So führen Sie eine effektive Sprint-Retrospektive durch

„Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten“. Dieses Zitat wird (fälschlicherweise) oft Albert Einstein zugeschrieben. Und auch wenn das Zitat wahrscheinlich aus einem völlig anderen Kontext hervorgegangen ist, gilt das gleiche Konzept auch für das Projektmanagement. Wenn etwas nicht so funktioniert, wie Sie es sich wünschen, wäre es verrückt, immer wieder das Gleiche zu tun.

Doch um Ihre Vorgehensweise zu verbessern, müssen Sie erst einmal die aktuelle Situation analysieren. Hier kommt die Sprint-Retrospektive ins Spiel.

Was ist eine Sprint-Retrospektive?

Eine Sprint-Retrospektive - kurz auch Retro genannt - ist ein Meeting im Rahmen des Agile-Frameworks, das am Ende jedes Sprints stattfindet. Während einer Sprint-Retrospektive analysieren die Teams, was gut gelaufen ist und was für den nächsten Sprint verbessert werden könnte.

Die Sprint-Retrospektive ist eines von vier wichtigen Events im Scrum Guide:

• Sprint Planning

• Daily Scrum

• Sprint Review

• Sprint-Retrospektive

In Scrum ist ein Sprint in der Regel eine zweiwöchige Arbeitsphase, an deren Ende bestimmte Ergebnisse erzielt werden. Mit einer in Phasen aufgeteilten Arbeitsweise können sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren, schneller arbeiten, ihren Prozess mit jedem weiteren Sprint verbessern und iterieren. Deshalb ist eine Sprint-Retrospektive ein wesentlicher Bestandteil von Scrum – sie gibt den Teams die Möglichkeit, ihren Sprint-Prozess zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern.

Sprint-Retrospektive vs. Sprint Review Meeting

Sprint Reviews finden ebenfalls am Ende des Sprints statt, doch dabei geht es nicht um die Verbesserung von Prozessen. Vielmehr ist es eine Gelegenheit für das Agile- oder Scrum-Team, die geleistete Arbeit zu präsentieren. Während eines Sprint Review Meetings stellt das Team in der Regel seine Leistungen anhand von Produktdemos vor, um die Ergebnisse für funktionsübergreifende Beteiligte zu visualisieren und verständlich zu machen.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich eine Sprint-Retrospektive (englisch: sprint retrospective) auf die Prozesse, die während des Sprints gut bzw. schlecht gelaufen sind. Bei diesem Meeting geht es weniger um bestimmte Ergebnisse, sondern um die Verbesserung der Workflows Ihres Teams während eines Sprints.

Für wen ist eine Sprint-Retrospektive interessant?

Wenn Ihr Team Scrum verwendet, sollten Sie am Ende eines jeden Sprints eine Retrospektive durchführen. Scrum ist die von Produkt- und Entwicklungsteams am häufigsten verwendete Agile-Methode. Allerdings kann jedes Team, das schnell entwickeln und iterieren möchte, von der Verwendung von Scrum und der Durchführung regelmäßiger Sprint-Retrospektiven profitieren.

Und selbst wenn Ihr Team nicht in Sprints arbeitet: Sie können jedes Mal, wenn Sie ein Projekt abschließen oder ein Ziel erreichen, Retrospektiven durchführen. Auf diese Weise lernen Sie aus Ihren Erfahrungen und können diese Erkenntnisse in Ihr nächstes Projekt einfließen lassen.

Wer nimmt an einer Sprint-Retrospektive teil?

An einer Sprint-Retrospektive sollten nur unmittelbare Teammitglieder teilnehmen, die während des vergangenen Sprints an Aufgaben gearbeitet haben. Dazu gehören der Scrum-Master (auch bekannt als Scrum Team Leader), der das Meeting moderiert, die einzelnen Teammitglieder und manchmal auch der Product Owner. In der Regel sollte jeder, der am täglichen Scrum bzw. Standup-Meeting teilnimmt, auch bei der Sprint-Retrospektive dabei sein.

Manager und andere Beteiligte, die nicht direkt zum Team gehören, nehmen normalerweise nicht an der Sprint-Retrospektive teil. Das liegt daran, dass es bei einer Sprint-Retrospektive eigentlich um das Produktteam geht – es ist eine Gelegenheit für jedes Teammitglied, Feedback zu geben und über Möglichkeiten nachzudenken, den Sprint-Prozess zu verbessern. Der eingeschränkte Teilnehmerkreis der Retrospektiv-Meetings hilft dem Produktteam, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren und Probleme offen anzusprechen.

Manager und funktionsübergreifende Beteiligte nehmen zwar nicht an Sprint-Retrospektiven teil, wohl aber an Sprint Review Meetings.

Warum sind Sprint-Retrospektiven wichtig?

Kontinuierliche Verbesserung ist ein Kernprinzip des Scrum-Frameworks. Deshalb ist in jedem Sprint eine Retrospektive fest eingeplant – so hat das Scrum-Team immer die Möglichkeit, seine Erkenntnisse festzuhalten und in den nächsten Sprint einfließen zu lassen. Auf diese Weise wird jeder einzelne Sprint zum Lernzyklus für das Teams, das damit seine Sprint-Planung verbessern kann.

Eine Sprint-Retrospektive hilft Ihrem Team bei Folgendem:

• Gute Prozesse anerkennen (und fortsetzen). Sie könnten eine Sprint-Retrospektive zum Beispiel nutzen, um die proaktive Kommunikation Ihres Teams zu würdigen und zu unterstützen, wenn Aufgaben länger als erwartet gedauert haben. Positives Feedback schafft nicht nur Klarheit über die zukünftige Vorgehensweise – es motiviert Ihr Team auch und reduziert die negativen Auswirkungen von Stress.

• Verbesserungspotenzial identifizieren. Ihr Team könnte zum Beispiel eine alternative Einschätzung der Bearbeitungszeit einzelner Aufgaben vorschlagen. Oder Sie könnten Ihren Prozess für das Backlog Refining verbessern, um sicherzustellen, dass ähnliche Aufgaben zusammengefasst werden. Es ist wichtig, Ideen zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu entwickeln – denn ohne konstruktives Feedback können Sie und Ihr Team sich nicht verbessern.

• Erstellen Sie einen Plan, um Verbesserungen am Sprint-Planungsprozess umzusetzen. Verbesserungen vorzuschlagen ist eine Sache, sie auch umzusetzen eine ganz andere. Während einer Sprint-Retrospektive beschließt das gesamte Scrum-Team konkrete Maßnahmen, die in den nächsten Sprint übernommen werden sollen. Sie könnten zum Beispiel entscheiden, ein Punktesystem einzuführen, um den Zeitaufwand für jede Aufgabe zu schätzen. Erstellen Sie Aktionspunkte, um die Verantwortlichkeiten Ihres Teams (sowie Ihre eigenen) für die Umsetzung von Verbesserungen des Sprint-Prozesses festzuhalten und die eigentliche Implementierung nachzuverfolgen.

Wie verläuft eine Sprint-Retrospektive?

Sprint-Retrospektiven lassen sich auf ganz unterschiedliche Weise durchführen. Mit der Zeit werden Sie lernen, was für Ihr Team am besten funktioniert, und können Ihre Tagesordnung für die Sprint-Retrospektive entsprechend anpassen und optimieren. Wenn Sie eine Standardvorlage für die Tagesordnung erstellen, können Sie diese leicht mit Ihrem Team teilen und im Voraus Feedback einholen. So stellen Sie sicher, dass alle bestmöglich auf die Diskussion vorbereitet sind.

Aber zu Beginn sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Tagesordnung diese grundlegenden Schritte umfasst:

1. Das Ziel des Meetings festlegen

Legen Sie das Ziel der Retros im Voraus fest, damit sich Ihr Team auf die anstehende Aufgabe konzentrieren kann. So stellen Sie auch sicher, dass alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Nehmen Sie sich dazu etwas Zeit und überlegen Sie, was eine Sprint-Retrospektive für Ihr Team bedeutet; dann können Sie sich bei jedem Meeting an diesem grundlegenden Ziel orientieren. Das Ziel Ihres Teams könnte zum Beispiel darin bestehen, offenes und konstruktives Feedback zu geben, um den Sprintplanungsprozess zu verbessern, statt einen Schuldigen für Dinge zu suchen, die schief gelaufen sind.

2. Team-Feedback sammeln

Ihr Team ist die beste Informationsquelle für die Verbesserung Ihres Sprint-Prozesses. Die Teammitglieder erledigen die tägliche Arbeit, und ihr Beitrag ist deswegen entscheidend für den reibungslosen Ablauf Ihres Sprints. Außerdem: Wenn Sie direktes Feedback von Ihrem Team einholen, können Sie sicherstellen, dass der Sprint-Prozess den individuellen Arbeitsweisen und Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht wird.

Schicken Sie diese Fragen 1-2 Tage vor Ihrer Sprint-Retrospektive an jedes Teammitglied, damit das Team noch vor dem Meeting ein Brainstorming durchführen und Feedback geben kann.

• Was hat während des letzten Sprints gut funktioniert?

• Was hat nicht gut funktioniert?

• Was haben wir gelernt?

• Was sollten wir nächstes Mal anders machen?

Der Einfachheit halber können Sie diese Fragen zusammen mit der Tagesordnung verteilen (die Sie ja auch im Voraus versenden). Und wenn Sie sich für ein Projektmanagement-Tool wie Asana entscheiden, können Sie noch weitere Optimierungen vornehmen. Beispielsweise können Sie mit einer Vorlage für die Sprint-Retrospektive sowohl Ihre Tagesordnung als auch das Feedback Ihres Teams an einem Ort mit Ihren Mitarbeitern teilen.

Einige Scrum-Teams verwenden einen vereinfachten Ansatz zum Sammeln von Feedback, die sogenannte Start-Stop-Continue-Methode. Bei diesem Ansatz identifiziert jedes Teammitglied Dinge, mit denen das Team beginnen, aufhören und weitermachen sollte.

3. Erkenntnisse gewinnen

Nun haben Sie asynchron Daten von Ihrem Team gesammelt und können während der eigentlichen Retrospektive Muster und Gemeinsamkeiten erkennen. Dabei kann es sich um gemeinsame Probleme mehrerer Teammitglieder handeln, um wichtige Erkenntnisse, die Sie auf künftige Sprints übertragen können, oder um Praktiken aus dem vorangegangenen Sprint, die sich für das Team bewährt haben. Das Erkennen von Mustern hilft Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen und zu entscheiden, welche Aktionspunkte sich Ihr Team für den nächsten Sprint vornehmen sollte. Wenn zum Beispiel mehrere Teammitglieder anmerken, dass sie keine ausreichenden Informationen zur Erledigung von Aufgaben hatten, sollten Sie dies mit einem Aktionspunkt bereinigen.

Versuchen Sie nach Möglichkeit, während der Retrospektive Ihren Bildschirm mit Ihrem gesamten Team zu teilen oder an einem gemeinsamen Dokument zu arbeiten. So können alle sehen, wenn Sie sich Notizen machen, Aktionspunkte festhalten und das Feedback jedes Einzelnen ernst nehmen. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Motivation zu erhöhen und Gespräche in umsetzbare Arbeitsschritte umzuwandeln – vor allem, wenn Sie zum ersten Mal eine Retrospektive durchführen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie während Ihres Meetings Feedback sammeln und visualisieren können. Dieses Kanban-Board enthält eine Tagesordnung für das Meeting sowie Spalten, um Fragen und verschiedene Kategorien von Feedback zu dokumentieren.

4. Aktionspunkte erstellen

Jetzt ist es an der Zeit, Aktionspunkte zu erstellen, um die häufigsten Probleme zu lösen. Aktionspunkte sind konkrete nächste Schritte mit klaren Fristen und verantwortlichen Personen – so können Sie und Ihr Team dafür sorgen, dass diese nächsten Schritte auch erledigt werden. Die Formulierung von Aktionspunkten während Ihrer Sprint-Retrospektive schafft Klarheit darüber, wer was wann tut. Außerdem hilft es Ihrem Team zu verstehen, warum jeder Aktionspunkt für den Erfolg der Gruppe wichtig ist.

Um bei obigem Beispiel zu bleiben: Wenn mehrere Teammitglieder der Meinung sind, dass sie nicht genügend Informationen zur Erledigung ihrer Aufgaben hatten, könnten Sie einen Aktionspunkt erstellen, der Raum für weitere Kritikpunkte ihrer Mitarbeiter während des Backlog Refinements eines Sprints bietet.

5. Das Meeting abschließen

Nehmen Sie sich am Ende Ihrer Sprint-Retrospektive ein paar Minuten Zeit für den Abschluss Ihres Meetings. Fassen Sie den Verlauf kurz zusammen, bedanken Sie sich bei allen für ihre Teilnahme und erklären Sie, wie Sie die Aktionspunkte mit der Gruppe teilen werden. Der formale Abschluss Ihrer Retrospektive zeigt, dass Sie die Zeit und die Beiträge Ihres Teams zu schätzen wissen. Außerdem stellen Sie so sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, was das weitere Vorgehen angeht.

Häufige Probleme bei Sprint-Retrospektiven – mit Lösungen

Sprint-Retrospektiven können sich als schwierig herausstellen, gerade wenn Sie zum ersten Mal ein solches Meeting planen. Hier finden Sie einige häufige Fallstricke, auf die Sie achten sollten – und Lösungen, um sie zu umgehen.

Nicht genug Zeit?

Bei Sprint-Retrospektiven gibt es eine Menge zu besprechen, sodass diese Meetings oft viel länger dauern als vorgesehen. Glücklicherweise können Sie Ihre Retrospektive mit ein paar einfachen Lösungen auf Kurs halten:

• Erstellen Sie im Voraus eine Tagesordnung und teilen Sie diese mit den Teilnehmern. Die Erstellung einer klaren Tagesordnung ist eine der besten Möglichkeiten, ein Meeting effizient zu gestalten. Ihre Tagesordnung sollte eine Liste der zu besprechenden Themen sowie die für jedes Thema vorgesehene Zeit enthalten. So können Sie sich besser auf das entsprechende Thema konzentrieren, rechtzeitig zum nächsten Thema übergehen und sicherstellen, dass Sie alle Punkte auf der Tagesordnung besprechen. Wenn Sie Ihre Tagesordnung im Voraus bekanntgeben, sparen Sie außerdem Zeit, da die Teammitglieder so besser vorbereitet sind und sich direkt einbringen können.

• Überlegen Sie, wie lange Ihr Meeting dauern soll. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um alle Punkte auf Ihrer Tagesordnung abzuarbeiten. Die Länge Ihrer Sprint-Retrospektive kann in Abhängigkeit von den Umständen variieren. Als Faustregel sollten Sie für einen einwöchigen Sprint 45 Minuten, für einen zweiwöchigen Sprint 1,5 Stunden und für einen einmonatigen Sprint drei Stunden einplanen. Planen Sie bei längeren Sitzungen die Sprint-Retrospektive in Form von Zeitblöcken. Nach einer Timebox sollte dann immer eine Pause eingelegt werden, auch bei virtuellen Meetings. Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass es schwierig ist, sich bei einem Videogespräch länger als 30 Minuten am Stück zu konzentrieren.

Zu wenig Beteiligung?

Es ist schwierig, Feedback zu geben – besonders dann, wenn sich Teammitglieder nicht wohl dabei fühlen, ihre Probleme mitzuteilen oder das Gefühl haben, dass ihr Beitrag nicht geschätzt wird. Aber Sie brauchen konstruktives Feedback von Ihrem Team, wenn Sie Ihren Sprint-Prozess verbessern wollen. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Beteiligung fördern und sicherstellen können, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, erfolgreich mitzuarbeiten:

• Verschicken Sie im Voraus Denkanstöße, damit die Teammitglieder entsprechende Ideen schon vorab entwickeln können. Für viele Menschen kann es schwierig sein, spontan eine Idee vor einem Publikum vorzutragen. Statt schwierige Fragen zum ersten Mal in Ihrer Retrospektive zu stellen, sollten Sie mindestens ein paar Tage im Voraus eine Liste mit Anregungen verschicken. Dazu können Fragen gehören wie: „Was ist gut gelaufen?“, „Was ist nicht gut gelaufen?“ und „Was sollte das Team beim nächsten Mal anders machen?“

• Brechen Sie das Eis. Beginnen Sie mit einer Frage, die das Eis bricht, um eine lockere und kooperative Atmosphäre für Ihr Meeting zu schaffen. Beliebte Fragen sind z. B. „Welche Gameshow könnten Sie gewinnen?“, „Wenn Sie eine Kartoffel wären, wie würden Sie gerne zubereitet werden?“ und „Wenn Sie dem CEO jetzt ein Emoji mailen müssten, welches wäre es?“.

• Zeigen Sie Dankbarkeit. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team Feedback gibt, müssen Sie einen sicheren Raum dafür schaffen und zeigen, wie wichtig Ihnen die Erfahrungen und Beiträge Ihrer Mitarbeiter sind. Das bedeutet, dass Sie Teammitgliedern, die sich zu Wort melden, aktiv zuhören und ihren Beitrag dokumentieren sollten. Und vergessen Sie nicht, Ihren Teammitgliedern aufrichtig für ihre Beiträge zu danken – vor allem, wenn ihr Feedback konstruktiv ist. Konstruktives Feedback zu geben, ist schwierig, aber es ist auch ein entscheidender Beitrag zur Verbesserung Ihres Sprint-Prozesses.

Welche Schritte sind als nächstes erforderlich?

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie verbringen Stunden damit, konstruktives Feedback zu geben und zu sammeln, Sie schließen Ihre Sprint-Retrospektive ab, und dann... passiert nichts. Keine Folgemaßnahmen, keine Aktionspunkte, nichts ändert sich. Uff.

Um dieses schmerzhafte Szenario zu vermeiden, sollten Sie die Erkenntnisse, die Sie während Ihrer Sprint-Retrospektive gesammelt haben, unbedingt dokumentieren und weiterverfolgen. Und so geht es:

• Machen Sie sich Notizen und teilen Sie nach Möglichkeit Ihren Bildschirm. Der Scrum-Master oder Produktmanager ist der Moderator des Meetings und sollte sich während der Sprint-Retrospektive Notizen machen. So können sich die Teammitglieder auf Ihr Feedback konzentrieren. Besprechungsnotizen sind wichtig, damit Sie sich an wichtige Punkte und Aktionen erinnern können, die Sie nachbereiten müssen. Es gibt zwar unterschiedliche Methoden zur Dokumentation, aber die wichtigsten Inhalte, die Sie festhalten sollten, sind für jedes Meeting gleich: die besprochenen Themen, die wichtigsten Entscheidungen und die Aktionspunkte.

• Nutzen Sie Aktionspunkte. Die Festlegung konkreter Aktionspunkte ist die beste Methode, um das Feedback weiterzuverfolgen und den Zweck einer Sprint-Retrospektive zu erfüllen – nämlich, Ihren Sprint-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Gute Aktionspunkte definieren eine verantwortliche Person, eine Frist und eine Beschreibung, die ein Verb enthält, sodass unmissverständlich klar ist, was getan werden muss. Ein Beispiel: „Vor dem Backlog Refinement den Kontext der Aufgabe von wichtigen Beteiligten einholen“ ist viel klarer als „Mehr Kontext für die Aufgabe“.

• Machen Sie Informationen zugänglich. Notizen und Aktionspunkte sind großartig, aber wenn Sie Ihrem Team keinen Zugriff darauf gewähren können, bringen sie nicht viel. Statt Dokumente und E-Mails weiterzugeben, die leicht vergessen oder übersehen werden können, sollten Sie Ihre Sprint-Retrospektive mit einem Projektmanagement-Tool wie Asana organisieren. Auf diese Weise können Sie die Tagesordnung Ihres Meetings teilen, Notizen in Echtzeit machen und Aktionspunkte zuweisen – alles an einem Ort. Und wenn Sie Asana auch für die Koordinierung Ihres Sprints verwenden, muss Ihr Team nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Sprint zum Ziel

Sprint-Retrospektiven sind unverzichtbar, um Ihren Sprint-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Schauen Sie sich für Ihre nächste Sitzung unsere kostenlose Vorlage für Sprint-Retrospektiven an. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Sie keinen wichtigen Schritt übersehen – und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihr Team während des gesamten Prozesses der Scrum-Retrospektive mühelos zusammenarbeiten kann.