Daher sollten Sie bei der Arbeit in Ihrer Timebox Ablenkungen unbedingt vermeiden.

Indem Sie Benachrichtigungen stummschalten oder eine „Bitte nicht stören“-Funktion nutzen, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht gestört werden; gleichzeitig lassen Sie die anderen Teammitglieder wissen, dass Sie auf ihre Nachrichten reagieren, sobald es geht. Die meisten Tools erlauben Teammitgliedern, diese Einstellung im Notfall zu ignorieren. Also sind Sie natürlich nicht komplett von der Außenwelt abgeschnitten, sondern nur vor unterwünschten Benachrichtigungen geschützt, während Sie in Ihrer Timebox sind.

5. Machen Sie eine Pause zwischen Timeboxen

Wenn wir bei Asana über Produktivität sprechen, meinen wir nicht „so viel wie möglich arbeiten“. Auch bei Timeboxing ist das nicht das Ziel. Stattdessen sind Zeitmanagement-Strategien für uns Möglichkeiten, Ihre Effektivität zu steigern und mit Ihrer Arbeit die höchstmögliche Wirkung zu erzielen.

Genauso hat Timeboxing nicht zum Ziel, noch das letzte Quäntchen Produktivität aus Ihnen herauszukitzeln. Es bietet Ihnen vielmehr die Möglichkeit, Ihre Zeit bewusster und effektiver zu nutzen. Wie bei jeder Art von konzentrierter Arbeit sollten Sie auch bei Timeboxing kurze Pausen zwischendurch machen – Sie könnten sich etwas zu trinken holen oder sich zumindest einmal dehnen.

6. Halten Sie Ihre Arbeit in einem Arbeitsmanagement-Tool fest

Um eine Timebox zu erstellen, müssen Sie erst einmal wissen, woran Sie arbeiten müssen. Wenn Sie es noch nicht getan haben, setzen Sie eine To-do-Liste auf – in einem Projekt- oder Arbeitsmanagement-Tool wie Asana. Diese Tools helfen Ihnen, zu sehen, welche wichtigen Aufgaben anstehen, und was Sie am jeweiligen Arbeitstag erledigen müssen.

7. Fassen Sie ähnliche Aufgaben zusammen

Für effektives Timeboxing sollten Sie für die meisten Aufgaben oder Vorhaben separate Timeboxen erstellen. Aber selbst mit all den Vorteilen von Timeboxing erfordert es Zeit (und mentale Anstrengung), zwischen Aufgaben zu wechseln. Um das zu vermeiden, können sie ähnliche Aufgaben in aufeinanderfolgenden Timeboxen zusammenfassen. So bleiben Sie konzentriert bei der Sache, auch wenn Sie an unterschiedlichen Vorhaben arbeiten. Das Zusammenfassen von ähnlichen Aufgaben kann Ihnen helfen, sich zu konzentrieren und weiter im Flow zu arbeiten, selbst wenn Sie zur nächsten Timebox wechseln.

Wenn Sie zum Beispiel im Vertriebsteam arbeiten, müssen Sie vielleicht Pitch Decks und E-Mails für verschiedene potenzielle Kunden erstellen. Im Idealfall erstellen Sie Timeboxen für jede Aufgabe – aber versuchen Sie, Aufgaben für denselben Kunden in aufeinanderfolgenden Timeboxen zusammenzufassen. Wenn Sie zum Beispiel einen Pitch Deck und eine E-Mail für Firma A erstellen müssen, und einen Pitch Deck für Firma B, arbeiten Sie zuerst die beiden Aufgaben für Firma A in aufeinanderfolgenden Sitzungen ab, bevor Sie sich an die Arbeit für Firma B machen.

4 Möglichkeiten, Timeboxing in Ihrem Team zu nutzen

Timeboxing ist nicht nur ein effektives persönliches Produktivitätstool; es kann Ihnen auch dabei helfen, ein Team zu führen und zu steuern. Denken Sie daran, dass Timeboxen nicht der Bestrafung dienen sollen, sondern Ihrem Team eine Möglichkeit bieten, Arbeit besser zu organisieren und zu priorisieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Entscheiden Sie, warum Sie Timeboxing nutzen

Timeboxing kann ein tolles Management-Tool sein – aber stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Team wissen, warum und für welche Aufgaben Sie es nutzen. Probieren Sie Timeboxing als Team aus, um zu sehen, ob es zu Ihnen passt? Ist es eine neue Strategie, um einen Überblick darüber zu gewinnen, wieviel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen? Gibt es Produktivitätsprobleme, die Sie lösen wollen?

Nehmen Sie sich die Zeit, diese Fragen mit Ihrem Team zu besprechen. Planen Sie auch Raum für Fragen und Feedback ein, damit Ihre Timeboxing-Strategie das Gefühl verbesserter Produktivität vermittelt.

2. Erfassen Sie Teamaufgaben in einem Arbeitsmanagement-Tool

Um Timeboxing als Team so effektiv wie möglich zu nutzen, müssen Sie wissen, woran alle arbeiten, und wann diese Arbeit fällig ist. Mit einem Arbeitsmanagement-Tool haben Sie und Ihr Team eine zentrale Informationsquelle, um die Transparenz zu erhöhen und Team-Zusammenarbeit zu verbessern. Wenn Sie wissen, wer was bis wann erledigt, können Sie das Arbeitspensum besser einschätzen und Arbeit effektiver priorisieren.

3. Einigen Sie sich auf ein Zeitfenster für bestimmte Aufgaben

Wenn Sie Timeboxing mit Ihren Teammitgliedern nutzen, nehmen Sie sich die Zeit, sich während des nächsten Einzelgesprächs auf eine durchschnittliche Dauer für bestimmte Aufgaben zu einigen. Wenn Sie zum Beispiel in einem Entwickler-Team sind, sprechen Sie darüber, wie lange man für einen durchschnittlichen Bugfix braucht. Wenn Sie im Design-Team sind, einigen Sie sich auf Zeitrahmen für unterschiedliche Arten kreativer Arbeit.

Indem Sie zusammen diese Zeiten festlegen, geben Sie nicht zwingend vor, dass alles innerhalb genau dieser Zeit erledigt werden muss. Manchmal sind Aufgaben eben komplexer, und ihre Timeboxen sollten entsprechend länger sein. Aber ein Ausgangswert kann Ihnen und Ihrem Team helfen, Timeboxing so effektiv wie möglich zu nutzen. Nachdem Sie diese Erwartungen erst einmal vereinbart haben, können Sie nach Bedarf immer darauf zurückkommen und sie bei künftigen Einzelgesprächen anpassen.

4. Setzen Sie Timeboxen auch für Teampausen ein

Genauso wie beim persönlichen Timeboxing sollten Sie auch Ihr Team daran erinnern, Pausen einzulegen. Da Sie Timeboxen für Arbeit nutzen, kann es Sinn machen, sie auch für Auszeiten anzusetzen, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder Pausen einhalten. Sie machen so außerdem deutlich, dass Pausenzeiten ebenso wichtig sind wie die Arbeitszeit, und können so proaktiv Burnout oder übermäßige Arbeitsbelastung verhindern.

3 Möglichkeiten, Timeboxing für Besprechungen zu nutzen

Effektive Team-Besprechungen können eine tolle Option sein, um viel auf einmal zu schaffen. Aber allzu oft fehlt Besprechungen ein Fokus sowie klare Ziele. Die Teammitglieder behandeln nicht konkret das Thema Arbeitsplanung, sondern verlieren sich im Gespräch über unwichtige Dinge.

Damit Besprechungen effektiver werden, hilft es immer, ein Ziel und eine Tagesordnung zu haben. Aber Timeboxing kann Besprechungen noch besser machen, indem es Ihnen und Ihrem Team hilft, auf Kurs zu bleiben und alles abzudecken, was Sie ansprechen wollen. Und so geht es:

1. Sorgen Sie für Tagesordnungen mit spezifischen Themen und klaren Zeitrahmen

Die einfachste Möglichkeit, Timeboxing in Besprechungen einzusetzen, nutzen Sie vermutlich bereits: Das Erstellen einer Tagesordnung. Wenn Sie im Voraus eine Agenda festlegen, stellen Sie sicher, dass alle wissen, worum es in dem Meeting gehen soll. Mit einer Tagesordnung können Sie sicherstellen, dass Besprechungen die Zeit Ihres Teams effektiv nutzen, zu klaren Entscheidungen führen und die Arbeit voranbringen.

Um Timeboxing in einer Agenda zu nutzen, brauchen Sie nun nur noch eine Extrazeile für jeden TOP hinzuzufügen, in der steht, wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht. Es hilft auch, klarzustellen, ob es sich um harte oder weiche Timeboxen handelt. Und dann sollten Sie nicht vergessen, die Tagesordnung mit Ihrem Team zu teilen, bei Bedarf zusammen mit entsprechenden Unterlagen. So können alle vorbereitet ins Gespräch gehen. Sobald die Besprechung dann beginnt, teilen Sie die Agenda noch einmal oder zeigen Sie diese allen erneut, um die Diskussion auf Kurs zu halten.

2. Entscheiden Sie sich für eine harte oder weiche Timebox

Vergessen Sie nicht, in der Tagesordnung (und noch einmal am Anfang der Besprechung) zu sagen, ob Sie harte oder weiche Timeboxen nutzen. Wenn Sie den Teilnehmern von Anfang an die Limitationen erklären, vermeiden Sie Verwirrung während der Besprechung.

Wann sollte man weiche Timeboxen in einer Besprechung nutzen?

Wenn der Zeitplan bei Ihrer Besprechung nicht allzu eng ist, sollten Sie eher auf weiche Timeboxen zurückgreifen. So können Sie Teammitglieder wissen lassen, dass sie zum Ende kommen sollen, ohne ihnen direkt das Wort zu entziehen. Hier sind einige Beispiele für solche Besprechungen:

• Besprechungen mit dem gesamten Team

• Tägliche Standup-Meetings

• Projekt-Kickoff-Meetings

• Webinare

• Schulungen für neue Mitarbeiter

• Nutzertests

Beispiele für Besprechungen, für die sich harte Timeboxen besser eignen

Planen Sie die Nutzung von harten Timeboxen, wenn Ihre Tagesordnung voll ist und Sie diese auf jeden Fall abarbeiten müssen. Solche Besprechungen sind zum Beispiel:

• Design-Workshop oder -Besprechung

• Projektinitiierungs-Meetings

• Besprechungen mit dicht gepackten Tagesordnungen

• die Projektplanung

Wenn Sie die Besprechung moderieren, kann es schon mal unangenehm sein, harte Timeboxen zu setzen – niemand unterbricht gerne Vortragende oder Teammitglieder. Stellen Sie von Anfang an sicher, dass Ihr Team versteht, dass Sie eine harte Timebox nutzen; das kann das Unbehagen reduzieren. Es kann auch hilfreich sein, Ihr Team daran zu erinnern, warum Sie harte Timeboxen nutzen – zum Beispiel, um sicherzustellen, dass Sie jedes Thema der Tagesordnung abhandeln.

Beispiele für Meetings, in denen Timeboxen nicht sinnvoll sind

Nicht jedes Meeting ist ein Fall für Timeboxen; einige Besprechungen laufen ohne zeitliche Einschränkungen besser. Eine Tagesordnung sollten Sie immer im Voraus verschicken, auch wenn es nur eine grobe Gliederung der Themen ist – aber für Meetings wie die folgenden sollten Sie keine Timeboxen setzen:

• Arbeitssitzungen

• Einzelgespräche

• Teambuilding-Meetings

• Brainstorming-Meetings

3. Lassen Sie die Vortragenden wissen, dass die Timebox fast zu Ende ist

Egal, ob sie eine harte oder weiche Timebox nutzen: Vergessen Sie nicht, Teammitgliedern Bescheid zu geben, wenn ihre Zeit fast um ist. Sie können entscheiden, wie lange im Voraus Sie das machen, und ob Sie mehrere Zeichen geben. Natürlich wollen Sie die Diskussion nicht zu oft unterbrechen; probieren Sie unterschiedliche Optionen und Zeichen aus, um zu sehen, was für Sie gut funktioniert. Sie könnten zum Beispiel eine Minute vor Ende der Zeit einen Signalton abspielen oder Ihre linke Hand heben, wenn 30 Sekunden verbleiben. Wenn Ihr Team sich in einer Videokonferenz trifft, kann ein Kommentar im Chat hilfreich sein.

Die Vorteile von Timeboxing

Es gibt viele Möglichkeiten, Timeboxing für Ihre eigene Produktivität, für bessere Teamorientierung oder erfolgreichere Meetings zu nutzen. Am Ende steht aber immer die Frage: Sollten Sie Timeboxing nutzen?

Diese Zeitmanagement-Methode ist nicht für jedes Szenario ideal, aber Timeboxing kann Ihnen in vielen Situationen helfen.

• Gehen Sie bewusster an Ihre Arbeit heran. Um eine Timebox zu erstellen, müssen Sie Ihre Arbeit zuerst priorisieren und entscheiden, wie lange Sie für jede Aufgabe brauchen. Diese Überlegungen helfen Ihnen, darauf zu achten, wieviel Zeit Sie mit welcher Arbeit verbringen.

• Verbessern Sie Ihre Konzentration. Wenn Sie Zeit für diese Arbeiten vorsehen, sagen Sie Ihrem Gehirn damit auch, dass Sie wertvolle Zeit für konzentriertes Arbeiten aufwenden. Das kann Ihnen helfen, den Fokus auf die wichtige Arbeit zu richten und damit auch die Produktivität zu steigern.

• Multitasking reduzieren. In Wahrheit kann das menschliche Gehirn kein Multitasking. Wenn wir zwischen Aufgaben wechseln, muss es die Information für diese Aufgaben „neu laden“ – und das verbraucht wertvolle Zeit und Energie, selbst wenn Sie das nicht direkt bemerken. Wenn Sie Timeboxing nutzen, konzentrieren Sie sich auf eine einzelne spezielle Aufgabe (oder eine Gruppe verwandter Aufgaben) und springen nicht von Projekt zu Projekt.

• Motivation mithilfe von zielorientiertem Zeitmanagement verbessern. Wenn Sie eine Timebox erstellen, setzen Sie sich selbst ein Ziel: eine bestimmte Aufgabe innerhalb dieses definierten Zeitraums zu erledigen. Selbst, wenn Sie es nicht immer schaffen, kann ein Ziel immer noch motivierend sein, gerade wenn Sie sich nicht auf diese Aufgabe freuen.

• Einen kalkulierbaren Arbeitsplan festlegen. Timeboxing kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie Ihr Tag aussehen wird. Wenn Sie die Timeboxen in Ihrem Kalender markieren, sehen Sie sofort, wann welche Aufgaben erledigt sein werden. Das erspart unnötiges Rätselraten und Sie können Ihren Arbeitstag mit Zuversicht und einer klaren Übersicht starten.

• Perfektionismus reduzieren. Wenn Sie dazu neigen, erledigte Aufgaben erneut zu bearbeiten, kann Timeboxing Ihnen beim Loslassen helfen und Ihre Produktivität erhöhen. Denn beim Timeboxing ist Fortschritt wichtiger als Perfektion: Sobald die Timebox endet, müssen Sie zur nächsten Aufgabe voranschreiten, auch wenn die aktuelle noch nicht perfekt ist.

Die Nachteile von Timeboxing

Timeboxing hat viele Vorteile, aber diese Zeitmanagement-Strategie ist nicht für alle gleichermaßen geeignet. Hier sind die häufigsten Nachteile von Timeboxing – und wie Sie ihnen entgegenwirken.

Das Problem: Ich habe Mühe, meine Aufgabe innerhalb der Timebox zu erledigen.

Die Lösung: Am Anfang kann es Probleme geben, weil Sie einfach nicht genug Zeit für einzelne Aufgaben einplanen. Das ist in Ordnung und ein normaler Teil des Lernprozesses. Versuchen Sie es zuerst mit weichen Timeboxen, sodass Sie Aufgaben auch erledigen können, wenn Sie den Zeitaufwand unterschätzt haben. Je mehr Timeboxen Sie planen, desto besser werden Sie abschätzen können, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen.

Das Problem: Die Timeboxen sind zu kurz

Die Lösung: Unserer Meinung nach ist das eigentlich ein Vorteil. Wenn Sie Arbeit in Unteraufgaben aufteilen, wird der Zeitfaktor leichter nachvollziehbar. Wenn Ihr Team das Timeboxing gemeinsam organisiert, kann das Aufteilen einer großen Aufgabe in Unteraufgaben innerhalb Ihres Teams zu einem besseren Überblick führen, was bis wann zu erledigen ist. Sorgen Sie dafür, dass Sie Arbeit in einem Work-Management-System wie Asana nachverfolgen, sodass Sie nicht nur die Arbeit insgesamt, sondern auch ihre einzelnen Komponenten im Blick haben.

Das Problem: Das Timer-Signal unterbricht meinen Flow

Die Lösung: Der beste Teil des Timeboxings ist, wenn Sie in den Flow kommen; und natürlich kann es frustrierend sein, wenn der Timer läutet und Sie Aufgaben wechseln müssen. Deswegen empfehlen wir, ähnliche Aufgaben in aufeinanderfolgenden Timeboxen zusammenzufassen. Wenn Sie zum Beispiel einen Sales Pitch und eine E-Mail für denselben Kunden erstellen müssen, sollten Sie diese Timeboxen nacheinander abarbeiten, vielleicht mit einer kurzen Pause dazwischen. So können Sie nahtlos von einer Aufgabe zur nächsten übergehen.

Vergessen Sie nicht: Timeboxing ist ein Werkzeug, das Sie nutzen. Wenn die Arbeit gerade wirklich so gut läuft und Sie die Regeln etwas lockern wollen – tun Sie es. Nutzen Sie das Timebox-Framework als Ausgangspunkt für effektive Arbeit, wie auch immer diese für Sie aussieht.

Das Problem: Wegen Timeboxing arbeite ich zu hastig und die Qualität der Arbeit leidet

Die Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Timeboxen realistisch planen. Das Ziel von Zeitmanagement-Methoden wie Timeboxing ist es nicht, noch das letzte bisschen Produktivität herauszuholen. Das würde zu Burnout führen, nicht zum Erfolg. Stattdessen sollten Sie sichergehen, dass Sie realistisch einschätzen, wie lange Sie für Aufgaben brauchen, und auch die Pausen dazwischen nicht vergessen.

Wenn Sie Timeboxing mit Ihrem Team nutzen und sich dadurch gehetzt fühlen, besprechen Sie das Problem mit einem Teammitglied oder Ihrem Vorgesetzten. Würde es helfen, die Aufgabe in kleinere Komponenten aufzuteilen? Blockiert etwas Ihre produktive Arbeit? Timeboxing soll Ihnen helfen, besser zu arbeiten, und Sie nicht dazu zwingen, zu schnell zu sein. Wenn Sie herausfinden, was Sie stört, wird es nicht nur Ihr Zeitmanagement verbessern, sondern auch Ihre Arbeit insgesamt effektiver machen.

Das Problem: Ich habe all meine Timeboxen in meinen Kalender eingefügt, bin jedoch etwas überfordert

Die Lösung: Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagement-Strategie, die Ihnen helfen kann, wieder Herr über Ihren Kalender zu werden – diese Zeitmanagement-Strategie ist jedoch nicht für jeden geeignet. Das ist völlig in Ordnung. Wenn Sie sich ein wenig überfordert fühlen, versuchen Sie es mit einer anderen Zeitmanagement-Strategie, wie etwa Time Blocking.

Ähnlich wie Timeboxing kann Time Blocking Ihnen helfen, Ihre Zeit bewusster einzuteilen. Anstatt jedoch eine Start- und Endzeit für jede einzelne Aufgabe festzulegen, erstellen Sie Zeitblöcke, in denen Sie sich auf gleichartige Aufgaben konzentrieren können – zum Beispiel die Beantwortung Ihrer E-Mails oder die Fertigstellung Ihrer Design-Entwürfe. Wenn Ihnen diese Strategie eher zusagt, lesen Sie unseren Artikel zum Thema Time Blocking.

Zeit für Timeboxing

Wie andere Zeitmanagement-Methoden ist auch Timeboxing nur dann hilfreich, wenn es sich für Sie hilfreich anfühlt. Probieren Sie es aus oder testen Sie andere Zeitmanagement-Methoden, die Zeitblöcke verwenden – zum Beispiel die Pomodoro-Technik.

Egal, welche Zeitmanagement-Methode Sie nutzen: Vergessen Sie nicht, Ihre Arbeit in einem gemeinsamen Work-Management-System wie Asana nachzuverfolgen. Mit einer einzigen Informationsquelle können Sie die Transparenz erhöhen, Arbeit leicht in einzelne Unteraufgaben aufteilen und teamübergreifende Zusammenarbeit erleichtern.