Paretoprincipen (80/20-regeln)

Vad är det första du gör när du kommer till kontoret på morgonen? De flesta dricker en koffeinhaltig dryck, kollar sin e-post och prioriterar sina uppgifter för dagen. Men vilka tekniker använder du för att avgöra vad som behöver göras först?

En vanlig teknik är Paretoprincipen, även känd som 80/20-regeln. Den här tekniken kan hjälpa dig att fastställa och prioritera de uppgifter som får störst verkan, vilket ökar din produktivitet för den dagen.

Vad är Paretoprincipen?

Enligt Paretoprincipen står 20 % av orsakerna ofta för 80 % av verkan. Med andra ord har en liten andel av orsakerna mycket större effekt än de andra. Principen är viktig att förstå eftersom det kan hjälpa dig att identifiera vilka initiativ du bör prioritera för att få störst effekt.

Det här fenomenet har flera olika namn:

• Paretoprincipen

• 80/20-regeln

• Lagen om det kraftfulla fåtalet

• Principen om faktorgleshet 

80/20-regeln är inte en formell matematisk ekvation, utan snarare ett generellt fenomen som kan observeras inom ekonomi, affärsverksamhet, tidshantering och till och med sport.

Generella exempel på Paretoprincipen:

• 20 % av en växt bär 80 % av frukten.

• 80 % av ett företags vinst kommer från 20 % av kunderna.

• 20 % av spelarna ligger bakom 80 % av målen/poängen.

Så använder du 80/20-regeln

80/20-regeln kan tillämpas i nästan alla branscher, men Paretoprincipen är särskilt vanlig inom affärsverksamhet och ekonomi. Det beror på att 80/20-regeln hjälper dig att avgöra var du kan fokusera dina ansträngningar för att maximera ditt resultat. 

Paretoprincipen bygger på att 20 % av åtgärderna står för 80 % av resultaten. Om du har något slags arbete som kan delas upp i mindre delar kan Paretoprincipen hjälpa dig att identifiera vilken del av arbetet som har störst inflytande.

Här är några exempel på hur principen kan användas i praktiken.

Produktivitet

Du kan använda 80/20-regeln för att prioritera de uppgifter som du måste få gjorda under dagen.

Tanken är att om du slutför 20 % av uppgifterna på din uppgiftslista uppnår du 80 % av den effekt som du är kapabel till den dagen. Så för att maximera verkan, kan du identifiera vilka uppgifter som har störst effekt för ditt team och fokusera på dem under dagen.

För att göra det kan du skapa en lista över alla saker som måste bli gjorda den dagen. Identifiera sedan vilka av uppgifterna som får störst effekt. Inbegriper några av dina uppgifter ett samarbete med andra teamkollegor? Finns det några uppgifter som hindrar projekt från att komma vidare? De uppgifterna kan vara enkla att utföra men samtidigt ha stor betydelse för resten av teamet i och med att deras slutförande får processen att flyta på. 

Beslutsfattande

Paretoprincipen kan hjälpa dig att fatta de bästa besluten under problemlösningsprocessen. När det finns många olika orsaker till ett problem kan Paretoprincipen hjälpa dig att prioritera rätt lösningar. Här är några steg som beskriver hur det fungerar:

1. Identifiera de problem som ditt team har. Det är de problem som du försöker hitta en lösning på i beslutsprocessen.

2. Identifiera orsakerna till de här problemen. Använd ett verktyg såsom 5 x varför-processen, hitta alla orsaker till de problem som du försöker lösa.

3. Kategorisera dina problem så att de kan sorteras i grupper. Om några av orsakerna till de problem som du försöker lösa kan sorteras under samma kategori kan du gruppera dem tillsammans. Det kan hjälpa dig att avgöra om flera problem kan lösas med en enda åtgärd. 

4. Tilldela ett värde till vart och ett av de problemen baserat på deras påverkan på verksamheten. Värdet kan vara något så enkelt som en siffra mellan 1–10, eller ett verkligt pengavärde för att indikera hur viktigt ett problem är.

5. Utforma en plan för att fokusera på de viktigaste 20 % av problemen som påverkar din verksamhet. Tanken är att en åtgärd kan lösa flera olika problem. Beräkna vilka problem som hör till de 20 % som har högst värde. När du har identifierat huvudproblemet utarbetar du en plan för hur man skapar en lösning som ger 80 % av resultaten med hjälp av strategier för problemlösning.

Exempel på hur 80/20-regeln kan användas för att fatta beslut: 

Föreställ dig att du jobbar på ett e-handelsföretag. Du tar en titt på 100 av de senaste klagomålen från kundtjänsten och märker att huvuddelen av klagomålen beror på att kunderna får skadade produkter. Ditt team räknar ut hur många återbetalningar som har gjorts för skadade produkter och finner att cirka 80 % av de återbetalningar som har gjorts gällde skadade produkter. Ditt företag vill undvika att göra återbetalningar för trasiga produkter, så du prioriterar just det här problemet. 

Ditt team bestämmer sig för att uppdatera förpackningen för att skydda produkterna under transporten, vilket löser problemet med kunder som får skadade produkter.

Kvalitetskontroll

Paretoanalysen och Paretodiagrammet är viktiga verktyg som används i Six Sigma-metoden för kvalitetskontroll. 

I Six Sigma-metodiken kan ett Paretodiagram användas för att bättre visualisera information och avgöra vilka åtgärder som bör prioriteras. Six Sigmas huvudmål är att minska variationen i en process med målet att öka produktionen. Paretodiagram är vanliga i Six Sigma-metoden eftersom de låter en snabbt identifiera vilka de vanligaste variationerna är i en process. 

Fördelar med Paretoprincipen

Den största fördelen med att använda Pareto-principen är att du kan uppnå största möjliga effekt med minsta möjliga arbetsinsats. Det kan i sin tur göra det möjligt för ditt team att jobba mer effektivt och fokusera på specifika initiativ. 

80/20-regeln kan hjälpa dig att öka dina mätvärden på kortare tid, helt enkelt genom att prioritera initiativ i rätt ordning.

Andra fördelar med Paretoprincipen:

• Tydliga prioriteringar för både dig och ditt team.

• Ökad daglig produktivitet.

• Förmåga att dela upp arbetet i hanterbara delar.

• Mer fokuserad strategi.

Nackdelar med 80/20-regeln

Det finns en vanlig feltolkning av Paretoprincipen som hävdar att man med 20 % av ansträngningen kan uppnå 80 % av resultaten. Men så är inte nödvändigtvis fallet. Procenttalen hänvisar inte till insatsen utan till de orsaker och följder som du arbetar med. Målet är inte att minimera mängden ansträngning, utan att fokusera din ansträngning på en viss del av arbetet för att uppnå en större effekt. Du måste fortfarande anstränga dig till 100 % när du fokuserar på de 20 procenten för att uppnå 80 % av resultaten.

En annan nackdel med 80/20-regeln är att teammedlemmarna ibland kan bli för fokuserade och förbise andra uppgifter. Om man bara fokuserar på de viktiga uppgifterna och lägger de mindre viktiga uppgifterna åt sidan, som t.ex. e-post och annan korrespondens, kan andra viktiga saker glömmas bort. Utmaningen är att hitta den rätta balansen mellan att använda 80/20-regeln och att även klara av resten av uppgifterna – även om de inte står för 80 % av resultaten. För att undvika den här nackdelen kan du använda tekniker som timeboxing eller metoden Getting Things Done (GTD). 

Relatera uppgifter till mål med Asana

Att hitta olika sätt att hjälpa ditt team att höja produktivitet är en viktig del av rollen som teamledare. Att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att organisera alla projekt och uppgifter i teamet, dela filer, lämna kommentarer och feedback på ett och samma ställe, samtidigt som du sparar tid.