Was ist Programmmanagement? Definition und Vorteile im Überblick!

Das Management mehrerer Projekte kann sich so anfühlen, als würden Sie mit vielen Bällen gleichzeitig jonglieren, allerdings mit dem ständigen Risiko, dass sie zu Boden fallen. Um die Bälle aber in der Luft zu halten, müssen Sie stets das Gesamtbild über die verschiedenen voneinander abhängigen Vorhaben im Blick behalten und gleichzeitig die Arbeit jedes einzelnen Projekts organisieren. Das Projektmanagement kann Ihnen helfen, die zielorientierte Ausrichtung und Klarheit in Ihrem Team zu verbessern und den Stress bei der Verwaltung mehrerer Projekte zu reduzieren. Wenn jedoch die Projekte, die Sie verwalten, miteinander verknüpft sind, gibt es einen besseren Weg: Das Programmmanagement.

Korrekt ausgeführt, kann ein Programmmanagement Ihnen dabei helfen, vergleichbare Vorhaben zu priorisieren und zu verwalten. In diesem Guide erfahren Sie alles, was Sie über Programmmanagement wissen müssen, damit Sie noch heute mit der Implementierung beginnen können.

Was ist Programmmanagement?

Programmmanagement ist das gleichzeitige Management mehrerer zusammenhängender Projekte. Als Programmmanager helfen Sie dabei, einen Plan für Kostenmanagement und Ressourcenmanagement für das gesamte Programm zu entwickeln und die miteinander verknüpften Projekte innerhalb des Programms zum übergeordneten Ziel zu führen. Programmmanager stimmen dabei außerdem die Projektziele mit größeren Unternehmenszielen ab.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, nutzen Sie womöglich bereits unbewusst Programmmanagement-Strategien und nicht nur Projektmanagement. Wenn noch Unsicherheit darüber besteht, an welcher Stelle Ihres aktuellen Prozesses ein Programmmanagement sinnvoll ist, finden Sie hier einen Vergleich mit weiteren, ähnlichen Methoden:

Programmmanagement vs. Multi-Projektmanagement

Ein Projekt besteht aus einer Liste von Teilprojekten und damit verbundenen Aufgaben, mit denen ein bestimmtes Ziel verfolgt wird. Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Verwaltung und Ausführung der Aufgaben Ihres Teams. Projektmanagement-Software unterstützt Teams, indem sie für mehr Klarheit sorgt und die Zusammenarbeit im Team verbessert.

Ein Programm hingegen ist eine bestimmte Anzahl von Projekten zur Verfolgung und Umsetzung strategischer Ziele des Unternehmens. Ein Programmmanagement Beispiel wäre hier die Betrachtung aller neuen Funktionen, die ein Unternehmen in einem Quartal neu einführt, als übergeordnetes Programm. Einzeln betrachtet hingegen wäre jede Funktion wahrscheinlich eher ein eigenes Projekt. Programmmanagement ist der Prozess der Verwaltung von längerfristigen, voneinander abhängigen Vorhaben, die mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen. Das Programm umfasst eine Vielzahl miteinander verbundener Projekte, die jeweils einen eigenen Projektmanager haben können. Erfahren Sie mehr über Programmmanagement vs. Projektmanagement.

Programmmanagement vs. Projekt-Portfolio-Management

Programmmanagement und Projekt-Portfolio-Management sind einander sehr ähnlich – der Unterschied liegt in den Arten der Projekte, die verwaltet werden. Im Programmmanagement sind die Projekte innerhalb des Programms miteinander verbunden und oft voneinander abhängig. Ein Programmmanagement Beispiel könnte eine Kombination aller Marketingkampagnen sein, um neue Funktionen zu vermarkten, die im Laufe des Jahres eingeführt werden sollen, oder sogar ein Plan für die Verwaltung von Fördermitteln für gemeinnützige Organisationen. Alle diese Funktionen sind miteinander verbunden und sind somit Teil des Programmmanagements, nicht des Projekt-Portfolio-Managements. Ein Portfolio hingegen umfasst alle Marketing-Vorhaben innerhalb eines Quartals oder eines Jahres, unabhängig davon, ob sie miteinander verbunden sind oder nicht. Projekt-Portfolio-Management-Software ist das Software-Tool, das Teams einsetzen, um diese Projekte zu überwachen und projektbezogene Informationen mit wichtigen Beteiligten zu teilen.

Programmmanagement vs. Produktmanagement

Produktmanagement ist die Entwicklung neuer Produkte in einem Unternehmen. Ein Produktmanager ist der verantwortliche Teamleiter für den Erfolg eines Produkts – von der Nachfragerecherche bis hin zu einer erfolgreichen Produkteinführung.

Alternativ kann ein Programm jede Art von Vorhaben umfassen – auch ein neues Produkt. Sie könnten ein Programm zur Verwaltung Ihres Produktentwicklungsprozesses für das kommende Jahr erstellen. Die einzelnen Produktentwicklungsprojekte hätten jeweils ihre eigenen Produktmanager, aber das gesamte Programm würde von einem Programm-Manager beaufsichtigt werden.

Programmmanagement vs. Work Management

Programmmanagement ist ebenso wie die fünf Phasen des Projektmanagements und Projekt-Portfolio-Management als ein Teilbereich des Work Managements, also des Arbeitsmanagements, definiert. Work Management ist ein systemischer Ansatz zur Steuerung der Arbeitsabläufe eines Unternehmens – egal, ob es sich um ein Projekt, einen laufenden Prozess oder Routineaufgaben handelt. So wird die Klarheit geschaffen, die Teams benötigen, um ihre Ziele zu erreichen. Ziel des Work Managements ist die Koordination von Mitarbeitern, Aufgaben und Teams über alle Ebenen eines Unternehmens hinweg. So wird sichergestellt, dass jeder Zugang zu den Informationen hat, die er benötigt. Mit einer Work-Management-Software können Sie Pläne, Projekte und Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen koordinieren.

Agiles Programmmanagement

Während Programmmanagement dafür sorgt, dass mehrere Projekte zur Erreichung gemeinsamer strategischer Ziele gemeinsam verwaltet werden, verfolgt Agiles Programmmanagement einen etwas anderen Ansatz.

Das Konzept Agile ist ein nutzenorientierter Ansatz, wobei die Arbeit so gestaltet werden soll, dass Effizienz und Geschwindigkeit im Vordergrundgrund steht. So kann man schneller und wirksamer auf unerwartete Veränderungen und Kundenanforderungen eingehen.

Agiles Programmmanagement bezeichnet daher die Methode, mehrere Projekte gemeinsam zu verwalten, wobei der Schwerpunkt auf der Bereitstellung von Nutzen liegt. Hierbei ist es wichtig, effizient und sicher auf die Kundenbedürfnisse zu reagieren.

Wichtig ist dabei, dass Zusammenarbeit einen hohen Stellenwert bekommt. Die Teams der unterschiedlichen Projekte können viel voneinander lernen und sich somit gegenseitig unterstützen. 

Rollen und Verantwortlichkeiten beim Programmmanagement

Es gibt eine Vielzahl von Rollen und Akronymen innerhalb des Programmmanagement-Prozesses. Wenn Sie einen neuen Programmmanagement-Prozess für Ihr Unternehmen entwickeln, müssen Sie nicht zwangsläufig jede dieser Rollen und Verantwortlichkeiten besetzen, aber es ist wichtig, ihre Bedeutung zu kennen und zu wissen, welchen Beitrag jede einzelne Rolle innerhalb des Programms leistet

Der Programmanager

Ein Programm-Manager ist für eine bestimmte Anzahl zusammenhängender Projekte verantwortlich. Eine der Hauptaufgaben eines Programm-Managers ist es, sicherzustellen, dass mit den verschiedenen Initiativen des Programms ein gemeinsames Ziel verfolgt wird. Der Programm-Manager sollte regelmäßig den Fortschritt der Projekte innerhalb seines Programms überprüfen, um sicherzustellen, dass sie konsequent mit den strategischen und geschäftlichen Zielen übereinstimmen.

Weitere Aufgaben eines erfolgreichen Programm-Managers sind:

• Die Zustimmung der Geschäftsleitung für das Programm einzuholen

• Den Erwartungen der Vorgesetzten sowie der Mitwirkenden gerecht zu werden

• Eine einheitliche Entscheidungsfindung für das Programm zu bewirken

• Einen Ressourcenmanagementplan für das gesamte Programm zu erstellen

• Risiken minimieren und Chancen mithilfe eines Risikoregisters nutzen.

FAQ: Brauche ich eine Zertifizierung, um Programm-Manager zu werden?

Es gibt eine Vielzahl von Zertifizierungen für Programm-Manager, von denen die bekannteste die Programm-Manager-Zertifizierung vom Project Management Institute (PMI) ist. Allerdings sind Programmmanagement-Zertifizierungen keine zwingende Voraussetzung, um als Programm-Manager zu fungieren.

Diejenigen, die eine Zertifizierung als Programm-Manager anstreben, demonstrieren ihr Engagement und ihren Willen, diesen Karriereweg einzuschlagen. Eine Programm-Manager-Zertifizierung kann zudem eine Gehaltserhöhung zur Folge haben oder die Chance auf eine Anstellung als Programm-Manager oder eine ähnlich geartete Position erhöhen.

Sponsor oder Sponsor-Gruppe

Der Sponsor ist das ranghöchste Mitglied in der Programmorganisation. Es liegt in der Verantwortung des Sponsors, Schlüsselelemente des Programms freizugeben und zu autorisieren. So beispielsweise die Finanzierung, die definierten Endergebnisse und ggf. weitere relevante Geschäftsvorgänge. Weitere Aufgaben des Sponsors sind die Unterstützung des Programms und das Einholen der Zustimmung der Geschäftsführung. Abschließend ernennt der Sponsor den Senior Responsible Owner (SRO).

Senior Responsible Owner (SRO)

Der SRO wird vom Sponsor ernannt. Der Senior Responsible Owner trifft Entscheidungen im Namen der Sponsor-Gruppe und ist letztendlich dafür verantwortlich, dass das Programm seine Zielsetzungen erfüllt. Obwohl der Sponsor die wichtigsten Finanzdaten wie das Programmbudget genehmigt, liegt es darüber hinaus in der Verantwortung des SRO, die Mittel aus verschiedenen Team-Budgets oder dem Finanzteam seines Unternehmens zu beschaffen.

Zusätzlich arbeitet der Senior Responsible Owner eng mit dem Programm-Manager zusammen, um sicherzustellen, dass das Programm strategisch auf die Unternehmensziele ausgerichtet ist. Obwohl der Programm-Manager dafür verantwortlich ist, das Programm in die Tat umzusetzen, liegt es in der Verantwortung des SRO, die strategische Ausrichtung zwischen dem Programm und den wichtigsten Interessengruppen des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Business Change Manager (BCM)

Der BCM ist in erster Linie für die Entwicklung und Ausführung des Nutzenrealisierungsplans verantwortlich, das heißt für die Sicherstellung, dass das Programm einen messbaren Mehrwert für das Unternehmen erbringt. Der Programm-Manager arbeitet mit dem SRO zusammen, um die Ergebnisse des Programms zu definieren und zu erreichen; es liegt jedoch in der Verantwortung des BCM, sicherzustellen, dass diese Ergebnisse auch tatsächlich genutzt werden.

Tipps zur erfolgreichen Umsetzung von Programmmanagement

Nachstehend finden Sie eine kurze Checkliste mit Tipps. Beachten Sie diese Punkte, wird die Umsetzung Ihres Programmmanagement sicherlich erfolgreich werden:

1. Richten Sie einen eigenen Bereich für Programmmanagement ein: Da die Koordination und Steuerung viel Aufwand erfordert, ist es sinnvoll, dafür eine zentrale Stelle einzurichten.

2. Definieren Sie Kontrollprozesse: Die verschiedenen Projekte aufeinander abzustimmen kann schwierig und zeitaufwendig sein. Planen Sie deshalb bereits im Vorhinein regelmäßige Meetings zur Kontrolle des IST-Zustandes.

3. Wählen Sie eine passende Projektstruktur: Nicht jedes Projekt ist gleich. So sollten Sie im Programmmanagement bereits im Vorhinein die Struktur so planen, dass Sie sowohl für die Zielsetzung des Projekts als auch des übergeordneten Programms stimmig ist.

4. Holen Sie sich ein Tool für Ihr Programmmanagement: Gerade bei Remote Teams sollte die Struktur digital abgebildet werden. Dies schafft einen besseren Überblick, indem die Struktur, Zuständigkeiten und Aufgaben klar ersichtlich sind. Asana bietet sich hier beispielsweise ideal als Programmmanagement-Tool an.

5. Bauen Sie Systeme zur Erkennung von Verzögerungen ein: Das Verwalten mehrerer Projekte kann schnell unübersichtlich werden. Holen Sie sich deshalb eine geeignete Übersicht zur Kontrolle über die Einhaltung der Termine. Somit können Sie schnell reagieren und dafür sorgen, dass die Projekte fristgerecht ablaufen.

4 Vorteile des Programmmanagements

Wenn Sie bereits mehrere Projekte verwalten, fragen Sie sich vielleicht, ob es einen Unterschied zwischen dem gibt, was Sie bereits umsetzen und dem, was Teil des Programmanagements ist. Die Antwort ist: Ja, es gibt einen Unterschied! Obwohl nicht für jedes Team ein  Programmmanagement notwendig ist, bietet es dennoch vier klare Vorteile.

1. Projekte werden mit strategischen Unternehmenszielen verknüpft

Das Programmmanagement und die damit verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten können Ihrem Team helfen, verwandte Projekte mit strategischen Geschäftszielen zu verbinden. Der Programmmanager koordiniert nicht nur mehrere Projekte innerhalb des Programms, sondern hat auch eine übergeordnete Perspektive. Als Programmmanager können Sie das Ziel jedes einzelnen Projekts mit dem Ziel des Programms verknüpfen und so sicherstellen, dass die Programmziele eng mit den Unternehmenszielen und OKRs verknüpft sind.

2. Projektinterdependenzen werden angezeigt

Da der Programmmanager für mehrere zusammenhängende Projekte verantwortlich ist, kann es für ihn einfacher sein, die gegenseitigen Projektabhängigkeiten visuell zu veranschaulichen und auftretende Probleme zu priorisieren. Wenn Sie eine Vielzahl verschiedener Projekte leiten, mag es unter diesen Umständen durchaus Abhängigkeiten geben, die aber nur schwer zu identifizieren sind, wenn Sie jedes Projekt einzeln betrachten. Als Programmmanager haben Sie nicht nur das endgültige Ziel im Blick – in diesem Fall die strategischen Geschäftsziele Ihres Unternehmens – sondern halten auch anderweitig Augen und Ohren offen. Programmmanagement ist der beste Weg, um Aufgaben über verschiedene zusammenhängende Projekte hinweg in Echtzeit zu koordinieren.

3. Die Ressourcenbereitstellung wird vereinfacht

Neben der visuellen Veranschaulichung und Verwaltung von Projektabhängigkeiten kann der Programmmanager auch dazu beitragen, die Ressourcenverwaltung zu vereinfachen und zu optimieren. Durch den Einblick in alle Projekte innerhalb des Programms und das Wissen um deren Zusammenhänge, kann er am besten erkennen, welche Ressource aktuell in welchem Projekt benötigt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei der benötigten Ressource um das Engagement eines Mitarbeiters, eine Budgeterhöhung, ein neues Tool oder eine neue Software handelt.

Da die Arbeit auf Programmebene finanziert wird, können der Programmmanager und der SRO zusammenarbeiten, um den Bedarf an Ressourcen für die einzelnen Projekte zu ermitteln. Wenn ein Projektteam seine Ziele früher als geplant erreicht, kann der Programmmanager die Projektressourcen neu verteilen und so gewährleisten, dass jedes Projekt innerhalb des Programms seine Ziele erreicht.

4. Risiken und Chancen können besser gegeneinander abgewogen werden

Aufgrund der zahlreichen Projekte in einem Programm erhöht sich natürlicherweise sowohl das Risiko-, als auch das Chancenpotenzial. Dank dem Gesamtüberblick, den der Programmmanager über alle Projekte innerhalb eines Programms hat, kann er Risiken präziser vorbeugen und Chancen rechtzeitig wahrnehmen.

Ein Element des Projektrisikomanagements ist zum Beispiel die Ressourcenzuweisung und die Gewährleistung, dass jedes Projektteam ausgewogen und angemessen besetzt ist. Auf Programmebene können Sie Ressourcen nach Bedarf zuweisen und umverteilen, um so das Risiko zu verringern, dass ein Projekt unterbesetzt ist, das Budget überschritten oder das Projektziel nicht richtig verfolgt wird.

Da der Programmmanager jedoch genau weiß, wie sich das Programm auf die strategischen Unternehmensziele auswirkt und zu ihnen beiträgt, kann er neue Möglichkeiten erkennen, wie z. B. die Verlängerung des Abschlussdatums eines Projekts oder die Änderung des Projektplans, um ein zusätzliches Ergebnis zu erzielen.

Wie Discovery Digital Studios mit Asana einen Überblick über komplexe Prozesse bewahrt

Discovery Inc. ist der Medienriese hinter bekannten Unterhaltungsnetzwerken wie TLC, Animal Planet und Food Network. Die Content-Teams der Digital Studios erstellen jeden Monat Tausende von Videos für Social-Media-Plattformen und Verbraucher-Apps.

Content Operations Director Mike Singer und dessen Team nutzten bisher Tabellenkalkulationsprogramme und E-Mail-Threads, um die Produktion von Inhalten nachzuverfolgen. Mike benötigte eine zentrale Plattform, die eine Übersicht über alle in der Entwicklung befindlichen Inhalte auf einen Blick darstellt und gleichzeitig die neuesten Details des Produktionsprozesses für jedes Video zusammen mit dem jeweiligen Status erfassen kann. Kurz gesagt, er brauchte ein Programmmanagement-Tool wie Asana. Die anpassbaren Workflows von Asana erlaubten es, komplexe Inhaltsprozesse zu definieren, den Beteiligten einen einfachen Überblick über den Output des gesamten Teams zu geben und die einzelnen Mitarbeiter und externen Teams miteinander zu vernetzen und auf dem neuesten Stand zu halten.

Wir hatten ein halbes Dutzend verschiedene Workflows, die wir getrennt voneinander erfasst haben. Es war eine tolle Erfahrung, sie in Asana zu vereinen und zu sehen, wie sie miteinander verwoben sind und Abhängigkeiten zu erkennen, die in einer Tabelle nicht ersichtlich waren.”

Die Content-Teams von Discovery nutzen außerdem Portfolios, um sich einen Gesamtüberblick über bestimmte laufende Produktionen zu verschaffen. Ein Programmmaangement Beispiel wäre hier die Erstellung eines neuen Portfolios für ein Programm von Kochkurs-Projekten für die Food Network Kitchen App. Hier kann man den Status und die Veröffentlichungsdaten der dazugehörigen Kampagnen-Projekte überwachen.

Zudem verwenden die Teams Integrationen, um Asana mit ihren anderen Tools zu verknüpfen. Mit der Asana für Outlook-Integration können Sie direkt in Ihrem Posteingang Aktionspunkte aus E-Mails in Asana-Aufgaben umwandeln. E-Mails können auch als Kommentare zu Aufgaben hinzugefügt werden. Das schafft Ordnung im Posteingang und sichert wichtige Informationen. Mit der Asana für Slack-Integration müssen die Mitarbeiter Slack nicht verlassen, um Projekt-Updates zu sehen, Kommentare hinzuzufügen und neue Aufgaben zu erstellen. Und dank der Zapier + Asana-Integration konnte das Team noch mehr seiner Prozesse automatisieren und so wertvolle Zeit einsparen.

Dank dieser Transparenz kann das Team genau vorhersagen, wie viel Zeit Aufgaben benötigen werden. Außerdem kann es Verzögerungen vorab erkennen, eventuelle Hindernisse identifizieren und wieder auf Kurs kommen. Das gesamte Team arbeitet effizienter, weil alles zentralisiert, optimiert und sichtbar ist.

Die Frustration bei der Suche nach Informationen ist wie weggeblasen. Im gesamten Unternehmen war die Entlastung deutlich spürbar – man konnte direkt beobachten, wie alles plötzlich einfacher lief.”

Mehr Informationen darüber, wie das Team von Discovery Digital Studios Asana verwendet, erfahren Sie in dieser vollständigen Fallstudie.

Verknüpfen Sie mithilfe des Programmmanagements Projekte mit strategischen Zielen

Programmmanagement ist ein ganzheitlicherer Ansatz zur Verwaltung mehrerer Projekte und zur Ausrichtung dieser Projekte auf strategische Ziele. Wenn sich die Verwaltung mehrerer Projekte wie ein unkoordinierter Jonglierakt anfühlt, versuchen Sie es doch einmal mit Programmmanagement und erhalten Sie einen Überblick über die Art und Weise, wie Projekte miteinander verbunden sind.