Mall för projekttidslinje

Den där känslan i början av ett projekt, allt är spännande och möjligheterna är obegränsade. Alla förutsättningar för vad det kan bli av projektet finns där. Du har en vision och en övergripande plan, men vad händer nu? Hur omvandlar du dina idéer till genomförbara steg som slutförs i tid och får projektet att bli verklighet?

Med hjälp av vår kostnadsfria mall för projekttidslinje.

Vad är en projekttidslinje?

En projekttidslinje är en översikt över alla projektsteg i kronologisk ordning, däribland projektuppgifter, viktiga milstolpar och leveranser. Diagrammen ger en visuell framställning av varje del i ett projekt från början till slut, så att teamet kan se kommande steg, och eventuella flaskhalsar. 

Vad är en mall för projekttidslinje?

De tidiga faserna i projektplaneringen kan kännas överväldigande. Det kan vara svårt att veta hur alla delar av projektet passar ihop samt hur du ska hålla tidsplanen och lyckas med arbetet. Lyckligtvis finns det mallar för projekttidslinje som gör arbetet enklare. 

Mallar för projekttidslinje är återanvändbara resurser som på en övergripande nivå delar upp de olika faserna i ett projekt. Mallar för projekttidslinje är ett viktigt projekthanteringsverktyg som fungerar som bas för ett projekts schema eftersom de tillhandahåller en visuell tidslinje för nästa steg i projektet. När du har skapat en enkel mall för projekttidslinje kan du lätt kopiera den för framtida projekt och anpassa den efter behov så att den passar allt från produktlanseringar till evenemangsplanering. Gå från överväldigad till organiserad i ett enda steg. 

Fördelar med en mall för projekttidslinje

Plocka undan de utskrivbara tidslinjediagrammen. Håll dig borta från tidslinjeverktyg och oorganiserad informationsgrafik. Du behöver inte ännu ett nedladdningsbart kalkylark. Det du behöver är en digital mall för projekttidslinje.

En digital mall för projekttidslinje gör så mycket mer än att bara visa kommande projektuppgifter. När mallar för projekttidslinje skapas i ett projekthanteringsverktyg fungerar de som en enda referenskälla för allt projektarbete. Återanvändbara mallar förenklar projektplanering och slutförande genom att samordna tvärfunktionella team kring kommande uppgifter. Mallarna ger den synlighet och det ansvarstagande som krävs för att projektet ska vara i fas.

Andra fördelar med att skapa en redigerbar mall för projekttidslinje:  

• Samordna alla projektkomponenter på ett och samma ställe.

• Förbättra synligheten för teamet och projektets intressenter.

• Visualisera ditt arbetsflöde, inklusive aktuella och kommande uppgifter.

• Visa potentiella hinder innan de inträffar.

• Förstå resurshantering på ett ögonblick.

• Ändra slutdatum i takt med att prioriteringar ändras.

• Synkronisera kalendrar i olika tvärfunktionella team.

• Tilldela och omtilldela uppgifter till teammedlemmar.

• Håll reda på slutförda och kommande uppgifter. 

• Lägg till uppgiftsberoenden så att alla teammedlemmar vet hur arbetet hänger ihop. 

• Ställ in projektmilstolpar för att följa upp viktiga moment i förloppet.  

• Håll hela projektets livscykel i fas.

• Dra nytta av integreringar för att bifoga viktiga dokument och få aviseringar från dina mest använda appar, till exempel Google Drive och Google Slides, direkt där du arbetar.

Hur man använder en mall för projekttidslinje

Är du trött på att följa upp projektförlopp med oorganiserade kalkylark och manuella att göra-listor? Vi förstår dig. Digitala mallar för projekttidslinje kan få ett slut på all oordning och skapa en återanvändbar bas för alla dina projekt. 

Alla mallar för projekttidslinje bör börja med samma grundläggande komponenter: projektfaser och uppgifter. När du har skapat en grundläggande tidslinjemall kan du anpassa den för kommande projekt genom att utveckla faserna med att göra-listor, tilldela uppgifter till ägare och lägga till deadliner och beroenden. 

Och tänk på att mallar för projekttidslinje inte alltid behöver visas som en tidslinje. Ibland kan det vara bra att visa olika delar i ett tidslinjediagram, men andra gånger kan det vara användbarare att visa dem i en rutnätsvy eller Kanban-tavla. Välj den vy som fungerar bäst för ditt projekt.

Följ de här stegen för att skapa en projekttidslinje för ett specifikt projekt: 

• Fastställ dina mål för projektet, se till att de är SMART(a) och uppnåeliga. 

• Beskriv projektets tidslinje, från planering till genomförande. 

• Utveckla projektmilstolpar som kontrollpunkter för slutförda uppgifter eller riktmärken för när en ny fas inleds.   

• Skapa en att göra-lista för projektet med alla uppgifter, stora som små, som du behöver slutföra för att projektet ska lyckas. 

• Bestäm varaktigheten för varje uppgift utifrån resurser och projektbudget.

• Slutför varje uppgift och lägg till slutdatum och ägare.

• Lägg till uppgiftsberoenden till alla uppgifter som är beroende av att en tidigare uppgift slutförs.  

• Dela med teamet för synlighet och ansvarstagande.

• Anpassa efter behov och ändra slutdatum i takt med att prioriteringar ändras. 

Olika typer av tidslinjemallar

Mallar för projekttidslinje är inte bara till för en typ av projekt. Det finns många användningsfall där kostnadsfria tidslinjemallar kan hjälpa dig att planera och följa upp förlopp.

• Enkel tidslinjemall: Kartlägg händelserna som gör att projektet blir framgångsrikt. En mall för projekthanteringstidslinje kan hjälpa dig att upptäcka hinder, justera datum i realtid och nå milstolpar.

• Tidslinje för produktroadmap: spåra och övervaka produktinitiativ, från utveckling till lansering.

• Tidslinje för evenemangsplanering: använd en mall för evenemangtidslinje för att följa upp all information om ditt evenemang på ett och samma ställe, med uppgifter från både före och efter evenemanget.

• Tidslinje för evenemangsmarknadsföring: kartlägg dina uppgifter för evenemangsmarknadsföring och håll kampanjplanen i fas.

• Marknadsföringstidslinjer: samordna alla delar av marknadsföringen, från att planera marknadsföringskampanjer och kartlägga kundresor till att skapa varumärkestillgångar.

• Mall för verksamhetstidslinje: följ upp de övergripande affärsmålen, bocka av viktiga milstolpar och håll dig informerad om förloppet för din affärsplan.

• Tidslinje för ideella organisationer: ideella organisationer kan använda mallar för att kartlägga tidslinjer för insamlingar och skapa tydliga arbetsflöden.

• Professionell tidslinje: förverkliga din femårsplan genom att beskriva de olika stegen som du behöver följa för att nå dina mål.

Integrerade funktioner

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla reda på hur de olika delarna i planen passar ihop i tidslinjemallen. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

• Projektsammanfattning. En projektsammanfattning är ett sätt att kommunicera viktiga detaljer och datum till ett större projektteam. Se till att teamet enkelt kan komma åt projektsammanfattningen genom att lägga in den i en central referenskälla som Asana.

• Milstolpar. Milstolpar representerar viktiga projektkontrollpunkter. Genom att lägga till milstolpar i mallen för projekttidslinje gör du det möjligt för teammedlemmar och projektintressenter att se hur ni närmar er målet. Använd milstolpar för att fira små framgångar på vägen mot det stora projektmålet. 

• Beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. Så snart den tilldelade personen slutför den första uppgiften meddelar Asana teamen att de kan påbörja arbetet med den beroende uppgiften. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften.

Rekommenderade appar

• OneDrive. Med Asanas inbyggda Microsoft OneDrive-filväljare kan du bifoga filer direkt till uppgifter. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är tillgänglig i Asanas uppgiftsfönster. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enkelt att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och åtgärdspunkter inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asanas mall för projekttidslinje, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail.

Vanliga frågor om att använda en tidslinjemall

Har du frågor om att hantera projekt med en kostnadsfri tidslinjemall? Vi har svaren.