Arbeitsumfang vs. Leistungsbeschreibung: Worin liegt der Unterschied?

Manchmal benötigen Sie für ein Projekt Hilfe von außen, weil Ihr Ressourcenbedarf Ihre internen Kapazitäten übersteigt. Bei der Beauftragung von externen Auftragnehmern, Agenturen oder Anbietern kann eine Beschreibung des Arbeitsumfangs oder eine Leistungsbeschreibung helfen, ein erfolgreiches Projekt, eine effektive Kommunikation und eine rechtzeitige Lieferung zu gewährleisten.

Aber was genau ist der Unterschied zwischen einer Beschreibung des Arbeitsumfangs und einer Leistungsbeschreibung und welche Dinge müssen jeweils enthalten sein? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie sich diese beiden Dokumente voneinander unterscheiden und warum sie wertvolle Tools beim Projektmanagement sind. 

Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem Text nicht um eine Rechtsempfehlung handelt und dass Sie sich mit Ihrem eigenen Rechtsteam beraten sollten, um die für Ihre Situation am besten geeignete Vorgehensweise zu finden.

Arbeitsumfang vs. Leistungsbeschreibung

Obwohl im Englischen die beiden Begriffe Arbeitsumfang und Leistungsbeschreibung oft als „Statement of Work (SoW)“ zusammengefasst werden, gibt es deutliche Unterschiede zwischen den beiden Konzepten.

Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs ist ein Instrument, um wichtige geschäftliche Überlegungen und Projektziele zu definieren und mit anderen zu teilen. Je nach Anforderungen Ihres Projekts benötigen Sie vielleicht nur eine Beschreibung des Arbeitsumfangs. Wenn Ihr Team mit einem externen Kunden oder einer Agentur zusammenarbeitet, könnten Sie sich für die Erstellung einer Leistungsbeschreibung entscheiden. Dieses Dokument ist ein umfassender Überblick über die zu erbringenden Leistungen, Anforderungen, Ziele, den Zeitplan und die Kosten des Projekts und liefert Ihrem Projektteam und den Beteiligten eine detaillierte Beschreibung dessen, was für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erledigt werden muss. 

Sehen wir uns beide Dokumente etwas genauer an, angefangen mit der Beschreibung des Arbeitsumfangs.

Was ist eine Beschreibung des Arbeitsumfangs?

Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs ist ein Leitfaden, der Ihrem Team hilft, zu verstehen, was in einem Projekt enthalten sein soll und was nicht. Im Arbeitsumfang werden normalerweise die Projektanforderungen erörtert und erläutert, wie die Projektziele erreicht werden sollen. Dieses Dokument beschreibt gewöhnlich die Aufgaben, die Sie während des Projekts durchführen, und enthält Einzelheiten zu den zu erbringenden Leistungen, dem Zeitplan, den Meilensteinen und der Berichterstattung.

Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs kann für sich allein stehen, wenn für Ihr Projekt keine Leistungsbeschreibung erforderlich ist. Arbeiten Sie mit Ihrem Rechtsteam zusammen, um zu entscheiden, ob Sie Ihre Beschreibung des Arbeitsumfangs in eine Leistungsbeschreibung ausweiten müssen.

Wann ist es sinnvoll, eine Beschreibung des Arbeitsumfangs anzufertigen?

Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs ist die Grundlage für ein gut geplantes Projekt und kann zu dessen reibungslosem Ablauf beitragen. Dieses Dokument kann Ihrem Team und den Projektbeteiligten dabei helfen, sich auf die Projektanforderungen zu einigen und potenzielle Risiken zu erkennen, die einen erfolgreichen und rechtzeitigen Abschluss des Projekts verhindern könnten. 

Bei der Ausarbeitung des Arbeitsumfangs kann Ihr Team beispielsweise feststellen, dass die geplante Lieferung einer Aufgabe mit einer laufenden separaten Aufgabe kollidiert. Sie können dann Änderungen am Zeitplan vornehmen und den Arbeitsumfang entsprechend anpassen.

Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs kann Ihrem Team helfen, sich auf die Projektziele abzustimmen, um Termine einzuhalten, Backlogs zu vermeiden oder zusätzliche Kosten zu minimieren.

Was ist eine Leistungsbeschreibung?

Eine Leistungsbeschreibung ist eine Arbeitsvereinbarung zwischen zwei Parteien, die hilfreich ist, um die Projektziele abzustimmen. Sie baut auf der Beschreibung des Arbeitsumfangs auf. Dieses Dokument wird normalerweise zu Beginn eines Projekts erstellt und kann alles von den Projektzielen bis hin zu detaillierten Aufgaben, Projektkosten der Zeitplanung und mehr definieren. 

Sie werden meist für externe Projekte verwendet und dienen als Vereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Kunden, Käufer, der Agentur oder dem von Ihnen beauftragten Unternehmen. Sie müssen zum Beispiel eine Leistungsbeschreibung erstellen, wenn Sie mit einem externen Designbüro für ein Projekt zusammenarbeiten oder wenn Sie mit einem Bauunternehmer an einem großen Bauprojekt arbeiten. 

Die komplexesten Leistungsbeschreibungen werden für Regierungsaufträge verfasst und sind in der Regel Teil eines Ausschreibungsprozesses oder eines Preisangebots.

Sie können eine Leistungsbeschreibung auch für interne Projekte verwenden, wenn zwei verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten. 

Folgende Beteiligte bekommen normalerweise eine Leistungsbeschreibung:

• Projektmanager oder -leiter

• Externe Auftragnehmer und Mitarbeiter

• Alle an der Vereinbarung involvierten Parteien

Erkundigen Sie sich bei Ihrer Rechtsabteilung, ob und wann ein Projekt von einer Leistungsbeschreibung profitieren kann.

Wann ist es sinnvoll, eine Leistungsbeschreibung anzufertigen?

Eine gut ausgearbeitete Leistungsbeschreibung kann in Verbindung mit einem effektiven Projektmanagement-Tool die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt sein. Dieses Dokument hilft Ihrem Team und den externen Beauftragten, Erwartungen an das Projekt zu verwalten und zu dokumentieren. Bei der Leistungsbeschreibung handelt es sich um eine Schritt-für-Schritt-Schilderung des Projektablaufs, die dazu beitragen kann, Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden.

Am Ende des Projekts werden die Ergebnisse in das Dokument aufgenommen, um zu überprüfen, ob die Ergebnisse den in der Leistungsbeschreibung geschilderten Leistungen entsprechen. Je nach Vereinbarung und Beratung durch Ihr Rechtsteam kann dies weitere Auswirkungen haben, wie etwa ob Ihr Unternehmen die volle Vergütung als Einmalzahlung erhält, Boni erhält oder Strafen zahlen muss.

Wie Sie ein Beschreibung des Arbeitsumfangs erstellen

Eine gute Beschreibung des Arbeitsumfangs hilft Ihnen, wichtige geschäftliche Überlegungen anzustellen und Ihre Projektziele und -informationen mit den Projektbeteiligten zu teilen.

Bei einer Beschreibung des Arbeitsumfangs sollten Sie folgende Tipps im Hinterkopf behalten:

• Seien Sie konkret. Verwenden Sie präzise und klare Sprache, damit sich alle Beteiligten über die Projektanforderungen und die erwarteten Ergebnisse im Klaren sind. Die Auflistung von messbaren Ergebnissen, Meilensteinen und Aufgaben kann Ihnen helfen, spätere Unklarheiten zu vermeiden.

• Verwenden Sie visuelle Darstellungen. Visuelle Darstellungen wie ein Projektstrukturplan machen Informationen für alle Beteiligten leichter und schneller verständlich. Sie ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team auch, Risiken wie etwa Engpässe zu erkennen, die den erfolgreichen und rechtzeitigen Abschluss Ihres Projekts gefährden könnten.

• Arbeiten Sie mit wichtigen Beteiligten zusammen. Wir haben bereits erwähnt, dass Sie sich während dieses Prozesses von Ihrem Rechtsteam beraten lassen sollten. Bei dieser konkreten Aufgabe können Sie durch die Zusammenarbeit mit den Beteiligten langfristig Zeit sparen. So können Sie künftige Missverständnisse im Keim ersticken, indem Sie alle Beteiligten von Anfang an miteinbeziehen.

Keine Beschreibung des Arbeitsumfangs gleicht der anderen. Was Sie in diesen Abschnitt aufnehmen sollten und wie ausführlich er sein sollte, unterscheidet sich je nach Branche und Projekt stark. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Rechtsabteilung zurate ziehen.

Ein Arbeitsumfang besteht normalerweise aus folgenden Abschnitten:

Ergebnisse

Dieser Abschnitt des Arbeitsumfangs umfasst das Produkt oder die Dienstleistung, die das Projekt hervorbringen soll. Hier kann ein Projektstrukturplan hilfreich sein.

Zeitplanung

Fügen Sie eine Zeitleiste oder ein Gantt-Diagramm hinzu, das die Hauptphasen Ihres Projekts genau beschreibt. Dieser Abschnitt dient als visuelle Projekt-Roadmap, die ihr Team und alle am Projekt Beteiligten von Anfang bis Ende den Weg vorgibt. 

Meilensteine

Ähnlich wie mit einer Beschreibung des Arbeitsumfangs helfen Meilensteine dabei, Ihr Projekt in besser verständliche Teile zu unterteilen. Notieren Sie alle Meilensteine für Ihr Projekt, um den Fortschritt zu überwachen und den Zeitplan leichter einzuhalten.

Berichterstattung

Eine Beschreibung des Arbeitsumfangs umfasst normalerweise auch alle Berichte, die Sie während des Projekts erstellen. Ganz gleich, ob es sich um einen Statusbericht für den Kunden, einen Fortschrittsbericht, den Sie vom Lieferanten anfordern, oder einen Finanzbericht zur Analyse der Diskrepanz zwischen Budget und Ertrag handelt – fügen Sie all diesen Dokumenten sämtliche relevante Details hinzu, geben Sie an, wer sie erstellen wird und legen Sie fest, wann sie geliefert werden sollen.

Diese Berichte dienen während des gesamten Projekts als Kommunikationsmittel und versorgen alle Beteiligten mit den Daten und Informationen, die sie benötigen, um über die Projektleistung auf dem Laufenden zu bleiben.

Einige Dokumente zum Arbeitsumfang können ein Glossar, eine Übersicht über Akronyme und Abkürzungen oder andere Abschnitte enthalten, in denen weitere Details zur erfolgreichen Durchführung des Projekts beschrieben werden.

Wie Sie eine Leistungsbeschreibung erstellen

Sie können Ihre Beschreibung des Arbeitsumfangs in eine Leistungsbeschreibung umwandeln, um Verantwortlichkeiten gegenüber externen Partnern zu verbessern. Eine gründliche, detaillierte und genaue Leistungsbeschreibung kann die Teams auf alle Projektdetails abstimmen. 

Eine unklare Leistungsbeschreibung kann zu Unklarheiten zwischen den beteiligten Parteien führen, deshalb ist es wichtig, dass alle Aufgaben und Details klar beschrieben sind. 

Nachfolgend finden Sie einige Strategien zur Erstellung einer Leistungsbeschreibung:

1. Unterteilen Sie das Projekt in Phasen. Eine lange Liste von Aufgaben kann leicht überwältigend wirken. Indem Sie das Projekt in einzelne Phasen aufteilen, können Sie Ihrem Team und den Beteiligten etwas Druck nehmen.

2. Schreiben Sie kurze und klar formulierte Sätze. Kurze und klar formulierte Sätze beugen Missverständnissen vor. Wenn Sie Akronyme oder Abkürzungen verwenden wollen, fügen Sie ein Glossar bei, damit jeder versteht, wofür sie stehen.

3. Erläutern Sie den Zweck des Projekts. Die Projektziele und der Projektzweck helfen den Beteiligten zu verstehen, warum dieses Projekt wichtig ist.

4. Definieren Sie das Ziel des Projekts und wie Sie es erreichen können. Ein klar definiertes Ziel hilft Ihnen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Dies trägt auch dazu bei, mögliche Fehlinterpretationen des endgültigen Ziels und der Schritte zu dessen Erreichung zu vermeiden.

5. Definieren Sie gemeinsam Projektmeilensteine und -erfolge. Die Einbeziehung der Beteiligten und Ihres Teams in den Erstellungsprozess kann die Grundlage für eine reibungslose und erfolgreiche Zusammenarbeit bilden.

6. Legen Sie eindeutige, einfache und messbare Rahmenbedingungen fest. Eine klare Definition der Rahmenbedingungen, wie etwa des Projektumfangs, der Ziele und der wichtigsten Phasen, kann Ihnen helfen, spätere Konflikte zu vermeiden. Legen Sie quantifizierbare Rahmenbedingungen fest, damit es gar nicht erst zu Missverständnisse kommen kann.

7. Besprechen Sie Ihre Leistungsbeschreibung immer mit Ihrem Rechtsteam. Dadurch wird sichergestellt, dass alle oben genannten Punkte gut und gründlich ausgeführt wurden. Ein Dritter, etwa Ihr internes Rechtsteam, kann potenziell riskante Projektabschnitte aufdecken und Ihnen und Ihrem Team helfen, diese entsprechend zu überarbeiten.

8. Informieren Sie Ihr Team und halten Sie die Kommunikation aufrecht. Sobald die Leistungsbeschreibung fertiggestellt und unterzeichnet ist, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Team und alle Beteiligten über die Details informiert sind und während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden bleiben. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob sich alle an die vereinbarten Details halten.

Ihre Leistungsbeschreibung kann rechtliche Aspekte abdecken, aber ein Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, die Prozesse und Leistungen während des gesamten Projekts zu verfolgen. Übertragen Sie, sobald die Leistungsbeschreibung fertiggestellt ist, alle wichtigen Informationen, Aufgaben und Fristen in Ihren Projektplan, um mit Ihrem Team und den Beteiligten in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Woraus besteht eine Leistungsbeschreibung?

Eine Leistungsbeschreibung besteht normalerweise aus 13 Abschnitten. Jeder Abschnitt behandelt einen bestimmten Aspekt des Projekts und richtet sich an die jeweiligen Beteiligten. Je nach Branche und Umfang Ihres Projekts kann die Leistungsbeschreibung mehr oder weniger Abschnitte enthalten. 

Lassen Sie sich beim Erstellen einer Leistungsbeschreibung von Ihrer Rechtsabteilung beraten, um die Normen und besonderen Anforderungen Ihrer Branche, Ihres Unternehmens, Ihres Kunden, Ihres Auftragnehmers oder anderer wichtiger Beteiligter zu berücksichtigen.

Zu einer Leistungsbeschreibung könnten folgende Abschnitte gehören:

1. Einleitung  

Am Anfang einer Leistungsbeschreibung gibt es normalerweise eine kurze Einleitung, damit alle, die das Dokument lesen, wissen, worum es bei dem Projekt geht und wer daran beteiligt ist. 

2. Zweck des Projekts

Der zweite Abschnitt definiert die Hintergründe für das Projekt. Hierbei werden normalerweise die Projektziele und der Zweck des Projekts beschrieben, damit die Leser ein besseres Verständnis dafür bekommen, warum dieses Projekt wichtig ist. 

3. Arbeitsumfang  

Die Beschreibung des Arbeitsumfangs ist vermutlich der detaillierteste Abschnitt der Leistungsbeschreibung. Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie vorhaben, die Projektziele zu erreichen. 

4. Ort der Tätigkeit  

Im vierten Abschnitt legen Sie in der Regel den Ort des Projekts fest. Wird das Projekt etwa remote durchgeführt oder müssen Sie sich vor Ort treffen, damit Ihre Teammitglieder das Projekt abschließen können? 

5. Aufgaben im Detail  

Die Leistungsbeschreibung unterteilt das Projekt in kleinere Aufgaben, die erledigt werden müssen. Dieser Abschnitt enthält Informationen, die allen Beteiligten helfen sollen, die einzelnen Schritte zu verstehen, die sie erledigen müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Je nach Arbeitsumfang kann dieser Abschnitt auch Projektstrukturpläne (PSP)enthalten, um die einzelnen Aufgaben zu veranschaulichen und diesen Abschnitt für Leser leichter verständlich zu machen.

6. Meilensteine  

Zusätzlich zu den Aufgabendetails kann die Leistungsbeschreibung auch einen Abschnitt enthalten, in dem messbare Projektmeilensteine definiert werden. Dieser Abschnitt kann dazu beitragen, das Projekt in überschaubare Abschnitte zu unterteilen und allen Beteiligten die Möglichkeit zu geben, die Ziele rechtzeitig zu erreichen.

7. Ergebnisse  

In diesem Abschnitt werden alle erwarteten Ergebnisse, inklusive ihrer Fristen, aufgelistet. Normalerweise gehören dazu bestimmte, quantifizierbare Ergebnisse, die nicht missverstanden werden können.

8. Zeitplan  

Der Zeitplan enthält die Fälligkeitsdaten der zu erbringenden Leistungen, den Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben und alle abrechenbaren Stunden. In diesem Abschnitte stehen in der Regel auch relevante Zeitpläne, einschließlich des Start- und Enddatums für jede Aufgabe.

9. Standards und Tests  

Alle branchenspezifischen Normen, die für das Projekt gelten, werden hier erklärt und aufgeführt. Die Leistungsbeschreibung verweist auf alle Testphasen, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind. Jede Testphase sollte Informationen darüber enthalten, wer am Projekt beteiligt ist, welche Ressourcen und Tools benötigt werden und in welcher Phase die Tests stattfinden.

10. Kriterien für den Erfolg  

Dieser Abschnitt enthält Informationen, welche klar definieren, was Erfolg für die Beteiligten des Projekts bedeutet. Normalerweise sind die Projektbeteiligten an der Ausarbeitung dieses Abschnitts beteiligt, um sicherzustellen, dass sich alle Parteien über das Ziel des Projekts einig sind. 

11. Anforderungen  

An dieser Stelle können in der Leistungsbeschreibung alle besonderen oder spezifischen Projekt- und Arbeitsanforderungen aufgeführt werden. Dazu können die für die Projekte benötigte Ausrüstung, Zertifizierungen, die Ihr Team erwerben muss, oder Sicherheitsanforderungen, welche die Auftragnehmer erfüllen müssen, gehören. 

12. Finanzielle Informationen 

In diesem Abschnitt können alle mit dem Projekt verbundenen Kosten aufgeführt werden. Von externen Ausgaben, die während der Projektphasen anfallen, bis hin zu den Arbeitskosten wird hier normalerweise alles aufgeführt. 

Auch der Zahlungsplan und die Zahlungsmodalitäten können in diesem Abschnitt erläutert werden. Sie können angeben, ob Sie eine Vorauszahlung, eine Zahlung nach jedem Meilenstein oder eine Zahlung nach erfolgreicher Lieferung vorsehen. Normalerweise werden die Zahlungsfristen entweder nach Zeitplan oder nach Meilensteinen der zu liefernden Produkte festgelegt. Stimmen Sie sich mit Ihrer Rechts- und Finanzabteilung ab, um zu entscheiden, was für Ihre spezifische Situation am besten geeignet ist.

13. Sonstiges  

Alles, was für das Projekt relevant ist und noch nicht aufgeführt wurde, sollte in diesen Abschnitt aufgenommen werden. Dies unterscheidet sich je nach Branche, kann aber Reisekosten oder -anforderungen, Sicherheitsbedenken, Software- oder Hardware-Einschränkungen sowie Unterstützung und Tests nach dem Projekt umfassen.

Wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung, damit sie Ihnen dabei helfen kann, alles für das Projekt Relevante in diesem Abschnitt abzudecken.

Erstellen Sie eine Beschreibung des Arbeitsumfangs, um Scope Creep zu vermeiden

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Projektziele in einer Beschreibung des Arbeitsumfangs oder einer Leistungsbeschreibung festlegen, sind diese Dokumente entscheidend dafür, dass Ihr Team und alle Beteiligten für ihre Arbeit und Leistung rechenschaftspflichtig sind. 

Halten Sie sich so gut wie möglich an Ihre Beschreibung des Arbeitsumfangs, um Scope Creep zu vermeiden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt pünktlich geliefert wird und Ihren Erwartungen entspricht. 

Wenn Sie Ihren Arbeitsumfang mit einer Projektmanagement-Software abgleichen, bleibt Ihr Team auf dem Laufenden, damit Sie Ihre Ziele erreichen. 

Dieser Artikel enthält Vorschläge und Überlegungen, die Ihrem Team helfen sollen, mehr über Leistungsbeschreibungen und Beschreibungen des Arbeitsumfangs zu erfahren. Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem Artikel nicht um eine Rechtsempfehlung handelt. Wenden Sie sich an Ihr internes Rechtsteam, um den für Ihre Situation am besten geeigneten Ansatz zu ermitteln.