So erstellen Sie ein Projektbudget – und halten es auch ein

Nehmen wir an, Ihr Projekt wäre ein Auto. In diesem Fall wäre das Budget der Treibstoff. Genauso wie ein Fahrzeug Treibstoff in seinem Tank benötigt, braucht ein Projekt Geld und Ressourcen, um zu funktionieren. Und als Projektmanager haben Sie die Möglichkeit, diese Ressourcen so effektiv wie möglich zu planen und zu nutzen, damit Ihr Projekt fristgerecht und ohne Pannen an sein Ziel gelangt. 

Die Erstellung und Befolgung eines soliden Budgetplans ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihrer Arbeit und daher auch eine der wichtigsten Projektmanagement-Kompetenzen, die Sie im Laufe Ihrer Karriere entwickeln können. 

Was ist ein Projektbudget? 

Ein Projektbudget ist ein Plan mit allen Details zu Ihren Ausgaben: Wie viel geben Sie aus? Wofür? Und wann? Wenn Sie schon vor Projektbeginn einen Budgetplan erstellen und ihn zur Überwachung Ihres Projektes nutzen, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihnen die Ressourcen ausgehen oder Sie das geplante Budget überschreiten – beides kommt im Arbeitsalltag häufig vor. In einer Umfrage des Project Management Institute (PMI) im Jahr 2021 haben die Befragten angegeben, dass in den vorangegangenen 12 Monaten nur bei 62 % der Projekte in ihren Unternehmen das geplante Budget eingehalten wurde.

Indem Sie Ihr Projekt vor dem Start budgetieren, können Sie den Umfang der Arbeit besser abschätzen und die Ausgaben überwachen. Außerdem hilft es Ihnen, Ihr Projekt wichtigen Beteiligten zu präsentieren und die benötigten finanziellen Mittel zu beschaffen, da genehmigende Personen ein gutes Bild davon bekommen, warum Sie die Ausgaben machen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Im Laufe Ihres Projektes können Sie Ihr Projektbudget dann als Ausgangspunkt nutzen, um die tatsächlichen mit den budgetierten Ausgaben zu vergleichen und anfallende Zusatzkosten abzufedern. 

In 9 Schritten zum Projektbudget

Die Erstellung eines Projektbudgets mag Ihnen wie eine Herkulesaufgabe erscheinen. Damit sie Ihnen dennoch gelingt, haben wir im folgenden Artikel die einzelnen Schritte für Sie aufgelistet und jeden Teil des Budgetprozesses genauer beleuchtet.

1. Projektziele festlegen

Projektziele sind jene Ziele, die Sie bis zum Ende Ihres Projektes erreichen wollen. Sie sind ein guter Ausgangspunkt, weil sie eine klare Orientierung für Ihre Arbeit geben, während Sie sich um den Rest Ihres Projektplans kümmern. 

Die besten Ziele sind klar definiert und falsifizierbar. So dienen sie Ihnen als Richtwert, um den Erfolg Ihres Projektes nach dessen Abschluss zu messen. Nutzen Sie am besten die SMART-Methode, um klare Ziele zu formulieren. SMART steht für spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie die Besucherzahl auf Ihrer Website erhöhen möchten. In diesem Fall könnte Ihr Ziel wie folgt lauten: „Die Anzahl der Website-Besucher bis Ende des Quartals um 10 % erhöhen.“ 

2. Projektumfang definieren

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie den Umfang der Arbeit festlegen, mit denen Sie diese Ziele erreichen werden. Ihr Projektumfang steckt die Grenzen Ihres Projektes ab. Er legt fest, welche Arbeitsvorgänge Sie erledigen werden (und welche nicht) und welche Fristen und Ergebnisse Sie anpeilen. Überlegen Sie sich beim Festlegen Ihres Projektumfangs Folgendes: 

• Verfügbare Ressourcen: Bevor Sie Ihre gewünschten Ergebnisse spezifizieren, machen Sie eine Bestandsaufnahme aller Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Unter Umständen müssen Sie die Ergebnisse entsprechend anpassen, wenn Sie mit einer fixen Budgetobergrenze arbeiten oder Ihr Projektteam nur begrenzte Kapazitäten hat. Grundsätzlich ist es immer hilfreich, wenn Sie sich möglicher Grenzen von Beginn an bewusst sind und sich erst dann an die Bestimmung Ihrer genauen Ergebnisse und der dafür notwendigen Ressourcen machen. (Keine Sorge, das Thema Ressourcen werden wir uns in einem späteren Schritt noch detailliert ansehen.) 

• Zeitliche Beschränkungen: Unterliegt dieses Projekt einem besonderen Zeitdruck oder können Sie sich so viel Zeit nehmen, wie Sie brauchen? Ein straffer Projektzeitplan kann nämlich Einfluss auf die Kosten für Ihre Ressourcen haben. Bei Zeitdruck können zum Beispiel Eilzuschläge für Freelancer anfallen. 

• Nicht-Ziele: Was liegt außerhalb Ihres Projektumfangs? Oft kann es hilfreich sein auch zu klären, was Sie nicht erreichen wollen. Dadurch können Sie Scope Creep und mögliche Budgetüberschreitungen verhindern. 

Denken Sie daran, dass es beim Projektumfang vor allem um das Festlegen von Grenzen geht. Das gibt Ihnen ein besseres Verständnis dafür, was Sie erreichen wollen, welche Arbeiten Sie dafür erledigen müssen und auf welche Ergebnisse Sie hinarbeiten.

3. Ergebnisse in Unterabhängigkeiten aufteilen

Erstellen Sie als nächstes eine Liste mit allen Ergebnissen, die innerhalb Ihres Projektumfangs liegen und teilen Sie sie in Unterabhängigkeiten auf. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass es eines Ihrer Projektergebnisse ist, einen Blog-Beitrag zu veröffentlichen. Dieses Ergebnis könnten Sie in folgende Schritte aufteilen: 

• Blog-Beitrag entwerfen

• Blog-Beitrag überarbeiten

• Bilder erstellen

• In Wordpress veröffentlichen

• Auf Social-Media-Kanälen teilen

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, versteckte Projektkosten zu erkennen und bereits vorab in Ihr Budget zu integrieren. Wenn Sie das Budget für die Veröffentlichung des Blog-Beitrags als Ganzes schätzen wollen, kann es passieren, dass Sie Kosten übersehen, zum Beispiel den Stundensatz für den freiberuflichen Redakteur oder den Preis für kostenpflichtige Social-Media-Postings. 

Wenn Sie lieber mit Diagrammen als mit Listen arbeiten, können Sie einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen. Mit diesem visuellen Hilfsmittel schlüsseln Sie die verschiedenen Ebenen Ihrer Arbeit auf. Sie beginnen dabei mit Ihren wichtigsten Zielen ganz oben und stellen von da ausgehend Ergebnisse und Unterabhängigkeiten nach unten hin als Verzweigungen dar. 

4. Erforderliche Ressourcen auflisten

Nachdem Sie alle Ergebnisse und Unterabhängigkeiten definiert haben, ist es nun an der Zeit, die erforderlichen Ressourcen für jede Aufgabe zu notieren. Seien Sie dabei so spezifisch wie möglich und denken Sie daran, dass eine „Ressource“ viel mehr sein kann als „nur“ das Personal und die Ausstattung. Ressourcen können auch indirekte Kosten für Schulungen oder einen physischen Arbeitsplatz umfassen. 

Für den Start finden Sie hier einige typische Projektkosten, die Sie bedenken sollten: 

• Teammitglieder: Wer wird die Arbeit erledigen? Notieren Sie zu jedem Namen, ob die Person in Ihrem Unternehmen fest angestellt ist oder ob Sie zusätzliche Auftragnehmer auf Stundenbasis engagieren müssen.

• Ressourcenbeschaffung: Was benötigen Sie, um externe Ressourcen zu beziehen? Möglicherweise kann ein Teammitglied das geeignetste Produkt für Ihr Vorhaben recherchieren, die Kommunikation mit Vertriebsmitarbeitern übernehmen und das Tool kaufen.  

• Schulung: Benötigen Teammitglieder Zeit und Ressourcen, um mit der Arbeit an dem Projekt beginnen zu können? Überlegen Sie, wieviel Zeit Sie für die Einschulung neuer Mitarbeiter oder für Kurse für bereits bestehende Mitarbeiter anberaumen müssen. 

• Ausrüstung: Welche Tools werden benötigt? Das können beispielsweise zusätzliche Computerbildschirme, eine Design-Software oder aber auch ein neuer Internetdienst sein. 

• Räumlichkeiten: Wo wird Ihr Team arbeiten? Werden Sie zum Beispiel Meeting-Räume brauchen oder zusätzliche Schreibtische für neue Teammitglieder? 

• Recherche: Welche Daten benötigen Sie? Denken Sie dabei an Studien zur Anwenderforschung, Web-Analysen oder Umfragen. 

• Professionelle Dienstleistungen: Werden Sie externe Experten, wie zum Beispiel Rechts- oder Marketing-Berater hinzuziehen müssen? 

• Reisen: Wird Ihr Team Ausgaben für Transportwege und Unterkünfte haben und einen Verpflegungszuschuss brauchen? 

5. Voraussichtliche Beträge abschätzen

Ein Budget ist immer eine Abschätzung der Kosten. Wir können zwar die Zukunft nicht voraussagen, aber wir können Methoden nutzen, mit denen wir die Schätzungen so genau wie nur irgendwie möglich durchführen können. Und dabei müssen Sie sich nicht für eine Methode entscheiden. Sie können je nach Bedarf Ihres aktuellen Projektes eine Kombination dieser Ansätze anwenden. 

Diese Techniken können Sie zur besseren Abschätzung verwenden:

Schätzen Sie die Kosten der einzelnen Elemente und berechnen Sie dann deren Summe 

Diese Methode wird oft Bottom-up-Schätzung genannt und eignet sich hervorragend, wenn Sie die Ergebnisse und Unterabhängigkeiten Ihres aktuellen Projekts genau kennen. Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellt haben, sind Sie für diese Methode bereits bestens vorbereitet.

Zu Ihrer Absicherung können Sie eine weitere dieser Methoden heranziehen und die Ergebnisse daraus vergleichen. Sie können zum Beispiel notieren, wie das Budget für ein ähnliches, bereits durchgeführtes Projekt ausgegeben wurde.  

Gehen Sie von einem fixen Betrag aus 

Bei diesem Ansatz gehen Sie von einer fixen Budgetsumme aus und schlüsseln sie in Ergebnisse oder Projektmeilensteine auf. Das Pferd von hinten aufzuzäumen kann herausfordernd sein, vor allem, wenn Sie noch nicht wissen, wieviel einzelne Projektergebnisse kosten werden. Es kann Ihnen aber helfen herauszufinden, welche Ziele Sie mit einem begrenzten Budget erreichen können. 

Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, kombinieren Sie sie am besten mit einer der anderen hier vorgestellten Optionen. Sobald Sie zum Beispiel geklärt haben, was Sie erreichen können und wollen, stellen Sie mit dem Bottom-up-Ansatz sicher, dass Sie keine wesentlichen Punkte übersehen. 

Vergleichen Sie Budgets von ähnlichen Projekten

Vergangene Projekte sind eine wahrhaftige Goldmine an Daten. Sie sind eine reale Aufzeichnung davon, welche Ausgaben geplant (oder ungeplant) getätigt wurden. Als solche können sie Ihnen als Hinweise dienen, falls Sie etwas übersehen haben bzw. aufzeigen, welche unerwarteten Situationen die Ausgaben beeinflussen könnten. Falls dies möglich ist, nehmen Sie Einsicht in gewonnene Erkenntnisse ähnlicher, bereits durchgeführter Projekte. 

Erwägen Sie verschiedene Szenarien

Bei komplexen Projekten mit vielen verschiedenen möglichen Ausgängen kann die Kostenabschätzung ganz schön schwierig sein. Stellen wir uns vor, Sie planen für April ein Event im Freien. Die Kosten können dann abhängig vom Wetter variieren: Vielleicht brauchen Sie Zelte und – sollte es schon so heiß sein – Ventilatoren. Bei Kälte könnten Sie Heizstrahler benötigen und bei Niederschlag womöglich eine Indoor-Räumlichkeit. 

In einem solchen Fall ist es sinnvoll, die Ausgaben für jedes dieser Szenarien zu schätzen. Je nachdem, wie flexibel Ihr Budget ist, können Sie auf Nummer sicher gehen und mit dem teuersten Szenario rechnen. Oder Sie kalkulieren die zu erwartenden Ausgaben für den schlimmsten, den besten und wahrscheinlichsten Fall und berechnen den Durchschnitt der drei Möglichkeiten. 

6. Sicherheitsrücklagen zur Seite legen

Manchmal passiert genau das, womit wir niemals gerechnet hätten. Tools fallen aus, Zeitpläne ändern sich und einmal stellt Sie eine Pandemie vor ganz neue Herausforderungen. Oder Sie entdecken eine unerwartete Gelegenheit während des Projektes – wie zum Beispiel die Chance, ein Wirtschaftsgut zu einem reduzierten Preis zu erwerben. Für den Fall, dass sich Ihre Pläne ändern sollten, sind Rücklagen sozusagen eine zusätzliche Polsterung in Ihrem Budget. Die übliche Empfehlung ist es, 5-10 % Ihres Gesamtbudgets an Sicherheitsrücklagen zur Seite zu legen. 

Die Budgetierung ist eine Abschätzung und genau deshalb sollten Sie immer an Rücklagen denken. Und sollte sich herausstellen, dass Sie bei Ihrem Budget absolut richtig lagen und das zusätzliche Polster nicht benötigen, können Sie den Gewinn Ihrer Firma damit etwas aufbessern. 

7. Das Budget erstellen

Sie haben alle Ihre Projektergebnisse bestimmt, Ressourcen zugeteilt und eine Kostenschätzung durchgeführt. Jetzt beginnt der spannende Teil – die Erstellung Ihres tatsächlichen Budgets. Dieses sollte die folgenden wichtigen Punkte beinhalten: 

• Einzelne Positionen für jedes Ergebnis, Teilergebnis und jede erforderliche Ressource, inklusive der zu erwartenden Kosten einer jeden Position. 

• Eine Zeitleiste, die anzeigt, wann Sie welche Ressource benötigen und wann welche Ausgaben zu erwarten sind. 

• Die Personen, die für die einzelnen Budgetkomponenten verantwortlich sind. Sie können z. B. notieren, dass Ihr Redaktionsassistent für die Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten und Rechnungen aller Freelancer verantwortlich ist.

• Eine eindeutige Dokumentation, von welchem Teil des Unternehmensbudgets die einzelnen Positionen im Rahmen Ihres Budgets finanziert werden. So könnten Sie zum Beispiel das Budget der Marketingabteilung für die Erstellung von Werbevideos und das Budget der IT-Abteilung für ein Upgrade Ihrer Computer nutzen.

• Die Gesamtaufwendungen für Ihr gesamtes Projekt. Erfassen Sie gegebenenfalls auch die Gesamtaufwendungen für jedes Abteilungsbudget, das Sie verwenden werden.

• Einen Ort, an dem Sie nach dem Start des Projektes die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den budgetierten Kosten erfassen.

Tools zur Projektbudgetierung

Auch die Auswahl eines geeigneten Tools für die Projektbudgetierung ist wichtig. Achten Sie darauf, dass Sie sich für ein Programm entscheiden, das Beträge automatisch zusammenrechnen kann, damit Sie nicht jedes Mal den Gesamtbetrag neu berechnen müssen, wenn Sie einen Eintrag ändern. Außerdem sollte Ihr zukünftiges Tool über Funktionen verfügen, mit denen Sie Ihr Budget in Echtzeit problemlos mit anderen teilen und aktualisieren können, damit Ihr gesamtes Team immer mit der aktuellsten Version arbeitet. 

Es stehen Ihnen viele Optionen zur Auswahl, wie zum Beispiel einfache Excel-Tabellen oder auch leistungsstärkere Projektmanagement-Software. Wenig überraschend empfehlen wir Asana. Hier können Sie Posten eingeben und zusammenrechnen, benutzerdefinierte Felder erstellen, verantwortliche Personen bestimmen und Informationen ganz einfach mit Teamkollegen teilen. Zusätzlich zum eigentlichen Budget können Sie alte Workflows wiederverwerten, eine Prozessdokumentation erstellen und Vorlagen für Ihr Projektbudget speichern, damit Sie auch in Zukunft keine Schritte übersehen.

8. Einen Plan für die Überwachung der Ausgaben erstellen

Ein Budget bietet Ihnen nur Vorteile, wenn Sie sich daran halten. Planen Sie schon vorab, wie oft Sie die tatsächlichen mit den budgetierten Kosten vergleichen, um mögliche Probleme abzufedern, bevor sie zu ernst werden. Sie können auch bereits zu Beginn über Ihr Vorgehen entscheiden, wenn Sie das Budget überschreiten oder nicht ausschöpfen.

Der Vorteil von einem Tool wie Asana ist, dass Sie Ihr Budget in Echtzeit teilen, verwalten und beobachten können. Sehen wir uns als Beispiel die Funktion Unternehmensweite Berichte von Asana an. Sie verwendet Daten Ihrer Projekte, um Ihnen an einem zentralen Ort eine Übersicht über die Ausgaben, den Status von Aufgaben und erreichte Meilensteine zu bieten. Damit müssen Sie sich nicht erst durch viele Tabellen graben, um herauszufinden, ob Ihr Projekt planmäßig verläuft. 

9. Die Genehmigung von wichtigen Beteiligten einholen 

Nachdem Sie nun Ihren fertigen Projektbudgetplan in Händen halten, ist es an der Zeit, ihn mit den Projektbeteiligten zu teilen und genehmigen zu lassen. Ihr detaillierter Plan gibt genehmigenden Personen eine klare Vorstellung der einzelnen Posten und macht deutlich, warum die jeweiligen Ausgaben für Ihren Projekterfolg wichtig sind. 

Beispielhaftes Projektbudget

Nehmen wir an, Sie möchten den Zahlungsprozess in Ihrer mobilen App überarbeiten und Ihr Projektziel ist es, bis Ende des 3. Quartals die durchschnittliche Zahlungsdauer um 25 % zu reduzieren. Um dieses Ziel zu erreichen, haben Sie zwei zentrale Ergebnisse festgelegt und die dafür benötigten Ressourcen geklärt. 

Hier haben wir ein einfaches Beispiel dafür, wie Ihr Projektbudget aussehen könnte. Es umfasst die Zeitplanung, die verantwortliche Person und die geschätzten Kosten für jeden Eintrag. Außerdem wird angegeben, welches Abteilungsbudget für die einzelnen Posten verwendet wird. In den weiteren Spalten werden die Genehmigung des Budgets und die tatsächlichen Kosten erfasst.

Die Ausgaben im Griff – mithilfe eines Projektbudgets

Ein gut durchdachtes Budget unterstützt Sie im gesamten Projektzyklus, beginnend bei der Planung, über die Genehmigung bis hin zur Durchführung. Sobald Sie das Budgetieren gut beherrschen, können Sie sicherstellen, dass Ihrem Projektteam alle Ressourcen zur Verfügung stehen, die es zum Erreichen Ihrer wichtigen Ziele und zur Lieferung hochqualitativer Ergebnisse benötigt. Indem Sie Ihre Ausgaben laufend überwachen, können Sie außerdem schnell auf unerwartete Kosten reagieren, das Vertrauen der Personen gewinnen, die Ihr Budget genehmigen und Ihre Projekte auf Erfolgskurs bringen. 

Um mehr über Projektmanagement zu erfahren, lesen Sie mehr über die 25 wichtigen Projektmanagement-Kompetenzen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.