Was ist ein Burndown-Chart? Definition und Vorteile im Überblick!

Der Montag beginnt mit einem Sprint-Meeting. Sie erfahren, dass es ein Problem in der Entwicklung gab, das Sie um mehrere Tage zurückwerfen könnte. Sie fragen sich: Ist überhaupt noch genug Zeit, um das alles bis nächste Woche zu schaffen?

Die meisten von uns haben so eine Situation schon einmal erlebt, und es kann zur Herausforderung werden, im Zeitplan Ihres Teams genug Raum zu finden, um Ihre Projekte abzuschließen. Genau hier kommt ein Burndown Chart ins Spiel.

Ein Burndown Chart hilft Ihnen dabei, die Arbeit, die Sie noch erledigen müssen, mit der Zeit abzugleichen, die Sie dafür benötigen. Es kann ein hervorragendes Tool zur Visualisierung und besseren Verwaltung des Arbeitspensums Ihres Teams sein, sodass Sie in Ihrem Zeitplan Prioritäten setzen können. Schauen wir uns an, was ein Burn-Down-Diagramm ist und wie Sie Ihr eigenes erstellen können.

Was ist ein Burndown Chart?

Mit einem Burndown Chart visualisieren Sie die zu leistende Arbeit und die Zeit, die Sie dafür benötigen. Indem Sie abschätzen, wie viel Zeit Sie für die Abarbeitung von Aufgaben, Probleme und Tests benötigen, können Sie das Datum bestimmen, an dem das Projekt abgeschlossen wird.

Mit einem Burn-Down-Diagramm können Sie zuverlässig ausrechnen, ob Ihr Team noch genug Arbeitstage hat, um seine Arbeit zu erledigen, und es wird oft verwendet, wenn Menschen in kurzen Durchläufen arbeiten. Es hilft nicht nur dabei, das Fertigstellungsdatum eines Projekts festzustellen, sondern es gewährt auch einen Einblick in die Arbeitsweise Ihres Teams.

Es gibt zwei Arten von Burndown Charts: das Agile Burndown Chart und das Sprint Burndown Chart. Das Agile Burndown Chart wird von agilen Teams verwendet, um Aufgaben schneller freizugeben. Das Sprint Burndown Chart, oder auch Release Burndown Chart genannt, wird von Entwicklerteams verwendet, die in kurzen Sprints bzw. Releases arbeiten.

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Burndown Chart vs. Burnup Chart

Ein Burnup Chart wird verwendet, um herauszufinden, wie viel Arbeit bereits erledigt wurde. Sowohl ein Burnup Chart als auch ein Burndown Chart informieren Sie über verschiedene laufende Vorgänge in einem Projekt, weshalb sie oft zusammen eingesetzt werden.

Wie funktioniert ein Burndown Chart?

Ein Burn-Down-Diagramm funktioniert, indem Sie die Menge an Arbeit, die Ihnen noch bevorsteht, abschätzen und mit der Zeit abgleichen, die für die Arbeit benötigt wird. Ziel ist es, Zeitkontingente genau abzubilden und für künftige Ressourcen vorzuplanen.

Burndown Charts werden von vielen Teams verwendet, doch am meisten findet man sie in agilen Teams. Das liegt daran, dass diese Charts am besten dazu geeignet sind, kurze Durchläufe wie beispielsweise Sprints zu analysieren. Nun, da Sie wissen, wie ein Burndown Chart funktioniert, schauen wir uns doch einmal an, wie man eins liest.

So lesen Sie ein Burndown Chart

Ein Burn-Down-Chart besteht aus vielen verschiedenen Elementen. Es ist wichtig, jedes davon zu verstehen, damit Sie es erfolgreich lesen und Ihr eigenes erstellen können.

Das beinhaltet ein typisches Burn-Down-Diagramm:

• X-Achse (horizontale Achse): Die X-Achse ist horizontal und zeigt die Zeit an, die bis zum Abschluss des Projekts zur Verfügung steht. Diese Zeit wird für gewöhnlich in Tagen angezeigt. 

• Y-Achse (vertikale Achse): Die Y-Achse ist vertikal und zeigt die Arbeit an, die noch zu erledigen ist, um das Projekt abzuschließen. 

• Tatsächliche Arbeitslinie: Auf der tatsächlichen Arbeitslinie liegt die Arbeit, die zurzeit noch zu erledigen ist. Die Menge dieser Arbeit unterscheidet sich oftmals von der ursprünglichen Schätzung, da immer wieder mal Schwierigkeiten auftreten und man mehr Zeit für die Arbeit braucht. Die tatsächliche Arbeitslinie kann in manchen Fällen gerade verlaufen, ist allerdings für gewöhnlich weniger linear ausgerichtet – aufgrund der genannten Schwierigkeiten und unvorhergesehenen Arbeiten. 

• Ideallinie (geschätzte Arbeit): Die Ideallinie stellt das Arbeitsvolumen im idealen Verlauf dar. Diese Linie ist oftmals gerader als die tatsächliche Arbeitslinie. 

• Story Points: Agile Teams schätzen Ihre noch zu erledigende Arbeit für gewöhnlich mithilfe von Story Points ein. In einem Burndown Chart sehen Sie die Story Points auf den Achsen. Ein Beispiel: Die Y-Achse könnte 0-100 Story Points haben, die den Arbeitsaufwand anzeigen, und die X-Achse könnte 1-30 Story Points haben, die für die Tage stehen, die man noch hat, um die Arbeit zu erledigen.

• Sprint-Ziel: Ein effektives Burndown Chart beinhaltet auch das allgemeine Spring-Ziel. Das könnte beispielsweise eine gerade Linie sein, die für einen Arbeitsaufwand von 50 % in zwölf Tagen steht. Vielleicht mag die tatsächliche Arbeit nicht genau mit diesem Ziel übereinstimmen, aber es ist trotzdem immer gut, ein Ziel zu haben, damit es mit dem Projekt vorwärtsgeht.. 

So erstellen Sie ein Burndown Chart

Nun, da Sie wissen, was ein Burn-Down-Chart ist, lautet die Frage, wie Sie als Projektmanager eins erstellen können. Burn-Down-Diagramm mögen einfach aussehen, doch Sie müssen noch einiges tun, bevor Ihr Burndown Chart fertig ist. 

Von der Einschätzung des Arbeitsaufwands bis zur Nachverfolgung des täglichen Fortschritts schauen wir uns nun die fünf Schritte an, um ein Burndown Chart zu erstellen, das die noch zu erledigende Arbeit anzeigt. 

Schritt 1: Einschätzung des Arbeitsaufwands

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Burndown Charts besteht darin, den Arbeitsaufwand zu schätzen, der benötigt wird, um einen bestimmten Sprint abzuschließen. Das können Sie mithilfe Ihrer idealen Basislinie tun. In anderen Worten: Hier geht es um die ideale Zeit in einem bestimmten Zeitrahmen.

Gehen wir zum Beispiel davon aus, dass Ihr Sprint laut idealer Basislinie in fünf Tagen und mit 80 Arbeitsstunden abzuschließen ist. Das entspräche 16 Arbeitsstunden pro Tag. Sie würden Ihre Kurve für den Arbeitsaufwand dann bei 80 (80 Stunden) starten und Ihren Fortschritt in den verbleibenden Tagen überwachen. Das würde dann ungefähr so aussehen:

• Tag 1: 80 Arbeitsstunden

• Tag 2: 64 Arbeitsstunden

• Tag 3: 48 Arbeitsstunden

• Tag 4: 32 Arbeitsstunden

• Tag 5: 16 Arbeitsstunden

Sobald Sie Ihren Arbeitsaufwand eingeschätzt haben, können Sie damit beginnen, Ihren täglichen Fortschritt nachzuverfolgen, um mit Ihrer Burndown-Linie anzufangen.

Schritt 2: Nachverfolgung des täglichen Fortschritts

Sobald Sie Ihre Schätzungen abgeschlossen haben, können Sie den täglichen Fortschritt überwachen. Das können Sie mit einem einfachen Chart oder einem Zeitleisten-Tool tun. Sie verfolgen, wie viel Zeit es dauert, jede Aufgabe abzuschließen, und wie das Ihren Fortschritt in Richtung Ziel beeinflusst.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie die Nachverfolgung Ihres täglichen Fortschritts aussehen sollte.

Am Ende des fünften Tages sollten alle Aufgaben zusammen 80 Arbeitsstunden ergeben, wie im ersten Schritt veranschlagt.

Schritt 3: Berechnung des tatsächlichen Arbeitsaufwands

Nachdem Sie zunächst mit Schätzungen gearbeitet haben, verwenden Sie nun ein ähnliches Chart, um den tatsächlichen Arbeitsaufwand nachzuverfolgen, der benötigt wird, um jede Aufgabe abzuschließen. Dieser Wert könnte mit Ihrem Schätzwert übereinstimmen, doch in der Regel unterscheiden sich diese beiden Werte ein wenig. Das liegt an der Komplexität eines Sprints und an möglichen Schwierigkeiten, die Ihren Projekt-Zeitplan verzögern.

Ihre tatsächliche Arbeitslinie wird höchstwahrscheinlich keine komplett gerade Linie auf Ihrem Burn-Down-Chart sein. Es ist völlig normal, dass der Arbeitsaufwand Höhen und Tiefen aufweist, da die meisten Projekte im Laufe der Zeit vom Projektplan abweichen.

Schritt 4: Beschaffung des vollständigen Datensatzes

Der vierte Schritt besteht darin, den fertigen Datensatz zu erhalten. Diese Daten ergeben sich aus Ihren anfänglichen Schätzungen und Ihrer tatsächlichen Arbeit, die Sie in Schritt 2 protokolliert haben.

Hierfür schauen Sie sich Ihre Schätzungen noch einmal alle an und vergleichen Sie mit Ihrer protokollierten Zeit. Es empfiehlt sich, die protokollierte Zeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich festzuhalten, wo Teammitglieder während des gesamten Projekts darauf zugreifen können.

Sobald Sie Ihre Daten haben, können Sie sie auf Ihr Burn-Down-Diagramm übertragen und erhalten somit eine visuelle Darstellung.

Schritt 5: Übertragung auf das Burndown Chart

Im letzten Schritt übertragen Sie Ihre Daten auf Ihr Burndown Chart. Dafür tragen Sie Ihren geschätzten Arbeitsaufwand auf der Y-Achse ein. In dem obigen Beispiel würden Sie bei 80 Stunden beginnen und weitermachen, bis 16 Stunden erreicht wären. Auf der X-Achse würden Sie mit Tag eins starten und bei Tag fünf aufhören.

Sobald Sie Ihre Story Points vervollständigt haben, können Sie Ihren idealen Restaufwand und Ihre tatsächliche Zeit im Liniendiagramm einzeichnen. Diese beiden Linien werden wahrscheinlich leicht unterschiedlich aussehen, es sei denn, Ihre tatsächliche Arbeit entspricht genau dem zu Beginn geschätzten Arbeitsaufwand.

So würde Ihr Burndown Chart anhand unseres Beispiels aussehen.

Wie Sie sehen können, entspricht der tatsächliche Arbeitsaufwand nicht ganz dem Ideal. Er war zu Beginn höher als geschätzt, am Ende aber dann niedriger. Daraus folgt, dass das Endergebnis dasselbe ist, auch wenn die Linien sich ein wenig unterscheiden.

Die Burndown-Chart Vorteile im Überblick

Ein Burndown Chart ist eine großartige Möglichkeit, die Arbeit zu visualisieren, die noch zu erledigen ist, und sie dann mit der Zeit abzugleichen, die dafür benötigt wird. Das Burndown Chart ist das perfekte Tool für Teams, die in Sprints arbeiten.

Weitere Burndown-Chart Vorteile:

1. Ein direkter Vergleich: Ein Burn-Down-Chart zeigt einen direkten Vergleich zwischen der verbleibenden Arbeit, die noch zu erledigen ist, um einen Sprint abzuschließen, und dem dafür benötigten Arbeitsaufwand. Dadurch können Teams Aufgaben mit größeren Zielen verbinden und dafür sorgen, dass die Sprint-Ziele erreicht werden. 

2. Alle Teammitglieder sind auf dem gleichen Stand: Der Arbeitsaufwand wird täglich protokolliert und die zu erledigende Arbeit wird in einem gemeinsamen Arbeitsbereich visualisiert. Dadurch haben alle Teammitglieder eine Informationsquelle, bei der sie sich über ihre Aufgaben auf dem Laufenden halten können.

3. Einblick in die Produktivität des Teams: Ein Burn-Down-Chart ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, Arbeit zu visualisieren, sondern es ermöglicht auch einen Einblick in die Produktivität und Arbeitsgeschwindigkeit eines Teams. Falls sich die tatsächliche Arbeit stark vom Ideal unterscheidet, können Sie Ihrem Team dabei helfen, produktiver zu werden. 

Mit diesen Vorteilen ist das Burndown Chart ein exzellentes Tool, um das Arbeitspensum eines Teams sowie dessen Arbeitsaufwand und Produktivität nachzuverfolgen. Darüber hinaus ist es bestens für Personen geeignet, die ihre Aufgaben und allgemeinen Projektziele lieber visualisieren.

Kritik am Burn-Down-Chart

Wie auch jede andere vereinfachte Darstellung hat auch das Burn-Down-Diagramm einige Kritikpunkte. Folgendes sollten Sie also beachten, wenn Sie auf ein Burn-Down-Chart vertrauen:

• Ein Burndown-Chart kann keine genaue Aussage über den Soll-Ist Vergleich machen. Denn dies hängt auch von der Fähigkeit der Mitarbeiter ab, den noch verbleibenden Aufwand zeitlich einschätzen zu können. Da dies nicht 100% genau sein kann, ist auch ein Burndown-Chart nicht 100% genau, jedoch auf jeden Fall ein hilfreicher Indikator.

• Am Burndown-Diagramm lässt sich ablesen, wann es zu Verzögerungen kommt. Es gibt aber in der Regel keine genaueren Aussagen, warum diese auftreten. Dies könnte personalbedingte Ursachen haben, es könnte aber auch an den zu kurz gesetzten Fristen liegen.

• Burn-Down-Charts sind zwar großartig, wenn man schnell abschätzen möchte, wie viel Zeit man noch für die verbleibende Arbeit hat, aber sie stellen nicht den kompletten Verlauf eines Projekts dar. Ein Burndown Chart zeigt zum Beispiel keine Änderungen im Projekt an. Dadurch ist es schwierig zu sagen, ob Änderungen darauf zurückzuführen sind, dass Backlog-Einträge abgeschlossen oder Story Points geändert wurden. Aus diesem Grund werden Burndown Charts oft mit einem Product Backlog, das vom Produktverantwortlichen verwaltet wird, und einem Verfahren zur Änderungssteuerung zur effektiven Nachverfolgung des Projektfortschritts kombiniert.

Diese Kritikpunkte sollten Sie nicht davon abhalten, ein Burndown-Diagramm einzusetzen. Immerhin bietet ein solches Chart viele Vorteile. Wenn Sie diese Punkte also beachten, können Sie ein hilfreiches Burn-Down-Chart erstellen.

Verfolgen Sie den Fortschritt mit einem Burndown Chart

Nun, da Sie wissen, wie man ein Burndown Chart liest und verwendet, können Sie Ihr eigenes erstellen. Dadurch stellen Sie eine Verbindung zwischen Ihren Teammitgliedern und einer einzigen Datenquelle her. Für Scrum-Teams, die an agilen Projekten arbeiten, reduziert sich das Rätselraten um den noch verbleibenden Aufwand damit drastisch. Darüber hinaus können Sie Scope Creep erkennen und verhindern, noch bevor es dazu kommt.

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