In 5 Schritten zu einem übersichtlichen Projekt-Briefing

Jetzt muss es schnell gehen: Einer Ihrer Projektbeteiligten braucht von Ihnen dringend eine Zusammenfassung der wichtigsten Projektinformationen. Wie gehen Sie am besten vor?

Ihnen fällt nichts ein? Dann brauchen Sie ein Projekt-Briefing. Mit einem Projekt-Briefing erhält Ihr Team eine zentrale Informationsquelle für wichtige Projektinformationen. Ein gutes Projekt-Briefing ist der optimale Ausgangspunkt für einen guten Projektplan und letztendlich für ein erfolgreiches Projekt.

Was ist ein Projekt-Briefing?

Ein Projekt-Briefing ist eine kurze Beschreibung der wichtigsten Bestandteile Ihres Projekts, also eine Art Kurzzusammenfassung des Projekts für Projektbeteiligte und Beteiligte aus anderen Abteilungen. Ihr Projekt-Briefing sollte auch die Anforderungen des Projekts beinhalten, ohne die Beteiligten dabei mit zu vielen Details zu überfordern.

Wie bei vielen anderen Bestandteilen des Projektmanagements gibt es keine universelle Vorlage oder einheitliche Regeln für ein Projekt-Briefing. Ihr Projekt-Briefing hängt von dem Umfang und der Komplexität Ihres Projekts ab. Für manche Projekte lässt sich das Briefing in einem kurzen Abschnitt skizzieren, andere können aber auch eine ganze Seite umfassen.

Sie sollten Ihr Projekt-Briefing zu Beginn Ihres Projekts erstellen. Wenn Sie gerade Ihre ersten Erfahrungen mit dem Projektmanagement sammeln, haben Sie möglicherweise bereits von weiteren Bestandteilen der ersten Planungsphase von Projekten gehört. Hier erfahren Sie, wie sich ein Projekt-Briefing von anderen Elementen des Projektmanagements unterscheidet:

Projekt-Briefing vs. Kreativ-Briefing

Wie der Name bereits verrät, ist ein Kreativ-Briefing eine Art Kurzbeschreibung für ein Kreativprojekt. Ein Kreativ-Briefing sollte die Zielgruppe, die Botschaft und den Umgangston sowie die Bestimmung der Marketingkanäle, das Budget und die Zeitplanung des Projekts umfassen. Wenn Sie mit einer Drittagentur oder einem Kreativteam zusammenarbeiten, könnte Ihr Kreativ-Briefing auch als Leistungsbeschreibungfungieren, die den Umfang und die Ergebnisse des Projekts wiedergibt.

Ein Projekt-Briefing ist eine Übersicht über die wichtigsten Bestandteile Ihres Projekts. Wenn Sie an einem Kreativprojekt arbeiten, könnte Ihr Projekt-Briefing bestimmte Elemente Ihres Kreativ-Briefings übernehmen, wie zum Beispiel die Zeitplanung und die Zielgruppe. Ihr Projekt-Briefing sollte jedoch kürzer und einfacher gestaltet sein als das Kreativ-Briefing.

Projekt-Briefing vs. Projektplan

Im Kern sollte Ihr Projekt-Briefing eine Kurzversion Ihres Projektplans sein. Ihr Projektplan enthält typischerweise 7 Elemente:

1. Projektziele

2. Erfolgskennzahlen

3. Beteiligte und Rollen

4. Budget

5. Meilensteine und zu erbringende Leistungen

6. Zeitleisten und Zeitpläne

7. Projekt-Kommunikationsplan

Ihr Projekt-Briefing sollte nur die Ziele, den Zeitplan, die Zielgruppe und den Umfang Ihres Projekts enthalten. Stellen Sie sich Ihr Projekt-Briefing als ein kurzes Dokument vor, das wichtige Projektbeteiligte lesen und auf das Projekt-Teammitglieder bei Bedarf zurückgreifen können.

Projekt-Briefing vs. Executive Summary

Ob Sie ein Projekt-Briefing oder ein Executive Summary erstellen, hängt vom Umfang Ihres Projekts und den Beteiligten ab. Genau wie beim Projekt-Briefing dient das Executive Summary als eine Übersicht über die Projektinformationen, soll jedoch eher die wichtigen Beteiligten ansprechen. Wenn Sie an einem Großprojekt mit vielen wichtigen Beteiligten arbeiten oder einen Business Case für Ihr Vorhaben erstellt haben, könnte ein Executive Summary hilfreich sein. Wenn Sie allerdings ein Vorhaben mit Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen planen, sollten Sie ein Projekt-Briefing erstellen.

Wichtige Bestandteile von Projekt-Briefings

Ihr Projekt-Briefing bietet eine Übersicht über das anstehende Projekt. Sie sollte entscheidende Informationen über wichtige Projektdetails enthalten, damit Ihr Team versteht, worum es bei dem Vorhaben geht und dadurch an einem Strang ziehen kann. Üblicherweise enthalten Projekt-Briefings vier wichtige Elemente:

Hintergrundinformationen

Der erste Teil Ihres Projekt-Briefings sollte den Hintergrund des Projekts beschreiben. Der Abschnitt für den Projekthintergrund ist ein Ort, an dem Sie den Beteiligten Kontext liefern können, auf den sie bisher keinen Zugriff hatten. Dabei sollten Sie unter anderem folgende Fragen beantworten:

• Warum arbeiten Sie an diesem Projekt?

• Gab es bestimmte Geschäftsanforderungen, Untersuchungen oder Kundenfeedback, die zu diesem Projekt geführt haben?

• Gibt es vergangene Projekte, die mit dem aktuellen zusammenhängen und, falls ja, waren diese erfolgreich und welche Erkenntnisse konnte Ihr Team daraus gewinnen?

Projektziele und Erfolgskennzahlen

Der Großteil Ihrer frühen Projektplanung sollte in irgendeiner Form Ihre Projektziele einbeziehen. Indem Sie die tägliche Arbeit mit Team- oder Unternehmenszielen verknüpfen, sorgen Sie in Ihrem Team für mehr Motivation und dafür, dass alle auf demselben Stand sind und ein gemeinsames Ziel haben. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit sind Teammitglieder, die wissen, wie ihre individuelle Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt, doppelt so motiviert wie andere.

Projektzeitleiste

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Zeitplanung in Ihrem Projekt-Briefing enthalten ist. Ihr Projektzeitplan bietet Ihrem Team eine klare Vorstellung von wichtigen Daten und Projektmeilensteinen. Der Erfolg Ihres Projekts hängt schließlich davon ab, ob Sie sich an Ihren Projektzeitplan halten und Projektziele pünktlich erreichen können oder nicht.

Zielgruppe

Ihre Zielgruppe ist der Grund, weshalb Sie an diesem Projekt arbeiten. Unabhängig von der Art des Projekts, an dem Sie gerade arbeiten, ist es wichtig, Ihre Zielgruppe in Ihr Projekt-Briefing mit aufzunehmen. So weiß Ihr Team genau, auf welche Zielgruppe das Projekt ausgerichtet ist.

In 5 Schritten zu einem übersichtlichem Projekt-Briefing – mit Beispielen

Zwar gibt es vier Hauptbestandteile eines Projekt-Briefings, aber fünf Schritte, um es anzufertigen. Wenn Sie gerade erst am Anfang stehen: Teilen Sie Ihr Projekt-Briefing ruhig in vier Paragraphen oder Abschnitte ein, bis sie sich wie ein Puzzle perfekt zusammenfügen. Sie können auch Stichpunkte verwenden, andere Dokumente verlinken oder bei Bedarf sogar Bilder verwenden. Ihr Projekt-Briefing ist nur dann nützlich, wenn Sie (und die Projektbeteiligten) von ihm profitieren können.

1. Fügen Sie relevanten Kontext hinzu

Am besten beginnen Sie Ihr Projekt-Briefing, indem Sie relevanten Kontext oder Hintergrundinformationen hinzufügen. So ist jeder zu Beginn des Projekts auf dem gleichen Stand und Beteiligte aus anderen Bereichen können dank Ihres Projekt-Briefings (oder anderer prozessbezogener Dokumente) auf die erforderlichen Hintergrundinformationen zugreifen.

Beispiel:

Ihr Unternehmen hat eine Gaming-App auf den Markt gebracht, mit der Menschen virtuelle Spiele mit ihren Freunden spielen können. Im Rahmen dieses Projekts entwickeln Sie eine Marketingkampagne, um die Öffentlichkeit über Ihre neueste Innovation, eine Live-Videofunktion in der App, zu informieren. Zu Beginn Ihres Projekt-Briefings könnten Sie Folgendes schreiben:

Derzeit ist der Chat unsere zweitbeliebteste Funktion (die Nummer eins ist weiterhin die Vernetzung mit Freunden per E-Mail). 84 % der Nutzer benutzen Chat hin und wieder. Zusätzlich haben wir durch Nutzerfeedback in Erfahrung bringen können, dass 63 % von ihnen zusätzlich mit ihren Mitspielern telefonieren oder mit ihnen im Videochat sind, während sie unsere App verwenden. Durch die Einführung einer Videochat-Funktion in der App selbst möchten wir die Kundenbindung erhöhen und nicht zahlende Nutzer davon überzeugen, unser Monatsabo abzuschließen.

2. Fügen Sie Projektziele und Erfolgskennzahlen hinzu

Projektziele sind das, was Sie am Ende Ihres Projekts erreicht haben wollen. Mit guten Projektzielen erhalten Sie ein besseres Verständnis für Ihr Projekt. Ihre Projektziele sind auch ausschlaggebend für Ihre Erfolgskennzahlen, mit denen Sie den Erfolg Ihres Projekts beim Abschluss bewerten können. Im Idealfall sind Ihre Projektziele SMART. SMART ist ein Akronym, das beim Setzen von guten Zielen hilft. SMART steht für:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Terminiert

Weiter mit unserem Videochat-Beispiel:

Die meisten Nutzer greifen bei der Nutzung unserer App auf einen anderen Videochat-Anbieter zurück. Mit dieser Marketingkampagne möchten wir unsere eigene Funktion in der App bewerben und bekannt machen, damit mehr Nutzer sie verwenden und nicht länger die Dienste anderer Anbieter nutzen. Das Projektziel lautet, zum Ende der Marketingkampagne Ende Mai 40 % der wöchentlichen Nutzer dazu zu bringen, die Videochat-Funktion in der App mindestens zwei Mal im Monat zu verwenden.

Erfolgskriterien:

• Erreicht: 40 %

• Beinahe erreicht: 35 %

• Teilweise erreicht: 30 %

• Fehlgeschlagen: Unter 30 %

3. Sorgen Sie für einen klaren Projekt-Zeitplan

Um das „T“ Ihrer SMART-Ziele (Terminiert) zu erreichen, werden Sie wahrscheinlich ein Datum oder einen Zeitraum in Ihrer Projektbeschreibung angeben. Ihr Projektzeitplan ist jedoch mehr als nur die Dauer des Projekts. Ihr Zeitplan kann auch wichtige Meilensteine oder andere wichtige Daten enthalten.

Weiter mit unserem Videochat-Beispiel:

Projektdauer: 15. März bis 29. Mai

Wichtige Meilensteine:

• 15. März: Kick-off-Meeting

• 5. April: Produktteam liefert Beta-Version der fertigen Videochat-Funktion

• 22. April: Erste Designentwürfe sind verfügbar

• 7. Mai: Designentwürfe genehmigt

• 17. Mai: Produkt fertiggestellt und bereit für die Veröffentlichung

• 29. Mai: Tag der Veröffentlichung

4. Beziehen Sie sich auf Ihre Zielgruppe

Für den Erfolg Ihres Projekts ist es wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe genau kennen und wissen, wie Sie sie ansprechen sollen. Ihr Projektteam braucht Informationen zur Demographie Ihres Publikums, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. In unserem Beispiel ist das eine App, die genau auf die Zielgruppe zugeschnitten ist und eine passende Marketingkampagne, damit die Veröffentlichung ein Erfolg auf ganzer Linie wird.

Wenn Sie sich schon früh Ihrer Zielgruppe bewusst sind, können Sie Scope Creep vermeiden. Dieser tritt auf, wenn der Umfang des Projekts über die ursprünglichen Ziele und den Zeitplan des Projektes hinauswächst. Wenn Sie Ihre Zielgruppe nicht genau genug kennen, könnte es sein, dass Sie den Umfang Ihres Projekts nachträglich anpassen müssen. Dadurch entsteht der obengenannte ungeplante Aufwand („Scope Creep“) in Form von Verzögerungen und Überschreitungen des Budgets.

Weiter mit unserem Videochat-Beispiel:

Die Zielgruppe dieser Kampagne sind Schüler im Alter von 15 bis 18, die sich nach der Schule oder am Wochenende virtuell mit ihren Freunden treffen möchten. Die App richtet sich an technikaffine Jugendliche, die wenig Toleranz gegenüber mangelhaften Funktionen, Bugs oder Lag haben.

5. Stellen Sie den Projektbeteiligten weitere Ressourcen zur Verfügung

Ihr Projekt-Briefing ist beinahe fertig! Nicht vergessen: Dieses Dokument soll vor allem wichtigen Beteiligten und Mitgliedern des Projektteams dabei helfen, wichtige Details zum Projekt zu erhalten und sich daran zu orientieren. Es können auch weitere Ressourcen wie das Budget, der Kommunikationsplan oder die Rollenverteilung im Projekt hinzugefügt werden.

Am Ende Ihres Projekt-Briefings sollten Sie Links zu weiteren relevanten Dokumenten einfügen, die Ihr Team möglicherweise benötigt – zum Beispiel eine Projektbeschreibung, falls diese bereits erstellt ist. Alternativ bieten sich auch Verlinkungen zu einem  RACI-Diagramm, einem Projektantrag oder einem Projektstrategieplan an.

Weiter mit unserem Videochat-Beispiel:

Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Projektplan oder unserem Projektstrategieplan.

Beispiel eines Projekt-Briefings

Ein Projekt-Briefing umfasst mehr als nur einige Absätze mit Projektinformationen. Vielmehr bietet ein Projekt-Briefing die Möglichkeit, wichtige Details und Termine an das gesamte Projektteam zu kommunizieren. Achten Sie darauf, dass Sie es als übersichtliche, zentrale Informationsquelle gestalten. Wenn Sie das getan haben, könnte es etwa so aussehen:

Wo lässt sich ein Projekt-Briefing einordnen?

Beim Projektmanagement gibt es viel zu beachten. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Projektmanagement auseinandersetzen, stellen Sie sich womöglich die Frage, was Sie wann erstellen sollten. Hier ist ein kurzer Leitfaden zu jedem Element und wo es zur Anwendung kommt:

• Projektziele geben einen Überblick darüber, wie Ihr Projekt mit den Unternehmenszielen zusammenhängt.

• Projektergebnisse sind die tatsächlich umgesetzten Ergebnisse bei Abschluss eines Projekts.

• Ein Projektstrategieplan ist eine Übersicht über die Ergebnisse, wichtigen Meilensteine und Ziele eines Projekts. Projektstrategiepläne sind vor allem für komplexe Vorhaben nützlich.

• Ein Kick-off-Meeting ist ein Meeting zu Beginn Ihres Projekts. Ihr Kick-off-Meeting ist eine Möglichkeit, sich mit Ihrem Projektteam und den wichtigsten Beteiligten zu treffen, um deren Unterstützung zu erhalten.

• Ihr Projektplan (manchmal auch „Projektübersicht“ genannt) enthält alle nötigen Informationen, die Sie zum Anstoß Ihres Projekts benötigen.

• Ein Projekt-Briefing ist die zentrale Quelle für wichtige Projektinformationen für Ihr Team.

• Ein Executive Summary ist eine Kurzübersicht über Ihren Projektplan für Beteiligte in Führungspositionen.

• Projektstatusberichte sind Updates zum Projektfortschritt, die Sie (also der Projektmanager) im Verlauf Ihres Projektes an Ihr Team schicken sollten, damit jeder auf dem Laufenden ist.

• Eine Post-mortem-Projektanalyse gibt Ihnen die Möglichkeit, sich nach Abschluss des Projekts noch einmal mit Ihrem Projektteam kurzzuschließen. Hier können Sie darüber sprechen, was gut und was schlecht funktioniert hat und welche Erkenntnisse Sie für das nächste Projekt gewonnen haben.

Die Moral von der Geschicht’: Ein Projekt-Briefing ist Pflicht.

Projekt-Briefings sind eine großartige Möglichkeit, wichtige Projektinformationen zusammenzufassen und für alle Projektbeteiligten zugänglich zu machen. Mit einem Projekt-Briefing bieten Sie Beteiligten und dem Projektteam eine Übersicht über das Projekt, ohne sie zu überfordern.

Doch was ist noch besser als ein gutes Projekt-Briefing? Ganz klar: Ihre Projekte mit einem Arbeitsmanagement-Tool zu verwalten, damit jeder weiß, wer was bis wann erledigt. Erfahren Sie mehr über Arbeitsmanagement-Tools wie Asana.