Prioritäten setzen: Effizient und effektiv arbeiten!

Wenn Sie wie die meisten von uns sind, beginnen Sie Ihre Arbeit normalerweise mit der Absicht, so produktiv wie möglich zu sein. Doch im Laufe des Tages stellen Sie fest, dass Sie mehrere dringende Anfragen gleichzeitig bearbeiten und Ihre Aufgabenliste immer weiterwächst. Was Sie ursprünglich erreichen wollten, scheint zunehmend in den Hintergrund zu rücken.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. Viele von uns haben noch nicht die richtige Methode zum Prioritäten setzen gefunden und verspüren stets das Gefühl, einiges aufholen zu müssen. Wir riskieren, wichtige Termine zu verpassen und sind ständig besorgt, den Überblick zu verlieren. Aber genug ist genug – wir müssen bestimmte Prioritäten setzen und lernen, besser mit unserer Zeit umzugehen. Aber wie richtig priorisieren? Mit einigen einfachen Zeitmanagement-Methoden zum Prioritäten setzen können Sie nun aus dem Teufelskreis ausbrechen und effektiv die wichtigen Dinge erledigen.

Mit den ersten Schritten zum Prioritäten setzen handeln Sie proaktiv, statt reaktiv. Dadurch steigern Sie letztendlich Ihre Produktivität, verzetteln sich weniger und kommen ihren Zielen näher. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Tipps zur Aufgabenpriorisierung und finden Sie die für Sie passende Vorgehensweise zum Prioritäten setzen.

Wie setzt man Prioritäten?

Um Prioritäten setzen zu können, müssen Sie sich erst einmal einen Überblick darüber verschaffen, welche anstehenden Aufgaben zu erledigen sind. Dies mag vielleicht rudimentär klingen, aber viele überspringen diesen Punkt, weil sie sich gleich kopfüber in ihre Projekte stürzen. Nehmen Sie sich stattdessen etwas Zeit und listen Sie alles auf, woran Sie in Ihren verschiedenen Projekten arbeiten müssen. Größere Aufgaben sollten Sie dabei in Unteraufgaben unterteilen, um sich weniger überfordert zu fühlen.

Sobald Sie Ihre Aufgaben an einem Ort zusammengetragen und aufgelistet haben, fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, wie z. B. die Dauer der Umsetzung, den Grad der Wichtigkeit oder die Dringlichkeit beziehungsweise das Fälligkeitsdatum der Aufgabe. Durch diese Übersicht erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben sowie ein Gefühl für den Umfang der Arbeit und können dadurch Ihre Zeit besser nutzen und Ihre Aufgaben priorisieren. Auf diese Weise können Sie viel besser entscheiden, welcher Aufgabe Sie sich zuerst widmen sollten, und sie von unwichtigen Aufgaben trennen. Machen Sie sich vorerst keine Gedanken über die Organisation der Aufgaben – Hauptsache Sie haben nun alles an einem Ort. Alles zusammenzutragen ist ein wichtiger erster Schritt, um Prioritäten setzen zu können, denn wenn man es schafft, zu Beginn eines Projekts oder Quartals organisiert zu sein, ist man auch auf lange Sicht besser aufgestellt.

Asana-Tipp zur Aufgabenpriorisierung: Meine Aufgaben ist eine Funktion von Asana, die automatisch alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben in einer einzigen Ansicht zusammenfasst. Diese Ansicht dient als Master-Checkliste, damit Sie sich immer auf die richtigen Aufgaben konzentrieren und bestimmte Aufgaben nach Fälligkeitsdatum organisieren und priorisieren können.

Welche Methoden zum Prioritäten setzen gibt es?

Wie Sie letztendlich Ihre Aufgaben priorisieren, hängt ganz von der Art Ihrer Arbeit und Ihrem persönlichen Arbeitsstil ab. Aber es gibt einige gängige Methoden der Aufgabenpriorisierung, die für Sie funktionieren könnten. Lassen Sie uns einen Blick auf die gängigsten Priorisierungsmethoden für Aufgaben werfen:

1. Prioritäten setzen – mit „Iss den Frosch“

Das Iss-den-Frosch-Prinzip ist kein wörtlich gemeinter Vorschlag, sondern ein System, das auf einem Zitat des weisen Mark Twain basiert: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen. Dann ist das Schlimmste hinter dir und der Tag kann nur noch besser werden.“ In der Welt des Work Managements bedeutet dies, dass Sie große oder komplexe Aufgaben nicht aufschieben, sondern zuerst lösen. Erst danach widmen Sie sich weniger wichtigen oder zeitkritischen Aufgaben.

Aufgaben mit einer hohen Priorität, die dem entscheidenden Zweck dienen und an übergeordnete Ziele oder OKRs gebunden sind, sollten zu Beginn Ihres Tages ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Sobald Sie Ihre erste Aufgabe, also den „Frosch des Tages“, gegessen haben, können Sie sich nun, basierend auf Faktoren wie Fristen, anderen Aufgaben zuwenden und entspannter an diese herangehen, da die wichtigste Arbeit, die höchste Priorität hat, bereits erledigt ist.

Wie können Sie Prioritäten setzen mit „Iss den Frosch“? Ein Praxis-Beispiel: Beenden Sie zuerst die wichtige Präsentation, die Sie Ende der Woche vor der gesamten Chefetage halten müssen. Danach können Sie Ihre E-Mails beantworten, Kunden anrufen, an Ihrem Bewertungsformular arbeiten oder Verträgen den letzten Schliff verpassen. Wenn Sie sich zu aller erst in ein großes Projekt stürzen, werden Sie nicht so leicht den Fokus verlieren oder durch unerwartete Aufgaben oder Fragen abgelenkt. Durch diese Form der Aufgabenpriorisierung erledigen Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit.

2. Prioritäten setzen – mit dem Eisenhower-Prinzip

Eine weitere Methode zum Prioritäten setzen ist das Eisenhower-Prinzip, auch Eisenhower-Matrix genannt. Es beginnt damit, Aufgaben in vier Felder einzuteilen, je nachdem, ob sie wichtig, dringend, beides oder nichts von beidem sind. Als hochrangiger General während des Zweiten Weltkrieges und anschließender Präsident der Vereinigten Staaten musste Dwight D. Eisenhower wichtige Entscheidungen in kurzer Zeit treffen und entwickelte diese Priorisierungsmethode und Matrix zur Aufgabenpriorisierung als Hilfestellung.

Dieser Ansatz hilft Ihnen bei der Entscheidung, was jetzt aktuell zu tun ist (wichtig und dringend), was Sie planen müssen (wichtig, aber nicht dringend), was Sie delegieren können (nicht wichtig, aber dringend) und was möglicherweise weggelassen werden kann (nicht wichtig und nicht dringend). Mit diesem Tool können Sie Prioritäten setzen, schnell Entscheidungen treffen und organisiert bleiben.

Die Eisenhower-Methode zum Prioritäten setzen in der Praxis: Ein Kollege hat Ihnen gerade eine E-Mail geschickt und Sie um Hilfe bei einer Vertriebspräsentation gebeten. Diese Bitte ist dringend, weil sie heute erledigt werden muss, aber ist sie (für Sie) wichtig genug, um andere Aufgaben dafür zu verschieben? Bewerten Sie jede der Aufgaben auf Ihrer eigenen täglichen Liste nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, wie in Ihrer Matrix zur Aufgabenpriorisierung vorgesehen. Daran können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Aufgaben verschieben können, um Ihrem Kollegen zu helfen, oder ob die Hilfe für ihren Kollegen auf später verschoben werden muss. Das Wissen um Ihre Verpflichtungen hilft Ihnen auch, „Nein“ zu sagen, wenn es darauf ankommt.

3. Die ABCDE-Methode zur Priorisierung von Aufgaben

Anders als mit der Matrix zur Aufgabenpriorisierung schauen Sie sich mit der ABCDE-Methode, auch als ABC-Methode bezeichnet, die von Ihnen erstellte Aufgabenliste an, weisen jeder Aufgabe einen Buchstabenwert entsprechend ihrer Wichtigkeit zu und gehen dann die Aufgaben entsprechend an. Auf diese Weise können Sie die Wichtigkeit von Aufgaben schnell einschätzen, Prioritäten setzen und Ihre Zeit besser managen. Dies ist vergleichbar mit der Zuweisung eines Wichtigkeitsgrads für jede Aufgabe, von A (sehr wichtig) bis E (wenn möglich vermeiden). Achten Sie darauf, dass Sie stets zuerst Ihre A- und B-Aufgaben bearbeiten, denn damit steht und fällt der Erfolg Ihrer Arbeit.

Die ABCDE-Methode funktioniert besonders gut, wenn Sie mit „Iss den Frosch“ kombiniert wird: Wenn Sie Ihren Tag mit A- und B-Aufgaben beginnen, können Sie den Rest des Tages an Aufgaben mit niedrigerer Priorität (C-Aufgaben, D-Aufgaben und E-Aufgaben) arbeiten.

ABCDE in der Praxis: Sie haben heute acht Arbeitsstunden zur Verfügung, aber Aufgaben im Umfang von fünfzehn Stunden auf Ihrer Liste. Wenn Sie jeder Aufgabe jedoch einen Buchstaben zuordnen, qualifizieren sich nur zwei als A-Aufgaben, und die meisten sind D-Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen, delegieren oder neu terminieren können. Jetzt wissen Sie, dass Sie sich nur auf die A-Aufgaben konzentrieren sollten und die D-Aufgaben auf später verschieben oder an einen anderen Teamkollegen übergeben können. Die Tage der Überforderung aufgrund eines zu hohen Aufwands und unnötiger Zeitfresser gehören damit der Vergangenheit an – mit Ihrer Prioritätenliste können Sie sich von nun an auf die wichtigsten Aufgaben des Tages konzentrieren und Ihre Prioritäten setzen.

4. Die Block-Methode zum Prioritäten setzen

Bei der Block-Methode ist ein Block eine fokussierte Arbeitstätigkeit. Diese kann in sich geschlossen (Leeren des Posteingangs), ein Teil eines größeren Projekts (Fertigstellung des ersten Entwurfs eines Dokuments) oder eine Sammlung kleiner, nicht zusammenhängender Aufgaben sein. Ihre Aufgabe ist es, diese einzelnen Tätigkeiten zu Blöcken zusammenzuführen, die Sie konzentriert und ohne Unterbrechung aufeinanderfolgend bearbeiten.

Meiden Sie externe Ablenkungen und signalisieren Sie anderen, dass Sie nicht verfügbar sind, indem Sie Kollaborationstools mit Funktionen wie Bitte nicht stören verwenden, um Benachrichtigungen vorübergehend zu deaktivieren. Alternativ können Sie sich im Kalender Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten freihalten und dafür sorgen, dass Sie in dieser wichtigen Arbeitsphase von niemandem gestört werden. Wenn diese Methode der Aufgabenpriorisierung für Sie funktioniert, können sie außerdem einen meetingfreien Mittwoch für Sie und Ihr Team einführen (sofern Ihnen das möglich ist). Unabhängig davon: Vergessen Sie nicht, zwischen größeren Etappen eine Pause zu machen, damit sie danach wieder voll leistungsfähig sind.

Die Block-Methode in der Praxis: Sie können Ihren Tag mit einer Stunde Designarbeit und einer anschließenden Kaffeepause beginnen. Dann folgen zwei Stunden geplante Meetings, Mittagessen, dreißig Minuten für das Beantworten von E-Mails und im Anschluss eine Stunde Recherche für einen neuen Kunden. Sie tragen alle Ihre Aktivitäten in den Kalender ein, um sich an Ihre eigenen Vorgaben zu halten und dafür zu sorgen, dass Ihnen niemand Ihren Plan durcheinanderbringt. Machen Sie eine kurze Social-Media-Pause, gehen Sie zum Team-Statusmeeting und nehmen Sie sich am Ende des Tages noch eine Stunde für Designarbeit.

Asana-Tipp: Wenn Sie Asana zur Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden und Ihre Prioritäten damit setzen, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Diese könnten z. B. ein Buchstabe (wenn Sie die ABCDE-Methode verwenden), Dringlichkeit und Wichtigkeit (wenn Sie das Eisenhower-Prinzip verwenden), Prioritätsstufe (wenn Sie mit der Priorisierungsmethode „Iss den Frosch“ arbeiten) oder Schätzungen über die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe sein, damit Sie Ihre Prioritäten setzen können.

5. Die ALPEN-Methode zum Prioritäten setzen

Mithilfe der ALPEN-Methode lässt sich ein strukturierter Tagesplan erstellen. Die fünf Buchstaben stehen hierbei als Akronym für

• Aufgaben aufschreiben

• Länge einschätzen

• Pufferzeit einplanen

• Entscheidungen treffen

• Nachkontrolle

Diese Zeitmanagement-Methode soll dafür sorgen, dass Sie effizienter und organisierter arbeiten können. Die Erstellung des Tagesplans beträgt nur wenige Minuten und sorgt dafür, dass Sie die richtigen Prioritäten setzen und durchführen können.

Verwenden Sie Ihren Kalender zum Prioritäten setzen

Egal ob eine Aufgabe einige Minuten oder Wochen dauert – sie hat immer einen Anfang und ein Ende. Sobald Sie also Ihre To-do-Liste vor sich haben, bestimmen Sie für jede Aufgabe das Start- und Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise geht nichts unter, wenn neue Aufgaben dazukommen und Sie erneut Prioritäten setzen müssen.

Wenn Ihnen eine Aufgabe ohne genaues Start- oder Fälligkeitsdatum zugewiesen wird, sollten Sie diese Information unbedingt anfordern, damit Sie die Aufgabe zeitlich einplanen und einen Fertigstellungstermin angeben können. Sobald Sie diese Zeiten kennen, können Sie Ihr persönliches Fälligkeitsdatum sogar früher als die tatsächliche Frist festlegen, um unerwartete Probleme zu berücksichtigen oder mit der Bearbeitung vorzeitig zu beginnen. Betrachten Sie jede Aufgabe als ein Puzzle: Sie müssen die Teile passend zusammenfügen und das Start- und Fälligkeitsdatum sind die Kanten dieser Puzzleteile.

Um weiterhin bei Metaphern zu bleiben: Wenn Sie sich Ihre Aufgaben als Puzzleteile vorstellen und Start- und Fälligkeitsdaten deren Kanten repräsentieren, dann ist Ihr Kalender das Puzzleboard, auf dem sich das Gesamtbild formt. Mithilfe Ihres Kalenders können Sie Arbeitsabläufe planen, arbeitsintensive und dringende Aufgaben so strukturieren, dass Sie nicht überlastet werden und Terminvorgaben einhalten. Wenn Sie eine der oben genannten Priorisierungsmethoden (oder eine Kombination aus Ihren Favoriten) anwenden, kann Ihnen der Kalender dabei helfen, Ihre Planung in die Tat umzusetzen und Ihre Zeit besser einzuplanen.

Asana-Tipp: Mit der Kalenderansicht in Asana können Sie Tage erkennen, an denen Sie überlastet sein könnten. Gleichzeitig werden Ihnen aber auch leere Zeitblöcke angezeigt. Nutzen Sie diese Ansicht, um Aufgaben zu verschieben und Ihre Arbeit gleichmäßiger zu verteilen. Wenn Sie Ihre Aktivitäten im Kalender schon im Voraus planen, können Sie Aufgaben besser koordinieren und wissen jeden Tag genau, welche wichtigen Aufgaben Sie abarbeiten müssen. So klappt es mit dem eigenen Selbstmanagement!

Welche Fehler solltest du vermeiden?

Es gibt viele Fallen und Denkfehler, über die du stolpern kannst beim Prioritäten setzen. Wir möchten dir hier die häufigsten Fehler aufzeigen und wie du diese lösen kannst:

• Scope Creep: Wenn immer mehr To-Dos im Laufe des Tage zusätzlich zu erleidgen sind, verliert man leicht den Überblick. Hier ist es wichtig, immer wieder neu Prioritäten zu setzen, um schlussendlich wieder fokussiert an die Arbeit gehen zu können.

• Zu wenig Zeit eingeplant: Viele Leute planen zu wenig Zeit für die Erledigung der Aufgaben ein. Bei diesem Fehler hilft auch das Prioritäten setzen nichts. Man muss einfach realistischer an die Zeiteinschätzung herangehen und zu Beginn mehr Zeit einplanen, als Sicherheitspuffer.

• Kein Delegieren: Viele Leute behalten alles gerne selbst im Blick und verzetteln sich so in immer mehr Aufgaben. Dabei ist es wichtig, dass du auch Aufgaben abgeben kannst. Vergiss jedoch nicht, den Fortschritt der Aufgaben weiterhin zu verfolgen, damit diese auch erledigt werden.

• Multitasking: Vermeide es, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Insbesondere bei komplexen Aufgaben ist es zwingend erforderlich, sich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Andernfalls werden Sie abgelenkt, sind unkonzentriert und unfokussiert.

Kommunizieren Sie den Fortschritt von Aufgaben mit Ihren Teamkollegen

Letztendlich sollten Sie nicht vergessen, Ihre Teamkollegen einzubeziehen, die darauf warten, dass Sie eine Aufgabe erledigen oder dass Sie etwas Zeit für sie einplanen. Wenn Sie Ihre Teamkollegen proaktiv über Status-Aktualisierungen, den geplanten Fertigstellungstermin, Verzögerungen oder Hindernisse informieren, reduzieren Sie die Anzahl der eingehenden Statusanfragen erheblich. Anstatt ständig auf diese Anfragen reagieren zu müssen, können Sie weiterhin produktiv und effizient Ihre Prioritäten setzen und Aufgaben effektiv abarbeiten.

Asana-Tipp: Mit der Kommentarfunktion von Asana können Sie den Status einer Aufgabe mit anderen teilen und Folgefragen direkt in der jeweiligen Aufgabe stellen. Dadurch bleibt die Kommunikation stets mit der Arbeit verknüpft, um die Sie sich kümmern. Alternativ können Sie in einem Projekt Status-Aktualisierungen verwenden, um alle Beteiligten über Ihren Projektfortschritt und nicht nur über einzelne Aufgaben zu informieren.

Durch Prioritäten setzen zur Produktivitätssteigerung

Durch das Setzen von Prioritäten steigern Sie Ihre Produktivität, verwalten Ihre Zeit effizienter und gewährleisten, dass Ihre Fristen stets eingehalten werden – jederzeit und überall. Verbessern Sie Ihre Produktivität durch die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools wie Asana, mit dem Sie alle Ihre Aufgaben – egal wie groß oder klein – an einem Ort organisieren und verwalten und damit Ihre Prioritäten setzen können.