Die ABC-Analyse im Detail erklärt!

Bei nahezu jedem Aspekt im unternehmerischen Handeln ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Dies gilt auch für das Projektmanagement. So muss man sich auf die wichtigsten Kunden konzentrieren, die wichtigsten Produkte weiter vermarkten, etc.

In der Praxis stellt dieser Aspekt jedoch oft eine große Herausforderung dar. Sie müssen herausfinden, welche Kunden / Produkte am wichtigsten sind und nach welchen Kriterien man diese überhaupt bewerten kann. Hier kann die ABC-Analyse sehr hilfreich sein. Die ABC-Analyse ist eine Methode, die die Prioritätensetzung erleichtern soll.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte zur ABC-Analyse. Wir erklären Ihnen die Analyse im Detail, wie Sie diese anwenden können und welche Vorteile das Modell bietet.

Was ist eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse, auch XYZ-Analyse genannt, kann in Unternehmen, Teams und Projekten angewendet werden, um verschiedene Aufgaben, Ziele oder Kunden nach Ihrer Wichtigkeit einzuordnen und zu priorisieren.

Nehmen wir dazu ein Beispiel anhand der Priorisierung der Kunden. Unternehmen sollten immer wissen, wer die wichtigsten Kunden sind. Denn gerade diese Kunden profitieren vom Unternehmen und dem Produkt am meisten und vice versa. Denn auch Unternehmen machen den meisten Profit mit diesen Kunden. Es ist daher nur zu empfehlen, eine ABC-Analyse durchzuführen. 

Mit dem Ergebnis einer solchen Analyse lassen sich Maßnahmen und Strategien umsetzen, welche genau auf die Priorität der Kunden abgestimmt ist. Dadurch lässt sich das Zeitmanagement und damit die Effizienz eines Unternehmens stark steigern.

Bei der klassischen Variante der ABC-Analyse gibt es drei verschiedene Kategorien: A, B und C. Sie können grundsätzlich alle möglichen Aspekte nach Ihrer Wichtigkeit einteilen, so etwa die angebotenen Produkte, die Kunden oder auch die Lieferanten.

• Klasse A: Hierbei handelt es sich um Aspekte mit einer hohen Priorität. In Zahlen ausgedrückt macht die Klasse A nur etwa 5-15% der Gesamtmenge aus, hat aber einen Wertanteil am Umsatz von 60-80%. Bei den Kunden wären dies die sogenannten Schlüsselkunden.

• Klasse B: Diese Aspekte haben eine mittlere Priorität. Diese Kategorie macht 20-40% der Gesamtmenge aus und hat einen Anteil von 10-25% am Gesamtwert. 

• Klasse C: Diese Aspekte haben eine niedrige Priorität. Sie machen zwar einen prozentualen Anteil von 50-75% der Gesamtmenge aus, sind jedoch lediglich einen Mengenanteil von 10-15% am Gesamtumsatz. Wenn wir beispielsweise die verschiedenen Aufgaben in einem Projekt kategorisieren würden, wären die C-Aufgaben jene mit einem hohen Zeitaufwand, die jedoch kaum zum Gesamterfolg beitragen.

Woher kommt die ABC-Analyse?

Das Grundprinzip der ABC-Analyse gibt es schon seit geraumer Zeit. Erfunden wurde die Methode von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric. Dickie erfand das Modell 1951, nachdem er von dem Pareto-Prinzip inspiriert wurde. 

Das Pareto-Prinzip besagt dabei, dass 20% des Aufwands für 80% des Erfolgs zuständig ist. Die 20% sollen hierbei die Klasse A darstellen.

Neben dem Pareto-Prinzip wurde Dickie auch von der Lorenz-Kurve inspiriert. Das Ergebnis seiner Arbeit war die ABC-Analyse, welche dabei helfen soll, sich auf die wesentlichsten Aspekte zu konzentrieren.

In welchen Branchen wird die ABC-Analyse angewendet?

Die ABC-Analyse hat sehr viele Anwendungsbereiche, denn Sie können dadurch verschiedene Aspekte, wie etwa Produkte, Kunden, die Produktion oder auch das Personal analysieren. Wichtig ist dabei zu verstehen, welche Kennzahl zur Priorisierung geeignet ist.

Nehmen wir als Beispiel die Materialwirtschaft. Hier lassen sich die Lieferanten analysieren und nach ihrer Priorität kategorisieren, entweder anhand der Einkaufspreise oder der Lieferdauer als Kennzahl.

Auch in den verschiedensten Unternehmensbereichen wird die ABC-Analyse angewendet. Im Marketing etwa lassen sich die Kunden analysieren aufgrund des Umsatzes. Im Personalmanagement lässt sich das Personal analysieren, beispielsweise mittels einer Kennzahl für die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. Auch beim Einkauf, der Produktion und dem Qualitätsmanagement kann die ABC-Analyse sinnvoll sein.

Wie erstellt man eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse kann sehr hilfreich sein bei der Identifizierung der wirklich wichtigen Aspekte. Damit Sie jedoch von den Vorteilen profitieren können, müssen Sie zunächst eine solche Analyse durchführen.

In den folgenden Absätzen zeigen wir Ihnen die einzelnen Schritte im Detail, damit Sie ohne Probleme selbst eine ABC-Analyse durchführen können.

1. Daten erheben

Im ersten Schritt ist es wichtig, alle notwendigen Daten zu sammeln, die Sie zur Durchführung der Analyse benötigen. Nehmen wir als Beispiel an, Sie möchten für ein erfolgreiches Customer Relationship Management Ihre Kunden in verschiedene Klassen einteilen. 

Zunächst einmal überlegen Sie sich, welche Kenngröße für die ABC-Analyse am geeignetsten wäre. Am Ende entschliessen Sie sich dazu, den Umsatz für die Analyse heranzuziehen. Für die Analyse nach dieser Kennzahl haben Sie nämlich ausreichend Daten zur Verfügung.

Für eine ideale Ausgangslage müssen Sie zunächst eine Liste erstellen mit all ihren Kunden und dem dazugehörigen Umsatz. Wichtig für eine objektive Betrachtung ist, dass Sie für alle Kunden den gleichen Zeitraum festlegen. Je nach Unternehmen kann dies zum Beispiel ein Monat oder ein Jahr sein.

Um das ABC-Analyse Beispiel besser zu veranschaulichen, finden Sie hier eine von uns erfundene Liste an Kunden von dem Unternehmen XY:

• Kunde 1: 40.000€

• Kunde 2: 30.000€

• Kunde 3: 10.000€

• Kunde 4: 5.000€

• Kunde 5: 5.000€

• Kunde 6: 3.000€

• Kunde 7: 2.000€

• Kunde 8: 2.000€

• Kunde 9: 2.000€

• Kunde 10: 1.000€

2. Kategorien zuordnen

Sie haben nun eine Tabelle erstellt mit all ihren Kunden und den Umsätzen. Diese Liste sollte nach der Größe des Umsatzes sortiert sein, damit Sie in diesem Schritt die Kunden in die verschiedenen Kategorien einteilen können.

Dazu müssen Sie zunächst die Klassengrenzen festlegen. Weiter oben haben wir bereits einen ungefähren Rahmen angegeben hinsichtlich des Prozentanteils am Gesamtumsatz für die verschiedenen Kategorien. In diesem Beispiel nehmen wir einfach an, dass Kategorie A für 70%, Kategorie B für 20% und Kategorie C für 10% des Umsatzes verantwortlich ist. 

Sehen wir uns also nun an, welche Kunden in unserem Beispiel in welche Kategorie fallen:

• Kunde 1 und Kunde 2 fallen hier in die Klasse A. Sie sind für den meisten Umsatz verantwortlich, genauer gesagt fast drei Viertel. Es ist unbedingt wichtig, die Beziehung zu diesen Kunden sehr gut zu pflegen, damit diese dem Unternehmen erhalten bleiben.

• Kunde 3, 4 und 5 sind Teil der Klasse B. Sie sind für 20% des Umsatzes verantwortlich und damit auch keine unwichtigen Kunden. 

• Kunde 6, 7, 8, 9 und 10 bilden zusammen die Klasse C. Hier sind insgesamt 5 Kunden für 10% des Umsatzes verantwortlich, weshalb sie laut der ABC-Analyse weitaus weniger wichtig sind als die A-Kunden und B-Kunden.

3. Strategien entwickeln

Nun haben Sie die Kunden in die verschiedenen Klassen eingeteilt. Wichtig ist im letzten Schritt, dass Sie jetzt konkrete Maßnahmen ableiten für die einzelnen Klassen. Denn nur so können Sie die Ergebnisse der ABC-Analyse effektiv nutzen.

Diese Maßnahmen können Sie im Team erledigen, entweder in einem Meeting oder einer Brainstorming-Session. Somit bekommen Sie Sichtweisen und Meinungen von Mitgliedern der verschiedenen Bereiche und können so die objektiv gesehen besten Maßnahmen bestimmen.

Kommen wir also nun zurück zu unserem Beispiel:

• A-Kunden: Die A-Kunden sind sehr wichtig für den Unternehmenserfolg. Daher haben Sie sich entschlossen, für genau diese Kunden einen Key Account Manager einzustellen. Dieser kümmert sich ausschließlich um die Schlüsselkunden und vereinbart mit diesen verschiedene Spezialangebote, ladet sie zu Events ein, etc.

• B-Kunden: Auch diese Kunden sollten nicht vernachlässigt werden, da sie einen nicht unwesentlichen Beitrag zum Gesamtumsatz leisten. Sonderaktionen, Newsletter oder Kundenkarten können dafür sorgen, dass der Umsatz mit diesen B-Kunden langfristig gesichert ist. Idealerweise werden diese in Zukunft zu A-Kunden.

• C-Kunden: Bei dieser Kundschaft sollte zunächst eine weitere Detail-Analyse erfolgen. Denn wenn es möglich ist, diese zu B- oder A-Kunden umzuwandeln, sollte man gezielte Anreize setzen, ähnlich wie bei der B-Kundschaft. Wenn der Zeit- und Kostenaufwand dafür jedoch zu hoch ist, sollte man die Ressourcen vermehrt für die B- und A-Kunden nutzen.

4. Ständige Nachkontrolle

Der letzte Schritt ist weniger ein einzelner Schritt an sich als ein kontinuierlicher Prozess. Sie müssen im Nachhinein darauf achten, wie die Kundengruppen auf die implementierten Strategien reagieren. Folgende Dinge sollten Sie dazu beachten:

• Wird die Kundenbindung zu den A-Kunden gestärkt?

• Wie viele der B-Kunden werden zu A-Kunden?

• Wie viele der C-Kunden werden zu B-Kunden?

Sollte sich die ursprüngliche Ausgangslage nicht so entwickeln wie gewünscht, sollten Sie die Strategien erneut anpassen. Wenn sich etwa das Verhältnis bei den Kategorien ändert, kann eine neue ABC-Analyse die ideale Lösung sein.

Welche Vor- und Nachteile hat die ABC-Analyse?

Kommen wir nun zu den verschiedenen Vor- und Nachteilen, die mit der ABC-Analyse einhergehen.

Vorteile der ABC-Analyse

• Einfache Analyse: Die ABC-Analyse kann schnell und einfach durchgeführt werden. Solange Sie wissen, welche Kennzahlen Sie zur Analyse heranziehen, ist die Erstellung sehr einfach.

• Einfache Umsetzung: Auch die Umsetzung ist in der Regel mit einem verhältnismäßig geringen Aufwand verbunden. Dies kommt jedoch immer auf die von Ihnen entwickelte Strategie an.

• Gute Übersicht: Durch die ABC-Analyse können Sie die Kunden leichter in verschiedene Kategorien einteilen und somit auch dementsprechend schneller die richtigen Maßnahmen umsetzen.

• Gut bewährt: Die ABC-Analyse gibt es bereits seit geraumer Zeit und gehört zu den Klassikern in der allgemeinen BWL. Sie kann in fast allen Bereichen angewendet werden, da man die verschiedensten Dinge analysieren und einteilen kann.

Nachteile der ABC-Analyse

Wenn Sie überlegen, diese Methode anzuwenden, sollten Sie jedoch auch über die Nachteile Bescheid wissen. Hier die wichtigsten Punkte:

• Zunächst einmal liefert die ABC-Analyse nur eine Bestandsaufnahme. Diese kann sich jederzeit ändern, wodurch Sie die Analyse unter Umständen mehrmals durchführen müssen.

• Die Analyse an sich bietet einen sehr großen Spielraum. Auf der einen Seite ist dies natürlich vorteilhaft. Jedoch müssen Sie sich selbst die Kennzahlen aussuchen, wobei Sie dafür sorgen müssen, dass diese auch ideal für die Analyse geeignet sind.

• Auch gibt es keine klar definierten Handlungsempfehlungen für die jeweiligen Kategorien. 

• Wichtig zu berücksichtigen ist auch, dass bei der ABC-Analyse nur quantitative Kriterien verwendet werden können. Qualitative Faktoren bleiben hierbei völlig unberücksichtigt.

ABC-Analyse mit Asana erstellen

Wenn Sie die ABC-Analyse erstellen möchten, bietet sich hierbei Asana als Work-Management Tool an. Der Ablauf wäre hier sehr einfach:

• Zunächst einmal erstellen Sie eine Aufgabe für die ABC-Analyse. Zu dieser Aufgabe fügen Sie alle Mitarbeiter hinzu, die wichtig für die Erstellung der Analyse sind.

• Im nächsten Schritt erstellen Sie Unteraufgaben für alle einzelnen Schritte der Analyse. Hierzu können Sie auch Fälligkeitsdaten angeben, wann die Aufgaben erledigt werden sollten.

• In den Unteraufgaben selbst können die Mitarbeiter Ihre Denkanstöße aufschreiben. Dabei kann jeder Mitarbeiter die Notizen der anderen Kollegen sehen und eventuell auch ergänzen.

• Nachdem die Mitarbeiter alles aufgeschrieben haben, halten Sie ein Meeting, entweder vor Ort in Ihrem Büro oder remote über Zoom. Dort besprechen Sie die Punkte und einigen sich auf die wichtigsten Strategieansätze für die jeweiligen Klassen und auf die Kennzahlen, die Sie für die Analyse verwenden möchten.

Durch Asana können die Mitarbeiter jederzeit Ihre Gedanken zu der ABC-Analyse aufschreiben. Sie können auch jederzeit sehen, wie der Fortschritt ist und was die anderen Kollegen aufschreiben.