Kostenkontrolle: So überwachen Sie die Projektausgaben und steigern die Rentabilität

Kostenkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Finanzstrategie. Wie lassen sich also die Finanzen Ihres Unternehmens überwachen und wie können Sie Ihr Budget einhalten? 

Genau wie bei der persönlichen Budgetplanung können Sie im Rahmen der Kostenkontrolle für Unternehmen eine Reihe von Maßnahmen ergreifen. So können Sie Ausgaben kategorisieren, die Bereiche ermitteln, in denen Ihr Team besonders hohe Ausgaben tätigt, und Wege finden, die Ausgaben in jedem Bereich zu begrenzen. Wenn Sie all diese Dinge erfolgreich durchführen, haben Sie Ihr Budget unter Kontrolle und können Ihren Gewinn steigern.

Die Grundprinzipien der Kostenkontrolle sind bei Unternehmens- und Personalbudgets ganz ähnlich. In diesem Artikel erläutern wir, was Kostenkontrolle ist und welche Rolle sie im Kostenmanagementsystem spielt. 

Was bedeutet Kostenkontrolle?

Bei der Kostenkontrolle geht es darum, Ausgaben zu ermitteln und zu reduzieren, um den Unternehmensgewinn zu steigern. Die Kostenkontrolle kann auf Projektebene oder unternehmensweit erfolgen. Im Folgenden soll es darum gehen, wie Sie den Prozess der Kostenkontrolle auf ein Projekt oder eine Reihe von Projekten anwenden können.

Als Projektleiter nutzen Sie die Kostenkontrolle zur Überwachung Ihres Ressourcenmanagementplans. Sobald Sie eine Überschreitung der Ausgaben feststellen, können Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen. 

Ein Tool zur Berichterstattung kann auch hilfreich sein, um festzustellen, wann Sie Ihr Projektbudget überschreiten. Angenommen, der freiberufliche Designer, den Sie für ein neues Projekt engagiert haben, braucht viel länger als erwartet, um die Bilder zu bearbeiten. Sobald Sie diese zusätzlichen Kosten festgestellt haben, können Sie beschließen, für Ihr nächstes Projekt einen internen Designer zu engagieren. So können Sie Kosten senken und die Effizienz steigern.

Warum ist Kostenkontrolle wichtig?

Fällt es Ihrem Team schwer, den Projektumfang oder das Budget einzuhalten? Genau an dieser Stelle kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Selbst wenn Ihr Team das Budget einhält, kann die Kostenkontrolle dazu beitragen, das Budget weiter zu senken, was wiederum zu einer Steigerung der Einnahmen führen kann. 

Die Kostenkontrolle gibt einen Einblick in die Gesamtausgaben des Unternehmens, indem sie aufzeigt, welche Bereiche im Unternehmen die meisten Kosten verursachen und welche Ausgaben in diesen Bereichen anfallen. Die Kostenkontrolle kann zunächst auf Projektebene erfolgen, um die Kosten einzelner Projekte zu senken und so den Gesamtgewinn des Unternehmens zu steigern. 

Welche Techniken zur Kostenkontrolle gibt es?

Die Kostenkontrolle kann zunächst auf höherer Ebene des Unternehmens stattfinden, wird aber häufig auf Projektebene fortgesetzt. Auf Projektebene können Sie die tatsächlichen Kosten eines Projekts beurteilen und diese Kosten wirksam verwalten. 

Um eine bessere Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen zu erreichen, empfehlen wir diese fünf Schritte:

1. Planen Sie Ihr Budget

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Budget zu planen, damit Sie Ihre Kostenschätzung möglichst detailliert vornehmen und die Ressourcen effektiv zuweisen können. Die Erstellung eines detaillierten Projektplans führt zu geringeren Kostenabweichungen, d. h. zu weniger Differenzen zwischen Ihrem ursprünglichen Budget und den tatsächlichen Ausgaben. 

Beziehen Sie bei der Planung Ihres Budgets die folgenden Punkte mit ein:

• Anzahl der für das Projekt benötigten Teammitglieder

• Geschätzte Dauer bis zur Fertigstellung des Projekts

• Für das Projekt benötigte Materialien

Wenn Sie den Zeit- und Materialaufwand für das Projekt kalkulieren, lassen Sie Ihrem Budget etwas Spielraum, um es bei Bedarf zu erweitern. Es besteht immer die Möglichkeit, dass unerwartete Projektrisiken auftreten und Sie Ihre Projektzeitleiste verlängern oder zusätzliche Ressourcen anfordern müssen. 

2. Überwachen Sie alle Ausgaben

Der nächste Schritt zur Kontrolle der Projektkosten besteht darin, die gerade anfallenden Projektausgaben zu überwachen. Es ist einfacher, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wenn Sie Kostenabweichungen in Echtzeit feststellen. Wenn Sie erst nach Abschluss des Projekts feststellen, dass Sie das Budget überschritten haben, haben Sie das Geld bereits ausgegeben. Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Informationen nur noch als Lektion für künftige Projekte nutzen. 

Eine gute Möglichkeit zur Überwachung Ihrer Ausgaben während eines Projekts ist die Festlegung von Projektmeilensteinen. Bei jedem Meilenstein können Sie Ihre Ausgaben bewerten und sicherstellen, dass das Projekt im Rahmen bleibt. Wenn Sie dann an einem bestimmten Meilenstein Kostenüberschreitungen feststellen, können Sie festlegen, wie Sie die Kosten im weiteren Verlauf senken können. 

3. Nutzen Sie Systeme zur Änderungssteuerung

In der Planungsphase ist es wichtig, klare Projektziele festzulegen. Doch um sicherzustellen, dass diese Ziele erreicht werden, benötigen Sie möglicherweise einen Prozess zur Änderungssteuerung. 

Bei der Änderungssteuerung handelt es sich um eine Reihe von Schritten zur Steuerung von Änderungen, die während der Projektlaufzeit von den Beteiligten unternommen werden. Dies trägt dazu bei, Scope Creep zu verhindern, da Sie auf kommende Änderungen vorbereitet sind und das Projekt entsprechend anpassen können. 

Die Schritte zur Einrichtung eines Systems zur Änderungssteuerung umfassen:

1. Initialisierung: Der Prozess der Änderungssteuerung beginnt, wenn ein Beteiligter um eine Änderung am Projekt bittet. Die tatsächliche Anfrage kann variieren und von der Verlängerung des Zeitplans bis zur Festlegung neuer Projektergebnisse reichen. 

2. Bewertung: Der Projektmanager oder Abteilungsleiter prüft den Antrag auf grundlegende Informationen, z. B. die benötigten Ressourcen, die Auswirkungen des Antrags und die Personen, an die der Antrag weitergeleitet werden soll. Wenn der Änderungsantrag die erste Überprüfung besteht, geht er in die Analysephase über.

3. Analyse: In der Analysephase genehmigt der zuständige Projektleiter den Antrag oder lehnt ihn ab. In manchen Fällen gibt es einen Ausschuss, der für die Genehmigung von Änderungen zuständig ist. Der Projektleiter genehmigt den Antrag oder lehnt ihn ab und benachrichtigt das Team entsprechend. Je nach Größe des Projekts kann der Projektleiter die Änderung auch in einem Änderungsprotokoll dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden sind.

4. Umsetzung: Je nachdem, in welcher Phase sich das Projekt befindet, sieht die Umsetzung einer Änderung verschieden aus. In der Regel besteht sie jedoch aus der Aktualisierung von Zeitplänen und Leistungen sowie der Einbindung des Projektteams. Sie sollten den Projektumfang bewerten, um sicherzustellen, dass Änderungen an der Zeitplanung keine großen Auswirkungen auf die geplanten Ziele haben werden. 

5. Abschluss: Sobald Sie die Anfrage dokumentiert, weitergegeben und umgesetzt haben, kann sie zum Abschluss gebracht werden. Ein formeller Plan für den Abschluss der Änderung ist hilfreich, damit alle Teammitglieder wissen, wo die Informationen gespeichert sind und sie in Zukunft darauf zurückgreifen können.

Wenn Sie Änderungen an Ihren Projekten ordnungsgemäß überwachen, haben Sie eine bessere Chance, auch die Kosten zu kontrollieren. Die genaue Vorhersage des Budgets und des Erfolgs eines Projekts erfordert ein sorgfältiges Management von Anfang bis Ende. Auf dem Weg dorthin wird es immer unvermeidliche Rückschläge geben. Systeme zur Vorbereitung auf diese Abweichungen können daher von entscheidender Bedeutung sein. 

4. Managen Sie Ihre Zeit

Zeitmanagement ist eine wichtige Methode zur Kostenkontrolle. Denn wenn sich die Gesamtzeit eines Projekts verlängert, steigen auch die Gesamtkosten. Die Einhaltung des veranschlagten Projektzeitplans ist eine der besten Methoden, um das Projektbudget einzuhalten. 

Setzen Sie Zeitmanagement-Strategien ein, um die Produktivität zu steigern und den Teammitgliedern zu helfen, ihre Arbeit pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen. 

Hier einige Zeitmanagement-Tipps:

• Timeboxing: Timeboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagementstrategie, bei der Sie Ihre Arbeit innerhalb von definierten Zeitfenstern erledigen. Wenn Sie z. B. einen Blogbeitrag schreiben müssen, können Sie sich ein zweistündiges Zeitfenster setzen, um eine Gliederung zu verfassen. Nach einer Pause können Sie dann ein weiteres Zeitfenster von drei Stunden einrichten, um mit dem ersten Entwurf zu beginnen.

• Time Blocking: Das Time Blocking ähnelt dem Time Boxing, aber anstatt für jede einzelne Aufgabe eine bestimmte Zeit einzuplanen, üben Sie, bestimmte Zeiträume Ihres Kalenders für ähnliche oder zusammenhängende Aufgaben zu blockieren.

• Pomodoro-Methode: Ähnlich wie Timeboxing und Timeblocking hilft Ihnen die Pomodoro-Methode, Ihre Arbeit in möglichst kurzen Zeitfenstern zu erledigen und zwischen den Arbeitsdurchgängen immer wieder eine Pause einzulegen. Arbeiten Sie beispielsweise 25 Minuten lang und machen Sie dann viermal eine fünfminütige Pause. Nach dem vierten Arbeitsdurchgang machen Sie dann eine längere Pause von 20 oder 30 Minuten.

• Iss den Frosch: Von Mark Twain stammt der berühmte Ausspruch: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tun Sie das am besten gleich früh morgens“. Die Iss-den-Frosch-Zeitmanagementstrategie beruht auf diesem Zitat und ermutigt Sie, große oder komplexe Aufgaben zuerst in Angriff zu nehmen, bevor Sie sich weniger wichtigen oder weniger dringenden Arbeiten widmen.

• Pareto-Prinzip: Oft wird das Pareto-Prinzip als „80/20-Regel“ bezeichnet, denn es beruht auf folgender Formel: Sie wenden 20 % Ihrer Zeit auf und erreichen in dieser Zeit 80 % Ihrer Arbeitsergebnisse. Wenn Sie 80 % Ihrer Arbeitsergebnisse binnen kürzester Zeit erledigen, gewinnen Sie mehr Zeit für die Bewältigung der übrigen 20 % Ihrer Aufgaben.

• Getting Things Done (GTD): Die Getting Things Done-Methode wurde von David Allen in den frühen 2000er Jahren erfunden. Allen zufolge besteht der erste Schritt darin, alle zu erledigenden Aufgaben niederzuschreiben. Durch diese Technik und die gleichzeitige Verwendung von Aufgabenmanagement-Tools müssen Sie sich mit weniger Dingen gleichzeitig beschäftigen und können sich voll und ganz auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Dabei brauchen Sie sich nicht ständig an die einzelnen Punkte auf Ihrer To-do-Liste erinnern.

Es mag paradox erscheinen, sich bei der Kostenkontrolle auf die Produktivität zu konzentrieren, aber die Projektleistung ist die Grundlage für den Cashflow. Wenn Ihr Team nicht produktiv ist, halten Sie die Projektfristen nicht ein. Wenn die Fristen nicht eingehalten werden, kostet das Projekt mehr Geld. Wenn Ihr Projekt mehr Geld kostet, ist der Cashflow Ihres Unternehmens geringer.  

5. Erfassen Sie den Earned Value

Die Nachverfolgung des Earned Value kann Ihnen helfen, das finanzielle Ergebnis eines Projekts vorherzusagen. Diese Methode der Kostenkontrolle erfordert einige Kenntnisse in der Kostenrechnung, aber sie kann Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wann variable Kosten anfallen werden. So können Sie letztlich verhindern, dass es bei zukünftigen Projekten zu Abweichungen kommt.

Der Earned Value ist die Menge an Arbeit, die bisher bei einem Projekt tatsächlich erledigt worden ist. Um den Earned Value nachzuverfolgen und festzustellen, ob Sie im Zeitplan liegen, multiplizieren Sie den Prozentsatz der erledigten Arbeit mit dem Projektbudget. Mit den folgenden Schritten können Sie den Earned Value erfassen:

• Schritt 1: Bestimmen Sie den Grad der Fertigstellung jeder Aufgabe in Form eines Prozentsatzes.

• Schritt 2: Bestimmen Sie den geplanten Wert (Planned Value, PV) oder Ihre budgetierten Kosten für die geplante Arbeit. Dies ist das genehmigte Budget, das für die Durchführung der geplanten Arbeiten vorgesehen ist.

• Schritt 3: Bestimmen Sie den Earned Value (EV), also die geplanten Kosten für die geleistete Arbeit. Dabei handelt es sich um die Menge an Arbeit, die bereits erledigt wurde. 

• Schritt 4: Ermitteln Sie die Ist-Kosten (Actual Cost, AC). Dies ist der Betrag, der für die bereits geleistete Arbeit ausgegeben wurde.

• Schritt 5: Berechnen Sie die Kostenabweichung (Cost Variance, CV), indem Sie den Earned Value von den Ist-Kosten abziehen (CV = EV - AC).

• Schritt 6: Führen Sie die Ergebnisse zusammen

Die ersten drei Schritte erfordern das Zusammentragen von Kosteninformationen über Ihr Projekt, während die letzten drei Schritte Berechnungen und Analysen erfordern. Die Kostenabweichung stellt den Kostenstatus Ihres Projekts dar. 

Bei der Kostenkontrolle ist die Kostenabweichung die Messgröße, die Ihnen Auskunft darüber gibt, ob sich Ihr Projekt im Rahmen des Budgets bewegt. Eine negative Kostenabweichung zeigt an, dass das Projekt sein Budget überschreitet.

Kostenkontrolle vs. Kostenmanagement

Häufig werden die Begriffe Kostenkontrolle und Kostenmanagement verwechselt, aber es handelt sich um zwei verschiedene Dinge, die richtig definiert und verstanden werden wollen. Die Kostenkontrolle ist ein kleinerer Prozess innerhalb des größeren Kostenmanagementsystems. 

Während es bei der Kostenkontrolle darum geht, Ausgaben zu ermitteln und zu reduzieren, um den Gewinn zu steigern, ist das Kostenmanagement der Gesamtprozess der Schätzung, Budgetierung und Kontrolle von Projektkosten.

Es gibt wahrscheinlich viele Personen, die mit dem Kostenmanagement in Ihrem Unternehmen zu tun haben. Je nachdem, wie groß Ihr Team ist, arbeiten vielleicht ganz unterschiedliche Personen an der Ressourcenplanung und Budgetierung. 

Um die Kosten ordnungsgemäß überwachen zu können, bedarf es einer Kontrolle der Ausgaben auf verschiedenen Ebenen innerhalb des Unternehmens. Auf diese Weise kann jeder Teil des Unternehmensbudgets sorgfältig geprüft und analysiert werden. 

Überwachen und reduzieren Sie die Projektkosten durch Kostenkontrolle

Die Überwachung der Ausgaben zur Senkung der Projektkosten ist ein langwieriger Prozess, aber das Kostenmanagement ist entscheidend für die Rentabilität. 

Der beste Weg, Kosten zu verwalten, besteht darin, alle benötigten Informationen in einem anpassbaren Dashboard anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie mithilfe der Automatisierung das Projektmanagement und die Kostenkontrolle an einem zentralen Ort erledigen.