Was ist eine Wertstromanalyse?

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einem sehr unordentlichen Kleiderschrank. Wie würden Sie vorgehen, wenn Sie diesen ordnen wollten? Es empfiehlt sich, zuerst den Inhalt auszuräumen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was sich im Schrank befindet und wie die Kleidung sortiert werden kann.

Das Gleiche gilt für den eigenen Arbeitsablauf: Nur wenn alle Einzelheiten vor einem ausgebreitet liegen, fallen Schwachstellen auf, die man vorher nicht wahrgenommen hat. Und genau an dieser Stelle kommt die Wertstromanalyse ins Spiel.

Was ist eine Wertstromanalyse?

Bei der Wertstromanalyse handelt es sich um ein Flussdiagramm zur Darstellung und Bewertung von Produktions- oder Dienstleistungsprozessen. Diese Methode gehört zu den wichtigsten Bausteinen des Lean Project Management, einer agilen Arbeitsmethodik, die dafür eingesetzt wird, Verschwendungspotenziale zu eliminieren und so den Mehrwert für den Kunden zu steigern.

Eine Wertstromanalyse besteht aus vier Schritten:

1. Ist-Prozess erfassen

2. Schwachstellen finden und eliminieren

3. Soll-Prozess darstellen

4. Soll-Prozess implementieren

Folgende Bereiche könnten in einem Wertstromdiagramm als verbesserungswürdig identifiziert werden:

• Prozessablauf

• Durchlauf- und Prozessdauer

• Zuverlässigkeit der Betriebsmittel

• Rohstoffe/Lagerbestände

Sollten Sie in Ihrem Produktionsablauf Verschwendungspotenziale entdecken, z. B. Überproduktion, Missmanagement oder Projektfehler, haben Sie nun die Gelegenheit, diese Engpässe zu beseitigen, damit der Prozess wie geplant weiterläuft.

Anwendungsfälle für Wertstromanalysen

Eine gute Wertstromanalyse kann das Geschäftsmodell eines Unternehmens erheblich verbessern. Aber bevor Sie viel Zeit und Geld in diese Methode investieren, sollten Sie überlegen, ob sie diese gerade wirklich benötigen. Auf jeden Fall empfiehlt sich die die Wertstromanalyse für die folgenden Aufgaben:

• Einen Arbeitsprozess von Anfang bis Ende verbessern

• Angestaute Lagerbestände in einem Prozess identifizieren

• Möglichkeiten zur Prozessoptimierung finden

• Die Komplexität eines Prozesses verstehen

• Die IT-Systeme eines Prozesses nachvollziehen

• Die Wirksamkeit des Kundendienstes evaluieren

• Den Zustand von Prozessen grafisch darstellen

• Prozesse aus strategischer Sicht überprüfen

Offensichtlich können in einem Wertstromdiagramm viele Aspekte eines Arbeitsprozesses analysiert und optimiert werden. Bei Problemen jedoch, die weder den Informations-, Produktions- noch den Zeitfluss betreffen, dürfte ein solches Diagramm kaum Sinn ergeben.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Wertstromdiagramms

Die klassische Wertstromanalyse erfolgt in vier Grundschritten, aber der Prozess lässt sich viel besser vorbereiten, wenn man ihn auf neun Schritte ausweitet. Die ersten fünf Schritte beschäftigen sich mit der Projektplanung. Ein Projektplan bietet Ihnen einen besseren Überblick und ausgiebigere Optimierungsmöglichkeiten des Workflows. Mit dieser Grundlage erhalten Sie alle erforderlichen Hintergrundinformationen, die Sie anschließend für die Durchführung der vier grundlegenden Schritte der Wertstromanalyse benötigen.

1. Das Problem identifizieren

Zwar dient die Wertstromanalyse vor Allem der regelmäßigen Optimierung von Arbeitsabläufen, aber sie lässt sich auch einsetzen, um ein bereits bekanntes Problem innerhalb des Teams oder mit einem Kunden zu lösen. Wenn das Problem, wie z. B. ein Lieferengpass an einen Kunden, bereits erkannt wurde, aber noch keine Lösung vorliegt, kann die Wertstromanalyse dazu dienen, gemeinsam mit dem Team nach Lösungen zu suchen.

Tipp: Für ein Einstieg empfehlen wir ein Brainstorming mit dem Team, um Fragen zu stellen und sowohl interne als auch externe Schwachstellen zu ermitteln. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Kunden und Ihrer Teammitglieder, um diese Problempunkte in ihrer Gesamtheit zu verstehen.

2. Ein Team zusammenstellen

Es bedarf eines zielstrebigen und engagierten Teams, um den Wertstrom abzubilden, ihn umfassend zu analysieren und Verbesserungen im Produktionsprozess zu implementieren. Dafür empfiehlt es sich, ein interdisziplinäres Team aus Vertrieb, Marketing, Produktion, Kundenservice usw. zusammenzustellen. Die verschiedenen Kompetenzen und Perspektiven der einzelnen Mitglieder werden bei der Optimierung der Prozesslaufzeiten und Kundenzufriedenheit von großem Nutzen sein. Welche Fachbereiche in dem VSM-Team vertreten sein sollten, hängt ganz von der Problemstellung ab und sollte mit Bedacht entschieden werden.

Tipp: Um interne Problembereiche sichtbarer zu machen, sollten sowohl Führungskräfte als auch einfache Angestellte zum VSM-Team gehören. Wenn der Blick von außen für die Problemstellung benötigt wird, sollten auch Dienstleister oder andere Stakeholder in die Gruppe eingeladen werden.

3. Den Projektumfang bestimmen

Eine Wertstromanalyse stellt ein eigenständiges Projekt dar, d. h. der Umfang des Projekts muss bestimmt werden. Ohne einen klar definierten Projektumfang wissen Sie nicht, wie viele Arbeitsabläufe abgebildet werden müssen und wie im späteren Verlauf Verschwendungspotentiale identifiziert und beseitigt werden können.

Tipp: Die Wertstromanalyse sollte immer nur für ein Produkt verwendet werden. Legen Sie auch von Fall zu Fall fest, ob der gesamte Produktlebenszyklus oder nur bestimmte Prozessschritte abgebildet werden sollen. Handelt es sich z. B. um die Herstellung einer Software, kann der Prozess von der ursprünglichen Funktionsanfrage bis zum Versand an den Kunden abgebildet werden.

4. Den Wertstrom grafisch darstellen

Sobald Sie den Umfang für Ihre Wertstromanalyse ermittelt haben, können Sie diese in einer Grafik zusammenfassen. Visualisieren Sie den Prozess mithilfe der Symbole und Bezeichnungen (siehe unten), und zeigen Sie auf, wie der Informationsfluss zwischen den einzelnen Arbeitsschritten verläuft. Soll z. B. Ihr gesamter Produktionsprozess abgebildet werden, ist ein Kreisdiagramm angebracht. Die letzte Stufe des Produktionsprozesses führt zurück zum ersten Prozessschritt.

Tipp: Wenn Sie Zweifel haben, mit welchem Schritt Sie beginnen sollten, bietet sich dasjenige Teammitglied an, das für den Freigabeprozess zwischen Kunden und Lieferanten zuständig ist. Widmen Sie den oberen Teil Ihres Diagramms dem Informationsfluss, den mittleren Teil dem Produktfluss und den unteren Teil dem Zeitfluss.

5. Projektdaten und Kennzahlen hinzufügen

Der nächste Schritt besteht darin, die Grafik um relevante Kennzahlen zu ergänzen, damit die Analyse tatsächlich aussagekräftige Erkenntnisse hervorbringt. Zwar liefert schon die Grafik an sich wichtige Informationen, z. B. über den Produktionsprozess oder Informationsfluss des Unternehmens. In Kombination mit Datenfeldern können jedoch zusätzliche Angaben zur Dauer, Quantität und Qualität zwischen allen Prozessschritten verglichen werden.

Folgende Datenfelder eignen sich für ein Diagramm:

• Lagerbestand für jeden Schritt

• Zykluszeit pro Einheit

• Übergangszeit

• Erforderliche Teamgröße für die Durchführung der einzelnen Schritte

• Anzahl der ausgemusterten Produkte

• Stückzahl in jeder Verarbeitungscharge

• Taktzeit (die max. Zeit, in der Produkte hergestellt werden müssen, um die Nachfrage zu bedienen)

Tipp: Die Datenfelder unterscheiden sich je nach Branche, dem jeweiligen Prozess, der bewertet werden soll und der zu lösenden Problemstellung. Die meisten Datenfelder lassen sich in diese drei Kategorien einordnen:

• Angaben zu Administration und Kundenservice

• Angaben zu Produktion und Verkauf

• Angaben zu Zulieferern oder externen Dienstleistern

6. Eine Zeitachse anlegen

Kein Produktionsprozess kommt ohne einen klar definierten Zeitplan aus und jede Verzögerung kann den gesamten Workflow aus dem Gleichgewicht bringen. Das untere Drittel eines Wertstromdiagramms sollte dem Zeitablauf gewidmet werden, wofür sich eine Zeitleiste mit zwei Ebenen je für die Durchlauf- und Zykluszeiten eignet. Anhand dieser Zeitleiste können Sie besser einschätzen, ob Ihre Durchlauf- und Zykluszeiten eingehalten werden.

• Die Durchlaufzeit ist die Gesamtzeit, die Ihr Team für die Erledigung einer Aufgabe benötigt, und zwar ab dem Zeitpunkt, an dem die Aufgabe zum ersten Mal in Ihren Arbeitsablauf eintritt. Die Durchlaufzeit umfasst alle operativen Prozesse, die zur eigentlichen Produktionsphase führen.

• Zykluszeit ist der Teil Ihrer gesamten Durchlaufzeit, wenn Sie die Aufgabe tatsächlich fertigstellen. Diese Zeit wird auch als Wertschöpfungszeit bezeichnet.

Zur Berechnung der Durchlaufzeit wird der vor jedem Prozessschritt verfügbare Produktbestand ermittelt und durch die Kundennachfrage nach dem Produkt dividiert. Wenn Sie beispielsweise vor der Lieferung vier Einheiten eines Produkts zur Verfügung haben und die Kundennachfrage nach diesem Produkt zwei Einheiten pro Tag beträgt, beläuft sich Ihre Durchlaufzeit auf zwei Tage.

Tipp: Die Durchlaufzeit ist eng mit der Bestandsverwaltung und der Kundenzufriedenheit verknüpft. Ist die Durchlaufzeit zu lang, lässt sich nur schwer vorhersagen, wann der Bestand wieder aufgefüllt werden muss. Anhand eines Wertstromdiagramms kann die Durchlaufzeit rechtzeitig optimiert werden, bevor es zu einem Lieferrückstand kommt.

7. Den Ist-Zustand des Prozesses analysieren

Sie werden höchstwahrscheinlich schon bei der Erstellung des Diagramms einige Bereiche entdecken, die einer Optimierung bedürfen. Um den Ist-Zustand des Prozesses vollständig zu erfassen, sollten noch alle relevanten Projektdaten eingefügt werden, um Verschwendungsbereiche sichtbarer zu machen.

Und obwohl die Verschwendungsbereiche ganz offensichtlich zu sein scheinen, empfiehlt es sich, genügend Zeit für die Analyse des Diagramms einzuplanen. Zu den typischen Verschwendungsarten im Lean Management gehören:

• Überproduktion (unnötige Funktionen)

• Lagerbestände (fehlerhafter Umgang mit Auftragsrückständen)

• Unnötige „Bewegung“ (Aufgabenwechsel)

• Defekte (technische „Schulden“)

• Überbearbeitung (kostenintensive Tools)

• Wartezeiten

• Unnötiger Transport

• Dezentrale Teams

Tipp: Am besten lässt sich das Wertstromdiagramm mithilfe des Kaizen-Verfahren analysieren, und zwar in allen identifizierten Verschwendungsbereichen. Das Wort Kaizen setzt sich aus zwei japanischen Wörtern zusammen: kai bedeutet „Veränderung“, und zen bedeutet „zum Besseren“. Die Kombination dieser beiden Wörter steht für die Idee der kontinuierlichen Verbesserung. Anhand der Techniken von Kaizen (Burst, Blitz oder Event) können wertsteigernde Ideen für den Soll-Zustand des Prozesses generiert werden.

8. Ein neues Diagramm entwerfen

Nun kann das Diagramm für den Soll-Zustand des Prozesses gezeichnet werden. Dieses Diagramm ähnelt dem aktuellen Diagramm, beinhaltet aber auch Kaizen-Elemente für verbesserungsbedürftige Bereiche. Mithilfe einer Kanban-Software kann ein Pull-Verfahren implementiert (oder Ressourcen nur bei Bedarf abgerufen) und der Informationsfluss verbessert werden.

Die jeweiligen Symbole, die für den Soll-Zustand eingesetzt werden, hängen natürlich vom jeweiligen Prozess ab. In der untenstehenden Wertstrom-Symbolkarte finden Sie eine Übersicht für einige wichtige Elemente:

• „Supermarkt“-Kanban: Ein Kanban-Bestandsposten, an dem die Kunden den benötigten Bestand erhalten, sobald der Lieferant ihn wieder auffüllt.

• Produktions-Kanban: Zeigt an, dass ein Produkt benötigt wird, um Teile für einen nachgelagerten Prozess zu liefern.

• Materialentnahme-Kanban: Weist eine Lademaschine an, Teile aus einem Supermarkt zu einem Empfängerprozess zu bringen.

• Signal-Kanban: Wird verwendet, wenn der Lagerbestand in einem Supermarkt niedrig ist, und signalisiert die Produktion einer bestimmten Anzahl von Teilen.

• Kanban-Post: Kennzeichnet eine Stelle, an der Kanban-Signale gesammelt werden, typischerweise in der Nähe eines Supermarkts.

• Material-Pull: Steht für die Entnahme von Lagerbeständen von Supermärkten.

• Sequenzierter Pull: Auftrag an das zuständige Team, ein Produkt nur auf Anfrage zu produzieren, um somit die Lagerung von Beständen im Supermarkt zwischen den Prozessen zu vermeiden.

Tipp: In der untenstehenden Grafik sehen Sie, wie die einzelnen Wertstromsymbole aussehen. Platzieren Sie diese so, wie Ihr Soll-Zustandsplan es erfordert. Das Ziel Ihres zukünftigen Wertstromdiagramms ist es, den Materialfluss zu vereinfachen. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Ihr Soll-Diagramm aufgrund der hinzugefügten Symbole überladener aussieht als Ihr Ist-Diagramm.

9. Das neue Diagramm implementieren

Der letzte Schritt besteht darin, die Lösungsansätze aus dem Soll-Diagramm in den Arbeitsprozess zu implementieren. Spätestens an dieser Stelle zahlt sich die Wertstromanalyse erkennbar aus.

Genauso wie beim chaotischen Kleiderschrank fühlt es sich anfangs etwas überwältigend an, die ganzen Einzelteile zu sortieren. Aber schon nach kurzer Zeit – wenn sich der neue, hilfreiche Platz im Schrank bzw. Prozess erkennbar macht – werden Sie den Sinn des Projektes erkennen. Und auch wenn die Suche nach Verschwendungspotenzialen und schlankeren Lösungen eine Herausforderung darstellt, lohnt es sich stets, das Ziel vor Augen zu haben: ein effizienterer Arbeitsablauf und zufriedenere Kunden.

Symbole für Wertstromdiagramme

Die nachstehenden Symbole repräsentieren Informationsflüsse, Arbeitsaktivitäten und Bereiche, die in einem Prozess verbessert werden müssen. In einer VSM-Software würden Ihnen eine Reihe dieser Symbole zur Verfügung stehen.

Beispiel für ein Wertstromdiagramm

Unten sehen Sie ein Beispiel für ein Wertstromdiagramm für eine Abbildung des Soll-Zustandes. Dieses Diagramm skizziert den Prozess eines Produkts oder einer Dienstleistung vom Lieferanten über die interne Produktionskette bis hin zum Kunden.

Das Wertstromdiagramm hat seinen Ausgangspunkt im oberen Zentrum, bei dem Teammitglied, das für die Produktionskontrolle zuständig ist. Diese Person genehmigt Anfragen oder Bestellungen von Kunden und leitet diese an den Lieferanten weiter. In diesem Beispiel verläuft der Wertstrom kreisförmig, weil die Kundennachfrage sowohl die Liefer- als auch die Produktionskette beeinflusst.

Wertstromdiagramme für effiziente Arbeitsabläufe

Wenn Sie eine kontinuierliche Verbesserung anstreben, sollten Sie Ihre Prozesse regelmäßig auf Vordermann bringen, so wie Sie es auch bei Ihnen zu Hause tun würden. Zwar kann sich VSM manchmal etwas mühsam anfühlen, aber das Ergebnis kann sich jedes Mal aufs Neue sehen lassen: effizientere Arbeitsabläufe ohne Verschwendung und kürzere Durchlaufzeiten.

Eine solche Wertstromanalyse lässt sich mithilfe einer geeigneten Software um Einiges einfacher gestalten. Integrieren Sie Ihr Wertstromdiagramm in Asana, um Ihre Lösungsansätze schneller zu implementieren und Ihre Kunden weiter zu begeistern.