Diese drei Worte sind der Schlüssel zu mehr Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Sie möchten Ihre Produktivität verbessern? Beginnen Sie damit, Dinge zu messen.

Als Führungskraft eines großen Unternehmens fällt es in Ihren Aufgabenbereich, komplexe Probleme im Unternehmen zu lösen und den Abteilungsleitern eine gemeinsame Roadmap vorzugeben.

Aus diesem Grund möchten wir Sie auf drei Wörter hinweisen, die in letzter Zeit wieder deutlich an Relevanz dazugewonnen haben:

Messen, Überprüfen, Motivieren.

Jetzt, da Mitarbeiter scharenweise zurück in die Büros strömen, haben Führungskräfte die einzigartige Gelegenheit, eine „All-In-Strategie“ für Teams umzusetzen, mit der das Unternehmenswachstum vorangetrieben werden kann. Diese Strategie erfordert ein gemeinsames Verständnis darüber, was gut und was weniger gut funktioniert und muss die Motivation aller Beteiligten sicherstellen.

Laut eines führenden Wissenschaftlers und Unternehmensberaters ist der beste Ratschlag für Führungskräfte in diesem Herbst, dieses Verständnis mithilfe konkreter Messungen und Überprüfungen zu erreichen.

Nicholas Bloom, PhD, ist Professor für Wirtschaftswissenschaften an der Stanford University und akademischer Partner von Asana. Er sprach kürzlich mit uns, um die neuen Forschungsergebnisse aus dem Asana-Sonderbericht zur Anatomie der Arbeit über Großunternehmen (Organisationen mit 1.000 oder mehr Mitarbeitern) und ihre Führungskräfte in den nötigen Kontext zu setzen.

Dr. Bloom betont, wie wichtig es für Führungskräfte in Großunternehmen ist, Daten zu messen und zu überprüfen, um die Produktivität steigern zu können.

„Daten sind das A und O. Ich habe bereits an vielen Projekten mitgearbeitet, bei denen es um grundlegende Änderungen im Management ging. Üblicherweise beginnen wir gleich zu Beginn damit, bestimmte Dinge zu messen“, sagte Bloom uns. „Sobald Sie diese Daten messen und mit den richtigen Personen teilen, können sie Schwachstellen im Unternehmen besser identifizieren“, sagte Bloom weiter.

Asanas neueste Forschungsergebnisse zeigen eine bestimmte Schwachstelle auf, die in Großunternehmen häufig zu finden ist: Mitarbeiter in großen Unternehmen sind davon überzeugt, dass ihr Unternehmen bessere Ergebnisse hervorbringen könnte, wenn die in Meetings verbrachte Zeit pro Woche reduziert werden könnte.

„Es wird schnell ersichtlich, dass eine große Menge an Ressourcen verschwendet wird, wenn viele Mitarbeiter zu viel Zeit in Meetings verbringen“, sagt Dr. Bloom.

Nicholas Bloom, Professor für Wirtschaftswissenschaften am Stanford University Institute for Economic Policy Research, sagte in einem Gespräch mit Asana: „Daten sind wichtig, aber es ist meiner Meinung nach genauso wichtig, diese Daten zu überprüfen. Und darüber hinaus bedarf es Motivation, damit tatsächliche Veränderungen erreicht werden können.“

Die neuen Erkenntnisse aus diesem Sonderbericht, die auf den Daten des jährlich erscheinenden globalen Berichts zur Anatomie der Arbeit von Asana basieren, stammen aus einer Befragung von über 10.000 Wissensarbeitern auf der ganzen Welt. Sie zeigen, dass Mitarbeiter in mittelständischen oder großen Unternehmen mehr als vier Stunden pro Woche in unnötigen Meetings verbringen. Das ist fast doppelt so viel Zeit wie in kleineren Unternehmen (2,6 Stunden pro Woche).

Dr. Bloom sagt, die Lösung für dieses Problem liege im Messen von Daten, was unter Entscheidungsträgern für mehr Klarheit sorgt. „Diese Daten gilt es zu diskutieren“, sagt Bloom. „Daten sind wichtig, aber es ist meiner Meinung nach genauso wichtig, diese Daten zu überprüfen. Und darüber hinaus bedarf es Motivation, damit tatsächliche Veränderungen erreicht werden können“.

Motivation – sei es durch finanzielle Anreize oder beruflichen Erfolg – bewegt Mitarbeiter dazu, Prozesse zu messen und zu überprüfen, wodurch Chancen zur Verbesserung der Produktivität im gesamten Unternehmen geschaffen werden (das Mantra „Messen, Überprüfen, Motivieren“ lässt sich übrigens auf zahlreiche Prozesse anwenden, nicht nur auf Meetings).

Dr. Bloom merkt jedoch an, dass psychische Anreize auch dafür sorgen können, dass mehr Personen als nötig zu Meetings eingeladen werden, was wiederum in einer Abnahme der Produktivität resultiert.

„Es überrascht mich nicht, dass viel Zeit in Meetings verschwendet wird“, sagt er in Bezug auf die Forschungsergebnisse von Asana. „Führungskräfte neigen dazu, mehr Personen als nötig zu Meetings einzuladen, weil sie nicht in den Verdacht geraten wollen, sie würden nicht alle im Unternehmen einbeziehen.“

Und auf der anderen Seite haben Mitarbeiter das Gefühl, sie müssten am Meeting teilnehmen, weil sie ihren Vorgesetzten gegenüber nicht desinteressiert wirken möchten. Allerdings könnten Mitarbeiter wesentlich produktiver sein, wenn sie ihre Arbeitszeit nicht in unnötigen Meetings verbringen müssten.

„Oftmals reicht Mitarbeitern eine einfache Zusammenfassung des Meetings per E-Mail, in der sie die wichtigsten Punkte in kompakter Form aufgezeigt bekommen“, sagt Dr. Bloom weiter.

Der neue Bericht zeigt auf, dass Leitern von Teams, die enorme Zeitverluste aufgrund zu vieler Meetings oder zu langsamer Prozesse hinnehmen müssen, ein enormes Produktivitätspotenzial offensteht.

Der folgende Ausschnitt aus dem Asana-Bericht für Großunternehmen spricht Bände:

Mitarbeiter von Großunternehmen sind der Meinung, dass sie durch verbesserte Prozesse wöchentlich 5,5 Stunden einsparen könnten, während Angestellte von kleineren Unternehmen mit 4 zurückgewonnen Stunden wöchentlich rechnen. Verbesserte Prozesse können die Produktivität der Mitarbeiter ankurbeln, was wiederum Hindernisse beseitigt, die Auswirkungen auf die unterschiedlichsten Bereiche haben können, von der Effizienz der einzelnen Angestellten bis hin zum Umsatz des Unternehmens. Letzten Endes steht durch optimierte Prozesse einfach mehr Zeit zur Verfügung, die für die Erledigung wichtiger Aufgaben genutzt werden kann.

Wie also kann ein Unternehmen Produktivitätseinbußen identifizieren, die Mitarbeitern jede Woche zwischen fünf und sechs Stunden Arbeitszeit kosten, und diese Zeit wiedergutmachen? Vielleicht können Sie sich die Antwort schon denken – Laut Dr. Bloom beginnt alles mit dem Messen:

„Wenn Sie Daten zu den Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter messen und diese Daten gemeinsam auswerten, werden viele Mitarbeiter Aha-Momente wie „Oh, ich habe letzten Monat 17 Stunden in Meetings verbracht, die ich stattdessen mit produktiver Arbeit hätte verbringen können“ erleben.“

„Ohne Daten ist es beinahe unmöglich, fehlerhafte Prozesse zu identifizieren und wieder zu korrigieren.“